奖票管理制度.doc

奖票管理制度1、目的为了规范公司奖票兑换和促销费用的管理，保证奖票及时、有效、准确的回收、兑换和销毁，加强对促销费用预提及冲销的控制，特制定本制度。2、适用的范围本制度适用于公司所有奖票兑换和促销费用预提及冲销的管理。3、职责3.1销售管理部：负责收回奖票真实性承诺书和奖票，进行抽查并整理后向财务部提交结案资料及相关附件，将完成兑换的奖票转交仓储及原籽部。3.2财务部：负责奖票投放时，根据生产订单预提促销费用，负责对奖票真实性承诺书和报销单进行审核，将审核后的明细表提交信息中心，由信息中心导入U9系统，参与奖票的抽查及保存期满的奖票销毁。3.3审计部：负责不定期抽查奖票和奖票真实性承诺书，保证奖票兑奖真实、准确。监督保存期满奖票的销毁。3.4仓储及原籽部：负责对已兑换的奖票进行接收、保管和销毁。4、奖票投放及费用预提4.1销售管理部在销售订单内维护所有中奖产品的中奖名称及中奖数量，并保证数据的准确性。4.2生产部门按销售管理部的订单内容进行实际奖票的领用并投放，如果生产过程中临时有变更的，生产部门需与销售管理部沟通，及时修改订单。4.3财务部根据实际投放的奖票数乘以当月单包生产成本，或其他实物类奖票金额，预提奖票兑换的费用。5、奖票回收5.1销售管理部负责回收奖票以及奖票真实性承诺书，接收后3个工作日内完成该批次奖票核对，保证承诺书与实际回收奖票数量的一致性，并进行初步的奖票真伪鉴定。5.2销售管理部根据回收的奖票真实性承诺书与奖票，编制回收奖票明细表，记录奖票的回收情况。5.3销售管理部将收回的奖票真实性承诺书整理，连同报销单及回收奖票明细表一起提交财务。5.4销售管理部把每天收到的快递包用黑色水墨笔写上醒目的日期，一堆存放一周的奖票，每周收到的奖票分开，兑奖完成后，将已兑奖的奖票从销售管理部仓库转交到仓储及原籽部仓库。6、奖票兑换6.1奖票预兑：公司奖票按客户订货数量执行固定比例（80%）的奖票预兑，即在客户报货时随货配送。6.2结案兑换：财务部接收销售管理部提交的奖票真实性承诺书、报销单及回收奖票明细表。财务部将奖票真实性承诺书、报销单及回收奖票明细表三方核对，回收奖票优先冲抵预兑付数量后剩余部分进行结案兑换。核对无误后，提交回收奖票明细表到信息中心，由信息中心上传U9系统，完成奖票兑换。上传U9系统后，销售管理部及财务部均需检查上传后的数据是否准确，如上传数据有误，需及时查明原因。6.3审计部可以不定期安排进行奖票抽查。抽查奖票前，告知财务部提供最近接收且尚未办理完毕奖票结案手续的结案资料，等待审计抽查后，根据抽查结果进行提交兑换。审计抽查次数、比例和方法如下：6.3.1抽查的次数和比例。不定期抽查奖票真实性承诺书和奖票每月不少于2次，每次抽取该批次兑换数量的5%-10%。6.3.2抽查的方法。(1)由审计部和财务部各派出一人组成检查小组。(2)抽查前，审计根据财务提供的待抽查资料编制奖票抽查表。(3)抽查时，按照每10-20个抽一个的比例，根据奖票真实性承诺书、回收奖票明细表，检查奖票的真实数量和金额。销售人员负责查找和清点奖票，审计人员填制奖票抽查表。(4)若抽查无异常，销售、审计和财务人员签字确认，审计将奖票抽查表存档；若抽查发现单据不一致情况，则要求销售部门查找原因，重新核对该批次奖票以及奖票真实性承诺书，向审计提交复查结果。6.4财务根据核对无误的奖票或者根据审计抽查结果进行兑奖。兑现时，转增经销商自由货款；兑货物时，由销售发货。6.5兑奖后，销售管理部根据该已兑奖的奖票明细表，每两周一次，将已兑奖的奖票转交仓储及原籽部。7、奖票预提费用冲销7.1预兑发货：财务部根据实际预兑数量冲销该部分预提促销费用。7.2兑奖发货：客户回收奖票数量超过已预兑的部分由客户下单报货进行兑奖，发货金额冲销预提促销费用，奖票回收必须小于或等于实际投放量。7.3兑奖截止：市场部需在奖票投放方案执行前确定奖票回收期限，奖票超过回收期限后，销售管理部统计各客户剩余未回收奖票数量，财务根据该部分剩余奖票金额冲销预提促销费用。8、奖票的销毁8.1兑奖后，销售管理部已兑奖的奖票转交仓储及原籽部。交接时，销售管理部将包裹按照1-2天的量打包成大件，注明收到经销商奖票的日期和数量，贴封条封存，按大件交付；仓储及原籽部根据已兑奖的奖票明细表，收到销售管理部转交的奖票后，根据日期先后顺序，按一周一堆的量存放。8.2仓储及原籽部管理员严格审核对奖票进出，并编制奖票进出登记簿；定期每周检查仓储奖票存量，与账面数核对，编制奖票存量检查表，保证存储过程中奖票的安全性。8.3仓储及原籽部根据奖票存放量和存放时间，对存放量超过仓库容量或存放时间超过1-2个月的奖票，组织人员进行销毁。8.4销毁前，由审计部、财务部各派出一名成员组成鉴定小组，检查奖票进出登记簿和奖票存量检查表，按照日期顺序一一核实奖票销毁额数量