项目档案管理办法(2016试行)

太平洋建设集团有限公司项目档案管理办法(2016试行)第一章 总则2第二章 管理职责2第三章 文书档案管理3第四章 工程档案管理7第五章 声像档案管理17第六章 电子文件管理18附 件18精品文档交流第1章 总则1.1 为规范项目的档案管理工作，避免档案缺失和遗漏，保证档案完整、准确、及时，特制订本制度。1.2 项目档案是指在工程建设过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。1.3各项目部须设专门档案室，并配备专职人员进行管理。1.4档案实行统一规划、统一设计、分级管理的原则，以实现对档案的有效管理。1.5因各地区档案归档标准要求不同，具体归档标准以当地城建馆、业主、监理单位、质监站要求为准。1.6本制度适用于集团所有项目。第2章 管理职责2.1总部工程中心是太平洋档案管理工作的组织管理部门，具体职责如下： 2.1.1统筹规划集团档案管理工作，负责制定、修订和推行集团档案管理的相关制度、办法、标准等。 2.1.2指导、监督和检查各项目部的档案管理工作。 2.1.3负责组织档案业务培训及其他相关工作。2.2各平台工程中心总经理负责本制度的执行和落实，定期监督检查各项目的档案管理工作。2.3 项目部是档案工作的责任主体，负责集中统一管理本项目的档案，具体职责如下： 2.3.1 执行集团档案管理相关制度、办法、标准等，进行档案的收集、整理和归档工作。 2.3.2负责本单位档案管理其他工作。2.4 档案管理者认真履行档案管理职责，做好档案的完整性、及时性、连续性、保密性。2.4.1档案管理者应注意档案文件的流出、流入的台账记录工作，定期核实档案文件使用状态，保证档案文件的完整、连续。2.4.2档案管理者应注意档案室的环境安全，做到防火、防水、防潮、防盗等安全工作，做好定期检查。2.4.3档案管理者应做好保密工作，未经上级允许，不得外界，更不得对外泄露机密文件。2.4.4 因工作调动或其他原因离岗时，档案管理员做好档案交接工作，以档案清单或台账等书面形式在档案室内进行核实交接。第3章 文书档案管理3.1文书档案主要指各项目部在项目的日常管理活动中形成的各类收文、发文、通知、信函、会议记录、计划和总结等资料。3.2归档范围3.2.1上级来文、业务主管单位、各级政府要求贯彻执行的各类文件；、领导检查工作的重要指示、讲话记录及会议纪要；、总部下发的各类文件3.2.2下级来文、工作计划、总结、统计报表；、简报、情况反映、典型材料；、请示、报告；3.2.3本项目发文、会议文件：包括会议通知、报告、会议纪要、会议记录；、红头文件：印发的、转发的各类文件；、“白头”文件：工作计划、总结、调查报告、统计报表、大事记、重要的信件、电子邮件等。3.3归档标准3.3.1外部：档案盒应粘贴脊背及封面，案卷题名一定要标识清楚，能够简明、准确地揭示卷内文件的内容；3.3.2内部：档案盒内应附有卷内目录，文件按类型进行收集、整理、归档。3.3.3归档好的档案要按顺序排列整齐、美观。总部归档示例整体效果图：卷内目录：卷内目录档号：TPY-2016-100-2序号文件编号责任者文件题名日期页号备注1太建字201611号太平洋建设集团有限公司关于加强汛期安全防范工作的紧急通知2016.7.5172太建字201612号太平洋建设集团有限公司关于要求下属集团规避用工风险的通知2016.9.30123太建字201613号太平洋建设集团有限公司关于落实未注册到本集团的一级建造师尽快注册到位的通知2016.10.243档号TPY-2016-100-2案卷题名2016年度集团总部发文（11-13号）档案脊背：档号：太平洋建设集团有限公司2016年度集团总部发文（11-13号）立卷单位起止日期档案封面：第4章 工程档案管理4.1工程档案指在工程建设过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。4.2归档时间：随办随归。4.3归档标准：原则上与文书档案基本相同。（归档详细要求见附件1）4.4归档范围：见下表工程档案分类及归档范围类别归档文件保存单位建设单位设计单位施工单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件（A）类A1立项文件1项目建议书批复文件及项目建议书2可行性研究报告批复文件及可行性研究报告3专家论证意见、项目评估文件4有关立项的会议纪要、领导批示A2建设用地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书2建设用地批准书3拆迁安置意见、协议、方案等4建设用地规划许可证及其附件5土地使用证明文件及其附件6建设用地钉桩通知单A3勘察、设计文件1工程地质勘察报告2水文地质勘察报告3初步设计文件（说明书）4设计方案审查意见5人防、环保、消防等有关主管部门（对设计方案）审查意见6设计计算书7施工设计文件审查意见8节能设计备案文件A4招投标文件1勘察、设计招投标文件2勘察、设计合同3施工招投标文件4施工合同5工程监理招投标文件6监理合同A5开工审批文件1建设工程规划许可证及其附件2建设工程施工许可证A6工程造价文件1工程投资估算材料2工程设计概算材料3招标控制价格文件4合同价格文件5结算价格文件A7工程建设基本信息1工程概况信息表2建设单位工程项目负责人及现场管理人员名册3监理单位工程项目总监及监理人员名单4施工单位项目经理及质量管理人员名册监理文件（B）类B1监理管理文件1监理规划2监理实施细则3监理月报4监理会议纪要5监理工作日志6监理工作总结7工作联系单8监理工程师通知9监理工程师通知回复10工程暂停令11工程复工审查表B2进度控制文件1工程开工报审表2施工进度计划报审表B3质量控制文件1质量事故报告及处理资料2旁站监理记录3见证取样和送检人员备案表4见证记录5工程技术文件审报表B4造价控制文件1工程款支付2工程款支付证书3工程变更费用审报表4费用索赔申请表5费用索赔审批表B5工期管理文件1工程延期申请表2工程延期审批表B6监理验收文件1工程竣工移交书2监理资料移交书施工文件（C类）C1施工管理文件1工程概况表2施工现场质量管理检查记录3企业资质证书及相关专业人员岗位证书4分包单位资质报审表5建设单位质量事故勘查记录6建设工程质量事故报告书7施工检测计划8见证试验检测汇总表9施工日志C2施工技术文件1工程技术文件报审表2施工组织设计及施工方案3危险性较大分部分项工程施工方案4技术交底记录5图纸会审记录6设计变更通知7工程洽商记录（技术核定单）C3进度造价文件1工程开工报审表2工程复工报审表3施工进度计划报审表4施工进度计划5人、机、料动态表6工程延期申请表7工程款支付申请表8工程变更费用报审表9费用索赔申请表C4施工检验文件出厂质量证明文件及检测报告1水泥产品合格证、出厂检验报告2各类砌块、砖块合格证、出厂检验报告3砂、石料产品合格证、出厂检验报告4钢材产品合格证、出厂检验报告5粉煤灰产品合格证、出厂检验报告6混凝土外加剂产品合格证、出厂检验报告7商品混凝土产品合格证8商品混凝土出厂检验报告9预制构件产品合格证、出厂检验报告10道路石油沥青产品合格证、出厂检验报告11沥青混合料（用粗集料、用细集料、用矿粉）产品合格证、出厂检验报告12沥青胶结料（用粗集料、用细集料、用粉）产品合格证、出厂检验报告13石灰产品合格证、出厂检验报告14土体试验检验报告15土的有机质含量检验报告16集料检验报告17石材检验报告18土工合成材料力学性能检验报告19其他施工物资产品合格证、出厂检验报告进场检验通用表格1材料、构配件进场验收记录2见证取样送检汇总表进场复试报告1主要材料、半成品、构配件、设备进场、复检汇总表2见证取样送检检验成果汇总表3钢材进场复试报告4水泥进场复试报告5各类砌块、砖块进场复试报告6砂、石进场复试报告7粉煤灰进场复试报告8混凝土外加剂进场复试报告9道路石油沥青进场复试报告10沥青混合料（用粗集料、用细集料、用矿粉）进场复试报告11沥青胶结材料进场复试报告12石灰进场复试报告13预制小型构件复检报告14其他物资进场复试报告C5施工记录文件1测量交接桩记录2工程定位测量记录3水准点复测记录4导线点复测记录5测量复核记录6沉降观测记录7道路高程测量成果记录（路床、基层、面层）8隐蔽工程检查验收记录9工程预检记录10中间检查交接记录11水泥混凝土浇筑施工记录12同条件养护混凝土试件测温记录13混凝土开盘鉴定14沥青混合料到场及摊铺、碾压测温记录15桩施工成果汇总表16桩施工记录17其他施工记录文件C6施工试验记录及检测文件1土工击实试验报告2沥青混合料马歇尔试验报告3地基钎探试验报告4路基压实度检验汇总表5基层沥青面层压实度检验汇总表6压实度检验报告7压实度检验记录8沥青混合料压实度检验报告9填土含水率检测记录10石灰（水泥）剂量检验报告（钙电击法）11石灰、水泥稳定土中含灰量检测记（EDTA法）12基层混合料无侧限饱水抗压强度检验汇总表13无侧限饱水抗压强度检验报告14沥青混合料（矿料级配及沥青用量）检验报告15水泥混凝土强度检验汇总表16水泥混凝土抗压强度统计评定表17水泥混凝土配合比申请单、通知单18水泥混凝土抗压强度试验报告19水泥混凝土抗折强度统计评定表20水泥混凝土抗折强度检验报告21水泥混凝土配合比设计试验报告22道路基层、面层厚度检测报告23砂浆试块强度检验汇总表24砂浆抗压强度统计评定表25砂浆抗压强度检验报告26砂浆配合比申请单、通知单27砂浆配合比设计试验报告28承载比(CBR）试验报告29平整度检测报告（3m直尺、测平仪检查30道路弯沉值测试成果汇总表31道路（沥青面层）弯沉值检验报告32道路（路床、基层）弯沉值检验报告33道路弯沉值检验记录34路面抗滑性能检验报告35相对密度试验报告36其他施工试验及检验文件C7施工质量验收文件1路基分部（子分部）工程质量验收记录2路基检验批质量验收记录3基层分部（子分部）工程质量验收记录4基层检验批质量验收记录5面层分部（子分部）工程质量验收记录6面层工程检验批质量验收记录7广场与停车场分部（子分部）工程质量验收记录8广场与停车场工程检验批质量验收记录9人行道分部（子分部）工程质量验收记录10人行道工程检验批质量验收记录11人行地道结构分部（子分部）工程质量验收记录12人行地道结构工程检验批质量验收记录13挡土墙分部（子分部）工程质量验收记录14挡土墙工程检验批质量验收记录表15附属构筑物分部、分项工程质量验收记录16附属构筑物工程检验批质量验收记录17道路工程各分部分项工程质量验收记录18其他施工质量验收文件C8施工验收文件1单位（子单位）工程竣工预验收报验表2单位（子单位）工程质量竣工验收记录3单位（子单位）工程质量控制资料核查记录4单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录5单位（子单位）工程外观质量检查记录6施工资料移交书7其他施工验收文件竣工图（D）类1道路竣工图工程竣工文件（E）类E1竣工验收与备案文件1勘察单位工程评价意见报告2设计单位工程评价意见报告3施工单位工程竣工报告4监理单位工程质量评估报告5建设单位工程竣工报告6工程竣工验收会议纪要7专家组竣工验收意见8工程竣工验收证书9规划、消防、环保、人防等部门出具的认可或准许使用文件10市政工程质量保修单11市政基础设施工程竣工验收与备案表12道路工程档案预验收意见13城建档案移交书14其他工程竣工验收与备案文件E2竣工决算文件1施工决算文件2监理决算文件E3工程声像文件1开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片2工程建设过程的录音、录像文件（重大工程）E4其他工程文件说明：标注黄色的为各项目部需要归档的范围，具体按当地城建档案馆和业主要求进行归档；其他未标注颜色各单位的归档范围仅供参考，其中表示原件，表示复印件。第5章 声像档案管理5.1声像档案是工程档案的重要组成部分（含照片、录音、录像等），要求各项目在重要工程节点必须要有完整的声像材料归档。5.2归档范围 5.2.1国家领导人、各级政府领导、著名人物等来本项目视察、检查、参观、洽谈业务形成的声像档案。 5.2.2本项目获得国家、各级政府或其他权威机构表彰或接受重要媒体采访形成的声像档案。 5.2.3集团领导视察、检查项目工作或参加重大活动形成的声像档案。 5.2.4本项目召开的重要会议（工作会议、专题会议、表彰会议）、举办的重大活动、培训、安全演练等形成的声像档案。 5.2.5本项目参加社会公益活动、捐资助学、抗震救灾等形成的声像档案。 5.2.6其他新闻部门等媒体录制、拍摄的与本项目有关的报道； 5.2.7工程建设重要工程节点形成的声像档案。 5.2.8其他具有特殊意义和保存价值的声像档案。5.3归档格式归档的数码照片应为JPEG格式，音频文件为MP3格式，视频文件为MPEG或AVI格式。5.4归档时间声像档案的归档时间采取定期归档和随办随归相结合的方式。5.5归档标准项目完工后，按下述示例整理归档，具体归档细则详见附件3（附件3：声像档案归档标准）归档具体示例：第6章 电子文件管理6.1电子文件是指项目在建设期间，利用数字设备或在数字环境中形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。6.2项目完工验收后，应拷贝一份完整的电子版档案（工程档案案卷目录、卷内目录和声像档案）发送至总部进行备份保存。6.3本办法自发布之日起实施，6.4本办法解释权归太平洋总部工程中心。附件：1.文件归档质量要求2.文件立卷细则3.声像档案归档标准4.案卷目录样式5.照片档案目录 6.照片档案组目录 7. 录音录像档案目录附件：1.文件归档质量要求一、归档的工程文件原则上应为原件。二、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。三、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。四、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。五、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4（297mm210mm），图纸应采用国家标准图幅。六、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。七、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。八、所有竣工图均应加盖竣工图章、设计出图专用章、设计审图章。8.1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。8.2凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。8.3对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更汇总表，该汇总表组卷时应放在所有设计变更通知单之前。8.4不同幅面的工程图纸应统一折叠成 A4 幅面（297mm210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按技术制图复制图的折叠方法）（GB/T 10609.32009）。附件：2.文件立卷细则一、立卷流程1.1对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件材料。1.2对卷内文件材料进行排列、编目、装订。1.3排列所有案卷，形成案卷目录。二、立卷原则 2.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用； 2.2 工程文件应按不同的形成、整理单位及建设顺序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷； 2.3 一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷； 2.4 不同载体的文件应分别立卷。三、立卷方法 3.1 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 3.2 峻工图可按单位工程、专业等组卷； 3.3 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 3.4 电子文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设施上一致。 3.5 声像资料应按建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识。四、立卷要求 4.1 专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分部单独立卷； 4.2 案卷不宜过厚，一般不超过40mm. 4.3 案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。五、案卷和卷内文件排列 5.1案卷排列应按分类表类目顺序依次排列，卷内文件排列应符合文件的形成规律，按问题、时间（阶段）、文件类型或重要程度等排列。 5.2 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。 5.3 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 5.4 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。六、编目 6.1 编制卷内文件页号应符合下列规定： 、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在下角。 、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内代替卷内案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 6.2 卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录式样宜符合本规范附件的要求。 、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 、责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 、文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 、文件题名：填写文件标题的全称。 、日期：填写文件形成的日期。 、页次：填写文件在卷内文件首页之前。 、卷内目录排列在卷内文件首面之前。 6.3 卷内备考表的编制应符合下列规定 、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。 、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 、案卷备考表的说明，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。 6.4 案卷封面的编制应符合下列规定 、案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录D的要求。 、案卷封面的内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、共几卷、第几卷。 、案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。 、编制单位应填写案卷内文件的形式单位或主要责任者。 、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 、案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。七、案卷的装订 7.1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。 7.2装订时必须剔除金属物。 7.3档案盒的外表尺寸为310mm*220mm,厚度分别为20、30、40、50mm。附件：3.声像档案归档标准一、归档要求 1.1各专兼职档案员对归档的声像档案进行收集、整理。 1.2归档的声像文件必须未加任何更改或修饰，并且要图像、声音等清晰，内容准确、系统，重点突出、具有代表性。 1.3归档的声像文件应按照电子文件管理办法的要求将其制成光盘，并在相关设备上演示或检测，确保运转正常，无病毒、无划伤。 1.4同一年度和类别的声像文件应存储在同一载体上，单个存储载体上记录的问题或主题应尽量单一。二、整理工作 2.1照片档案的整理 2.1.1 照片筛选照片筛选分组进行，一个专题或事由为一组。一组照片由有密切联系的若干张照片组成，如一次会议、一项活动、一个项目等形成的若干张照片。一组照片应充分反映整个活动的特点，如标志物、背景、主要人物、横幅、主要过程等，反映同一场景的照片一般只选择一张，原则上每组筛选不超过5张照片归档保存。重要活动产生的照片可按照实际需求增加筛选照片的张数。 2.1.2照片排列照片排列时，应按