20120613会议物品管理制度通知.doc

部门：财务中心文件名：会议物品管理制度文件号CW20120701版 次1.0编制宋文洁审核校对批准共 页日期2012-5-25日期日期日期生效日期主送部门集团各中心、各部门抄送部门部门样抄送板（一）活动物料申领清单物料申领用途：北京大会序号用品/物料类别货品名称货品规格货品数量保管部门备注栏1常用品对讲机50行政2对讲机电源55行政3点钞机4行政4出售货品活泉600ML60仓库5沐青百草浴（1号）100G*8包20仓库6焕采洗颜粉60G25仓库7女性私语舒缓贴布3片/包60行政福利仓8样品通络焕颜4PCS15仓库9平衡清扬4PCS15仓库10低耗品收据5本/包3行政11签字笔50行政1224节气挂画24张/套10仓库13BIS行为识别系统手册20仓库合计387申请部门：总部物料专员：东英抄送部门总经办会议物品管理制度一、目的 为了规范培训会、招商会领用物品的管理，特制定本制度。二、适用范围 本制度适用于需要领用物品的培训会和招商会。三、会议物品的分类3.1常用品A：在会议期间使用的办公用品。（例如：对讲机、点钞机、耳麦、文具等。）3.2出售货品B：在会议期间出售的货品（财务列为收入核算）。3.3 样品C：在会议期间用于做展示或体验用的产品。3.4辅销品D：在会议期间需要从仓库领用的辅销品。（例如：海报、书籍、秘笈等）3.5紧急采购品E：指由于会前紧急采购由厂家直接发货到会议现场的物品，此类物品在会议结束后要补办采购和出入仓手续。四、会议物品管理部门4.1 常用品、福利仓货品的管理部门是综合管理中心下的行政部。4.2样品的管理部门是各运营中心。 4.3出售的货品、辅销品、紧急采购品的管理部门是商品中心下的仓库。五、会议物品的管理规定5.1中心或部门召开培训会、招商会，需要指定专人负责会议物品的管理，会议物品管理专员负责物品从统计、申领、物品的签收、出售及领用的登记、物品回收、物品退回管理部门等一系列工作。 5.2在会议前由策划部门的物料专员制定亲提交所有会议物品使用清单，并以签呈的形式提交总经理审批；同时提交审批后的签呈给物品管理部门；物品管理部门依据审批后的签呈及清单编制会议物品领用跟踪表（格式详见附表）。5.3会议物料的常用品、福利仓货品由会议物品管理专员凭签呈和会议物品领用跟踪表向行政部办理申领手续，行政主管安排备货并打印装箱单；会议物品管理专员依据装箱单清点物品，确认无误后封箱安排发运，在会议现场依据装箱单清点到场货品，会议结束向行政部办理退还手续。5.4 会议物料中的样品由会议物品管理专员凭凭签呈和会议物品领用跟踪表向各运营中心的样品管理员办理申领手续，样品管理员安排备货并打印装箱单，会议物品管理专员依据装箱单清点物品，确认无误后封箱安排发运。如各运营中心没有清单中的样品，则向销管申领。会议结束后所有样品向对应的运营中心样品管理员办理退还手续，样品管理员要进行登记。5.5会议物料的出售货品、各运营中心没有的样品、辅销品由会议物品专员传签呈和会议物品领用跟踪表给到财务销管打单出货。会议物品管理专员依据装箱单在会议现场清点到场货品。会议结束后，会议物品管理专员向销管办理退货手续，货品退回仓库。5.6紧急采购的物品在会议现场指定的收货人为会议物品管理专员，负责收货清点并列入会议物品领用跟踪表中。会议结束后通知采购和仓库补办采购和出入库手续。5.7会议结束后，会议物品专员办理相关退货手续，在会议物品领用跟踪表上登记，物品管理部门签收，最后交财务中心负责人。5.8涉及需要从仓库领用物品的业务请严格执行仓库物品出入库管理制度。 5.9 会议在广州召开的，会议物品由集团车辆管理部门负责发运；会议在外地召开的，会议物品由集团储运部门负责发运。1、策划部门会议前制定并提交会议物品使用清单以签呈形式提交审批六、流程图2、总经理审批3、会议物品管理专员编制会议物品领用跟踪表6-1、出售物品、运营中心没有的样品、辅销品凭签呈和跟踪表传销管开单7-1、紧急采购品由厂家直接发货至会议现场5-1、样品凭签呈和跟踪表向运营中心样品管理员申领4-1、常用品、福利仓货品凭签呈和跟踪表向行政部申领6-2、仓库备货，并负责核对装箱单，会议物品管理专员在会议现场根据装箱单清点7-2、会议物品管理专员为收货人5-2、样品管理员备货并打印装箱单，会议物品管理专员负责核对装箱单4-2、行政部备货并打印装箱单，会议物品管理专员负责核对装箱单8、会议物品管理专员核对实物与跟踪表，确保两者一致9-2、会议结束向运营中心的样品管理专员办理样品的退货手续9-3、会议结束向销管办理退仓手续、退货入仓9-4、会议结束后通知采购和仓库补办理采购和出入库手续9-1、会议后和行政办理办公用品、福利仓物品退还手续10、办理退货手续，管理部门在“跟踪表”