企业内部控制配套指引讲解_17_Biji_内部信息传递.doc

远程教育培训课堂讲义Page 1 of 6企业内部控制配套指引讲解第十七讲字体大小：打印讲义第十七讲内部信息传递内部信息传递是企业内部各管理层级之间通过内部报告形式传递生产经营管理信息的过程。在这个过程中，传递主体是企业内部各管理层级，传递形式是内部报告，传递内容是生产经营管理信息。企业内部控制基本规范十分重视信息与沟通这一控制要素，多次强调内部信息传递的重要性。为此，财政部专门制定了内部信息传递应用指引。本指引的重要内容包括：（一）制定本指引的必要性和依据（二）企业内部信息传递应当关注的风险（三）关键环节及风险管控措施一、指引制定的必要性与依据1制定本指引的必要性内部信息传递是企业内部各管理层级之间通过内部报告形式传递生产经营管理信息的过程。企业内部控制基本规范十分重视信息与沟通这一控制要素，多次强调内部信息传递的重要性。企业内部控制基本规范第三十八条规定：“企业应当建立信息与沟通制度，明确内部控制相关的信息收集、处理和传递程序，确保信息及时沟通，促进内部控制有效运行。”本指引是根据企业内部控制基本规范制定的，它能提高企业生产经营管理信息在内部各管理层级之间的有效沟通，进而提高企业利用信息的能力。本指引的目的在于促进企业生产经营管理信息在内部各管理层级之间的有效沟通和充分利用。2制定本指引的依据制定本指引的依据是根据有关法律法规和企业内部控制基本规范。因为本指引的目的是为了促进企业生产经营管理信息在内部各管理层级之间的有效沟通和充分利用，所以以会计法、公司法、证券法和企业内部控制基本规范等法律法规为依据。二、企业内部信息传递应当关注的风险指引梳理出企业内部信息传递中的相关重要风险：如果企业内部报告系统缺失、功能不健全，内容不完整，可能会影响生产经营的有序运行；如果内部信息传递不通畅、不及时，则可能导致企业决策失误、相关政策措施难以落实；如果内部信息传递中泄露商业秘密，则会削弱企业核心竞争力。内部信息传递对企业至关重要，而内部信息传递又涉及多个环节，多个要素。所以为了更好的进行内部信息传递，就必须关注相关环节，要素的风险,具体可分为以下三个方面的风险:1内部报告系统的风险企业内部信息传递是依靠内部报告系统来实现的，所以内部报告系统的安全性和完整性决定着企业内部信息传递的质量。因此，要优化内部报告系统的功能，使之具备所需要的所有功能，达到完整性、安全性。2内部信息传递的路径方面的风险内部信息通过各种各样的渠道传递，通常所运用的传递方式有上行沟通，下行沟通，平行沟通，网络式，星形等。每种传递方式都有它的的优点，我们在选择信息的传递方式时要具体问题具体分析，选择合适的沟通方式，以确保信息传递过程中的及时性，准确性。因为信息具有时效性，所以信息只有正确的传递才能正确的用于决策的制定和执行。企业内部信息通常涉及企业重大商业机密，这关系到企业的核心竞争力，所以信息在传递过程中必须做到保密。3内部信息传递过程中保密方面的风险PDF文h件使ttp:/用/ganpdfFPro/fudao试/ji用jia版o/d本g/创20建10/1701/webpage/0.htm2011-8-19 远程教育培训课堂讲义Page 2 of 6三、关键环节及风险管控措施（一）企业内部报告总体要求企业内部信息传递是依靠内部报告系统来实现的，信息传递途径呈网状，遍布整个企业。所以必须从宏观上对内部报告系统进行管理，扬长避短，必须以一定的方式、在一定的时间范围内识别、获取和沟通有关的信息。这就要求：1明确内部信息传递的内容。信息通过信息系统进行识别、获取、处理和报告。信息系统生成包含与经营、财务和合规有关的信息的报告，从而使对业务进行管理和控制成为可能。他们不仅处理内部生成的数据，还处理知情的经营决策和对外报告所需的与外部事项、活动和环境有关的信息。2明确传递方式。按沟通的方向分，沟通可以分为向上沟通、向下沟通和水平沟通。向上沟通是指组织中的信息从较低的层次流向较高的层次，主要是下级的意见向上级反映，一种自下而上的沟通。员工可以通过向上沟通的方式直接把风险、隐患向领导反映。同时，管理者也可以利用这种方式了解企业的风险状况，提高内控时效。向下沟通是指组织中的信息从较高的层次流向较低的层次，主要是管理者对员工进行自上而下的沟通。向下沟通比较容易，甚至可以利用广播、电视等通讯设施。但在沟通过程中，有可能员工因级别不同造成心理距离，形成一些心理障碍；害怕“穿小鞋”，受打击报复，不愿反映意见。水平沟通是指组织中同一层次不同部门、员工之间的沟通。3明确传递范围。沟通根据涉及的范围可以分为人际沟通、群体沟通和组际沟通。首先，建立科学的内部信息传递机制是保证；其次，还要明确各级管理层的职责权限。有效地沟通也必须广泛地进行，自上而下、自下而上的贯穿于整个组织。同时，还需要与外部各方，例如客户、供应商、监管者和股东，进行有效地沟通。所有人员都必须严格履行。他们必须了解自己在内部控制体系中所起的作用，以及个人的活动与其他人员的工作之间的关系。总而言之，就是促进内部报告的有效利用，充分发挥内部报告的作用。（二）风险管控措施针对企业内部信息传递中的重要风险，内部信息传递应用指引要求企业建立科学的内部信息传递机制，明确内部信息传递的内容、保密要求、传递方式以及各管理层级的职责权限等，促进内部报告的有效利用，充分发挥内部报告的作用，有五个方面：第一，企业应当根据发展战略、风险控制和业绩考核要求，科学规范不同级次内部报告的指标体系，采用经营快报等多种形式，全面反映与企业生产经营管理相关的各种内外部信息。具体而言：1不同级次内部报告的指标体系应以发展战略、风险控制和业绩考核的要求为根据：（1）企业发展战略即“企业战略”，是对企业各种战略的统称，其中既包括竞争战略，也包括营销战略、发展战略、品牌战略、融资战略、技术开发战略、人才开发战略、资源开发战略等等。企业战略是层出不穷的，例如信息化就是一个全新的战略。企业战略虽然有多种，但基本属性是相同的，都是对企业的谋略，都是对企业整体性、长期性、基本性问题的计谋。风险控制是指风险管理者采取各种措施和方法，消灭或减少风险事件发生的各种可能性，或者减少风险事件发生时造成的损失。（2）企业应将系统的规划、设计和执行与组织的整体战略结合起来。战略性的利用信息系统对许多组织来说意味着成功。内部报告的指标体系是用来评价内部报告的执行效果，所以内部报告的指标体系必须与发展战略相结合。企业内部信息的传递是通过内部报告系统来进行的，信息传递过程中存在潜在的风险，所以在设计内部报告的评价体系时必须关注对风险的控制。评价体系即是一个考核体系，所以内部报告的评价体系必然关注业绩考核方面的内容。2内部报告指标体系的设计应当与全面预算管理相结合，并随着环境和业务的变化不断修订和完善。全面预算反映的是企业未来某一特定期间（一般不超过一年或一个经营周期）的全部生产、经营活PDF文h件使ttp:/用/ganpdfFPro/fudao试/ji用jia版o/d本g/创20建10/1701/webpage/0.htm2011-8-19 远程教育培训课堂讲义Page 3 of 6动的财务计划，它以实现企业的目标利润（企业一定期间内利润的预计额，是企业奋斗的目标，根据目标利润制定作业指标（如销售量、生产量、成本、资金筹集额等）为目的，以销售预测为起点，进而对生产、成本及现金收支等进行预测，并编制预计损益表、预计现金流量表和预计资产负债表，反映企业在未来期间的财务状况和经营成果。内部报告是站在企业整体的角度来看的，涉及到组织的方方面面，以提高生产经营活动为目的。全面预算管理可以帮助企业做到这一点，所以内部报告指标体系的设计应与全面预算管理相结合。3设计内部报告指标体系时还要关注企业成本费用预算的执行情况。内部报告系统的监控过程关注收入和成本这两个关键指标的实现和变化趋势，这迫使预算执行主体对市场变化和成本节约造成的影响作出迅速有效的反应，提升企业的应变能力。所以内部报告的指标体系必须关注企业成本费用预算的执行情况。4内部报告应当简洁明了、通俗易懂、传递及时。内部报告是信息传递的内容，必须为传递主体所理解，为了提高信息传递的质量，时效性等，内部报告应当简洁明了、通俗易懂和传递及时。第二，企业应当制定严密的内部报告流程，充分利用信息技术，强化内部报告信息集成和共享，将内部报告纳入企业统一信息平台，构建科学的内部报告网络体系。具体我们从内部信息影响和外部信息影响两个方面进行理解：（一）内部信息的影响1企业应当制定严密的内部报告流程，充分利用信息技术，构建科学的内部报告网络体系。企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。所以应当将内部报告纳入企业统一信息平台，构建科学的内部报告网络体系。另外，企业应当利用信息技术加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制，保证信息系统安全稳定运行。2企业内部各管理层级均应当指定专人负责内部报告工作，重要信息应及时上报，并可以直接报告高级管理人员。内部报告工作对企业的发展至关重要，为了保证内部报告工作的更好执行，必须把责任下放到具体的人，并且由专人评价是否是重要的信息，凡所有的重要信息必须及时上报。而且，为了确保重要信息的及时处理，内部报告负责人有权直接报告高级管理人员。3企业应当建立内部报告审核制度，确保内部报告信息质量。内部报告生成的信息的质量影响管理层在管理和控制主体的活动时作出适当决策的能力。报告中包含充分、适当的数据以支持有效的控制是非常重要的。信息要看其是否符合下列要求：（1）内容适当它是所需要的信息吗？（2）信息及时当需要时就能获得吗？（3）信息是当前的能获得最新的信息吗？（4）信息准确数据都准确吗？（5）信息可以获取相关方面可以很容易地获得信息吗？所有这些问题都必须通过内部报告的审核制度来进行检验，如果不符合要求，系统可能无法提供管理层和其他人员所需要的信息。（二）外部信息的影响指引还指出了企业外部信息对企业内部决策的重要影响。指引第七条指出，“企业应当关注市场环境、政策变化等外部信息对企业生产经营管理的影响，广泛收集、分析、整理外部信息，并通过内部报告传递到企业内部相关管理层级，以便采取应对策略。”1信息的收集就是将企业内部和外部的原始数据收集起来，经过加工成为企业需要的信息。信息的收集是信息处理和传递的基础，是整个企业信息工作的源头。信息收集不全面、不准确、不到位，会影响信息使用者决策的正确程度，给整个企业带来隐患和风险。企业应当准确识别、全面收集来源于企PDF文h件使ttp:/用/ganpdfFPro/fudao试/ji用jia版o/d本g/创20建10/1701/webpage/0.htm2011-8-19 远程教育培训课堂讲义Page 4 of 6业外部及内部与企业内部控制相关的信息，为内部控制的有效运行提供信息支持。信息收集除了企业内部的财务会计资料，还有从企业外部所获取的外部信息。如市场环境、政府部门的政策、法规，相应职能部门的各种统计、调查资料、分析报告，相关行业竞争者的情况以及从各种渠道所获得的国内外市场的各种信息等。（1）市场调查。中国市场研究协会给出的标准定义为：“为实现信息目的而进行调查研究的过程”。在分类中，包括定量研究、定性研究、零售研究、媒介和广告研究、商业和工业研究、对少数民族和特殊群体的研究、民意调查以及桌面研究等。（2）政府出版物。政府出版物是由政府机关负责编辑和印制的，并通过各种方式发送或出售的文字、图片、磁带、软件等。这是政府用以发布政令，体现其思想、意志、行为的物质载体，同时也是政府的思想、意志、行为产生社会效应的主要传播媒介。（3）调研报告。调研报告是在实践中对某一事项的客观实际情况进行调查了解，并将调查了解到的全部情况和材料进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里地进行分析研究，揭示出本质，寻找出规律，总结出经验，最后以书面形式表述出来。由此可以看出，实事求是地反映和客观地分析事实是调研报告的核心。调研报告包括调查、研究和对策三个部分。（4）统计报表。统计报表是按统一规定的表格形式、统一的报送程序和报表时间，自下而上提供的基础统计资料，是一种具有法律性质的报表制度。它是一种自上而下布置、自下而上提供统计信息的报告制度。企业还有很多的渠道获取信息，比如社会团体公布的材料、广告、期刊、会议记录等等。企业要运用多种渠道，获取最有效的信息，增强内部控制。2不仅主体内部需要有适当的沟通，外部也是如此。（1）与投资人和债权人的沟通。企业应当根据中华人民共和国公司法、中华人民共和国证券法等法律法规、企业章程的规定，通过股东大会、投资者会议、定向信息报告等方式，及时向投资者报告企业的战略规划、经营方针、投融资计划、年度预算、经营成果、财务状况利润分配等方面的信息，听取投资者的要求，妥善处理企业与投资者的关系。（2）与客户、供应商的沟通。企业可以通过客户座谈会，走访客户等多种形式，定期听取客户对消费偏好、销售政策、产品质量、售后服务、货款结算等方面的意见和建议，收集客户需求和客户的意见，妥善解决可能存在的控制不当问题；企业可以通过供需见面会、订货会、业务洽谈会等多种形式与供应商就供货渠道、产品质量、技术性能、交易价格、信用政策、结算方式等问题进行沟通，及时发现可能存在的控制不当问题。比如通过开放的沟通渠道，客户和供应商就能够对产品和服务的设计或质量提供非常重要的信息，从而使企业能够应对不断变化的客户的需求和偏好。（3）与监管机构的沟通。监管者如政府等相关职能部门进行合规审查和检查所出具的报告，可能会突出强调控制漏洞。总之，管理层与外部各方的沟通无论是否公开，都向整个组织的内部传递了信息。3如何更有效地利用外部信息（1）要有能传递给管理人员的内部报告机制（2）在管理人员需要信息时能及时报告给他们第三，企业应当拓宽内部报告的渠道，通过落实奖惩措施等多种有效方式，广泛收集合理化建议。企业应当拓宽内部报告渠道，通过落实奖励措施等多种有效方式，广泛收集合理化建议。可以运用的方式大致可以分为两种：正激励和负激励。（1）正向激励看一个企业是否做到正激励，可以考虑以下内容：员工提供改进建议的现实机制是否到位；管理层是否通过提供现金奖励或其他有意义的认可对好的员工建议给与承认。具体到操作层面，对于正激励可以提供一些奖励包括物质奖励及精神奖励。（2）负向激励PDF文h件使ttp:/用/ganpdfFPro/fudao试/ji用jia版o/d本g/创20建10/1701/webpage/0.htm2011-8-19 远程教育培训课堂讲义Page 5 of 6企业内部控制基本规范第四十三条规定：“企业应当建立举报投诉制度和举报人保护制度，设置举报专线，明确举报投诉处理程序、办理时限和办结要求，确保举报、投诉成为企业有效掌握信息的重要途径。举报投诉制度和举报人保护制度应当及时传达至全体员工。”首先，举报投诉制度。举报投诉制度是指企业内部建立的、旨在鼓励员工对企业内部涉及会计、审计、内部控制方面违法行为或不当行为进行举报，并由专门机构对举报投诉内容进行调查处理的一系列政策、程序和方法，一般是审计委员会主管此项工作。举报投诉制度也是企业内部控制制度的一个重要环节，是直接依靠企业员工同贪污、贿赂、渎职、侵权等作斗争的一项重要工作。通过受理员工的举报，查办部门或个人的违规行为，保护企业利益，促进企业的发展。举报工作应遵循下列原则：举报投诉工作的主要职责是鼓励、宣传员工参与举报投诉；受理、管理、审查举报投诉的案件材料；开展奖励、保护举报人的工作。举报工作应遵循下列原则：依靠员工、联系员工，实行专门工作；以事实为依据，以法律、企业部门规章为准绳；对举报投诉材料的核查要及时、有效；对举报人的情况严格保密；增强举报投诉工作的透明度，接受企业全体员工的监督。举报投诉处理程序，举报投诉的形式多样，可以采用来访、写信、电话、电子邮箱、企业的举报投诉信箱或举报人认为方便的其他形式。第一步：举报投诉的接待和受理，审计委员会接到来电或来访时，要热情接待。收到的投诉举报信件，要登记编号。处理举报投诉的案件人员要有高度的政治思想素质，坚持文明接待，做到热情和蔼、耐心细致、认真负责，全心全意为企业服务。对以举报为名无理取闹的人，要坚持原则，进行批评教育，并向上级主管部门报告。第二步：调查处理。审计委员会接到举报投诉后，要由两名以上人员对举报投诉的举报人进行调查核实。事情比较复杂时，要进行充分讨论，制定出调查方案，如有必要，应对有关情况和人员进行暗访。审计委员会要重点处理性质严重、可信度高、涉及中高层管理者的问题投诉。其他的可委托给管理层调查，但调查结论必须提交审计委员会确认。公布对被举报人的处理结果，宣传报道和奖励举报有功人员，但对投诉人、举报人的姓名、身份、住址及工作单位等情况应予保密。除本人同意外，不得公开举报人的基本情况。处理举报投诉案件的人员在查处违法、违规案件工作中，如果有徇私舞弊、以权谋私、以权代法、违法乱纪、乱扣乱罚、贪污挪用公款、粗暴训斥、耍弄权威以及其他违法、违规行为，企业要严格处罚。调查处理的期限，企业自行设定，并严格执行。如没有明确规定举报投诉案件的调查处理期限，会导致许多举报投诉信发出后石沉大海，使举报投诉制度失去效力。第三步：归档和结果。要严格管理举报投诉材料。逐件登记举报投诉人和被举报投诉人的基本情况、举报的主要内容和办理情况。定期统计举报材料，对署名书面举报，经审查认为内容不清的，可约举报人面谈或对举报材料进行补充。举报的受理、登记、转办、保管等各环节应当严格保密，严防泄密或者遗失。不准私自摘抄、复制、扣留、销毁举报材料。第四步：其他事项的说明。举报人在举报投诉时可以使用自己的真实姓名、所在部门和联系方法，也可以不公开姓名、部门和住址，遵从其个人意愿。举报人不得捏造事实、伪造证据、诬告陷害他人。其次，举报人保护制度。迄今为止，我国还没有专门的举报人保护法。有关举报人保护的规定散见于刑法、刑事诉讼法、人民检察院刑事诉讼规则、公安机关办理刑事案件程序规定等一系列法律及其司法解释之中。这些规定重事后惩处而轻事前保护，且过于抽象，缺少具体的可操作性。我国还没有建立专门的举报人保护制度，中国的企业建立举报人保护制度就更少了，即便是建立了这么一项制度，也只是散见于不同部门的规章制度中，没有形成完整、系统、卓有成效的保护体系，不具有可操作性，对打击报复的人员构不成威胁。一个举报人因举报而遭受打击报复，几乎所有潜在的举报人都会因害怕而失去举报投诉的积极性。因此，保护好举报人是举报投诉制度有效运行的关键。举报人的投诉方式和保护：企业应制定严密的保护措施，包括事前、事中和事后保护。举报投诉人有权力用匿名方式举报，审计委员会不得披露举报人身份。收到举报时保护程序开始启动。如果举报人因举报而将受到或已经受到重大暴力伤害或威胁，可以设立专门保护小组对举报人实行人身保护，紧急情况下可以24小时保护。负有保护义务的部门由于失职或推诿而造成举报人伤亡的应承担相应的责任。企业也应保护举报人的劳动权和名誉权等权利。因举报企业违规行为而受到降职、停职、解雇、威胁、PDF文h件使ttp:/用/ganpdfFPro/fudao试/ji用jia版o/d本g/创20建10/1701/webpage/0.htm2011-8-19 远程教育培训课堂讲义Page 6 of 6骚扰或以其他方式歧视的，员工有权向上级主管部门报告，并有权利要求