C03信息交流控制程序.doc

SOP-5.5.3, Rev A信息交流控制程序1 目的为了及时、准确地收集、传递及反馈与公司的质量管理、环境管理相关信息，保证与综合管理体系之间信息畅通交流，特建立并保持本程序。2 范围本程序适用于公司体系运行中内部各层次间、各单位间、顾客及相关方的信息的收集、处理、答复。3 定义3.1 内部信息是指有效并处于控制状态、只在公司内部有关领导和相关工作人员之间传阅或传递的信息。3.2 外部信息是指由外部相关方传达的有关抱怨、投诉、意见、建议和反馈等，及内部向外传递的各种信息如：投诉或意见的回复。 3.3 内部信息的交流是指处于控制状态信息的横向、纵向交流和传递。3.4 外部信息的交流是指有关涉及外部相关方的信息交流或传递。包括与政府机构、社区居民和合同方等外部信息的收集与反馈。4 职责4.1 品质部负责综合管理体系信息的对内、对外的收集、传递与处理；4.2 生产部和品质部负责与产品和质量有关的信息的对内、对外的收集、传递和处理；4.3 销售部负责市场和客户对质量与环境相关的信息的对内、对外的收集、传递和处理；4.4 采购部负责与供应商的质量与环境相关的信息的对内、对外的收集、传递和处理；4.4 各部门负责工作范围内的信息进行传递和收集。5 管理内容5.1 信息分类5.1.1 外部信息 a）从行业协会、技术监督局、劳动局、环境监测站、认证机构等单位获得的信息或其它要求； b）相关方信息的投诉及反馈等，如客户、社区居民、工程合同方、供应商、运输商等； c）政策法规、标准类信息，如法律法规、条例、标准； d）其他外部相关信息，如各单位直接从外部获取的有关方面相关的信息。5.1.2 内部信息a）体系正常运行的各种信息，如方针、目标、指标、监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录，职业健康安全条件发生变化等； b）（潜在的）不符合信息，指活动中发生偏差的信息。如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；c）紧急信息，如出现火灾、环境污染等情况下的危险信息与记录；d）其他内部来自员工的信息等。5.2 信息的交流信息可采用书面资料、记录、讨论、协商、口头传达等方式交流传递。5.2.1 外部信息的收集与处理5.2.1.1品质部负责对质量技术监督局、环保局、环境监测站等监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递至公司相关单位，当监测或检查结果出现不符合项时，按照不符合、纠正和预防措施控制程序的要求进行处理。5.2.1.2 销售部负责与客户等进行交流沟通。5.2.1.3 采购部负责供应商、承包商、运输商、等进行交流沟通，对其施加环境影响，并收集上述相关方反馈信息。5.2.1.4 各部门从外部直接获取的信息等，尽快以书面形式反馈到经营管理部，由其负责分类、整理分发到有关部门，必要时传递给管理者代表。当相关方或信息反馈方有要求时，公司需向外提供的报告、报表或新闻资料应经总经理确认后尽快给予解决或答复；5.2.2 内部信息的收集与处理5.2.2.1 正常的信息处理：各单位依据相关程序文件的规定进行直接收集并传递日常工作信息；负责本单位员工关于综合管理体系运行状况的交流，并且汇总呈报给品质部；管理者代表按照相应程序文件的规定传递管理方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。5.2.2.2 对于（潜在）不符合信息应由发现者书面通知相关责任单位。对于问题严重的则应申报其上级主管部门和顾客。由相关部门进行处理分析并申报给管理者代表。详见不符合、纠正和预防措施控制程序。5.2.2.3 紧急信息由发现部门迅速传递给管理者代表组织进行处理，可采用电话、口头通知等方式，参见应急准备与响应控制程序。5.3 记录保管品质部对信息进行妥善保管，对信息交流的状况进行控制管理，各部门或员工根据自身需要可进行查阅。5.4 信息的公开5.4.1. 对于可为公众所获取的信息，如宣传画、绩效监测结果等，应定期或不定期地张贴在公司/部门的宣传栏中，以提高员工的警觉性。5.4.2 当相关方想了解本公司的环境方针及其他信息时，品质部应提供。6 相关文件6.1 SOP-5.2.3 法律法规和其他要求控制程序6.2 SOP-4.2.3 文件控制程序 6.3 SOP-7.5.7 应急准备与响应控制程序6.4 SOP-8.5.2 不符合、纠正和预防