秘书的角色意识及能力培养(培训讲座课件PPT)

秘书的角色意识及能力培养 北京高等秘书学院 失败者的根本问题 我们的心总是不在自己身上，不在自己正在从事的工作上。这是失败者的根本问题。他们总是自我分裂的，总是在不由自主地虐待自己。 我们要从根本上接受自己正在做的事，不然就没有必要去做。那样做反而会把事情搞砸。 活在当下是最深的智慧 在与不在，是一道深深的门。 在，心在，全身心在，你便找到了通向积极能量的这扇门。 在，是最深的智慧，是进入一切智慧的大门。 古之成大事者，都无一不是深切地领悟到真实、客观、活在当下的重要性的人。 微小边缘原理 星期天与戈尔 25倍的奖金。 也许只是多一点点训练，也许只是多一点点奋争，也许计划方法只是好那么一点点，也许所有这些因素或者还有其他更多的原因，每一项几乎都是微不足道的，然而把这些加起来，优势和利益将令你难以置信。 注意微小的边缘，专心致志，不遗余力，寻求突破，你将挥别失败与痛苦，笑迎成功与快乐。 秘书的角色意识及思维方式 1、 秘书的定义、职业现状及前景 ； 2、高级秘书的职责和地位 ； 3、高级秘书的角色意识； 4、高级秘书的素质剖析及能力培养； 、高级秘书的思维方式。 秘书的定义 辞海 ：秘书即是领导的 助手 。 英汉词典 ：秘书源于拉丁文 secretarius，意思是“ 可靠 的职员”。 现代汉语词典 ：秘书是 掌管文书 并协助机关或部门负责人 处理日常工作 的人员。 秘书职业技能标准 : 专门从事办公室 程序工作 ，协助领导处理 财务及日常事务 ，并为领导 决策及实施服务 的人员。 秘书的定义 美国全国秘书协会 : “秘书即是行政助理，她 (他 )具有处理办公事务的技能，在无直接监督的情况下，足以承担责任， 能运用自发力与判断力，以及在指定的权限内有能力制定决策 。 秘书行业在中国 秘书是大职业，小行业； 秘书是中国经济进入 21世纪的新兴行业； 秘书素质是提高中国办事效率的关键； 秘书是就业无比广泛的专业； 秘书是个阶段性职务； 秘书是企业文化的主要传承者。 美国秘书的职责范围 按美国 职称辞典 解释 ， 秘书这一词语的正确含义 ， 是指工作水平高超 ， 能贯彻下列活动的人： 1） 全面处理机关或公司的行政工作 ， 以减轻政府官员和公司负责人较次要的行政事务及办公室工作； ） 能用速记记录口述； ） 能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字； ）处理首长或经理邀会和提醒其邀会； 美国秘书的职责范围 ） 接见办公室来访人； ） 接电话和打电话； ） 处理首长或经理私人重要邮件 ， 主动书写日常函件； ） 对办公室其他工作人员进行工作监督； ）整理人事档案。 高级秘书的界定 高级秘书主要以自己丰富的工作经验和综合能力 ， 协助上司思考 ， 帮助上司决策 ， 代理上司工作 。 公司秘书是公司的行政助理 ， 高级秘书则是上司的私人助理 、 参谋和顾问 ， 它的作用是对上司工作的补充与完善 。 无决策权的总经理 编外领导团队成员 高级秘书的职责和地位 一 、 管理自己及上司的办公室 。 二 、 减少外界和一般事物对上司的干扰 。 三 、 安排上司日程 。 四 、 领会上司意图 ， 出谋划策 。 五 、 对上司产生影响 。 六 、 协助上司处理好各种关系 。 七 、 组织安排各类会议 。 高级秘书的职责和地位 八 、 经上司授权处理有关业务和人事并参与决策 。 九、根据上司的授权，参与企业的经营或管理。 十 、 帮助上司处理一些私人事务 。 十一 、 作为上司的参谋和助手 ， 妥善处理上司与股东大会 、 董事会 、 其他上司之间的关系 ，创造和谐共存和双赢的效果 。 好老板与好秘书 老板是决定做正确的事情；秘书是用正确的方法做事情 。 判断一个老板是否称职 ， 可以看他在和不在的时候 ， 企业是不是运转得一样好；而判断老板的秘书工作的好与坏 ， 标准则正好相反 ， 也就是说 ， 一个好的秘书 ， 她 “ 不在 ” 的时候跟“ 在 ” 的时候 ， 情况应该完全不一样才对 。 秘书能力综述 6会 会做人； 会办文； 会办事； 会办会； 会学习； 会管理领导； 做人 世上惟有做人苦，万事无如吃饭难。 当我们学会了做人，自然就会懂得如何与人为善，懂得如何建立一种互相帮助的人际关系。成君忆 己所不欲，勿施于人。 待人如待已 成功守则中最伟大的一条定律待人如已。 当一个人试着待人如已，多替领导着想时，他身上就会散发出一种善意，影响和感染包括领导在内的周围的人。这种善意最终会回馈到他自己身上，从领导那里得到一份同情和理解。 如果一个员工为某个领导工作，要尽可能地真诚、负责，支持他的经营规则，和他所代表的机构站在一起，把他所服务的公司也当成“我的公司”。 忠恕之道 子游问孔子说：“夫子，有没有一个字我可以终身奉行呢？” 孔子回答说：“如果要终身奉行的话，那就是恕吧！” 曾参解释说：“老师意思是说他的学说，其实就是忠恕罢了。” “我每天再三反省自己：替别人做事是不是竭力呢？同朋友交往是不是做到诚实可信呢？老师传授我的知识是不是复习了呢？竭心尽力就是忠啊。” 子游说：“推已及人就是恕啊，自己不愿意的，也不要强加给别人，你自己希望达到的目的和要实现的愿望，也要帮助别人达到。” 做事 凡成功者，目标、方法、行动三大要素缺一不可。 张南轩对南宋宋孝宗说：“你应该去寻找能懂事的臣子，而不仅仅是能办事的臣子。”什么叫懂事呢？就是懂得人情世故。 “苦、集、灭、道” 四圣谛 香港理工大学校长潘宗光总结的以四圣谛处理问题的方法。 确定问题所在：“苦圣谛” 第一步，苦，从问题的发现开始。我们在制订事业的理想目标时，就是为了能解决目前和将来潜在的问题。 分析原因：“集圣谛” 第二步，集，分析问题背后的原因。明智的决策者明白自己和身边的种种条件是变化无常的，就更容易找出导致问题的主要因素，从而制订最合适的发展目标。管理层必须详细分析目标背后的种种因素条件，才可以找出正确的方向和真正的动力。 “苦、集、灭、道” 四圣谛 第三步，灭，订立理想目标。决策者充分认识机构自身和外在的条件后，他便须制订理想目标，以带领整个机构走向有自己特色的成功之路。 执行方案和检讨：“道圣谛” 第四步，道，执行方案和检讨。在制订目标之后，管理层便必须将它化为具体方案来执行，并加以定期检讨。 计划的拟定与执行 计划的拟定大致上包括下列六个步骤： (1)确立目标； (2)探寻完成目标的各种途径； (3)选定最佳的途径； (4)将最佳的途径转化为每周或每日的工作事项； (5)编排每周或每日的工作次序并加以执行； (6)定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的 可行性。 时间管理 办事次序应该是： (1)重要且紧迫的事； (2)重要但不紧迫的事； (3)紧迫但不重要的事； (4)不紧迫也不重要的事。 主动性的基本原则 公司的大目标和员工的小目标都是创造财富。只要符合这个大目标，员工们就不应该局限于自己的任务，而应该在不破坏公司各种秩序的情况下，主动地完成额外的任务，出色地为公司创造额外的财富。 不管生产什么产品，提供什么服务，其目的都是为了帮助消费者或顾客解决问题。 当你养成这种自觉自愿的习惯时，你就有可能成为老板和领导者。 专注获取成功不可缺的品质 一心一意地专注自己的工作，是每个人获取成功不可或缺的品质。 一个人从事某项工作，如果不能全神贯注，不能集中精神，就很容易出差错。 比格斯可口可乐的故事，奥运会的故事，哈里斯读文章的故事。 聪明的埃尔莎 著名服装设计师埃尔莎的母亲觉得伙食不会太差。父亲把他带到钟楼顶上。她看到任何一条小路都可以迂回着最终通向广场。 如果你顺着一条路无法到你想去的地方，不如试着走另一条。 厨子专门给她妈做的汤。 秘书应具备的素质与能力 秘书应具备哪些素质与能力，才能成为管理队伍中的左右手呢？ (1)秘书是否了解领导在组织里所担任的全部责任和活动范围 ?是否了解领导的个人目标和志愿以及该等目标和志愿怎样与公司的目标融合在一起 ? （了解你的老板） (2)领导能否接连三、四个星期都不到办公室去，但确信在这段时间内组织里的公事和私事都能获得尽责而迅速的 处理 ? （独立作战能力） 秘书应具备哪些素质与技能 (3)是否帮领导安排时间、协调约会事宜和工作程序、以及应付限期的要求，而全然没有滋扰到领导 ?她 (他 )本身是不是一位富于条理的人 ? （有条有理） (4)是否无需领导提醒即能自觉地处理并追踪业务 ? （自主性） (5)对待领导的同事、客人和顾客是否谦恭有礼，且乐于协助 ?他们对她 (他 )的评价好吗 ?（待人接物） 秘书应具备哪些素质与技能 (6)是否具想象力和创造力 ? 能否提出原始的主意供领导考虑 ?是否倡议新的体系和新的办事程序 ? （创新能力） (7)是否聪慧 ?是否主动处理困难的事 ? （悟性、勇挑重担） 秘书应具备哪些素质与技能 (8)是否有效率地传递文件 ? 能否催促领导及早处理其他同事所等待的那些摆在手上的文件，以及催促其他同事及早处理领导所等待的那些摆在他们手上的文件 ? （协调和督促能力） (9)其基本秘书技能 (例如文件归档、速记、和接听电话的礼貌等 )是否无懈可击 ? （基本功） 秘书应具备哪些素质与技能 (10)遇到困危时是否镇定 ?当工作处于紧张时，是否保持谅解与愉快的态度 ?当领导因受压力而发脾气或丧失控制时，她 (他 )是否泰然自若，仍象往常一般继续工作 ?（良好的态度、修养及抗干扰及抗压力的能力） (11)对领导是否绝对忠心和信赖 ?无论是公事上的或私事上的秘密都能托付她 (他 )吗 ?（忠诚） (12)是否博文广识并促清领导注意与其公事及私事有关的出版物 ?（知识面及信息收集能力） 秘书应具备哪些素质与技能 (13)是不是一位能提供业务资料的人 (即一位能为领导收集其所不能或难以收集的资料的人 )? （专业知识及信息服务） (14)是否具有自求进步的计划，是否参加以管理为导向的课程或演讲 ?是否尝试进一步去了解领导所服务的公司、领导的工作、顾客、或是所置身的行业 ? （自我提高意识、上进心） 秘书应具备哪些素质与技能 (15)是否善于表达 ?能否以口头或书面为领导概括地陈述信息 ?是否知道领导对某些政策或实务的见解，并能象领导那样向别人表达它们 ? （表达力、概括力及对领导的了解） (16)是否完成每天的工作而不理会所占用的时间 ?必要时是否愿意在晚间或周末工作 ? （奉献） (17)必要时是否象一般管理者那样将工作分摊出去 ?换句话说，她 (他 )能否将所未完成的工作进行授权、督导，并承担责任 ?她 (他 )能否协助领导训练其他职员？（领导力） 秘书应具备哪些素质与技能 (18)能否独立地代领导处理日常工作而无需操心 ? （成熟和可靠度） (19)能否代领导追踪重要的日期，即其上司，家庭，以及顾客所庆祝的日子 (例如周年纪念日、生日、宗教节日、假期等 )? （细心） (20)能否替领导做基本的研究工作 例如为领导搜集撰写报告用的资料，甚至为你草拟报告 ? （调研及写作能力） 如何理解思维方式 不同的人对同样的事情采取不同的态度，就是由于每个人的思维方式的不同所致。 思维方式是人的理性认识活动方式，是人脑加工处理信息的“转换器”。 思考是一种技能，它也可以通过培养得到。 心灵地图 我们每个人脑海中都有许多地图，大致上可以分为两大类：一是关于现实世界的，一是有关个人价值判断的。 我们以这些心灵的地图诠释所有的经验，但从不怀疑地图是否正确，甚至于不知道它们的存在。我们理所当然地以为，个人的所见所闻就是感观传来的信息，也就是外界的真实情况。我们的态度与行为又从这些假设中衍生而来，所以说，思维决定一个人的思想与行为。 如何理解思维方式 人和人之间最大的区别在于思维方式的不同。 人脑中自然或不自然地积累了许多标准和“定理”，然后用这些标准来判断新事物，用这些“定理”去解决新问题。这些标准和定理基本上处于不断修订之中。 人通过学习和经验形成了自己的思维方式，然后再依靠思维方式学习和积累新的经验。 良好思维水平的标志 1、思考问题从多方面考虑； 2、思考时看到事物间的内部联系； 3、善于独立思考、不人云亦云； 4、思考速度快； 5、思考方法独特。 减肥 男胖子 教练吩咐，你要能追着我，我就是你的。 他离女郎的距离越来越近了。 胖女士对他说：教练吩咐，我要能追到你，你就是我的。 秘书的角色意识 “秘书是没有角色的角色”，你得努力表演但不能出格。 1、秘书不是领导，只是领导的助手； 2、秘书干的是小事，误的是大事； 3、秘书要求“能上得厅堂，下得厨房”； 4、秘书的一个主要作业就是研究领导； 5、秘书不用给领导表白，只要做就行； 6、秘书工作的起步是认可你的领导； 7、秘书工作的最大失败是得不到领导的认可； 秘书的角色意识 8、懒惰者不要误入此行； 9、自我意识太强者莫入； 10、秘书要多动脑、善用眼、勤动手、少动口； 11、要理解“伴君如伴虎”的含义； 12、要站得和领导一样高； 13、要清楚领导的盲点、缺点和弱点； 秘书的角色意识 14、要熟悉你所在行业、全面了解你的企业； 15、要全面了解领导的关系网； 16、要建立自己的关系网，但主要是为领导和公司服务； 17、要善于利用职位的优势帮助别人； 18、要慎用职位优势谋取私人利益； 19、要了解公司政治，但不要卷入； 20、要知道领导今天的工作重心、更要知道他明天想干什么。 秘书的角色意识 21、我今天从领导那里学到了什么？ 22、要把老板的企业当成是自己的。 23、领导不在时也不懈怠； 24、我今天看书学习了吗？ 25、我能不能理解领导的“善变”？ 26、对你了解的事情要准确。 27、知识面要比领导宽，信息量要比领导大。 秘书的角色意识 28、要善于利用旅途与领导深入交流； 29、 没有任何借口； 30、做事要努力超出领导的预期； 31、要善于完成任务； 32、要有积极的态度、主动的意识； 33、要敢于承担责任； 34、不要太在意报酬，因为这不是挣大钱的职位。 35、要有感恩之心。 秘书的悟性 做秘书，悟性最重要。什么是悟性？首先得聪明，有足够的沟通能力、应变能力和协调能力；但是太聪明、太有心计了也不行，秘书对于自己的工作定位要