外贸订单接单交货流程.doc

接单、下单、发货销售管理的规定文号（）司属各部门：为了规范公司的销售管理、规避公司收款的风险，明确下单、发货的责任，制定本规定。1，收到客户询盘，要认真对待，特别是对自己陌生的专业术语，要咨询明确，切记不可似懂非懂；明确技术要求后，如是非标要求，要咨询相关技术，财务，了解成本，并在报价中体现。尽量少接对机器改变较大的特殊要求（如机架加高，更改颜色等）。并明确交期。2，报价原则：按照公司报价模板，原则上当天报价（特殊配置除外）。高于结算价成交的，业务员可签订合同；低于结算价，需有权领导参与定价，特殊价格需有权领导批准后，财务向工厂申请特价。其他如库存机促销，首台大机方案特价，按照公司相关规定为基础报价。3，签订合同时，按照公司PI模板，务必严格审核付款条件，业务员可自行签订付款条件为TT和即期L/C。包括配件销售，代理库存配件等。TT付款下单前原则上需收到30%的定金，L/C的原则上需收到正本全额信用证。部分TT+部分L/C，一定要先收TT(原则上30%定金)，后收的L/C需要单证审核确认；公司不接受先收L/C，余款TT的。远期360天L/C加收7%利息，远期180天L/C加收3.5%利息，远期90天L/C加收1.75%利息；其他付款方式需有权领导参与审核批准签订，或参照代理协议。4，签订合同后，催促客户按照付款条件付款或者开信用证。收到财务收款通知或收到信用证后，及时确认。信用证原则上客户发开证申请给我司确认，收到正本或COPY件后，由单证部审核，并在复印件上签字或书面提出改证意见。业务员把销售请示单（见附表1），交订单管理，并按照销售请示单在ERP中生成执行合同，交主管领导，财务审核签字，订单管理流转执行合同。执行合同变更：更改一次本月考核扣1分。如需变更，由订单管理操作。业务员制作佣金报告走流程后交财务，辅机采购合同走流程后交订单管理。5，执行合同流转完毕，需要订单管理复印，再转发各相关签字和需要部门。业务员留底。6，按照执行合同交货日期和发货计划跟踪生产，及时核对机器是否按照订单要求生产，发现问题及时反馈生产，如不能及时解决，需伯乐领导参与协调。跟踪辅机，安排辅机于发货前2天到达工厂入库。7，提前一周催余款（TT或L/C），订舱单，发车检验通知单，发货申请书，销货单，流转并签字。收款除全额TT收到，全额L/C收到，部分TT+部分L/C全部收到之外，发货申请书均需总经理签字。装箱填写装箱单，拍照，整理装箱明细清单（见附件2），发邮件给客户。装箱单/销货单/发货申请书副本给财务，发货前发货申请书红联交给单证部。装箱前需将报关PI给单证部。8，开船后三天内，单证发装船通知，提单COPY件，箱单发票给相关业务员，发给客户（除CIF外，均需客户自投保险）。9，开船后5个工作日（TT）内、6个工作日内(L/C)，单证交正本提单，箱单，发票，产地证，熏蒸证书等到财务；业务员根据实际情况制作放单申请并流转，放正本单据给客户。收款除全额TT收到，全额L/C收到，部分TT+部分L/C全部收到之外，放单申请（电放）书均需总经理签字。10，信用证收款确认，OA收款确认等。11，所有走零配件需求单的配件，发运均需要填写发货申请书，走流程审批；除全额收款的，均需总经理签字批准发货申请书。接单，交货流程图技术咨询领导议价交期特殊要求客户询价签订PI或者销售合同付款方式信用证收款确认，OA收款确认等。开船后T/T的5个工作日、信用证6个工作日内，单证交正本提单，箱单，发票，产地证，熏蒸证书等到财务；业务员根据实际情况制作放单申请并流转，放正本单据单给客户。开船后三天内，单证发装船通知，提单COPY件，箱单发票给相关业务员，业务员发给客户（除CIF外，均需客户自投保险）提前一周催余款（TT或L/C），订舱单，发车检验单，发货申请书，销货单，流转并签字。装箱填写装箱单，拍照，整理装箱明细清单，发邮件给客户。装箱单/销货单/发货申请书副本给财务，发货前发货申请书红联给单证。跟单，发货ERP生成执行合同，PI，佣金报告，辅机采购单，交主管领导，财务，订单管理流转合同到工厂，业务留底。按协议或领导审核T/T；30%T/T定金，70%T/T发货前。30%T/T+70%L/C其