ERP系统下的企业会计组织构建.doc

ERP系统下的企业会计组织构建-编辑:王菲 文章来源：会计网校哪个好新浪 基于职能导向构建的企业会计组织，使得会计部门与其他部门的信息分割和信息割据，导致企业对内的控制能力和对市场的适应能力弱化。ERP系统有效地集成了企业的资金流、物流和信息流，企业应当按照“流程负责、流程服从、流程支持”的原则，建立流程导向的会计组织。关键词：企业资源计划会计组织职能流程管理企业会计组织是企业会计信息处理与传递、成本管理、资金管理、风险管理及其内部控制的组织机构、岗位以及相应的职能、权责、人员构成体系。传统的企业会计组织基于职能导向构建，会计信息与各部门信息无法集成，形成会计信息孤岛，导致企业对内的控制能力和对市场的适应能力弱化。随着企业信息化的实施，企业资源计划（EnterpriseResourcePlanning，ERP）系统的成功运行，将有效集成企业的资金流、物流和信息流，因此，在ERP系统下，企业应当按照“流程负责、流程服从、流程支持”的原则，建立与流程管理相适应的会计组织。一、传统企业会计组织的构建原理传统企业组织源于18世纪亚当史密斯（AdamSmith）的“劳动分工理论”和19世纪费雷德里克泰勒（FrdickTayor）的“制度化管理理论”，是以机器大工业技术为基础，以彻底贯彻执行最高管理层的权力意志来获得组织效率为目的，通过工作分工和权力分工形成横向管理部门和纵向指挥链，并建立与之相适应的详细的规则和严格的纪律为手段，以稳定的环境为背景而产生的一种“金字塔”式的科层组织结构。这一理论至今仍然以不同的方式影响着企业的工作设计和组织构建。会计组织作为企业组织的重要组成部分也不例外，也是金字塔组织的一个部分，强调以业务活动的实体为依据设计组织结构，形成手工环境下的会计组织结构。如1996年6月财政部发布的会计基础工作规范强调：“会计工作岗位一般可分为会计机构负责人或者会计主管人员、出纳、财产物资核算、工资核算、成本费用核算、财务成果核算、资金核算、往来结算、总账报表、稽核、档案管理等”。因此，企业根据自身规模大小、业务量多少等具体情况，按照会计业务内容设置会计岗位，一般大中型企业设置有会计主管、出纳、固定资产核算、材料物资核算、工资核算、成本费用核算、利润核算、资金核算、总账报表和稽核等会计岗位。小型企业因业务量较少，适当合并和减少岗位设置，设置有出纳、总账报表和明细分类核算等会计岗位。1979年长春第一汽车制造厂应用计算机进行工资计算，标志我国会计电算化的开始，也标志着计算机技术应用于会计部门。手工环境下依据会计业务内容构建的会计组织结构也发生了变革，在计算机环境下的会计组织结构主要依据数据形态不同构建，如1996年6月财政部发布的会计电算化工作规范规定：“会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位，基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位，电算化会计岗位可包括电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等。”二、ERP系统的基本特征ERP是加特纳集团公司首先提出的概念，随着十多年来的实践和发展，ERP已经具有了相当丰富的内涵和理论内容。概括而言，ERP是指在企业供应链管理思想指导下，采用面向业务流程的方法，利用计算机技术，以计划为主线，实现对企业整个资源进行综合管理的一种现代企业管理信息系统。（一）以计划管理为核心ERP最核心的管理思想就在于其中的“P”字，即“Planning”，通过系统化的全面计划管理来合理配置企业所有内外资源，尽可能消除企业供应链上可能存在的无序、相互冲突的问题，使整个供应链有条不紊地运转，发挥出企业全部内外资源的最高效用。ERP系统中的计划体系主要包括：主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等等。ERP系统通过定义事件处理相关的会计核算科目与核算方式，以便在事件处理发生的同时自动生成会计记账凭证，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性，改变了资金信息滞后于物流信息的状况，便于实现事中控制和实时做出决策。(二)以流程管理为导向传统的劳动分工理论将企业管理划分为一个个职能部门，各职能部门根据级别高低组成一个“金字塔”式的科层组织结构。科层制管理使得作业流程被分割成各种简单的任务，并根据任务组成各个职能管理部门，部门职员将精力集中于本部门个别任务效率的提高上，而忽视了企业整体目标。ERP系统以业务流程为中心,前一工序的业务对后一工序的业务虽然可能归属于不同的部门,但是相互依赖性非常高,打破了传统的职能部门边界,跨部门之间的沟通和合作显得非常必要，职能部门之间相互依赖性的变化,对组织职能部门之间关系定位提出了新要求。因此，ERP系统强调以适应“顾客、竞争和变化”为原则重新设计企业业务流程，然后根据业务流程管理与协调的要求设立面向流程的部门，通过在流程中建立控制程序来尽量压缩管理层次，建立扁平式管理组织。也就是说，组织为流程而定，而不是流程为组织而定。(三)以集成应用为平台自从计算机应用于企业管理以来，为数众多的企业开发了形式多样的计算机辅助管理系统，如会计核算、工资管理、库存管理、生产管理等系统，使得各个部门的工作效率有了显著的提升。然而，这些系统往往缺乏统一的整体规划，能够带来单个部门效率的提升，却无法带来企业整体效益的提升。企业的信息缺乏有效集成，导致销售预测能力差、市场响应速度慢、生产管理水平低、生产成本难以控制、库存资金占用多、产品积压、客户服务水平差、业务停滞不前等等问题。ERP将企业的设计、采购、生产、财务、营销等各个环节集成起来，共享信息和资源，有效地支撑经营决策，实现整个供应链上的信息集成。三、ERP系统下的企业会计组织构建上世纪90年代初，迈克尔哈默（MichaelHammer）等提出了业务流程重组（BusinessProcessReengineering，BPR）思想，这是用于流程管理变革的一般原则。90年代末业务流程管理（BusinessProcessManagement，BPM）思想基本成熟，有人认为BPM产品的发展将决定未来50年信息技术在企业管理中的应用趋势。因此，在ERP系统下，企业必须改变科层组织，建立适应于流程管理的会计组织。（一）会计组织扁平化传统的会计组织是金字塔式、自上而下、递阶控制的层级结构。其严格的等级体系、明确的责权统一和完备的规章制度，保证了用人工方法采集、加工和传输会计信息的有效性和效率，庞大的中间管理层，本质上为企业的会计信息中转站，起着汇总和分解信息的作用。这种层级结构导致管理职能条块分割，岗位设置繁复，管理层次多，造成管理过程协调多和效率低。ERP系统的流程管理将大大优化企业的信息过程，大大提高企业的信息收集、处理和传递的能力。会计信息系统承担了以前由中层会计管理人员所负责的许多数据汇总、分解、协调和控制方面的职能，减少了中层会计管理人员，缩短了会计组织的高层与基层之间的信息传递距离。在组织结构的垂直化中大大压缩会计管理层次，不仅适应了决策有用性的会计目标，而且加速了信息的传输，减少了信息失真，提高了组织结构的效率。可以说ERP系统使传统会计组织结构中的中层管理人员失去了存在的基础，企业会计管理成为高效的扁平化组织。（二）会计组织网络化传统企业组织直线层次结构导致信息分割(完整的信息被各个专业部门割裂转换为专业信息)和信息割据(专业信息被不同的职能部门分别控制,难以汇集使用)。当某项交易或事项发生时，会计人员并不采集交易或事项的全部数据，而只是采集其中的一个子集，即符合会计交易或事项定义的数据集或者称之为货币计量的数据集，结果是某一交易或事项的完整数据被会计人员和非会计人员分割，会计人员只记录和加工描述了业务事件的价值数据，而忽略了大量的管理信息。因此，会计人员所能提供的信息类型和信息的详细程度受到限制，导致会计人员参与企业管理的能力受到限制，不能从根本上实现会计职能由核算向控制与决策的转变。企业外联网和内联网的建设，为企业网络化会计管理提供了技术支持，企业会计组织结构必须向网络化转变，强调组织内部的个体、群体和部门之间以及它们与组织环境的关键成分之间相互依赖性，以快速适应外部环境。ERP系统面向市场、订单驱动、以销定产，以产定购的管理理念体现了流程管理的思想，其基本的运作流程可以描述为:由销售订单结合产成品库存生成生产计划、由生产计划结合物料库存生成物料需求计划、由物料需求计划生成采购订单、由采购订单生成入库通知单和验收单，由验收单和发票生成往来账，由往来账驱动资金流。从中可以看出，ERP系将企业会计信息与业务信息集成在一个平台上，企业的资源配置得到优化，同时ERP系统又是一条无形的管理作业流水线，使企业财务管理与其他管理作业环环相扣，强化会计部门与其他部门之间的相互制约，实现了各部门之间的无缝连接。（三）会计组织柔性化传统的会计组织最显著的特征就是具有超稳定或者说是具有刚性的结构，这种刚性组织的基本特征是命令和信息的传递主要依靠纵向渠道，指挥和反馈以纵向等级链为基础。其中，信息自下而上地逐级传输，实行集中决策；命令自上而下地逐级下达，实行统一指挥。但这种等级组织的封闭性决定的机械性操作系统，使企业总是依存于惯例性的规范与策略进行行为选择，从而表现出企业的适存与变革之间的不协调。在传统的业务处理模式下，部门间存在严重的信息壁垒，采购、仓储、销售、会计等部门成为一个个信息孤岛，企业信息呈现出“粗、散、乱、重”的特点，信息的不透明很容易造成管理失误。ERP系统具有较好开放性和环境适应性，随着流程管理和软件设计的进一步发展和完善，将会大大提高企业生产经营的个性化、柔性化水平。会计信息系统通过定义事件处理相关的会计核算科目与核算方式，会计信息处理过程与相关业务过程同步。在业务活动发生时按照业务处理规则和会计信息处理规则记录和处理有关的业务数据，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性，便于实现事中控制和实时做出决策，加快对市场和竞争动态变化的反应。因此，企业会计组织的构建应当面向流程，分散在业务流程控制和核算的关键点，以提高企业会计组织的柔性。在信息技术这一新的变革力量驱动下，企业会计组织结构不应当是笨重、稳定的传统结构，而应是高度弹性、高度流动性、高度分权的柔性组织。（四）会计组织模糊化传统会计组织的本质缺陷是职能导向，客户导向和市场导向的理念较为淡薄。由于职能部门的边界限制，很多工作只是为了满足企业内部管理的需要而完成，客户服务多停留在质量异议处理上，交货期难以有效保证。面向市场的总体策略缺乏在流程、制度等方面的渗透，经营环节控制和约束力度不大，经营环节成本高，同时缺乏对市场的快速反应能力。传统的会计核算主要服务于企业特定会计期间财务状况和经营成果的计算，会计信息明显滞后于企业的经济活动，且采用单一的货币计量手段。这种单调、被动的会计核算模式是生产导向型的工业经济时代的产物，很难支持企业决策与控制。企业信息化的实施，提高了组织和个人的信息处理能力，加强了组织机构间、组织机构和个人之间的联系，不但在横向和纵向上将企业组织内部的层级机构密切地联系在一起，而且也加强了企业组织本身同外部机构和个人间的联系，处于这个纵横交错的密集信息网络中的人、组织机构和组织本身，虽然有责、权、利的划分，但其工作已通过计算机化的信息网络互相交织在一起，其相互间的边界模糊，组织内部职能部门间的界线、组织间的界线淡化。因此，会计组织构建应当面向业务流程，消除原有的各部门间的摩擦，降低会计信息的供给成本，消除或合并非增值的流程，并提高对客户的反应速度。综上所述，基于流程管理的ERP系统在企业的成功运行，决定了企业必须依据完整的业务流程，按照“流程负