利用邮件合并快速打印荣誉证书.doc

. . . .我的时间我做主用WORD批量制作荣誉证书图解/blog/static/72706817201081710916252/新学期伊始，各学校教务处和各教学班班主任教师最忙碌的事之一便是筹备一年一度的教学表彰活动了。购买奖品和打印荣誉证书是表彰活动前期准备的两项主要工作。购买奖品不需要占用太多的时间，只需在上下班的间隙顺便到商场确定一下所需物品，其它的事项商家自会根据你的要求送货上门了。而分门别类的打印少则几十多则上百张的荣誉证书对时间宝贵的教师来说，恐怕要成为最奢侈的投入了。有没有一种省时高效的方式来帮助教师完成这项工作呢？WORD的“邮件合并”功能就为我们完成好这项工作提供了得天独厚的便利条件。下面笔者以WORD2003为例，为你详细图解批量制作荣誉证书的全过程：一、 设计证书模板首先,新建一个WORD文档，将页面调整为横向。根据证书大小适当增加或减少上下和左右边距数值。其次,输入证书内容文字，将称呼语、荣誉称号、发证机构及颁奖日期四部分文字以突出主体、美观大方为原则进行格式化。再次，输出模板样张并和证书原件内芯进行细致比对并作继续细微调整，确认完全合适后，将文档存盘。如图1：二、 制作奖励名单将奖励人员姓名及获奖称号等内容输入“EXCEL”表，并存盘。如图2：三、批量制作证书1、 在证书模板文档中点击“视图”菜单，将“工具栏”中的“邮件合并”设为选中状态。如图3：2、 在“邮件合并”工具栏中点击“打开数据源”按钮。找到事先作好的“表彰名单”EXCEL数据表并打开。如图4：3、在默认状态下点击“确定”按钮。如图5：4、 在“合并邮件工具栏”点击“插入域”按钮，将EXCEL表中的“姓名”及“称号”数据分别插入证书相应位置。如图6、7、8：5、 将“姓名”文字设成“华文行楷”或其它字体，突出强调效果。如图9：6、 将光标定位在“姓名”后，在“合并邮件工具栏”点击“插入WORD域”按钮，下拉选中“下一记录条件”，如图10、11、12：7、 在“合并邮件工具栏”点击“合并到新文档”按钮，选择“全部”并确定，WORD会生成“字母1”文档，至此全部获奖人员证书自动生成。如图13、14：8、你什么时候需要打印证书，只需要有一台能够自动进纸的打印机，装入足够量的“荣誉证书内芯”，然后打开“字母1”文档，在“常用工具栏”点击“打印”图标，不用你逐一对姓名和获奖称号进行修改，几十甚至上百张的荣誉证书就能够连续打印了。在打印机辛苦工作的同时，你完全可以做到“我的时间我作主”。如此省时高效的工作方式对整天忙忙碌碌的教师来说，不啻也是一种可以幸福享受的福利呢！word邮件合并A4纸怎么设置两个先把纸设为A5，然后再合并打印。在打印页里有一个每页的版数，改为2，就可以了打印的时候，右下扩大缩小的地方，改成1张纸打4页就可以把4张纸合并到1张了。8页也可以，但是很难看清你先做一张准考证，然后在photoshop里面新建一个A4尺寸大小的图，在上面排好不就得了我想在一张A4纸上有word打印6张门票，怎么做？可以通过调节文本框边框来决定你的门票大小的，在文档里选“插入”“文本框”，然后选横排，插入一个以后你编辑你的门票，编辑好一个之后复制一下就行了。或者你先插入好6个文本框，然后再往里面填，至于你说的虚线，是可以右键单击文本框然后选择框的线条的，是虚线或者实线或者双条线，都可以的，如果还有不明白的，可以在WORD里看帮助，看如何在文本框里编辑WORD邮件合并打印EXCEL数据制作大量奖证、奖状、准考证、成绩单、明信片、信封等个人报表在学校工作，难免会遇到各种证书打印。有很多证书是同类的，比如运行会的奖证，三好学生等等。这不2007年的全县三教征文结果出来了，一看550人的庞大队伍，这要是写或者人工排版，不定要划好长时间，对我这样的懒人来说宁肯划一天时间来研究一下偷懒的办法来完成半天的工作的，好在这次划的时间并没那么久，欣喜之余拿出来分享一下！设计思路：建立两个文件一个Excel电子表格存放姓名和获奖等次等信息，一个WORD文件作为证书样版调用电子表格中的姓名和获奖信息，保持打印的格式一致！采用的方法：WORD的邮件合并功能实施步骤：1、创建电子表格，因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示，已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息，因为要调用，标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。以上只列出了Sheet1工作表部分名单，在整理过程中要删除空白行或无意义的行，以免出错！以上文件整理好以后以book1为名保存到桌面备用。2、打开WORD2003文字处理软件（2000版可能有所不一样），在“工具”菜单中选择-“信函与邮件”菜单-“邮件合并”3、出现邮件合并向导：选择右边向导中的“信函”复选框，下一步“正在启动文档”-默认的“当前文档”-下一步“选取候选人”-默认“使用现有列表”-下一步：“撰写信件”，到这里一直是下一步，到了这里，要选取数据源了，出来一个浏览窗口。找到桌面上这个备用的电子表格文件，“打开”：因为我们整理的数据在工作表1中，所以就选择第一个表：选择表1所，我们要打印的数据出来了，“全选”后确定。这个数据表就可以使用了，下面接着讲如何安排这些数据到WORD中。4、设计WROD中的格式：接上面，点选数据源以后，继续下一步“撰写邮件”，这时是在WORD中编辑，有的文字是固定的，我们可以直接打上去，有的是变化的，比如姓名和论文题目，是要打一张变一个的，就要用到右边的“其他项目”插进去。点击其他项目插入姓名、论文题目和获奖等次变量：选择姓名，点插入，文中就出现了一个带符号的，“获奖证书”这几个字是固定的，就直接打上去，继续插入、和中间固定的串词：下一步，预览信件，证书上的字体和大小也可以调整一下先，如果合适就可以打印一张出来比对一下位置：5、后续调整：因为证书不是标准的A4大小，在纸张设置上进一步调整，有的证书上面有固定文字的，还要进一步设计填空的位置和大小。等一张做成熟之后，点击“完成合并”这时直接打印WORD还是只能打印一份的，如果全顺次打印出来，还要点选右边的合并项中“打印.”或者“编辑个人信件”前面是直接合并到打印机，一个一个打印出来，如上图，后面一个是把电子表格中的所有记录生成一个WORD文件，可以生成后在WORD中按常规方法打印。结语：微软办公系统只有想不到，没有办不到。这是我常挂在嘴边的一句话，由此想到上次教育人事工资的报表打印，也是电子表格的，不过那是一对多的关系，也许部分表格也是可以通过这个功能来实现的。但是最简单的还是处理一下单表的调动打印吧！以后用不着做报表程序了！利用邮件合并快速打印荣誉证书/diangong/article/2010-9-14/21837-1.htm用Word打印荣誉证书时，证书上有一部分内容是公共的，只是获奖者姓名、作品名称、获奖等级等不同而已，如果通过手工逐张修改后再进行打印，当荣誉证书数量较多时，做起来很烦琐，而且容易出错。利用Word2003的邮件合并功能，能方便快捷地完成荣誉证书的打印工作，大大提高工作效率。具体做法如下：一、设计好获奖统计表把获奖情况用Excel统计好如图1所示，并保存这个文件，文件名是“优秀论文获奖统计表”。二、输入荣誉证书正文荣誉证书如图2。在这张荣誉证书中“姓名、论文名称、奖项等级”这三个项目是不同的，设置的思路是通过Word2003的邮件合并功能，把“优秀论文获奖统计表”的各位获奖者有关内容自动合并到这张荣誉证书中，并打印出来，这样就可以一步到位地完成荣誉证书的设置工作。三、利用Word2003合并邮件功能进行打印录入了如图2的这张荣誉证书后，按如下的六个步骤进行合并打印设置。1选择菜单“工具信函与邮件合并邮件”，在右边任务窗格中，在“选择文档类型”中选择“信函”类型点击“下一步”。2进入到第2个步骤“选择开始文档”在任务窗格中，选择“选择当前文档”，点击“下一步”。3第三个步骤是“选择收件人”，这个步骤中必须选择“现有列表”，再点击“下一步”时，会弹出一个“选择数据源”对话框，用鼠标点击上面的查找范围右边的选择框中的按钮，浏览找到获奖统计文件“优秀论文获奖统计表”，用鼠标选择这个文件，再点击右下角的“打开”按钮，这时弹出“选择表格”对话框，按默认选择点击“确定”按钮。进入到“邮件合并收件人”对话框，继续点击“确定”按钮。4这个步骤是“撰写信函”，是把表格中的数据智能化插入到荣誉证书中关键的一步。用鼠标选择荣誉证书中的“(姓名)”再在右边窗格中用鼠标点击“其他项目”选项，弹出“插入合并域”对话框，选择“姓名”(如图3)，让荣誉证书中的“(姓名)”与“插入合并域”中的“姓名”对应起来，然后点击“插入”按钮。关闭这个“插入合并域”的对话框。再用鼠标选择“论文名称”重复上面这种操作方法，完成荣誉证书上的“论文名称”、“获奖等级”与“插入合并域”的“论文名称”、“获奖等级”相对应的设置工作。5点击“下一步”，进行“预览信函”，可以看到通过合并邮件设置出来的荣誉证书的样子。6完成以上的五个步骤后进入到最后的一个步骤。这时右边任务窗格如图4所示。当移动鼠标到“合并”下方的“打印”时出现“合并到打印机”提示字样，点击这个“合并打印”按钮弹出一个打印设置对话框，选择合适的打印形式，确定后，Word2003便把“优秀论文获奖统计表”中有关的“获奖者姓名”、“论文名称”、“获奖等级”自动合并到荣誉证书中，然后把所有的荣誉证书逐张打印出来。荣誉证书打印的效率便大大提高了。一般情况下，证书、通知书等填写工作非常繁琐，如何快速、高效地打印证书等，以提高工作效率？下面以制作“毕业证书”为例，介绍利用Word邮件合并，实现数据的快速套打。1、建立数据源打开Excel2003，新建一文档，将其命名为“毕业生基本信息”。在表格中输入当年毕业学生的相关信息，如“姓名”、“性别”、“学籍号”、“毕业证书号”等（注：各地毕业证书格式不同，所要录入的相关信息也不同）。完成后保存备用。2、制作打印模板方法一：用扫描仪将毕业证书扫描下来，设定扫描比例为100%，分辨率为75dpi。扫描完成后，可用Photoshop图片处理软件对图片进行处理，将图片大小设为毕业证书实际大小，图片保存为GIF或JPG格式备用。启动Word2003，执行“插入图片来自文件”，插入“毕业证书”图片到当前文档中。右击图片，选择“设置图片格式”命令，在弹出的“设置图片格式对话框”中将“颜色和线条”设为黑色实线，“版式”为衬于文字下方，“大小”设置和原图相同的宽和高。在需要套打文字的区域插入文本框，将文本框线条和颜色设为无线条颜色。双击文本框，设定文本框文字格式。设置完成后，将其命名为“打印模板”保存备用。方法二：打开Word2003，选择“格式化-分栏”命令，将页面设置为三栏的效果，分别输入“XX省毕业证书存根”、“证件照片”、“XX省初中毕业证书”等相对应的内容，将需要填写学生信息的地方空出，完成后将其命名为“打印模板”保存备用。3、实现数据套打打开“打印模板”文档，执行“工具信函与邮件邮件合并”命令，在“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，在“选择开始文档”选项区，选中“使用当前文档”，然后单击“下一步：选择收件人”，然后单击“使用现有列表”“浏览”，在弹出的“选取数据源”对话框中选定“毕业生基本信息”，单击“打开”按钮，在打开的“选择表格”对话框中查找选定要引用的数据，单击“确定”，在随后打开的“邮件合并收件人”对话框中单击“确定”按钮返回。接下来单击“下一步：撰写信函”，因为我们一开始就制作好了“打印模板”，所以现在只要在“打印模板”中添加收件人信息即可。将光标移至“打印模板”中，定位在需要插入的地方，单击“撰写信函”选项区中的“其他项目”。在弹出的“插入合并域”对话框中，选定需要插入的域名（如：姓名）后，单击“插入”按钮，即插入了要合并的域，然后单击“关闭”按钮返回。注意：域只能一个一个地插入。好了，接下来您就可以单击“下一步：预览信函”。在此，您可以预览一个合并信函。若要预览其他信函，可单击“收件人”右侧的“”按钮，预览检查，如有错误，单击“编辑收件人列表”进行修正，确认无误后，单击“下一步：完成合并”。在这里，您可以单击“编辑个人信函”，在“合并到新文档”对话框中选定保存的范围后，单击“确定”。也可以单击“打印”，在“合并到打印机”对话框中选定保存的范围后，单击“确定”。至此，需要套打的毕业证书工作就全部完成了。选择“打印”按钮，坐享其成吧！特别提醒：如果使用扫描图片制作“打印模板”，在打印之前，须将图片删除，以免影响打印效果。另外，在Word的不同版本中，“邮件合并”的操作方法也有所不同。 单位开表彰会，需要打印大量的荣誉证书，一个一个的改还不麻烦死。正为此事头痛之际，有人说通过word 和excel结合可以实现批量打印。我赶忙向人请教，并通过上网查询。终于把这个问题解决了。因比较简单不写自已解决问题的过程了，只把学习用的资料放上来以供不会的朋友参考。 Word邮件合并实例：批量制作有照片的工作证Word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则Word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。素材的准备这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“E：职工信息”。建立职工信息数据库使用Excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“E:职工信息001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图 1所示。图1创建工作证模版启动Word 2003，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”，这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。图2添加域步骤1选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。步骤2点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。图3步骤3将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图 4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。图4步骤4以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。步骤5将光标定位于“中学工作证”右下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照片。按“Ctrl+F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片 ”(不含外边引号)，注意其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。步骤6最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标)，将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新生成Word文档，至此，“中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。小提示：如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，你可以按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。用word邮件合并功能批量制作荣誉证书本人为从事信息技术教育和学校工作若干年，从中积累了一定的经验，以方便我们在教育教学工作之用，本文将以利用word邮件合并功能批量制作荣誉证书为主题作阐述。 学校工作纷繁复杂，学期有计划，学终有总结，任务有布置，完成有检查，优胜有奖励，其中打印荣誉证书便是常见工作之一。 例如：现有10名学生获奥赛奖励，要求为每位学生打印荣誉证书。 任务分析：10名学生证书逐个编辑并打印，这是常规作法，我们可以word的高级功能邮件合并非常轻松很简单的就完成此项工作，并且数量越大，越能显出他的优越性。制作过程： 首先，打开excel建立获奖学生名单表格，并保存为“获奖名单.xls”。（如下图）2008-11-24 23:26 上传下载附件 (41 KB) 然后，打开word建立荣誉证书模板。 (1)、点击“工具”菜单“信函与邮件”“显示邮件合并工具栏”，打开邮件合并工具栏。（如下图）2008-11-24 23:26 上传下载附件 (7 KB) （2）、点击“文档类型设置”按钮：选择“信函”；点击“打开数据源”：选择上一步所制作的“获奖名单.xls”；（3）、点击“插入域”按钮，分别插入三个域：姓名、科目、奖励等次。（4）、编辑当前文件，加入必要的文字，完成模板制作，最终如下图：2008-11-24 23:26 上传下载附件 (22 KB) （5）、点击“合并到新文档”按钮，word自动建立新文档，并批量输出荣誉证书。如下图是王思同学的荣誉证书。2008-11-24 23:26 上传下载附件 (20 KB) 至此，我们所有的荣誉证书便很轻松的完成了。 其实，在我们实际应用中，许多与批量输出有关工作都可借助word为我们提供的“邮件合并功能”来完成，如批量打印名片、单个学生成绩单、工作工资条等，并可以得到事半功倍的效果，岂不乐哉。批量打印荣誉证书的好办法邮件合并又到年终岁尾，各个单位都要进行评先推优，荣誉证书照例要进行打印，但每个获奖人员的姓名不会一样，有的甚至连获奖项目也不一样，如有的人要评优秀党员，有的要评先进工作者，这样一来，给打印证书带来不便，以至于有些单位干脆空出姓名和获奖项目，再进行手工填充。这样的结果，打印是省事了，手写的慢且不说，还与打印风格不谐调，而用惯了电脑的今天，要找个写字漂亮的人也的确不好找。Word的邮件合并功能就能解决上述烦恼！运行Word2003，执行“视图工具栏邮件合并”，邮件合并工具条就出现在编辑区域上部了。如下图:调整邮件合并工具条到合适的位置，便于下一步进行编辑。下图中黄色矩形中就是邮件合并工具条的位置。点该工具条的第二个小图标“打开数据源”，就会出现“选取数据源”对话框，如上图。什么是数据源？就是存放了获奖人员信息的数据库文件，简单说，就是一个EXCEL电子表格，里面放着获奖人员信息，如下图：在“选取数据源”对话框中选取正确数据源表格，比如上例中的Book1，接着弹出“选择表格”对话框：因为有用的数据在sheet1里，所以我们选择“sheet1”，然后确定。接着点工具条上的“插入域”按钮，弹出“插入合并域”对话框：我们选中“姓名”插入，然后选中“获奖项目”插入，点“关闭”之后，文章的页面效果如下：其中黄框中的部分，就是刚刚插入的内容。要成为荣誉证书，还要补充必要的文字，修饰文字，并设置好页面。如下图：点击工具条上的“合并到新文档”按钮：出现如下对话框：当然要选“全部”了，确定之后，就可以看到合并之后的效果了：其中黄框内的部分，就是从数据表中读取的信息，每张内容都不一样，其余部分是固定不变的。再看一个双页打印预览的效果：好了，剩下的工作，就是加纸打印了，真的是又快又准又漂亮。利用Word邮件合并批量打印带照片的证书四川省宜宾市筠连中学邓敬学校教务处每年都要打印带照片的学生会考证和毕业证，政教处每学期都要打印上千份的校牌（胸卡）、学生证和荣誉证，总务处每月都要打印教职工的工资条，班主任每学期都要填写学生的带成绩的通知书和学生档案若每一份都用手工填写打印，须花很多时间且又麻烦，还易出错。若利用Word邮件合并功能，这些问题就迎刃而解了，下面以制作准考证为例进行说明。一、准备工作：准备一份Excel的学生信息数据。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。比如第一行里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片格式和照片名（照片名必须与学生姓名一致，“照片”的输入如下图所示，单击G2，在G2的编辑栏中输入“=A2&F2”后敲回车键，再双击单元格进行自动填充即可）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对检查。二、接下来的工作就是要用word设计模板格式了，设计好后，保存为模板格式。四川省宜宾市普通高中会考准 考 证姓 名学籍号照片考试地点考 试 安 排科目考试时间科目考试时间科目考试时间语文外语历史数学政治地理三、照片的拍摄采集与编辑照片格式：jpg；大小：1015 KB为宜；名称：要与学生姓名一致，不能有同音字和形近字。然后将刚才编辑的Excel数据、word模板格式、编辑好的照片放在同一个文件夹中。四、利用Word邮件合并功能将Excel数据、照片合并到word模板四川省宜宾市普通高中会考准考证中。步骤如下：1启动word程序，打开四川省宜宾市普通高中会考准考证word模板，从菜单栏中选择“工具邮件合并向导”命令，将出现“邮件合并帮助器”对话框；2在“邮件合并帮助器”对话框中的第一步：选择“信函”并单击“下一步”：“正在启动文档”单击“使用当前文档”（如果想在一张纸上打印多份的话，选择“目录”），再在出现的对话框中单击“活动窗口（A）”按钮点击“下一步”：选取收件人单击“浏览”选取数据源邮件合并收件人单击“确定”按钮。3单击“下一步”：撰写信函“选择”：其他项目插入“合并域”点击“下一步：预览信函”，如图所示。4下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：先把光标定位在要插入照片的地方，单击“插入”“域”在“域名”处选择“Includepicture”在“域属性”文件名中，为了方便起见填入任意字符，比如“1”单击确定。如图：单击刚才插入的“域”“shift”键 +“F9”键选择“1”点击“插入合并域”插入“相片”点击“合并到新文档”“确定”单击“保存”（在主文档同一目录下）按“ctrl+A” 键全选按“F9”。在同一页纸中出现了多个准考证。五、诸如：毕业证；校牌（胸卡）；学生证；荣誉证；工资条；带成绩的通知书；学生评语都可以采用邮件合并功能来完成。巧用word邮件合并功能批量制作荣誉证书(有照片的工作证)2010-02-22 16:55:48|分类： 个人日记 |标签： |字号大中小订阅 从事电教工作几年来，有好多活动要组织，打印获奖证书是家常便饭，但是以往打印数量不算太多，也就几十张，年前好几个活动一起出了个文件，要打印550张证书，真是让人恼，幸好大学的时候搜索黄色录像和电脑驱动使我积累了一定的搜索技巧。三下五除二找到了批量打印证书的办法，还不止一种，微软Office办公组件中的WORD和金山WPS 文字2007均有“邮件合并”这一功能，熟练掌握这一功能，将使我们批量填写各种证件变得十分轻松，甚至微软的word和excel结合还能批量打印带照片的证书、证件，呵呵。本文将以利用word邮件合并功能批量制作有照片的工作证为主题作阐述。Word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则Word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。 素材的准备 这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“E：职工信息”。建立职工信息数据库 使用Excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“E:职工信息001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图 1所示。图1 创建工作证模版 启动Word 2003，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”，这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。图2 添加域步骤1选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。 步骤2点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。 (数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。简言之，只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。)图3 步骤3将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图 4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。 图4 步骤4以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。 步骤5将光标定位于“中学工作证”右下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照片。按“Ctrl+F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片 ”(不含外边引号)，注意其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。 （步骤5写的过于简单，有个河南的网友打印学生信息及照片，信息打印正常，照片不显示，现将INCLUDEPICTURE的语法和详细使用方法放于以下链接/blog/static/2905809420109135057417/，我也从这位网友那里学到，一页上打印多条记录，用插入word域里的“下一记录”命令）步骤6最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标)，将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新生成Word文档，至此，“中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。 小提示：如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，你可以按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。【转自www.bitsCN.com】邮件合并还包括以下的应用领域： 1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。 3、批量打印请柬：同上2。 4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。 5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。 6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。 8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。如何打印荣誉证书-邮件合并 2011-04-13 13:39今年高一级部搞了个电脑作品比赛，学校决定给学生发证书，共计8个一等奖，15个二等奖，怎么打印证书呢？先在WORD中设计好格式，如“同学在2011年烟台开发区高级中学电脑作品比赛中荣获一等奖，特发此证”，然后打开邮件合并工具栏，如图所示。共分三步。单击工具栏中“打开数据源”按钮，名单一般放在中。插入域，光标置于“同学”的前面，单击工具栏中“插入域”按钮。合并到新档。单击工具栏中“合并到新文档”按钮。excel中有几个姓名，就合并成几页word文档，每一页中应该出现姓名的地方都是从excel中取得的姓名。下面打印就行了。用永中Office的邮件合并功能批量打印证书每年六月份是各学校毕业生工作最繁忙的时段，统计学生资料、成绩、打印毕业证书等等，有大量的数据信息需要处理，必须要认真仔细对待的一份十分繁琐的工作。在传统情况下，我们手动在毕业证书上进行填写，十分烦琐。 而今天我们就利用永中Office 的邮件合并功能，来学习如何快速处理大批量的毕业证书，使我们各位老师的管理工作可以变得更为快捷轻松。这里我们以制作初中毕业证书为例:步骤一:制作证书模板先建一个文件处理文档，选择“格式化-分栏”命令可以将页面设置为三栏的效果，在相应的位置输入对应的内容，将需填写学生信息的地方空出，可以制作出如图1的毕业证书效果。图1步骤二:建立学生资料库切换到电子表格应用中，在工作表中将各个学生的毕业证年号、姓名、性别、学籍号等信息输入完成，如果有已统计好的文档，可以将内容直接复制到工作表中或将xls格式的微软导入到当前集成文件的电子表格中，完成后如图2所示:小窍门:学生的学籍号一般由16位组成，输入单元格时会显示为科学计数法形式，不易查看，可以修改单元格格式为数值型即可正常显示了。图2步骤三:进行邮件合并将打印毕业证书的资料准备好后，就可以利用永中Office强大的“邮件合并”功能快速完成工作了。在文字处理应用中选择“工具-信件邮件-邮件合并”命令，按提示信息点击图上的折叠按钮(如图3)，将自动切换到电子表格中应用中，然后拖拉选取相应的学生资料信息，返回文字处理中。图3之后会界面中会出现邮件合并的工具条，那么接下来在相应的位置插入对应的合并域信息，效果如图4:图4再点击邮件合并工具条上“合并到新文档”按钮，就会出现一个新的文档，其中已将每个学生的毕业证书填写完成了，可以浏览一下实际效果，如图5:图5然后在打印机中放好空白的毕业证书，点击“打印”按钮即可快速完成每位学生的毕业证书填写，最后只需盖上学校的公章就大功告成了。利用邮件合并快速打印荣誉证书“七一”到了。单位表彰模范（优秀）共产党员时，需要制作一批荣誉证书。证书上的姓名一般采用手工填写或打印。如果采用打印方法，通常是在每张证书上填写姓名后即按打印。若表彰人员众多，则如此打印比较繁琐。我们可以利用WPS文字的邮件合并功能，结合WPS表格（ET），一次性打印所有证书。 1、制作数据源文件。 在ET中输入字段：姓名，并输入所有表彰人员姓名。保存文件（假设文件名为“表彰.ET”），数据源制作完毕。如图1 图1 2、在WPS文字中制作文件模板。如图2 图23、点击菜单：“工具邮件合并工具栏”，打开数据源（上面保存的文件“表彰.ET”），与包含表彰人员的ET表格进行连接。如图3 图34、在文件模板“同志”前插入合并域，选择域名称“姓名”。点击“查看合并数据”图标，可切换域与实际姓名。如图4 图45、点击邮件合并工具栏上的“合并到打印机”，选择全部合并记录，确定即可一次性打印所有证书。如图5、图6 图5 图6（WPS官网版权所有，如需转载，请注明出处）用word和excel批量打印奖状、准考证等证书 第一 打印奖状：用Word打印荣誉证书时，证书上有一部分内容是公共的，只是获奖者姓名、作品名称、获奖等级等不同而已，如果通过手工逐张修改后再进行打印，当荣誉证书数量较多时，做起来很烦琐，而且容易出错。利用Word2003的邮件合并功能，能方便快捷地完成荣誉证书的打印工作，大大提高工作效率。具体做法如下：一、设计好获奖统计表把获奖情况用Excel统计好并保存这个文件，文件名是“优秀论文获奖统计表”。二、输入荣誉证书正文在这张荣誉证书中“姓名、论文名称、奖项等级”这三个项目是不同的，设置的思路是通过Word2003的邮件合并功能，把“优秀论文获奖统计表”的各位获奖者有关内容自动合并到这张荣誉证书中，并打印出来，这样就可以一步到位地完成荣誉证书的设置工作。三、利用Word2003合并邮件功能进行打印录入了这张荣誉证书后，按如下的六个步骤进行合并打印设置。1选择菜单“工具信函与邮件合并邮件”，在右边任务窗格中，在“选择文档类型”中选择“信函”类型点击“下一步”。2进入到第2个步骤“选择开始文档”在任务窗格中，选择“选择当前文档”，点击“下一步”。3第三个步骤是“选择收件人”，这个步骤中必须选择“现有列表”，再点击“下一步”时，会弹出一个“选择数据源”对话框，用鼠标点击上面的查找范围右边的选择框中的按钮，浏览找到获奖统计文件“优秀论文获奖统计表”，用鼠标选择这个文件，再点击右下角的“打开”按钮，这时弹出“选择表格”对话框，按默认选择点击“确定”按钮。进入到“邮件合并收件人”对话框，继续点击“确定”按钮。4这个步骤是“撰写信函”，是把表格中的数据智能化插入到荣誉证书中关键的一步。用鼠标选择荣誉证书中的“(姓名)”再在右边窗格中用鼠标点击“其他项目”选项，弹出“插入合并域”对话框，选择“姓名”，让荣誉证书中的“(姓名)”与“插入合并域”中的“姓名”对应起来，然后点击“插入”按钮。关闭这个“插入合并域”的对话框。再用鼠标选择“论文名称”重复上面这种操作方法，完成荣誉证书上的“论文名称”、“获奖等级”与“插入合并域”的“论文名称”、“获奖等级”相对应的设置工作。5点击“下一步”，进行“预览信函”，可以看到通过合并邮件设置出来的荣誉证书的样子。6完成以上的五个步骤后进入到最后的一个步骤。这时右边任务窗格如图4所示。当移动鼠标到“合并”下方的“打印”时出现“合并到打印机”提示字样，点击这个“合并打印”按钮弹出一个打印设置对话框，选择合适的打印形式，确定后，Word2003便把“优秀论文获奖统计表”中有关的“获奖者姓名”、“论文名称”、“获奖等级”自动合并到荣誉证书中，然后把所有的荣誉证书逐张打印出来。荣誉证书打印的效率便大大提高了。第二 打印准考证：1将准备好的EXCEL数据文件另存为一个新的EXCEL文件，文件中的数据尽量分成平均的9部分，然后将后面的8部分依次剪切复制到第1部分的后面，第1部分的字段名该为“姓名1”、“班级1”、“考场号1”、“准考证号1”，后面的各部分的字段名分别为“姓名2”、“班级2”、“考场号2”、“准考证号2”，“姓名3”、“班级3”、“考场号3”、“准考证号3”，“姓名9”、“班级9”、“考场号9”、“准考证号9”，如此，将原来的366条记录改成了41条记录，每条记录包含了9各学生的准考证信息。修改后的EXCEL文件只用作打印，不适合对每一个学生的排序、统计等操作，因此要保存好EXCEL原始文件。 2新建一个WORD文档，在一个页面中打印好9个空白的准考证。 3打开视图-工具栏-邮件合并，在邮件合并工具栏中点第二个按钮“打开数据源”连接到第1步中处理好的EXCEL文件。 4在工具栏中点第6个按钮“插入域”，依次在每个准考证中的相应位置插入字段“姓名1”、“班级1”、“考场号1”、“准考证号1”，“姓名2”、“班级2”、“考场号2”、“准考证号2”，“姓名9”、“班级9”、“考场号9”、“准考证号9”。 5.在工具栏中点第8个按钮“查看并合并数据”，可以看到数据合并以后的效果。 6.在工具栏中点倒数第4个按钮“合并到新文档”或倒数第3个按钮“合并到打印机”，就可以把所有的准考证打印出来了。 这种方法第1步麻烦一些，但比编程、调试程序要轻松多了。用Word2003合并邮件功能快速打印荣誉证书用Word打印荣誉证书时，证书上有一部分内容是公共的，只是获奖者姓名、作品名称、获奖等级等不同而已，如果通过手工逐张修改后再进行打印，当荣誉证书数量较多时，做起来很烦琐，而且容易出错。利用Word2003的邮件合并功能，能方便快捷地完成荣誉证书的打印工作，大大提高工作效率。具体做法如下：一、设计好获奖统计表把获奖情况用Excel统计好如图1所示，并保存这个文件，文件名是“优秀论文获奖统计表”。二、输入荣誉证书正文荣誉证书如图2。在这张荣誉证书中“姓名、论文名称、奖项等级”这三个项目是不同的，设置的思路是通过Word2003的邮件合并功能，把“优秀论文获奖统计表”的各位获奖者有关内容自动合并到这张荣誉证书中，并打印出来，这样就可以一步到位地完成荣誉证书的设置工作。三、利用Word2003合并邮件功能进行打印录入了如图2的这张荣誉证书后，按如下的六个步骤进行合并打印设置。1选择菜单“工具信函与邮件合并邮件”，在右边任务窗格中，在“选择文档类型”中选择“信函”类型点击“下一步”。2进入到第2个步骤“选择开始文档”在任务窗格中，选择“选择当前文档”，点击“下一步”。3第三个步骤是“选择收件人”，这个步骤中必须选择“现有列表”，再点击“下一步”时，会弹出一个“选择数据源”对话框，用鼠标点击上面的查找范围右边的选择框中的按钮，浏览找到获奖统计文件“优秀论文获奖统计表”，用鼠标选择这个文件，再点击右下角的“打开”按钮，这时弹出“选择表格”对话框，按默认选择点击“确定”按钮。进入到“邮件合并收件人”对话框，继续点击“确定”按钮。4这个步骤是“撰写信函”，是把表格中的数据智能化插入到荣誉证书中关键的一步。用鼠标选择荣誉证书中的“(姓名)”再在右边窗格中用鼠标点击“其他项目”选项，弹出“插入合并域”对话框，选择“姓名”(如图3)，让荣誉证书中的“(姓名)”与“插入合并域”中的“姓名”对应起来，然后点击“插入”按钮。关闭这个“插入合并域”的对话框。再用鼠标选择“论文名称”重复上面这种操作方法，完成荣誉证书上的“论文名称”、“获奖等级”与“插入合并域”的“论文名称”、“获奖等级”相对应的设置工作。5点击“下一步”，进行“预览信函”，可以看到通过合并邮件设置出来的荣誉证书的样子。6完成以上的五个步骤后进入到最后的一个步骤。这时右边任务窗格如图4所示。当移动鼠标到“合并”下方的“打印”时出现“合并到打印机”提示字样，点击这个“合并打印”按钮弹出一个打印设置对话框，选择合适的打印形式，确定后，Word2003便把“优秀论文获奖统计表”中有关的“获奖者姓名”、“论文名称”、“获奖等级”自动合并到荣誉证书中，然后把所有的荣誉证书逐张打印出来。荣誉证书打印的效率便大大提高了。妙用Word邮件合并打印成绩通知单2003-04-10 11:06作者：云南 王兆和出处：电脑报责任编辑：第三步，在成绩通知单表格中调入数据。在表格中，点击“插入合并域”(图2)，在出现的域列表中选择对应的项目，依次进行。点击工具栏上的 “ABC”图标，可以查看到实际调入的数据。将页面上的内容复制并粘贴三次，这样，一个页面上共有4个学生的成绩单。分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域“班级”前，点击工具栏上的“插入Word域”“下一记录”，这样数据指针才会依次往下跳(图3)。第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始，数据指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针会自动下移一个记录。第四步，合并所有数据并生成新Word文档。前面的步骤只是关联数据库并指定数据位置，要生成最终的成绩通知单，必须经最后这一步。点击工具栏中的“合并至新文档”图标，Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中，生成许多页面。这是一个标准的Word文