受控文件管理规定.doc

.深圳市格瑞普电池有限公司文件编号GRP-LD-GA-027版 本A文件名称受控文件管理规定制定日期2011.01.03页 次1OF31. 目的：为了适应公司发展，对与质量体系有关的文件和资料进行有效控制，防止作废文件的非预期使用，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本，使受控文件的管理规范化、程序化，特制定此规定。，2. 适用范围： 适用于深圳市格瑞普电池技术研发有限公司所有质量体系之受控文件及外来文件的管理。3. 定义：3.1 受控文件是“非受控文件”的对称。它是按照ISO9001标准4.2.3 （或GB/T19001及其它体系）要求予以控制的文件。3.2 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。如：电芯工艺、设备参数等。3.3 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件封面一般加盖受控印章。4职责 4.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。 4.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。 4.3研发部、品质部、客服部、设备部等部门负责组织编制电芯工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。 4.4 文控中心负责文件格式的审核、编制受控文件目录清单，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。 4.5各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的受控文件目录清单。 5程序 5.1文件分类 5.1.1质量环境管理手册； 5.1.2质量环境程序文件； 5.1.3作业指导书； 5.1.4 技术文件：QC工程图、检验标准、工艺标准、BOM清单； 5.1.5 管理规定、管理规范； 5.1.6外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等） 6.2 文件的编制与批准6.2.1文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等。必要时，可采用会签或会议方式予以沟通，确保文件的使用者都能理解和得到相应的文件。 6.2.2文件审批和发布权限(一览表) 6.2.3文件编号按文件编写作业规范的有关规定执行。 6.3 文件的发放和领用 6.3.1 受控文件发放前应加盖蓝色“受控”印章，并注明分发序号后发放。文件领用人应在文件发放控制记录上签收。 6.3.2各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。 6.3.3文件因破损严重影响使用时，使用者应向文控中心办理更换手续，交出破损文件，换发新的文件。 6.3.4 受控文件不得随意自行复印。文件因丢失或其它原因（如提供给顾客、供应商、认证、咨询机构）而需申请领用时，由申请人填写发放记录，发放部门核准后发放；提供给 顾客等相关方的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。 6.3.5 受控文件的使用人因工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理： a) 在本公司调动到性质相同的岗位，保留原使用文件； b) 调出本公司或调到与原岗位无关的岗位时，原使用文件由发放部门收回或作出相应的调整。 6.4文件的使用 6.4.1 所有场所使用的有关文件应是现行有效的版本。 6.4.2 所有文件使用人应经常查阅受控文件清单和本部门适用的受控文件清单，了解文件的现行修订状态。 6.5文件的更改 文件更改或作废时，由申请者填写文件更改申请单或文件作废申请单，按原文件审批程序批准后进行更改或作废，并将更改后的正稿或作废的相应文件交至发放部门，由发放部门按原发放单位进行发放，同时收回相应的作废文件并在文件收发控记录上作相应的记录。 6.6 文件的管理 6.6.1 本公司的文件以书面形式为准。 6.6.2 任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 6.6.3当组织机构、职责和权限调整，文件控制部门应组织对文件适宜性的评审，确定是否修订，修订文件应重新履行审批。 6.6.4与质量/环境体系相关的文件都必须分类存放在干燥、安全的地方。 6.6.5各部门文件由本部门负责人保管，体系维护专员每季对各部门文件保管情况进行检查。 6.6.6 对受控文件，各部门负责人应及时填写本部门的适用受控文件清单，并及时按需更新。1. 6.6.7文件签收要确认1.1文件接收人在接收文件时，要根据文控中心制作的签收表仔细核对文件的名称、编号、页数、版本状态等是否与所发一致、确认无误后方可签收。文件一经签收，则即属于文件接收部门使用和保管的范围。1.2文件接收部门在文件受控期间如果人为将文件丢失，则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。2. 换版或作废文件回收要及时2.1文件接收部门在接到文件换版或作废通知后，一个工作日内（特殊：如比较急的文件文控中心第一时间下发，接收部门第一时间回收。）给予回收完毕，逾期者则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。如果由于未及时回收导致用错标准发生质量事故，则视情节严重程度追加惩罚。2.2 文件接收部门在及时将“换版或作废文件”交至文控中心时，经文控中心核实确为全部回收时，文件接收部门负责人须在该文件收发控制记录表中“回收人”一栏签名，此签收记录由文控中心存档。3. 文件受控前要做好自我审核3.1为确保下发文件符合ISO体系要求，文件制定者在将文件交至文控中心前要进行自我审核。自我审核包括：“文件名称、”“文件格式”、“ 文件编号”、 “文件内容”、 “版本状态”、 “文件规范性”等。具体参照GRP-LD-WI-001文件编写作业规范。3.2文控中心会对呈交上来即将受控制的文件参照文件编写作业规范，在“格式”、“ 编号”、 “版本状态”、 “文件规范性”等方面进行核对，如有严重不符文件要求时，则由文控中心进行文件受控异常登记（详见附件表格），由文件制定人确认签名，同时该文件退回制定人进行重新审核，直到合格方可受控制下发。异常登记同类现象累积超过3次，则改为开稽核罚单给文件编制部门，做为警示和改善。4. 文件控制表单：文件更改申请表、文件补发申请表、文件遗失补发申请表、文件作废申请表。需求部门可根据实际填写相应表单。6.7 文件的作废与销毁 6.7.1所有失效或作废文件由原拟制部门通知发放部门，发放部门文件管理员按原发放清单逐一收回并记录于文件收发控记录。 6.7.2 作废文件的原稿上加盖“作废”印章，保存于发放部门，不作销毁,其余副本作废文件，由发放部门填写文件作废申请单，经由原文件批准部门批准后，作统一销毁处理。 6.7.3作业现场不准保留“作废”文件。其余留用的作废文件，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理人员加盖“作废”印章后方可保存参考。 6.8 外来文件的管理 6.8.1 收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发,以确保其有效性。 6.8.2 体系维护专员负责收集质量/环境适用法律、法规与其它要求的最新版本,统一编号,加盖“外来文件”印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回。 6.8.3各部门要把与质量/环境体系有关的外来文件填入本部门适用的受控文件清单里。 6.9 文件归档 需要归档的文件，由文控中心档案室按文档记录管理程序，进行分类、编写目录、归档。 7 相关文件 7.1 文件编写作业规范 8相关记录 8.1 受控文件目录清单 8.2 文件收发控制记录表8.3 文件发放申请单 8.4 文件更改申请单 8.5 文件遗失补发申请单8.6 文件作废申请单 9章印 9.1 受控文件章 9.2修订文件章 9.3外来文件章 9.4作废文件章 9.5保存文件章核准审核制定深圳格瑞普电池有限公司文件编号GRP-LD-GA-027版 本A文件名称受控文件管理规定制定日期2011.01.03分 发 号 编制部门编制郭雪勤审核批准品管部日