办公用品采购管理草案.doc

办公用品采购管理规定第一条 制定目的 为进一步落实公司采购管理工作规定,规范公司办公用品采购工作，切实推进公司的有效管理，特制定本规定。第二条 购买原则 为了统一限量、控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都由行政部统一负责。行政部要根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定订购数量。第三条 办公物品采购方式 小型或零星办公物品的采购要由两人以上到指定专门商店采购，要选购价格合适、质量合格的物品。 大宗物品采购可采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式进行，具体规定如下： 1、购单件或批量在5万元以上的物品（低值易耗品除外），应采取招标采购。凡进行公开招标和邀请招标的，应成立专项采购工作小组（孙全根、陈连兴、干雄），依法组织实施招投标。（招标事项参照基建工程项目管理规定执行）； 2、凡采用竞争谈判或询价方式的，要组成有公司多人参加的谈判小组或询价小组，在进行市场调研、多方比较的基础上，经集体讨论提出意见，并报董事长予以确定； 3、经董事长确定后，与供应商签定购货合同。合同由专人保管，合同管理参照基建工程项目管理执行。第四条 办公物品采购过程 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则进行订购。 1、验货 所采购的办公用品到货后，由行政部办公用品管理员按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字验收，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。 2、入账 行政部收到供货单位发票后，须查验订货单位合同，核对所记载的发票内容并在发票背面签字认可后，携验收入库单、结算发票交行政部负责人审核、总经理签字后，行政部办公用品管理员凭发票登记办公用品台帐，做到帐、物一致，最后交财务部复核报董事长批准入账。 3、付款 行政部根据已入账发票金额及付款期限，编制KLD347-B办公用品付款月度计划，财务部根据付款计划安排资金。 4、分发 办公用品原则上由行政部统一采购、分发给各个部门。用品分发后作好登记，写明分发日期、品名与数量等。如有特殊情况，允许各部门在提出KLD-246-B办公设备请购单并获批准的前提下由行政部采购，特殊物品需自行采购，经批准后所购物品报行政部登记备案。 5、保管 办公用品进仓入库后，办公用品管理员按物品种类、规格、等级、存放次序、分区堆码。按送货单序号和货单内容在办公用品收发存账册上进行登录。办公用品管理人员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理。按月向财务部门上交办公用品领用存报表与职工住宅家具登记。第五条 办公物品采购纪律 1、参与物品采购工作人员，不准参加可能影响公平竞争的任何活动；不准收取供货方任何名目的“中介费”、“好处费”；不准在供货方报销任何应由个人支付的费用；不准损害公司利益，徇私舞弊，为对方谋取不正当利益。 2、物品采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应用于降低采购价格；确属难以用于降低采购价格的，一律进入公司财务帐内，不得由部门坐收坐支，不得提成给经办人员。 3、对违反规定的行为，应追究有关责任人违纪责任，由此造成的损失由责任人赔偿，并按公司规定惩处。 第六条 大宗物件报废、更新办法 1、概念界定：大宗物品指单位价值在500元以上的办公物件、易损品（如打印机、电脑、现代办公设备主要配件）等； 2、处理流程：由部门或使用个人向部门负责人提出报废更新申请，并填写KLD-346-B大宗物品报废、更新申请单，经行政部门审批后，由行政部门采购； 3、回收入库：报废物件，由使用部门交行政部门办公用品仓库入库，由行政部定期统一处理； 4、跟踪管理：行政部门对更新物件进行登记，对使用价值进行抽查。第七条 本规定自发布之日起执行。办公用品招标及合同评审表（合同签订前）KLD-345-B 日期;办公用品名称需用部门所需数量预算总价质量规格要求参与招标单位情况1、2、3、4、总报价付款方式质量承诺中标单位及选择理由：供应单位法人代表评 审小 组干 雄陈连兴孙全根财 务 复 核总经理/董事长签 字大宗物品报废、更新申请表 KLD-346-B 申请部门申请人日 期更新报废理由部门经理意 见行政部意见总经理/董事长 意 见备注：办公用品请购单KLD-246-B 日期：请购部门请购人序号请购内容数量价值概算备注合