会中会务工作管理方法.doc

工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码131一、会议中的事务性工作1.组织签到这是企业会议进行中的第一件事，其目的是为了统计好与会人员的出席情况及时间。大会主席报告准确的出席、列席及缺席人数。如果发现重要人物尚未到会，要及时催请。有的重要会议采用签到卡签到的方法，与会人员要在卡片上签上自己的名字后才能进人会场。小型会议一般采用签到簿签到的方法。签到簿的内容通常包括：姓名、性别、年龄、职务、职称等项。例会或人数较少的小型会议，也可由会议工作人员按照预先确定的应到会人员名单逐一进行签到，来一人划一人。这样可以随时掌握到会人员的情况而不必打扰与会人员。这是一般例会工作人员常用的方法。2.分发材料凡是需要发给与会人员的材料，如工作报告、提案议案、规划方案、决议草案、新项目论证报告等，事先都要分装于文件袋内，签到时连同出席证、会议日程表、就餐证等一并分发给每位代表。对于一些大中型的、时间比较长的会议，还要安排会议用车、组织文体活动、搞好医疗卫生、安排住宿等。 3.引导座次召开大中型会议时，为了方便与会者能尽快就座和保持会场秩序，可以设立指示标志或是由会议工作人员引座。工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码132二、安排会议发言会议的发言(包括表决和选举)是会议成员交流思想、表明立场观点的主要手段，对于正式成员来说，也是他们的基本权利。因而，它是企业会议活动的核心内容，没有发言，就没有会议活动。会议的发言以口头发言为主，在特殊情况下也可辅之以书面和声像形式。安排大会发言时，做到在一天的会议里，可以听到企业不同部门、不同下属企业的发言，使与会者了解全面情况。把高层领导的发言与各部门领导或者做具体工作的员工的发言穿插安排，使发言更生动活泼，效益更大。会议发言的主题要符合会议总的精神，注意不要过分重复主题。为了安排好大会发言，保证会议发言踊跃，会议工作人员还应该做一定的促进工作，如印发发言稿等。三、做好会议的记录性工作1.会议记录的特点会议记录是会议情况的真实记载，是会议内容和进程的客观反映，是日后分析、研究、整理会议情况的重要依据。做好会议记录是企业办公室的责任。会议记录属于会议文书的范畴，也是企业内部使用的一种重要文书。会议记录是反映领导活动、决策过程和所做决定的第一手资料，具有一定的实用价值、保存价值和保密性。会议记录的特点如下：(1)技术性强。由于领导讲话速度快，单位时间内信息的含量大，所以，要把稍纵即逝的音节及时、准确、完整、清楚地转换为文字符号，做到音出笔落，需要耳、眼、脑、手并用，边听、边看、边想、边写。工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码133因为一气呵成是比较困难的，所以这就需要在做记录时有所取舍，有的发言还需记录人员用心领悟，分清脉络，先在头脑中进行粗加工后再记下来。(2)知识性强。参加会议尤其是参加集团公司重要会议的人，多来自各个方面的领导岗位，见闻广博，学识精深，他们的发言内容从古到今，从政治到经济、到科学文化，几乎无所不包。因此，要求记录工作人员也要博古通今，博闻强记，才能胜任。(3)被动性强。在做会议记录的过程中，会议讲话人、发言者是主动施事者，记录工作人员是被动受事者。在通常情况下，记录工作人员无法事先了解讲话人要讲什么内容，讲多长时间，记录工作完全受讲话人、发言者的支配，这为做好会议记录工作增添了一定的难度。(4)时间性强。会议记录是会议信息传递的手段，是传达、贯彻会议精神的基础。除了少数会议以外，一般都需要及时将会议记录整理出来，或撰写成会议纪要，或整理成会议简报、快报。特别是领导人的重要讲话、发言，更需要及时整理出来。因此，要求会议记录工作人员必须成为“快手”。2.会议记录的内容及方法会议记录主要包括两方面的内容：一是会议的组织情况，这里应写明会议名称、开会时间(写明具体的年、月、日以及上午、下午、晚上，有时还要写明几点钟)、开会地点(包括楼层、房号、会议室号)、会议主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人。二是记录的主体，主要包括会议主持人的启示性的讲话(开场白)或大会的主题报告、讲话等；主持人以外的其他领导和一般与会者的发言；会议做出的决议、决定以及会议主持人、其他领导对会议所做的总结。工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码134会议记录有一定的方法。现简述如下：记录工作人员在做会议记录时精神要高度集中，全神贯注，耳、眼、脑、手并用，边听、边看、边想、边写，即用双耳、用心听取每个发言者的声音，注意发言的线索、层次；用双眼观察会场的各种动态，包括与会人员的表情、发言者的手势和口形，以帮助理解发言内容；用大脑思考发言内容，确认哪些应当记下来，哪些可以不记，同时琢磨发言的逻辑性，推敲用词，进行粗加工。在一个人发言时，往往有许多人插话。在这种情况下，要两头兼顾，以记主要发言者的发言内容为主，同时尽量记下其他人的插话，特别是不要遗漏重要的插话。有时，与会者七嘴八舌，议论纷纷，在这种情况下，也不要放弃记录，而应通过纷乱的声音，着重捕捉会议主持人的声音。每个发言者的姓名要另起一行，这样既醒目，也便于查阅。姓名要写全称，以免混淆。对别人的少量插话，可用加括号的形式插记。插话比较多的，可以另起一行记录。遇到发言人讲得太快而记不下来时，可以集中精力记下关键的句子或词语，并确保这样记下的语句有完整的意思。不要每句话都只记下几个字，到头来不知所云，达不到记录的目的。碰到一时有写不出来的字时，先用别的同音字代替，不要因想字而漏记其他的话。3.会议记录的方式会议记录的方式有两种：详细记录和摘要记录。(1)详细记录。就是有言必录。要求记录人员对会议的全过程、所有发言人的发言，包括发言中的插话，都要原原本本地详尽记录，不能提纲挈领，不能只写重点，不能只记结论，更不能随意增删取舍。一般工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码135来说，对于特别重要的会议，都应进行详细记录。为了准确、完整地记录，一般都配备两个以上的记录人员同时记录或用录音机进行录音，以便会后核对、修正、补充。但对于一些口语、俗语、重复的词语，大可不必详细记下来。采用速记进行详细记录的，在会后要用通用字整理出来，不能用速记稿代替正式会议记录，更不能将速记稿作为档案存档。运用汉语做详细记录，可以采用以下一些方法：写简称。在他人能够看懂的情况下，对单位的名称、地点、人名、术语等只记录简称。缩写。对一些常用的词、词组和术语，在他人不会产生歧义的前提下，可以采用缩写记录。写符号。可以按照约定俗成的习惯符号或自拟符号代替常用词。如“因为”、“所以”可用“”、“”来记录，“88号”可用“88#”来记录。省略的方法。第一，省略词语和句子中的附加成分、相同成分。比如“但是”可以只记“但”，“必须”可以只记“须”。对于词语和句子中的几个词的相同成分，也可省略，比如“工业、农业”可以记成“工农业”。第二，省略比较长的成语、俗语、熟悉的词组、句子的后半部分。比如“同心(同德)”，“实事(求是)”、“先天下之忧而忧(后天下之乐而乐)”等。在有可能追记的情况下，也可以省略词组、句子的前半部分，画一曲线代替，比如“(路遥知马力)，日久见人心”等。第三，省略引文，一般用于有关经典著作的引文。即遇到讲话者引经据典时，只记下起止句子或起止词即可。以拼音的方式记录。一时想不起来的字或难写的字，可用汉语拼音来代替。留空。记录中遇到发言者引用有关材料时，如果需要详记，但一工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码136时又记不过来，就可以先记上一句，留下空当，待会后找出有关资料再补记。用外语辅助记录。即用外语词汇的缩写来记录中文词语，如“世界贸易组织”可用英文缩写“WTO”来记录。无论采用以上哪一种方法做详细记录，都应在会后对会议记录进行一次整理，形成完整的会议记录文件，以免日后影响会议记录的使用。(2)摘要记录。是指只摘取与会者发言的重点、要点和会议主持人讲话要点的记录。这种记录方法要求记录员能迅速判断发言的主要内容，在掌握议题的轻重程度和发言人的发言宗旨、意图、目的以及发言内容的价值的基础上记下该记的内容。做摘要记录必须要注意：第一要精确，不能由于省略而歪曲发言人的原意；第二不能上言不接下语，牛唇不对马嘴；第三不能遗漏讲话者的主要观点，更不能使发言内容面目全非甚至是非颠倒。会议记录是采用详细记录还是采用摘要记录，应根据情况决定。决定重大原则问题的会议，涉及面较宽、有重大影响的会议以及高层次的会议，需要采用详细记录。一般事务性的会议、不太重要的会议采用摘要记录。而对于那些仅仅是碰个头、交流一下情况，或者是激励、表彰性会议，或者是一些大型的、时间短暂且有现成讲稿的会议，就不必再专门做会议记录了。究竟是采用详细记录还是采用摘要记录，也是相对而言的，要做到详中有略、简中有繁。在记录时，对与会议议题有密切关系的方针、政策的基本精神和基本事实要详记，阐述、解释这些内容的话语可以略记；与会议议题有关的新鲜提法、事例要详记，与前面内容重复的可以略记；分歧的观点、对立或不同的态度、办法应详记，赞同性的发言应略记。工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码137另外，还可运用速记做会议记录，它是指运用各种速记符号对语言进行记录。速记是会议记录人员(主要是会议部门的秘书)应该掌握的一种技能。速记与通用文字记录不同，它是采用同音归并和近音归并的方法对信息进行压缩，以使记录的速度与讲话人的语言表达速度同步。速记是一门技术性和实践性都很强的技能，需要专门训练，这里略去有关速记的训练学习方法。4.会议记录的核校和确认在会议结束后要全面检查，核对记录，并对会议记录进行确认。这样，一方面可对会议过程中所记内容进行补充和校正，为整理工作带来方便，有利于提高整理工作的质量；另一方面使会议记录具有普遍认可的效力。核对记录的方法，一是多人记录，集体核对，然后分头整理，整理完后，再互相校阅。这种方法准确率高，不易有大的遗漏和错误，但花费时间较多。二是多人记录，集体核对，一起整理。即记录人员一边核对一边由一人执笔当即整理出来。这种方法准确率也比较高，但花费时间也比较多。三是多人记录，分头核对，分头整理。记录人员整理时以自己所记为主，参考其他人的记录。这种方法整理速度比较快，花费时间比较少，但应注意不要遗漏，遇到问题应及时提出来研究，最好有一人统稿。四是一人记录，一人核对、整理。遇到不清楚的问题，记录员可与发言人本人或其他与会人员核对。对会议记录进行确认的方式有两种，一种是记录人在会议结束后，将经整理的会议记录呈交会议主持人过目，主持人在确认记录无误后签字，并在记录的结束处做出记录终止符号“#”，以防他人随意增添其他内工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码138容。第二种是在会议结束之前，会议记录人将本次会议记录的全部内容当场口述给全体与会者。如记录的内容有出入，可当场修正；如确认记录无误，且与会者集体通过，则最后由会议主持人在记录结束处做出记录终止符号“#”。5.会议录音记录以音像形式做会议记录，现在已经为越来越多的会议记录人员所采用，因为它们具有快而逼真、准确的优点，所以具有强大的生命力。音像记录的具体形式有录音记录、录像记录和摄影记录。目前较多采用的是录音记录，所以，这里只介绍录音记录方法。做好录音记录工作，就要做好以下几方面的工作：(1)录音机和磁带的选择技巧。对于经常要做大型会议录音记录的企业，应选择盘式录音机。盘式录音机一次性录放的容量大，可减少换带次数，保证录音内容的完整。也可同时选用中、高档的盒式录音机。磁带的档次要根据录音机的档次和质量来确定。一般来说，做会议录音使用普通的低噪音磁带就可以了，而考虑到存档的需要，最好还是选用档次比较高的磁带。(2)录音前的准备工作。录音前的准备工作，包括以下几个方面：一是要对用过的录音机进行认真的清洁、检查，尤其要清洁录音机的磁头。二是要准备足够的磁带，并且在会前做一次试录音，检查录音机的工作情况和录音效果。将磁带前端的白带子卷过去并准备高能电池。三是要提前到会场，找好录音的位置，摆好录音机，接好电源。为保证录音效果，使用盒式录音机录音时，录音人员应坐在主席台附近，不能坐在扬声器下，以避免把其他杂音录进去。(3)录音当中的监听和观察。为确保录音工作正常进行；开始录音工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码139后要充分利用录音机的监听功能来监听录音效果，最好始终都带上监听器监听。此外，要随时观察磁带的转动和转速是否正常，是否有卡带和绞带现象；要注意观察电压、电流指示情况；录音过程中要注意适时翻转或更换磁带，要选择在讲话人喝茶、停歇的时候换带，也可在讲话内容不很重要或属于重复性、解释性的讲话时，可迅速翻转或更换磁带。对更换下的磁带，一定要及时地在版面上标注这盒磁带的盒次、面次、会议名称、讲话或发言人的姓名，以免事后发生混乱。(4)会议录音中的辅助性工作。为便于会后整理录音，提高整理录音的效率，因此在利用录音设备进行录音的同时，还要做一些辅助性的文字记录工作。其一是在记录本上简明地记录会议的组织情况，如出席人、列席人、主持人、缺席人等，这些内容在录音材料中是没有的。其二是在记录本中记下讲话人的发言要点。这样做有利于录音人员掌握录音的速度。其三，记下翻转、更换磁带前后的一些讲话，以保证录音内容的完整，同时可记下讲话要点所在磁带的盒次和面次。会议的录音工作是一次性的，录不上无法补救，所以录音工作责任重大。从事录音工作，必须极为认真、仔细，注意力要高度集中，不得马虎。从事录音工作，必须有较强的工作责任心。6.会议简报会议简报是迅速传送会议信息的重要文件。它的主要内容是反映企业会议的情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言的要点，以便让有关领导及全体与会人员及时了解会议情况和讨论结果。会议简报的写作有以下几方面要求：(1)真实。编写的内容一定要真实、可靠、准确，绝不能任意夸大、歪曲和虚构事实。有些重要发言中的数字、事实等写入简报时要核对清楚，必要时还要与发言人核实，以免有差错。工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码1310(2)简要。文字要简洁，内容力求简明扼要，这就要求选择材料必须围绕会议的中心议题，有利于引导问题的进一步探讨，以便开好会议。一份简报最好一千字左右。(3)快速。要有强烈的时效性，力求迅速、及时地反映会议情况。为了及时传送信息，让领导及与会者了解会议进程、发言情况，编制简报应在“快”字上下功夫。要做到上午讨论情况，下午写出简报；下午讨论问题，晚上写出简报。会议记录员要一边听发言，一边分析、归纳，讨论结束便可以马上写出报道。(4)要有新意。会议简报应力求反映新情况、新问题、新经验，要有新意，要能给人以启发、借鉴。(5)要按格式办报。会议简报有相对稳定的格式，一般分报头、正文、报尾三部分。如下例所示。会议简报第期会议处编 年月日 送：(上级领导)发：与会代表 共印份四、选举表决服务工作会议选举是指，享有选举权的人在企业会议上按照一定的程序和工 具 名会中会务工作管理方法检索编码CM030736页码1311方式，对候选人表示赞成、反对或弃权的行为。会议选举工作可以极大地提高企业员工的责任感和工作的积极性、创造性，有利于密切领导与员工的关系，克服官僚主义，改进工作作风。因此，会务人员要认真做好选举、表决的服务性工作。具体说，有以下几项工作内容：第一，根据选举法或有关文件规定，拟定该次会议选举的规则。第二，根据有关法规规定，做好选票的准备工作。选票的大小、格式、颜色要统一；要准备两套以上用不同颜色印制的选票，以备选举无效重新选举时使用；按代表团(组)或选区人数将票分好，装袋密封，指定专人负责保管待用。第三，协助会议主席团推选监票人。监票人由各代表团(或小组)推选，从与会的正式代表或委员中产生，人数由会议主席团确定。总监票人、监票人的职责是核实出席会议的有选举权的代表或委员的人数、检验票箱、分发选票、监督投票、清点选票、进行计票、宣布选举结果(或由会议主席宣布)。第四，协助会议主席团组织投票。具体工作是：划分投票区；划定合理的投票行走路线；主席台单独划分一个或几个投票区，单设票箱；分发选票，精确统计到会人数和缺席人数，并和签到人数进行核对，将结果报告总监票人；协助监票人当众检查票箱并向全体选举人显示票箱内有无选票，符合要求后，则将票箱上锁或加封条。第五，协助监票人清点票数并计票。投票结束后，会务人员当场开启票