供应商结算管理制度.doc

供应商结算管理制度一、付款方式（一）预付款方式：1、此种方式只适用于合同中规定的以预付款方式结算的厂家，特殊情况下需要付厂家预付款时，必须由业务部按要求提交预付款申请单报批后付款。2、预付款的冲帐时间一般在商品到达的半个月内完成，即商品到达后发票送达，否则将影响财务核算及财务利润。3、行预付款的商品和供应商必须具备如下特征：A、市场上畅销的品牌，同时在我公司销售排行的前20%的商品；B、节假日期间畅销，需要特殊备货的商品；C、现款采购价格和其他付款方式相比应有明显的优势，商品的销售毛利率至少高出30%，且保证过季后商品不能积压。（二）按账期结款方式：供销合同中约定、且市场销售较好的生产厂家、代销商，可执行按账期结算。分别为账期7天、账期10天、账期15天、账期30天等。账期7天就是供应商送货后7日内付款，其余类推。（三）按月销月结方式：1、 按此方式有月结30天、月结45天、月结60天等。即在商品销售下月的10-28日对帐，并提交发票及结算单，月结30天的付款期为对帐月的次月1-10日内付款；月结45天的付款期为对帐月的次月15-30日内付款；月结60天的付款期为对帐月的下两个月的1-10日内付款。2、 月结方式要求财务结算科参照供应商的销售和库存情况，按照送货单据号依次结款，通常供应商结款额应付帐款余额库存商品余额，防止因已结清货款的商品节日过后或因季节的原因返厂使供应商的应付帐款形成负数。3、 采配中心向财务资讯部提供供应商合同及付款条件明细，在无特殊理由的情况下，财务部保证按合同付款，但财务资讯部有权查询此类供应商的库存和销售情况，如果出现库存异常或平均库存周转超过本类商品平均周转天数的情况，财务资讯部应及时通知业务部并暂时停止支付货款，待问题解决后方可付款。4、 各分店因不掌握直配供应商的应付和库存情况，所以不经总部采配中心和财务资讯部的同意和部长的签字不能直接打返厂单，否则容易造成供应商的欠款。（四） 联营专柜供应商的结算：采配中心应向财务资讯部及分店提供供应商付款方式及扣点明细，各分店根据供应商的账期及扣点上报结算科销售额，联营专柜会计根据账期及扣点予以复核，复核无误后生成专柜采购挂支单并上传，付款审批等同上。（五） 分店自采结算方式1、 统一结算分店自采结算（1） 内部核算分店的范围包括长春市内四家分店和加工厂。（2） 内部核算分店自采商品的范围目前只限定在农副产品、生鲜制品和加工间生产用辅料，不经总部采配中心的批准，各店不得随意扩大分店自采的采购范围。（3） 由供应商送货的商品是将商品送到市内分店后，分店接货部和卖场共同验收并打印结算单据，结算单据由分店财务店长核对签字，由分店填写自采商品付款单，交总部财务结算科报批。（4） 由总部采配中心业务员为分店采购的商品是将商品送分店，分店验收后打印结算单，由接货部、卖场及分店财务签字后带回总部填写付款申请单由总部财务结算科审核后报财务总监和总裁批准后付款。2、独立核算分店自采（1） 独立核算分店的采购范围包括市内分店自采的范围外还包括部分由当地供应商所经营的商品。（2） 分店应在年初与供应商签订全年供货合同，合同的样本应与总部相同，合同中应注明结款方式和结款期限等条款，付款的方式参照总部的付款方式。（3） 地产品或当地供应商代理的商品与总部直配和配送的商品相比价格有明显的优势。（4） 外埠分店增加自采商品的品种，需经总部采配中心的同意，经部长和总监签字，否则财务资讯部不能增加供应商及商品信息，分店应将自采商品的价格、毛利率、预计销售量及销售额几周转天数、收取的各种通道费用的复印件报总部财务资讯部备案。（5） 总部采配中心应对分店的自采价格进行监督，发现进价高于总部进价的商品应进行纠正，同时应通知总部和分店财务暂时停止支付货款，待查明原因和改正后在进行支付。（5） 分店每季度向总部财务和业务上报分店自采商品销售及库存情况表，报表的格式如下：分店自采商品销售、库存情况表 店 年 月 日供应商编码供应商名称本期购进累计购进全年销售已销商品毛利率期末库存额备 注合 计(七) 加工厂自采的核算1、 由于加工厂的采购业务比较特殊，价格上没有可比性，所以原材料采购入库必须严格控制，建立入库登记制度。要求验收单有验收人员、车间主任和主管生产的厂长签字。2、 建立原材料消耗定额即计划成本单，定期考核原材料的消耗是否合理，并每半年向总部上报一次。3、 月底由加工厂财务根据供应商的入库单和供应商的库存确认付款额度，填写采购付款单到总部审批。二、 付款流程（一）直配商品结算流程1、 直配商品由总部业务部根据分店提交的要货单向供应商下采购订单，同时微机系统中自动生成订单序列号。2、 市内分店在接到供应商送到的商品后，由接货验收员和卖场理货人员二次验收，共同签字交接货部录入员生成供应商结算单及商品入库单。3、 供应商结算单生成后由分店接货部主任签字、加盖接货部公章、交送货人，送货的供应商应保管好手中的单据，丢失后不能再补打，特殊情况应由分店核对库存后出具证明。分店库存会计每天核对订单与入库数，确认无误后进行帐务处理。4、 供应商按规定时间到总部财务资讯部结算科对帐。由负责结算的会计根据供应商的结帐期及应付帐款数和供应商的库存数之差生成付款通知单。5、 供应商根据付款通知单核对手中的结算单，核对无误后根据付款通知单和结算单开具发票送总部结算科。总部结算科接到发票由结算员审核发票的名称、金额和税号、银行帐号等是否正确，加盖名章传递给结算科长进行二次复核，无误后传递给往来制单会计，往来会计将发票入帐，抵扣联和付款单撤下，并在付款单上注明“发票已入帐”、“XX年XX月XXX号凭证”，加盖个人名章。之后，付款单返回结算科长处，准备按帐期付款；抵扣联交主管税务的会计到税务局验证。6、 结算科长将付款通知单按帐期整理，付款前将即将付款的的供应商应付帐款和库存金额标注在付款单上，不够付款条件的撤下。之后将付款单传给部长，部长审核无误后加盖名章传递给财务总监，财务总监审核后报给总裁审批。7、 普通发票和持有农副产品自产证的供应商的发票同付款通知单一起上报审批。8、 总裁批准后将付款单传给结算科，结算科出纳员填写转帐支票和其他形式付款单据。9、 出纳员将填写完的支票送交银行付款。10、总部结算会计每月15日前将业务与财务进行对帐，发现错误马上解决。对供应商应付帐款为负数的情况每月进行跟踪、清理。(二) 独立核算分店自采结算流程1、 卖场根据商品情况填写要货单，要货单必须经卖场经理和业务科长签字，接货部根据要货单明细生成订单；2、 接货程序要求和直配商品一样，必须有接货部、卖场的签收单后生成结算单；3、 供应商根据供销合同规定的时间到分店对帐，分店根据对帐结果填写付款审批单和付款通知单（采购挂支单）；4、 供应商根据对帐结果提交发票，分店应将结算单收回并加盖“作废”章。5、 分店应在每月的5日前应将分店自采商品明细表和付款计划报总部财务资讯部，财务资讯部将分店上报的分店自采商品付款审批表和各店已上报批准的自采商品明细及上季度填报的自采商品的跟踪考核明细相核对，确认无误后履行审批手续，经审核批准后方可付款。自采付款审批表见附表：分店自采商品付款审批表 店 年 月 日供应商编码供应商名称付款金额应付帐款余额供应商库存备 注合 计分店总经理： 财务经理： 经手人：分店联营商品付款审批表 店 年 月 日供应商编码供应商名称付款金额供应商销售供应商销售扣点备 注合 计分店总经理： 财务经理： 经手人：6、 对自采商品的付款及帐务处理参照供直配结算程序。7、 开具农副产品发票的供应商应提供农副产品自产证，由分店根据结算单开具农副产品收购发票。8、 分店财务将根据审批后的付款通知单填写支票付款。（二） 非独立核算自采商品的核算1、 分店自采商品的供应商或总部的业务员将自采商品送致市内各分店，各分店由结货部和卖场相关人员组织验收，验收后打出自采商品结算单并加盖接货专用章；2、 自采商品的供应商按合同约定的时间到分店财务对帐，分店核对无误后填写自采商品付款申请单交总部财务资讯部履行审批手续，批准后方可付款。3、 由总部生鲜部业务员代采的商品由总部业务员填写付款单，然后统一交财务资讯部，经批准后付款。（三） 总部自采商品付款1、预付帐款的付款（1） 总部采配中心根据订货情况填写预付款申请单，经采购部长、业务总监审核签字，付款单应附带订货明细及库存情况；（2） 预付款申请单报财务结算科审核、财务总监和总裁审批后付款；（3） 商品入库后，经办人将入库单和发票附在一起拿到财务报帐，财务结算科应核对发票和入库是否一致，无误后做冲帐处理。（4） 财务结算科应每月核对一次预付款的报销情况，对长期为能报帐的预付款及时追缴，下发预付款催收单，单据格式如下。预付款催收单采配中心负责人： 你部门下列人员经办的预付款业务至今没有报帐，请协助及时催缴。经办人