会议管理总结

1 / 46 会议管理总结 郴州金科四季度会议管理情况汇报告 本季度由本人接手会议管理工作，本人严格按照金科集团会议管理办法，优化会议管理流程，进一步规范公司会议管理制度化 、标准化。下面就郴州公司第四季度会议管理作汇报： 一、会议管理的基本情况： 1、本季度，郴州公司共召开 82 个会议，其它视频会议 48个，现场会议 34个。日均一日一会。 2、 郴州公司一共有大、小两个会议室，大会议室大概可以坐 60人左右，小会议室一般可以坐 15人左右，一套华为视频设备，一套音响功放设备安装在大会议室内，目前所有设备均正常运行。 3、郴州公司会议召开的分类分为视频会与现场会两大类，其中大型全员会议，如 “ 半年度总结表彰大会 ” 一般都在大2 / 46 会议室召开。一般小的部门级会议，或只有少数几人参加的视频会一般都在小会议室召开。 二、会议通知： 目前郴州会议通知由会议管理员在每周星期四之前收集各部门提交上来的会议通知，由会议管理员按时间顺序统筹整理成册，然后发布在公司的员工交流群中， 并且由会议管理员将每周提交上来的会议计划在本公司正式通知中发文。 对于公司会议通知，目前采用办公平台发布会议通知，即时消息加以辅助，员工交流群发布消息，或直接电话通知联系。 三、会议室的申请： 郴州公司会议室申请，上季度是由手工登记到册，然后按照登记在册执行。四季度，已将集团的会议管理系统用上了， 现在操作起来非常简便，既方便了员工也方便了会议管理员，现已对各部门内业作了一对一对的培训。会议申请、 3 / 46 及会议通知、会议管理上都能起到实用。 四、会议室的使用后登记： 为加强公司会议室使用完后的管理，本季度结合郴州公司实际情况，制作了 “ 郴州公司大小会议室使用登记表 ” 具体由会议申请人开完会后，填写好表格，交会议管理员签字，会议管理员确认会议室实际使用情况再签字。 整体上来讲，郴州公司会议管理上日益完善，从会前通知收集到会后管理，都能做到有人管理，有相关责任人。但也存在不足的地方，如：临时会议的管理，会议室卫生的管理，会议室设备使用培训，这些不足都是我以后工作努力的方向。 会议管理读后感 近日来，选着了会议管理一书进 行阅读，这是一本企业管理类的书籍，这本书，除介绍了如何开好单一会议的概念外，还介绍了有关会议地图的概念，从全局的角度出发，从系统的角度出发，理解企业，理解组织，并在此基础上安排4 / 46 会议，是可以在实践中执行的一本工具书。这本书对会议控制做了全面的解读，还让我们对提高会议效率有不少切实有用的做法来参考。 其中书中阐述了开好会议的 15 个要点，其分别是：确立明确的目标；完善信息的采集与分析；追求不断的创新； 制定周密的计划；实施严格的现场管理；结束与细致的总结；争取优秀，而不是完美；了解会议涉及的行业；尽量全程参与会议；合理控制预算；记住、顾客永远是第一；最大限度地使用技术；清晰而明确的沟通；成熟的危机管理；提供足够的价值。这其中的 15 个要点，每一个企业，每一场会议，都不可能完美的做到所有的要求，但是，只要有意识的朝着15要点完善，那每一次新的会议，都会比之前的会议做的更好。 联系到实际工作中来，我 们应该召开和参加好我们的早会晚会以及每周的部门例会，公司组织我们参加的其他会议，做好会前充分准备，及早安排，提前沟通，告知会议目的，议题等，需要组织人员和参会人员事前的准备等，把我们的会议经营得有效率。把我们的团队经营得更好，做出更多的成绩。会议结束后，与会人就某一问题达成一致意见。我们要充分尊重会议结果，并在以后的工作中贯彻实施。 5 / 46 当然有时去参加完会议确实觉得想解决的问题没有解决，有时也觉得有 点浪费时间，但仔细想想：只要公司通知应该参会，有哪个会议不重要呢？哪个会议我们敢或者能不参加呢？当然我确信：通过大家不断学习和努力，我们一定会把会议开得更有效率和更有魅力，让会议不再控制我们 ,而是更好的为我们的工作提供高效服务。 2016年视频会议系统管理工作总结 为确保我镇视频会议系统的正常运行及相关工作的有序开展 ,进一步提高政府办公效率 ,节约行政成本 ,一年来，我镇在县政府办的领导下，围绕 县视频会议系统管护工作责任书，认真认真开展工作，现将我镇 XX年视频会议系统管理工作情况总结如下： 一、基本情况： 镇位于 县东部，东接安宁市禄 脿镇，南与易门县柏树村接壤，西邻 县川街乡，北与 县金山镇相交，系一市二县交界地，区位优势明显，境内交通四通八达。镇下设党委办、政府办、经济发展办、社会事务办、武装部、统6 / 46 计站、财政所、地税七分局、派出所、信用社、畜牧兽医站、烟叶站、供电所、司法所、林业站、文化服务中心、计生服务所、水管站、国土资源管理所、村镇规划所、中小学、卫生院、邮政所、农技推广服务中心、广播站、以及妇联、共青团、科协、残联、工会 31个单位。 二、主在做法 领导重视，机构健全 我镇认真贯彻落实县政府网络办的会议精神，充分认识视频会议系统管护的重要性，成立了以镇长为组长，分管办公室的镇党委副书记为副组长，相关站所负责人为成员的工作领导小组，明确专人负责视频系统的日常调试和管护工作，确保视频会议系统随时保 持正常。并结合实际，制定了 镇视频会议室管理规章制度。 加强管理，确保正常 自视频会议系统运行以来，我镇严格按照县政府办的要求，及时落实视频会议室，专机专用，并安排熟练掌握计算机操作技术的人员参加县组织的相关培训和会议。定期检查设备7 / 46 的使用及运行情况，发现设备存在的问题，及时调试 ，确保开会时，设备正常。每一次视频会前，我镇视频会议系统管理人员都 严格按照县网络办的要求，做到提前调试，并做好相关会中服务工作。一年来，我镇没有因信号不正常而延误会议的情况发生。 人员到位，做好衔接 我镇注重加强对视频会议系统管理人员培训和管理，落实政府办公室人员和广播站人员组成此项工作办公室人员，负责此项工作的日常维护工作，定期检查调试设备，做好因人员变动等工作的衔接，确保人员及时 “ 补位 ” 。 三、存在的问题及今后努力的方向 存在问题 业务水平还达不到要求。视频会议系统是一项时限性很强的工作，工作过程中，稍有不慎，便会使会议贻误，因此，只有不断提高业务水平，才能做好此项工作。 8 / 46 今后努力的方向 1、进一步提高视频会议系统重要性的认识，强化责任意识。 2、在县网络办的技术指导下，不断提高业务水平。 一、总 则 1、为加强对整个集团的宏观计划管理，进一步提高工作效率，顺利实现集团快速发展的目标，特制定本制度； 2、本制度适用于整个集团公司。 二、会议的组织、时间及地点 1、月度工作总结与计划会议由计划经营部组织召开，集团各职能、业务部门，各子公司参加； 2、月度工作总结与计划会议定期于每月 27日上午 9： 00在集团本部会议室召开，若遇特殊情况，由计划经营部调整会议时间及地点； 9 / 46 3、集团各部门、子公司须提前召开 部门工作总结与计划会议，汇总相关数据，按要求填写相关表格，并于每月 25 日下班前将电子版提交至公司计划经营部。 三、月度工作总结与计划会议内容 1、听取各部门、子公司上月工作总结并审议下月工作计划； 2、总经理对集团公司上月计划执行情况进行总结，并就公司下月工作计划的具体事宜做出整体安排； 3、董事长进行会议总结。 四、月度工作总结与计划会议要求 资料制作与准备 1、汇报材料应统一使用格式，参会各部门需严格按照要求认真填写某某集 团月度工作总结与计划汇报表，并适当提供可以证明部门计划执行情况的相关材料； 2、各部门、子公司应提前召开部门会议，汇总月度总结与计划。部门会议召开时间由各责任人根据实际情况自行确定。 参会人员 10 / 46 1、部门负责人以上职位； 2、各部门负责人根据实际情况确定是否需要部门其他人员参加，并将名单提前告知计划经营部，但原则上每部门不得超过两人。 会议记录与纪要 1、会议须指派专人进行记录和整理； 2、会议纪要在会议结束后两天内通过电子和书面两种方式进行下发，所有与会人员需进行签收。会议纪要接收人不限于参会人员，可包括会议内容涉及但未能 参会的其他人员。 (转 载 于 : 海达范文网 :会议管理总结 ) 会议纪律 为保证会议正常进行，与会人员不得迟到、早退或缺席，否则公司将视情节情况给予相关人员行政或经济处罚。 五、考 核 11 / 46 经会议讨论并确定的工作计划将作为奖罚考核各部门的重要依据。 六、附 则 1、本制度修改及解释权归由集团计划经营部； 2、本制度自 年 月 日起执 行。 七、附 件： 1、集团 年 月份工作完成情况汇报表 2、集团 年 月份工作重点计划汇报表 3、集团 年 月份工作总结与计划会议议程 4、集团月度工作总结与计划会会议纪要 交城神宇煤矿 2016 年 4 月份工作完成情况汇报表 部 门： 负 责 人： 上 报 时 间 ： 编 制 人： 审 核 人： 批 准 人： 3 12 / 46 某某集团 年 月份工作重点计划汇报表 部 门： 负 责 人： 上报时间： 4 某某集团 年 月份工作总结与计划会议议程 会议时间： ； 会 议 地 点 ： ； 会 议 召 集 ： ； 会 议 主 持 ： ； 出 席 人 员 ： ； 会 议 记 录 ： 。 第一项：宣布会议开始。 【时间： 】 第二项：听取各中心上月工作总结并审议下月工作计划。【时间： 】 第三项：总经理对整个公司上月计划执行情况进行总结，并就公司下月工作计 13 / 46 划的具体事宜做出整体安排。【共约 分钟】 第四项：董事长进行会议总结。 年 月 日 呈报：董事长、副董事长； 抄送：集团总裁、各副总裁、副总、总监、部长及相关人员。 企业会议管理流程 德鲁克在卓有成效的管理者里说， 凡是会议过多，一定是管理出了问题 ，会议运营管理能体现一家公司的管理水平。 三星在 90 年度的崛起，李健熙首先发起 公司的 “ 会议文化 ” 改良！ 三星的巨大成功离不开强有力的中控平台，就是高效的 “ 会议文化 ” 体系，以下是三星公司如何高效开会的，与大家分14 / 46 享： 一、凡是会议，必有准备 在三星，永远不开没有准备的会议， 会议最大的成本是时间成本 ，会议没有结果就是对 公司的犯罪， 没有准备的会议就等于一场集体谋杀 。所以，在三星重大的会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。 在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员 ，与会人员要提前看材料 并做好准备，不能进了会议室才开始思考。 二、凡是会议，必有主题 在三星， 开会必须要有明确的会议目的 ，在会议准备的PPT 前 3 页 PPT，必须 显示会议主题。 没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。 三、凡是会议，必有纪律 在三星，开会设一名纪律检查官，在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒， 对于15 / 46 发言带情绪要提醒， 对于开小会私下讨论的行为要提醒和处 罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。 四、凡是会议，会前必有议程 要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员， 使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资 料和安排好相关工作 。每一项讨论 必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。 五、凡是会议，必有结果 开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以， 每个人都要积极的参与到会议议程中来 ，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在 以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有 60 分钟，还有 30分钟，还有 10分 钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再 讨论，达成决议并确认的结论，马上进入 执行程序。 16 / 46 1 六、凡是开会，必有训练 三星把培训是看成节约时间成本的投资， 让员工快速成长。培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。 三星，有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的 “ 会议训练 ” ，而 中国许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如 何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必 要的训练，会让公司的会议变得高效。 开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果 ，适当注意一 些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到 在会上公开称赞、私下批评，在会 中要做到就事论事，对事不对人，争论时 也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称 赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害 别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他 人。有时候要采取民主集中模式，开放心 胸，容纳17 / 46 意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左 右，不要将你的结论强加于人，如果你要 公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要 与会人员讨论的一定不能是 既定的决议。 七、凡是开会，必须守时 设定时间，准时开始、准时结束：准时开 始、准时结束实际上就是尊重别人的时 间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过 久，如不能得出结论可暂放一下避免影响 其他议题。如一个议题一定要有结论的 话要事先通知与会人员，使他们有思想准 备。 八、凡是开会，必有记录 一定要有一个准确完整的会议记录，每次 会议要形成决议，会议的各项决议一定要 有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录 中明确说明，避免会后互相推诿，影响决 议的完成，这点特别重要，企业 的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没 有形成决议，导致会议的作用没有体现出 来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者18 / 46 参与 开会。 九、凡是散会，必有事后追踪 记住 “ 散会不追踪，开会一场空 ” 。加强稽 核检查：要建立会议事后追踪程序，会议 每项决议都要 有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决 议都能完成。很多企业管理人员都没有这 样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样 的要求。 2 十、最后请记住三个简单却很有意义的公 式： 开会 +不落实 =零 布置工作 +不检查 =零 抓住不落实的事 +追究不落实的人 =落 实。 韩国三星集团巨大成功，在很大程度上得益于其独特、高效的会议文化改革。 俗话说： “ 他山之石，可以攻玉 ” 。我们现在借鉴三星公司的做法，来谈一谈 “ 会议 ” 在一个公19 / 46 司中所产生 为 的什 么而 会 重议 且 在 书一要个中公 作司也 中 如提 20 / 46 用此 重到 要 。 ？ ： 如果想以最快速度了解一个公司，就请参加公司会议吧！ 为因 什 为 么 ？ 21 / 46 在召开会议的方式和水平中，融入了该公司的一切。 因为，会议就是企业文化的主宰，是强有力的竞争武器。 但 是 不管是经营良好的公司还是经营不善的公司，其召开的会议都很多。 会议文化的差异造就了经营良好的公司和经营不善的公司 那么 为 什 么 会 22 / 46 议 文 化三星公 如 此 重 要 ？ 吧。 ，让我们看一看韩国司是怎么做的 1993年，三星总裁李健熙通过历时 4 个月的洛杉矶 -法兰克 -尾崎 -东京 -伦敦的长征式的会议，将 1800 多名高级职员召集到海外，进行了 500多个小时的漫长讨论，确立了名为 “ 三23 / 46 星新经营 ” 的战略转型。自那 时起，三星的会议朝着一旦开始，就不是徒费时间，而是向目标指向性会议转变。 为 什 么 三 星 会 有 如 此 的 24 / 46 转 变 ？ 原来，三星是这样召开会议的 一、三星不开无准备的会议：按照 5W1H 的原则来准备会议 即使是细小的事情也毫无遗漏地进行准备，这不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信 感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。 何 25 / 46 谓 5W1H 原 则 ？ Why：寻求为什么必 须召开这个会议、是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案。 What：对议题是否符 3 合会议目的进行检查。 Where：对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。 When：对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认。 26 / 46 Who ： 让 适 合 议 题 的 人 出 席 27 / 46 会 议 。 How：对如何得出符合议题的结论进行讨论。 二 、 三 星 会 议 的 28 / 46 思 想 与 行 动 指 南 原 则 所谓 “ 原则 ” 是指 3 种思考和 3个原则以及 7条规定。 29 / 46 2. 1. 思 1 思考 考如 何、 一 最 下大 3 会限 种议度 地的 30 / 46 减 思必少 要会 考 性 议 3. 思考是否有能够与其他会议合并或委托的方法 第 一 个 原 2 则 ， 、确 31 / 46 定 不 3 召 开 会个议 的 原工 作 日 则 。 第二个原则，将会议时间定为一个小时，最多不超过一个半32 / 46 小时。 第三个原则，将会议记录整理成一张纸。 6. 5. 2. 3.