助管工作记录.doc

2012年2月29日院办开学初，帮助办理研究生开学手续，制作学生信息表格，统计报道人数并核实每班情况，将报道信息以及注意事项等下发至各班，规划本学期工作计划；同时对于不能按时进行报到的同学做好记录，及时反馈给沈老师。一学期工作计划的安排要有统筹全局的思维和总结概括的能力，并尽快适应由假期到学期的转换，调整心态。2012年3月3日院办收集火车票打折磁条损坏的学生证件的统一报修重新发放以及消磁卡片的修复并发放至各班；将本部校区的部分同学学生证发送到本部同学手中。学生证的收集与发放工作要与两班班长积极配合并且监督督促，尽快收集，工作结束后及时发送到各位同学手中，确保路途中央没有遗失和损坏情况的发生。 2012年3月6日院办下午3：00，进行新学期学生注册信息的修改及核对，制作表格以及登记至网络信息，再一次核对以及联系班长进行核对确认。信息数据较为庞大，要保证在统计的过程中不会出现差错，信息要确保准确真实。2012年3月13日院办编制校历，新学期初始，帮助沈老师按照工作计划和学校日历制作一个新学期表格，总共20个的工作周，将老师的日常工作计划分配到每个工作周进行统筹，制作excel表格，包括项目明细，周数以及时间分配一览等。并进行核对校验。制作新学期安排要根据学校的整体教务安排来规定起始的时间，根据学期的周数安排进行规划事项，根据时间长短来规划每个小计划所需的时间周期，要有一个预判的能力。2012年3月18日院办组织建设院办建设规划，计算机系每个老师分配的实验室人数名单的统计，以及硬件设备的检查报备，帮助编写本学期实验室使用规章制度，制作每个实验室的人员名单以及责任老师。实验室建设项目的验收及审核。2012年3月21日院办值班一天，上午给考研录取的同学发送面试通知，并电话确认是否已经收到；同时接听录取同学对于面试时间、地点、乘车线路和相关问题的电话，并给与解答，未能解决的，做好记录反馈给沈老师。2012年3月25日院办在院办进行值班，通过邮件形式通知大家四六级考试报名须知，并整理沈老师的教务专用邮箱，删除过时、无用和垃圾邮件。2012年3月27日院办准备研究生笔试和面试的材料，将研究生复试的名单进行统计和整理，并准备笔试和面试老师所需的材料以及教室的安排，安排之后监考人员的值班的时间顺序。2012年4月6日本部4月6日为新一批研究生的入学考试复试，早晨乘车去到本部校区。8点半开始到11点半进行监考，分发试卷，以及考前向考生叙述考试规章制度，考试期间负责考生问题的讲解，并记录监考的情况。下午是面试，面试时间为2点到4点，我作为记录员，记录老师面试的题目以及学生回答的情况，并且在途中帮助老师对学生面试题目的讲解，以及给出面试建议。从来都是自己作为考生在教室里考试，这次是第一次以监考的身份看着那些考生就像看着曾经的自己一样的感觉。2012年4月7日本部4月7日也是面试日，但由于时间上的安排是由另一名助管担当监考和记录的工作，而我负责统计4月6日笔试及面试成绩的统计，以及进行成绩的排名，并将每位学生的备注情况整理详细，包括笔试具体科目的成绩，面试回答问题的情况如实填写，整理成文件。2012年4月10日院办上学期助管工作津贴的审核与发放。根据老师安排的具体津贴以及人员名单进行核对和统计整理，制作成津贴发放一览表，总结上个学期助管工作的进行情况，请款、报账、结帐等工作的落实，发送邮件进行一一确认。2012年4月13日院办给每位导师发送邮件告知补贴和津贴的相关信息，将学院所有导师邮箱信息进行统计并将津贴依次对应到相应老师处，用电子邮件形式告知，在这个过程中，电邮信息要准确无误，并且每位导师津贴都不一样，牵涉到金额大小问题，要确保每位导师的信息都是准确独立的。此信息不能外传。2012年4月18日院办下午2：00，学院老师要求统一检查所有办公电脑，修复一些常见问题。历时3个小时将学院老师的电脑一一检查，发现问题较为严重的或者老师有特殊要求的进行重装系统，修复系统内的漏洞以及检查木马病毒等，通过软件将电脑磁盘空间进行整理。由于假期长时间没有用电脑，主机机箱内存积了许多的灰尘影响到电脑的日常运作，我们找到吹风机将主机箱后盖拆除，进行除灰处理，清洁内存条等内部控件，确保老师的电脑运行速度比之前有所改善。要对电脑硬件软件部分有一定的了解能掌握日常的修复整理工作。2012年4月26日院办和二教通过邮件发放中国香港以及国外如美国、加拿大等地方大学的交流生活动的通知，并邮件转发各年级辅导员，要他们将信息传达下去，并做好相关资讯问题的解答。在老师针对交流生活动的演讲现场进行易拉宝摆放，海报的张贴等相关宣传布置，并排放鲜花、铭牌和话筒等物品，进行演讲前的会场布置。2012年5月3日院办针对“五四”青年节，做好相关教务安排，通过邮件通知各位任教老师和各位学生，“五四”青年节放假半天。通过教务邮箱向各位研究生和博士导师发送关于研究生、博士生中期考核表格的发放，填写和收集等事情的邮件，并提出一些注意事项。2012年5月8日院办下午和其他两名助管一起在院办102帮沈老师整理学生资料。将各学生资料按照导师归类，并将信息填写不完整或材料缺省的同学统计汇报给沈老师。相比而言，个人工作还不够细致，以后需要多加注意。2012年5月10日本部 沈老师因为工作原因，要我替她参加学校教务工作座谈会，会议主要目的是提出一些平时工作中的问题和建议，帮助学校更好的开展教务工作。认真做好会议记录并将记录整理好交给了沈老师。2012年5月14日院办计算机学院导师会议的会场布置。打印会议议程和相关资料，安排座位，调试话筒，摆放小食品等相关准备工作后，并做好会议记录，总结成会议记录文档给沈老师。会议记录方面自己还不熟练，不太能够简单明确的抓住各位导师的说话重点，导致有些记录不太完整。2012年5月21日院办下午1点到3点，和另外两名助管一起将沈老师所有开学初教务工作的相关文件进行整理，分类汇总，摆放到指定地方，并填写汇总表格，提交给沈老师。2012年5月24日本部 下午1点和朱老师一起送教务相关资料到本部行政楼，之后和朱老师一起去补办提交遗失报告同学的学生证，并带回张江校区发放给相应同学。2012年5月28日院办下午2点用沈老师电脑给各位研究生导师发送关于任教补贴和研究生津贴的邮件，由于涉及补贴工资问题，需要统计完每个导师的金额后单独发送邮件。如果对于excel的运用再熟练点的话，应该可以更加准确迅速的完成相关工作。2012年5月31日院办和张江校区行政楼 沈老师生病，替沈老师桌上需要提交到张江校区行政楼的资料进行整理打包后，送到张江校区行政楼，并将其反馈用小纸条方式留在沈老师桌上。2012年6月4日本部 下午帮沈老师去本部行政楼领取教务工作调整计划，并转达本部老师的对于相关信息填写和提交的要求，包括提交截止日期，格式规范，以及相关注意事项。2012年6月7日计算机楼和软件楼下午到龚老师那领取上次英语四六级成绩单和本次英语四六级准考证，并发放到对应实验室的同学手上；通知对于成绩单或者准考证有遗漏或者错误信息同学，通知他们到龚老师处进行统计，再一起交到本部考试中心进行处理。2012年6月12日计算机楼和软件楼下午2点帮沈老师给计算机楼和软件楼的各实验室导师发放下学年计算机学院工作计划通知，并通知各实验室同学来年针对培养方案的学分要求进行选课，以及邮件和口头告知同学有任何学分教学疑问都需要及时去院办找沈老师或者龚老师进行了解和解答。2012年6月14日院办上午9点到下午3点半在院办102房间收集研究生和博士生过来提交材料，并进行登记，并将所收集的资料进行核对后填入毕业生信息录入系统中；对于资料提交不正确的同学让他们找沈老师核对后，将修改后的资料再送过来。2012年6月15日院办今天是研究生和博士生提交论文和毕业材料的最后期限，下午2点到4点半在院办102房间继续收集研究生和博士生过来提交材料，进行登记后，将所收集的资料进行核对后填入毕业生信息录入系统中。2012年6月20日院办上午9点，在院办将收到的研究生和博士生论文和毕业材料按学号排序整理好，再按照学院，学位办，图书馆，档案馆将所有材料分成四份，打包好后先存放在沈老师办公室，之后再订车一起送到本部。2012年6月21日院办和保障楼 下午2点，将之前整理的属于学院的研究生和博士生论文和毕业材料送到保障楼进行保存；并将一份通知送到张江校区图书馆。2012年6月24日院办早上8点半到下午3点半，和沈老师一起在院办进行复旦计算机学院夏令营活动报名。填写报名表、核对报名资料，发放日程和活动文化衫，记录火车票报销事项。最后也需要留下我的电话，作为一周夏令营活动的咨询老师。2012年6月25日院办和行政楼下午1点半，帮沈老师去本部行政楼送材料；回来之后也接了一些夏令营同学关于整个夏令营活动和之后笔试和面试的一些问题的咨询电话，回答了他们的相关问题。2012年6月26日计算机楼和软件楼帮沈老师邮件和口头通知计算机学院的同学对所选课程进行评教的通知。2012年6月29日计算机楼机房和院办早上8点半到11点半，监考夏令营同学的上机考试。考试中有一些机器配置、编译器配置以及提交答案的小插曲，不过在孙老师的指导下都顺利解决了。下午2点到4点，记录夏令营同学的专业面试。面试前需要准备面试老师们的面试材料，安排座位，以及摆放小食品等，面试过程中需要记录老师和面试同学的说话重点。面试结束后还需要统计各位同学的评分提交给沈老师。一天下来是很累，不过也让我知道了自己的专业知识和记录水平还需要提高。2012年7月3日院办上午9点半，在计算机学院院办帮沈老师整理一个学期的资料。我需要将所有的材料分门别类