针对高校学生档案管理问题的对策与研究.doc

针对高校学生档案管理问题的对策与研究 文/玉林师范学院招生就业处朱璐婕 【摘要】该文章是根据高校中对于学生档案管理中所存在的一些问题为出发点进行论述，并提出相应的应对策略。 关键词高校；学生档案管理；问题及对策 高校学生档案管理主要包含学生档案的、归档以及保存，这些工作是否完备，将对学生的就业产生非常大的影响，用人单位通常可以通过档案来了解学生，进而对学生进行合理的考核和评价，而且还会影响到学生今后的工作岗位安排和调整。所以，通过对高校如何进行科学、有效规范学生档案管理以及高校如何有效地提高学生档案管理工作展开研究，进而实现高校学生档案管理信息化的进程，充分发挥档案管理的重要作用。 一、高校学生档案的特点和管理的重要性 （一）高校学生档案的特点。如今由于国家对于学生重视程度不断提高,这就使得高校对学生档案管理工作更加重视，使得学生档案管理变得更加繁杂。这主要是由于学生档案资料所包含的内容比较多,因此需要在管理的过程中进行合理的区分,在一定程度上增加了工作的难度,所以需要增强集中管理，提高对其的重视程度,只有通过这些方式,才能够使学生走向社会后，能够帮助企业辨识学生所获证书的真假，以及学生能力的强弱，从而选拔出优秀的人才。 （二）高校学生档案管理至关重要。在高校，对学生的档案进行管理主要是对相关的数据信息做好合理的归纳、和记录。教育部对学生档案的监管力度不断在加强,而且还颁布了相关的制度和条例,在这些相关规定中，主要对高校学生档案管理的主要任务进行了强调,由此可见，高效学生档案管理的重要性。高校管理体制中最重要的一个方面就是学生档案的管理,从学校角度来看，学校设备的健全程度是通过学生档案的完善程度来进行体现的,同时，学生档案完善程度对于企业单位进行招聘和人才选拔具有很大的帮助。另外从学生个人角度来看,学生档案能够影响到学生将来的发展,譬如说研究生考取工作都要受到大学档案的影响。 二、高校学生档案管理过程中所存在的不足 （一）落后的档案管理理念和管理方式。目前众多的高校还在使用比较老套的档案管理模式，很多的管理模式仅仅通过纸质档案来进行管理，由于高校招生力度的加大以及社会发展速度的加快，使得学生档案管理出现了存放时间短、管理难度大等特点，原有的落后管理模式显然已经无法满足社会发展的需要，虽然部分高校已经将计算机运用到档案管理中，但也仅仅是进行简单的检索查询服务，无法将计算机的管理效能进行充分的利用，无法建立无纸化的电子档案管理模式。 （二）不完善的管理制度。如今的高校学生电子档案管理还处在发展阶段，并没有形成一套行之有效的管理制度和体系。 如今，众多的高校对于学生档案主要采取粗放式的管理模式，学生的档案主要通过各自的院系来进行保管和处理，这就出现了学生的档案管理需要在学生毕业时才对有关档案内容进行，然后再通过学校的学生就业指导中心将其寄往对应的用人单位，这势必会出现档案时间填写混乱，使得用人单位无法真实了解学生的基本情况。 （三）不健全的管理队伍。高校学生档案管理队伍是高校学生档案管理工作的主要人员，而在众多的高校中，管理队伍建设根本不健全。高校中专门进行学生档案管理工作的人员非常少，大多数都是兼职，根本就没有档案管理经验，对于档案管理一知半解。如今高校开始运用计算机进行档案管理，这部分非专业人员无法合理的应用，就使其形同虚设，并没有改变档案资料管理的无序化状态。 三、针对高校学生档案管理的不足提出几点建议 （一）学生档案管理信息化的优化。学生档案管理信息化升级，就是将学生档案信息资源进行数字化转换，通过信息化的平台对学生信息进行存储、搜索和使用。学生档案具有继承性和连续性，只有完整的档案才能够体现学生的真实信息，让用人单位能够全面了解相应的信息，从而为其安排合理的工作岗位。所以，档案管理部门需要在对学生的档案信息进行数字化处理的同时还要保存好原件，只有这样，才能保证学生档案的真实有效性。 （二）档案资料采集的不断规范。学校在对学生的档案管理时，要全面地对学生资料进行分析和归类,因此这就需要对档案的管理机制进行规范。制定严格的档案管理制度，明确地对笔墨、纸张等方面进行限定,从而确保档案管理工作的规范化。 （三）档案工作人员技术水平的提高。档案工作人员要不断地对自身的技术水平进行提高，不断地适应信息化发展的需要。就要求档案工作人员掌握相关的计算机知识，熟练掌握相关的工作方法。另外，档案工作人员是学生档案的直接管理者，所以，档案工作人员的专业素质对于学生的档案管理起到重要的作用。这就要求学校定期对相关的人员进行先进技术的培训，制定严格的考核机制，从而督促管理人员不断地提高自身技术水平。 （四）档案内容的不断丰富。学生档案所涉及的内容不仅要包含常规材料，而且还要将学生的个性以及综合素质进行体现,将学生的道德和诚信水平等方面的资料进行合理公平的体现。这就需要管理人员随时了解学生的