浅议地铁档案管理信息化建设.doc

浅议地铁档案管理信息化建设 一、前言 社会发展带动各地区城市化进展加速，地铁建设已经成为各地发展的重要内容，需要充分重视地铁工程档案管理信息化建设的发展。一方面，信息时代下，档案管理部门需要加强新技术的应用，提高档案管理工作的科学性，保证地铁工程更好的服务于当地经济发展；另一方面，档案信息化建设是资料管理发展的必然趋势，也是推动档案管理现代化建设的基础。可充分提高地铁建设项目中信息化作业的效率和效果。为此，需要加强档案管理制度的强化，提高作业团队的综合实力，保证档案管理工作朝着信息化方向顺利发展。 二、地铁档案管理信息化建设中的问题 （一）信息化技术落后 国内信息化发展速度较慢，存在经验欠缺、进展受限的状况，整体管理效率、管理质量差，甚至会出现信息紊乱的状况。技术落后是导致地铁档案管理工作失误的主要原因，一定程度上会增加相关作业人员的作业量，严重阻碍了地铁行业的发展。 （二）档案存储信息不完整 地铁档案管理信息化建设中，需要将纸质材料进行电子化，该环节极易发生输入错误的状况，还会发生信息流失、信息失效等状况。转化环节中，相关作业人员的工作能力十分关键，人员综合能力差是地铁档案信息发生失真、紊乱、失效的主要原因，导致电子化信息无法发挥其应用的功效，反而会增加后期查找时间，对地铁运行便利度具有负面作用。 （三）人员管理、管理体系的问题 我国管理体系的受重视度较低，地铁档案管理也存在这一不足。主要体现是管理人才缺失、管理手段守旧、管理制度不完善，最终后果是地铁档案管理质量偏低，无法顺利进行档案管理工作的信息化建设。即使部分地区进行了档案信息化建设，但是不完整性等状况严重阻碍了信息化建设的发展。 三、档案管理信息化建设的方法 （一）技术创新和技术引进 针对地铁档案信息化的技术问题，其改善方法一般分两个方向：第一、引进国外先进技术，结合国内地铁工程状况进行改进，然后投入使用；第二、结合当下国内现有科技条件进行研发、创新，找到行之有效的技术方法。前者见效快，后者发展前景更广阔，具有更突出的优势。相关管理人员必须选择有效措施，及时进行地铁档案管理信息化工作的全面化建设。 （二）制定并完善相关制度标准 地铁项目档案信息化建设中，需要严格遵守国家法律法规。一方面，文件归档中需要建立完善的归档制度，对具有保存价值的资料、文件等，结合电子文档归档管理规范进行管理，及时制定严格的管理制度。另一方面，考虑到电子档案管理制度，需要加强各部门职责的划分，提高电子档案信息化建设的全面性。 （三）纸质文件、电子文件的同步管理 纸质文件、电子文件各具特色，地铁档案信息化管理中，需要对二者进行同步管理。首先，档案录入环节中，各部门需要加强录入内容的标准化管理，提高二者同步管理的有效性；其次，为了保证电子存档的真实度，需要相关作业人员具有认真严谨的态度，避免人为原因导致的错误；再者，建设方纸质文件的中，需要加强完整性考虑，并及时进行扫描入库，避免归档不及时引发的负面问题。 （四）？化电子文件的监督管理 第一、信息化建设中，电子文件的管理需要保证全程监控，尤其是前期监控；第二、为了保证电子存档资料的安全性，交接过程中，需要对归档文件进行全面检测，避免技术问题引发的危害；第三、电子文件具有可更改、可删除的特点，因此地铁项目档案管理中，需要加强档案管理的统筹规划控制，相关部门需要及时进行文件的采集、存档、备份等操作，工作中存在问题需要及时进行解决。 （五）加强档案管理人员专业能力的培养 档案管理工作具有一定特殊性，相关管理人员需要具有一定能力：专业知识扎实、遵守相关规范制度、严谨认真。为了保证地铁档案管理信息化建设的顺利进展，对相关管理人员的要求更高。电子档案管理中，主要处理对象是：信息数字化、文档一体化等工作，与传统纸质作业存在一定差异。因此，需要加强科学技术的应用，提高档案管理的有效性。注重整个作业团队综合能力的培养，尤其是计算机操作、档案建立、网络安全、资源开发等方面的培养，档案管理人员定期参加培训，可让其认识到管理工作的重要性，更好的使用档案管理工具；其次，需要及时引进新人才，提高档案管理团队的综合能力；再者，管理人员需要了解法律规范内容，保证信息化建设环节遵纪守法，保证各类档案资源的统一集中管理。 （六）完善电子文件的控制 地铁建设施工中，需要加强电子文件的控制，该工作复杂度高、细致性强，需要各方密切配合，遵守相关法律法规，从而保证信息化管理的有效性。首先，档案管理人员需要对项目工程具有一定了解，如施工进度、技术要求等，这是后期管理工作顺利进行的基础，可提高档案管理的针对性，保证管理工作落实到位；其次，进一步建立相关规定，并及时作出动态调整，建设项目电子文档归类中，需要加强整个做法的完善。文件控制中，需要及时与相关部门进行沟通，如加强与质监机构的沟通，可明确质量管理的具体要求；再者，结合当下法律法规，制定更加完善的措施。一般可依照档案法进行管理措施的优化，保证管理工作顺利开展，提高整个档案信息的安全性。提高对资料数据库维护工作的重视度，避免数据更新不及时等引发真实度下降，同时可降低系统故障等导致的信息丢失等问题。 四、结语 地铁工程管理中，信息化档案管理的重要性较高，是企业长期合理发展的基础，对企业经济效益、社会效益的增长均具有一定影响。档案资料是企业后续工程顺利进行、地铁工程维护的重要参考依据，因此加强地铁档案管理工作是企业发展的基础性工作，需要及时进行资源收集、归