发票报销管理制度.docx

发票报销管理制度第一章 总则第一条 为了加强发票报销管理，确保发票报销真实、合法、手续完备、及时，特制定本制度。第二条 本制度所指发票包括：费用类、材料类（包括饲草料、兽药、综合材料、工程物资）、固定资产类（包括低值易耗品）、其他农副(业)产品收购发票。第三条 本制度适用于公司各部门、各子(分）公司、各专业合作社(在建工程另行规定)。第二章 发票报销审批流程第四条 费用类发票审报流程：财务部审核分管总监审核牧场、部门负责人经办人出 纳财务总监审批总经理签批或授权签批第五条 材料类、固定资产类发票审报流程：经办人财务部审核分管总监审核牧场、部门负责人主办会计总经理签批或授权审计总监签批财务总监审批第六条 销售部门（含鲜奶吧销售部门）发票审报流程：（费用主要包括促销费、海报费、堆头费、专柜费、广告费、赞助费、折扣、返点等）区域经理或部门负责人经办人财务部审核分管总监审核出纳总经理签批或授权签批财务总监审批第七条 总经理本人是经办人、费用达到规定限额等需要董事长审批的发票，需经过财务审核后再提交董事长审批。第八条 超过有关标准的发票，除事前有分管总监签字批准的批文外，其他项目财务在审核时直接核减后再报批报人批准。第三章 发票审报要件第九条 有经济合同的，发票及其附件所载的各项内容必须与经济合同的各项内容相符，即发票中公司名称、税号、地址、开户银行、账号、货物名称、计量单位、数量、单价、金额等与经济合同必须相符。第十条 材料类发票：所附缴库单、质检报告、供货合同（或协议）等相关资料必须齐全。同时核对发票因数量、价格、利用率不达标折扣等原因造成的差价，采购人员必须提供客户签字或盖章确认的折扣单，以便财务在入账时从往来款中直接扣除。第十一条 固定资产类（含低值易耗品）发票：缴库单、请购报告批文、资产管理部门质量验收报告、购货合同等相关资料必须齐全。质量保证金必须在货款中扣除到位。第十二条 其他农副(业)产品收购发票：对于由农业生产者直接提供的农副(业)产品，在报销发票时可由其本人出具个人身份证复印件、当地村委会或政府出具的自产自销证明，购入方可开具农副产品收购发票，否则由农业生产者申请当地税务局代开。第十三条 费用发票审批应具备的手续和要求：（一） 差旅费：按差旅费管理制度执行。公交车票单人连号不予报销，多人同行的连号票必须有当事人签字，发票方可批报入账。住宿费发票必须注明公司名称、时间、地点，同一部门多人出差，同时往返的住宿费，必须在同一张差旅费报销表中填报。同一部门执行不同任务，且不能同时往返的出差人员，中途在同一旅馆住宿的，应分别开具住宿费发票，分别报销；（二） 招待费：按业务招待费管理制度执行。单笔业务招待费（同天同一地点同一事项为单笔）同面值的定额发票必须连号，必须为同一单位出具的发票；（三） 通讯费：主要包括固定电话费、移动电话费、网络费，按公司标准统一报销：公司总部的固定电话、网络费由综合办信息化专员门统一核定与管理，每月15号前将上月电话变化情况、话费明细表及话费发票报送财务部，办理报销手续，并负责对话费异常的电话落实处理；无异地业务的部门不予开设长途业务，特殊情况须经总经理审批。公司总部以外各牧场、鲜奶吧的固话、网络费等由使用部门负责人或统计员管理并负责办理报销手续，财务按照使用单位实际发生费用情况，分别计入各单位费用。（四） 市内交通费：市内交通费是指公司员工在张掖市（含五县一区）发生的交通费用。根据交通工具的不同，可以分为公交车费、出租车费和其他交通费用。出差期间发生的市内交通费在差旅费中报销。员工外出办理公务可以申请使用公司公用车辆或其他交通工具，一般不允许乘坐出租车。市内交通费，由员工填写报销申请单，注明时间、起止地点、工作事项等，按报销程序办理，每月报销一次。（五） 办公用品：办公用品含复印打印纸、笔、本、文件夹、计算器、胶水、电脑耗材、打印机耗材、一次性纸杯等办公文具和用品以及低值易耗品等，总公司职能部门原则上由总公司统一采购、报销并进行日常管理，报销时需附入库单和发票清单；各部门直接发生的费用应附说明，履行相关的审核、审批手续审批后方可报销。各牧场、各单位原则上自行采购、报销并进行日常管理，报销时需附入库单和发票清单。（六） 员工差旅费、招待费、通讯费、车辆费等费用严格限定在员工编制所在单位或财务部指定单位报销，执行该人员所在单位(部门)的报销标准，不得多头报销或在其他单位报销。（七） 费用报销时，经办人应提供完整、真实的原始凭证，经办人、部门负责人、财务总监、总经理应按照审批权限逐级在报销单上签字。以前有借款的应当首先冲减前期借款，原则上前清后报，任何人不得长期占用公司资金。（八） 复印件不得报销、虚假发票不能报销、超标准（无签字）不能报销、白条不能报销。（九） 因特殊原因未能取得业务对应发票需用其他发票替票的，必须书面说明替票原因、事项、金额并经分管总监签批方可报销。第四章 发票报销单据填写、粘贴要求第十四条 报销单填写要求：(一) 报销依据仅为报销申请单和差旅费报销单，其他单据无效。单据填写必须使用钢笔或签字笔。(二) 报销单要分报销项目明细分别填写清楚、内容完整，小写合计与大写相符，不得涂改。第十五条 报销发票的种类及要求：(一) 报销必须附真实、合法、有效的发票。(二) 税务部门统一印制或批准各行业印制的行业专用发票，印有“全国统一发票监制”章。(三) 行政、事业单位印制或被批准印制的行政、事业性单位统一收费收据，印有“财政局统一收费票据专用”章。(四) 铁路、民航、公交企业自制的票据。(五) 发票内容与发票的专业性质一致。(六) 发票必须盖有开票单位发票专用章。(七) 发票填写必须完整、准确：发票抬头为公司全称；日期、品名、数量、单位、金额、开票人填写完整，金额计算正确；若品名较多，不能在发票上一一填写，必须附有详细清单并加盖开票单位发票专用章。第十六条 票据粘贴要求：(一) 报销凭据应折叠成与报销申请单或差旅费报销单一样大小，并且按：报销单（单据封面）原始凭证（发票、入库单、采购清单的顺序）其他（如说明等）的顺序从上向下粘贴。(二) 所有票据粘贴在报销单的背面，如票据较多另附同样大小纸张粘贴。粘贴时从左向右、按同一方向均匀粘贴在票据粘贴单上。(三) 发票粘贴时要注意，不能将票据上有关信息遮盖。如：票据的日期、品名、金额等。(四) 粘贴均使用胶水或固体胶，不得使用订书订、曲别针、大头针等金属物品或双面胶。(五) 发票需按费用类别、时间顺序粘贴，与报销申请单一一对应。(六) 对于粘贴填写不规范的报销单，财务人员可以拒绝受理，要求当事人粘贴填写规范后重新提交。第五章 相关人员责任第十七条 发票审报各环节人员的责任：（一） 经办人：对经办事项的真实性、发票的真实性、发票数据的正确性、报销标准负责，发现有弄虚作假行为或者其他过失导致公司损失的，要承担赔偿责任，情节严重的，报请公司另行处理；（二） 部门负责人：对取得发票的事项的真实性和执行的报销标准负责，对因故意或过失导致发票审核失误，给公司造成损失的，承担连带赔偿责任和管理失职责任，情节严重的，报请公司另行处理；（三） 分管总监：对分管部门、牧场取得发票的事项真实性和执行的报销标准负责，对因故意或过失导致发票审核失误，给公司造成损失的，承担连带赔偿责任和管理失职责任，情节严重的，报请公司另行处理；（四） 财务部审核人员；对发票及其附件所载数据的计算正确性、发票审批的手续完备性、发票符合国家及公司有关制度规定负责，对因故意或过失导致的发票审核失误，承担连带赔偿责任，并视情节轻重给予一定的处罚；（五） 批报人：对发票及其附件所载数据的计算正确性、发票审批的手续完备性、发票符合国家及公司有关制度规定负责，对因故意或过失导致的发票审核失误，承担连带赔偿责任，并视情节轻重给予一定的处罚；（六） 对于超过公司标准的费用发票，各审核人员要坚持原则，予以扣除，并执行层层追究机制，即批报人、财务审核人员、分管总监、部门负责人对其审核通过没有扣减的超标部分100%追究责任。（七） 原则上取得的发票必须在当月报销，对于跨月报销现象（职能部门超过一个月、销售部门超过两个月），按照如下原则进行处理：1、 跨月报销的费用类发票（三个月内）：由财务部门在审核时直接按照报销金额10%的比例扣除；2、 跨月报销的固定资产、材料类发票（三个月内）：未造成损失的按照每张发票20