行政总务_餐厅人事行政讲义

永和集团有限公司 YONGHE HOLDINGS CO.，LTD餐厅行政（教师讲义）灯片1/ 2 : 课程目的/ 欢迎介绍 很高兴今天跟大家一起分享“餐厅行政”课题。在开启课程之前，我们来相互认识一下。（学员相互介绍）谢谢大家。希望在下面的课程中，我们一起学习、参与、分享，并且把你们所学到的知识带到餐厅的行政工作中，使餐厅的行政日趋完善和有效。灯片3 : 学员目标 员工依靠企业生存，企业依靠员工发展，和谐的工作环境有赖于餐厅有效的人力资源管理，来激发员工的工作热情，改变工作态度，发扬“主人翁”精神。为使餐厅行政工作规范、便捷，特制订本手册以供参考。有效的行政工具会更有利于工作的开展，努力前进吧！ 了解餐厅行政工作的重要性 掌握餐厅行政工作的程序和方法 灯片4: 行政工作目的 请大家来讨论一下餐厅的行政工作时间: 3分钟(请2位学员讨论) 教师总结: 基本的执行技能 基本管理技能 管理理念 企业文化 企业目标: 提高企业经营业绩 除此之外别无所求灯片5: 人事工作重要性 众所周知人事工作很重要, 那具体体现在哪里呢? 下面我们请现场各组学员讨论一下, 3分钟后请各组派一名代表上来在白板处 写一下各组的观点, 并阐述一下各组的理由和事实. 教师总结: 大家都分析都很有道理, 那在公布正确答案之前我给大家讲一个故事 对于爱喝咖啡的人来说，星巴克(Starbucks)是一个耳熟能详的名字，它最早来源于19世纪美国文坛杰出大师赫尔曼梅尔维尔的经典著作白鲸莫比迪克的主人公。1971年，杰拉德鲍德温和戈登波克在美国西雅图开设第一家咖啡豆和香料的专卖店星巴克公司。1987年，霍华德舒尔茨（Howard Schultz）斥资400万美元重组星巴克，推动了星巴克向意式咖啡馆的转型，并完全以自己的理念来经营星巴克，为公司注入了长足发展的动力。 星巴克总是把员工放在首位，并乐意对员工进行大量的投资，这一切全出自于其董事长舒尔兹的价值观和信念。舒尔兹的管理作风与他贫寒的家境有关，他从小就理解和同情生活在社会底层的人们。他的人生经历与磨练直接影响了星巴克的股权结构和企业文化，反过来，这种股权结构和企业文化又对星巴克在商业上的成功起了不可或缺的促进作用。他坚信把员工利益放在第一位，尊重他们所做出的贡献，将会带来一流的顾客服务水平，自然会取得良好的投资回报。 星巴克通过员工激励体制来加强其文化和价值观，并且成为不靠广告而建立品牌的企业之一。与同行业的其他公司相比，星巴克雇员的工资和福利都是十分优厚的。星巴克每年都会在同业间做一个薪资调查，经过比较分析后，每年会有固定的调薪。在许多企业，免费加班是家常便饭，但在星巴克，加班被认为是件快乐的事情。因为那些每周工作超过20小时的员工可以享受公司提供的卫生、员工扶助方案及伤残保险等额外福利措施，这在同行业中极为罕见。这种独特的福利计划使星巴克尽可能地照顾到员工的家庭，对员工家人在不同状况下都有不同的补贴办法。虽然钱不是很多，但会让员工感到公司对他们非常关心。那些享受福利的员工对此心存感激，对顾客的服务就会更加周到。 好听完故事后, 我们一起来看一下大屏幕, 公平合理的工作环境 公平、畅通的发展渠道 高效的营运管理和行政管理 高昂的员工士气 良好的团队合作 优秀的经营业绩 良好的公司形象灯片6: 餐厅人事工作简介 餐厅人事工作将涉及到哪些呢？我们给各位总结了一下： 计划及实施人员招募 工资和福利 员工评估及升迁 合同管理 员工激励 档案管理灯片7: 餐厅行政人事经理应具备的素质 有了具体的工作目标，那具备何种素质才能成为行政人事经理呢？ 接受过专业培训，熟悉各项人事政策 良好的沟通技巧和追踪能力 掌握良好的人际关系技巧 行事公正、原则性强还剩下2点,请学员想一想告诉我 工作态度认真，工作标准高 良好的团队合作意识灯片8: 餐厅人事工作的程序 那下面呢,我们就将进入实体部分的讨论 招募需求及招募计划 筛选履历并通知面试 面试 征询、筛选、择优录用 办理录用手续 报到及职前简介 一对一训练及考核 签订劳动合同或劳务合同灯片9: 员工工资及福利 我们员工工资有2部分组成(根据地区情况讲解) 工资 试用期工资和转正工资 福利 社会保险灯片10: 员工违纪、辞职、辞退 大家知道有一句古话,“人非圣贤,孰能无过”, 员工也是一样, 他们也是人 都会有情绪失控或因一时之念做出一些违纪或违规之事,在对待那些问题员工 我们作为管理人员应用怎样的方法去对待他们呢? 训斥、责骂显然不是好方法 ，请学员告诉我应用怎样的方法呢？ 请现场学员2位讲述一下他们对待员工的方法 遵循“教育为主、惩罚为辅”的原则 加强日常沟通 严重违纪，依员工手册规定执行 员工辞职应以书面形式提前30天通知餐厅 处理辞退人员应掌握“让每一位离开永和大王的员共受 到“公平对待”的原则 处理辞退人员的依据公司相关政策 与人事部沟通 证据确凿 公平公正灯片11: 员工评估和升迁 每位员工均应得到管理人员的回馈及认知 员工日常表现记录于员工沟通单并存入员工档案 转正和升迁依据公司人事政策汇编进行操作灯片12：员工合同 劳动合同一式两份，员工和公司各保存一份，合同期限一至三年 合同到期是否续签双方本着自愿原则，依照劳动法执行 如员工更换岗位或提前解除合同，双方依照合同规定协商处理 灯片13：员工档案管理在职人员档案主要内容员工履历表、各种证件复印件、合同书、健康证、沟通单、员工异动表、奖惩记录、工伤记录、评估调薪记录、训练追踪卡、其它资料离职人员档案主要内容上述所有资料、辞职报告、离职面谈记录、离职工资领取证明灯片14：餐厅活动 为了创造更好的环境给员工，公司也做了各种各样的政策保证员工大会、文体活动、岗位竞赛、实物等 内部顾客满意度调查（员工意见调查） 每半年一次 无记名填写 人事部汇总 部门及分店制定行动计划 灯片15：餐厅人员招聘计划餐厅首先要提前8个自然周做出人员需求计划，这样做有2个优势： 提前对餐厅人员状况做合理判断，随时掌握员工动态； 提前对员工做出招募计划，确保员工在上岗前做好充足训练；另外做完这份需求后能够对工作有一个明确的目标，而不是盲目的工作目标，这样也能养成较好的工作习惯。制作方法：在各种数据采集中，其中营业额根据餐厅实际发生的数据来填写，而不是根据预算，因为预算有时会与实际数据产生较大的差异，对最后的数据产生偏差，影响餐厅的工作；AC数据、餐厅人员效率、平均上班时间和休息时间也是根据本餐厅的实际状况；每月的天数也按照该月份的总天数；举例：某餐厅 在1月需要完成3月人员招募计划，这家餐厅3月份实际预估的营业额为元；AC为17.55；TC为27754；离职率大致为13%；TC/工时为3.05当月需求人数=3月营业额/3月AC/本店的人员效率（3.05）/3月的总天数/本店的员工上班时间*7/本店员工一周平均上班天数当月应有人数=当月需求人数+当月需求人数*离职率=40人+40*13%=45人应招募人数=当月应有人数-（1月可排班人数-1月实际离职人数-2月预估离职人数）=46-（45-3-6）=10人灯片16：餐厅月新进人员录用手续表 填表目的：帮助人事部了解公司当月新进人员的情况，建立员工的电子档案，办理相关手续；完成时间：每月15日和20日做两次上报，20日以后招募的员工计入下月15日上报名单中；完成人：餐厅行政人事经理最终负责人：餐厅经理表格内容说明：1、员工姓名和身份证号码的填写必须和身份证内容一致，字迹要清晰，以保证员工个人信息的正确性；2、职位：A、服务员 B、收银员 C、厨工 D、清洁；3、员工来源：A、本地待业（包括农村富裕劳动力）B、本地协保、下岗、退休C、非本地籍D、学生 E、兼职人员；4、员工电话：本地人员的电话为家庭固定直拨电话，非本地员工可以填写移动电话。若暂无，可空缺；5、联系人应为紧急情况的联络人员（家人或朋友而非本人）。及其联系电话。灯片17：餐厅人员情况汇总表填表目的：帮助餐厅管理人员了解餐厅现有人员的情况；填表建议：离职人员的资料及时清理、员工个人信息及时更正；完成时间：新人报到3天内，每季度更新1次；完成人：餐厅行政人事经理表格内容说明：1、 重点关注：合同有效期、员工的生日、健康证和有效的地址及联系电话。2、 个人信息要做到完整、正确。灯片18：餐厅员工工服领取及回收统计表填表目的：帮助人事部及时掌握餐厅员工工服发放及回收情况，间接控制工服的成本；完成时间：及时登记和确认；完成人：餐厅经理、餐厅行政人事经理、管理组和员工共同完成；最终负责人：餐厅经理；表格内容说明：1、餐厅新进员工的初次领用工服为餐厅周转工服，培训期合格及办理合同手续后，发放新工服一套。周转工服的使用期限为六个月，餐厅应在该员工录用六个月后发放一套新工服。2、餐厅新员工工服的使用期限为12个月，员工工作满12个月可以领用一套新工服。3、餐厅内出现员工离职情况，离职员工必须归还员工工服，餐厅可以视工服情况做相应处理，使用期限在6个月以内且完好的工服在一周内登记入库转为餐厅周转工服。使用期限为6个月以上且有损坏的工服，餐厅应避免影响公司形象，视实际情况经餐厅经理确认后作报废处理。4、员工离职未归还员工工服的（员工离职应归还餐厅二套工服），餐厅行政人事经理每月进行汇总，并将工服全额赔偿金计入工资。5、本表的第1、2、8、9、10、11、12、13、14、15、项由餐厅行政人事经理填写确认，第3、5、6、7项由员工确认，第4项由训练经理确认，第16项由餐厅经理确认。灯片19：餐厅服装月盘表填表目的：方便餐厅对员工工服的统计；填表建议：餐厅行政人事经理于盘点后核对本月工服进出数量是否正确。离职员工归还工服视情况进行入帐，破损、陈旧工服及时报废并做相应记录；完成时间：及时登记和确认；完成人：餐厅行政人事经理；最终负责人：餐厅行政人事经理；表格内容说明：发放数量、回收数量和报废数量应与“表三”内数据有关联。灯片20：餐厅员工职前简介一览表填表目的：帮助餐厅新进员工了解公司规章制度、工作性质和职责，有效减少、避免劳资纠纷；完成时间：一次简介应在新员工报到的当天完成；二次简介应在新员工完成1-30计划天后；餐厅行政人事经理负责对员工简介掌握程度的追踪。完成人：餐厅行政人事经理和管理组；最终负责人：餐厅经理灯片21：餐厅员工升迁、评估记录表填表目的：帮助餐厅统计增加的人工成本，登记升迁的人员和时间完成时间：实际评估后即时完成完成人：餐厅行政人事经理最终负责人：餐厅经理表格说明：1. 餐厅员工升迁、评估一览表主要应用于餐厅对员工的评定升迁的记录，评估方案根据总部人力资源部的集团绩效评估方案。2. 餐厅内计时制员工进公司的前三个月为转正期，通过评估，员工可以转 正至相应级别，以后员工每6个月评估一次，根据评估结果于次月1日进行薪资调整。职级经考核调整例外。3. 升迁、评估表是餐厅员工评估的时间和职级记录，便于餐厅及时公正、公平、公开地对员工进行绩效评估。此表当员工完成三次评估后及时做个人评估信息更新。）灯片22：餐厅员工奖惩汇总表填表目的：记录员工在工作中的表现情况，为员工绩效评估做数据统计，并根据公司员工奖惩的具体办法做相应处理完成时间：实际发生奖惩后即时填写完成完成人： 餐厅值班经理最终负责人：餐厅经理表格说明：餐厅管理组在日常管理中总会接触员工工作中存在符合员工手册所对应奖励或处罚的行为，记录其内容也是为在对员工做绩效评估时的评分依据的公正性。餐厅行政人事经理有职责告之其余管理组如何奖励和处罚，并做相应记录，此表有连续性，所以每张表格直至表内人员的奖惩都出现逾期（超过评估期）时，才做撤换，撤换的表格要存档保存。当员工的奖励和处罚需要在薪资中应加和应扣时，餐厅行政人事经理必须及时在考勤完成时告之人事部，以便完成应加应扣。三次口头警告=一次书面警告，三次书面警告=一次记过，记过并处100元罚金。员工的日常管理中此表应是餐厅内全体管理组共同完成的，是值班管理中的记录表之一。餐厅经理及时对此表进行确认。灯片23：员工活动、员工大会、员工座谈会记录表填写目的：餐厅每月组织员工相关活动一次，作为活动记录，餐厅留存备档。完成时间：员工活动后即时填写完成人：餐厅行政人事经理最终负责人：餐厅经理填写说明：餐厅每月都应组织员工进行相关会议、座谈会、活动，通过和员工的全面接触帮助餐厅提高管理团队的工作绩效，员工大会也是评选优秀员工、发放奖品、做企业制度沟通的平台。通过收集和接纳员工建议和意见，对餐厅工作的机会点进行有计划、有目标的整改，以便餐厅的QSC以及其他事务性工作得到改善。灯片24：餐厅员工请假记录表填写目的：便于餐厅统计员工的请销假情况，同时餐厅在人员安排时能够充分了解员工的动态。完成时间：员工请假和销假后即时填写完成人：餐厅行政人事经理最终负责人：餐厅经理填写说明：餐厅员工的请假记录用于记录员工在餐厅期间的所有假期的情况，其包括病假、事假、婚假、丧假、年休和产假等。员工病假需在恢复上班之日24小时内向餐厅提交区级医院门诊病历卡和病假单据，餐厅所收病假单据由餐厅行政人事经理保存并于当月做考勤时为员工据病假天数结算病假工资。如员工满足报销条件的，餐厅将员工的病历证明和费用单据交至公司人事部办理相应报销手续。事假员工餐厅可以核对其请假后是否按请假时间准时销假，婚假、丧假、年休是员工带薪假期，员工请此类假期需提供相应证明和凭证，餐厅餐厅行政人事经理在完成当月考勤时做正确输入。女性员工产假作为餐厅做人员状况统计的依据，餐厅将请假员工的产假起始时间和终止日期记录于餐厅备查。灯片25：餐厅月离职员工汇总表填写目的：餐厅对离职人员的统计，通过公司文件传输渠道，便于公司人事部门协助餐厅及时办理员工的退工手续。填写时间：餐厅发生员工离职时即时填写。完成人：餐厅行政人事经理填写和上传说明：餐厅月离职人员汇总表是餐厅每月和公司人事部做人员核对的文件，人事部根据餐厅上报离职人员名单及时办理相应手续，员工的外劳力综合保险，每月的退交手续最迟不得超过22日，沪籍员工社保和公积金的封停手续最迟也不得超过22日，所以餐厅将从上月18日至本月18日的的离职员工名单汇总后交至人事部。人事部会及时协助餐厅办理退工手续，避免不必要的费用。餐厅同时在员工离职的三个工作日内将辞职报告或辞退报告交至人事部。并通知离职人员及时到公司人事部办理相应手续。灯片26：餐厅员工离职分析填写说明：餐厅管理人员对餐厅员工离职的原因分析，便于餐厅提高餐厅的人员管理能力，减低员工离职率。完成时间：餐厅完成离职员工面谈后即时填写完成人：餐厅经理和餐厅行政人事经理填写说明：餐厅员工离职分析主要是帮助餐厅通过员工的离职面谈了解餐厅在员工管理上的机会点，同时重视员工的建议和意见，便于餐厅在日常管理中改进工作方法，提高内部顾客的满意度。餐厅员工离职分析为月度汇总表，餐厅根据当月离职人员数量，核算餐厅当月离职率，（当月离职人数/上月餐厅发薪人数）*100%=餐厅当月员工离职率。灯片27：餐厅行政人事经理交接表填写目的：餐厅在完成岗位交接时做到人、物、事、工具四清，避免因交接而产生餐厅的人事管理的混乱。填写时间：餐厅管理组开始交接时填写人：交接双方管理组、餐厅经理最终负责人：餐厅经理填写说明：在做管理组岗位轮训时，餐厅的餐厅行政人事经理也是管理组发展的培训课目，为便于餐厅人事工作的持续性和稳定性，人事部要求餐厅在做餐厅行政人事经理交接时必须先经过人事部应知应会的培训，经培训合格后方能办理餐厅交接手续，同时餐厅交接也要做到人、物、事、工具四清，避免因交接不清而造成工作混乱。灯片28：餐厅月度优秀员工评定表填写目的：作为餐厅月度优秀员工评定的辅助表格。填写时间：餐厅在举行月度优秀员工评选时完成人：餐厅行政人事经理填写说明：此表是餐厅每月评定优秀员工的汇总表，每月通过员工大会的评选出上月餐厅的最佳员工，将其相片和名字张贴于每月最佳员工栏，并将员工姓名于当月完成考勤时交至公司人事部，人事部会在当月薪资中加入员工的奖金。餐厅评选当月优秀员工遵循公平、公正、公开的原则。灯片29：餐厅营运报告讲师按表格内容逐一讲解灯片30：财务组简介n 发票管理n 报销规定n 财产管理n 营收管理n 经营状况表的内容简介 灯片31：发票填写方式 项目填列完整正确，字迹清楚。n 发票作废应在各联上同时注明，不能缺少任何一联。n 发票应有专人管理，每本用完的发票存根不能有跳号，并妥善保存到公司财务部以旧换新。辨别报销发票真伪的方法n 发票必须有国家税务局的监制章方为真实有效。n 收据、白条不可以作为报销凭证 请学员做发票练习灯片32/33/34： 报销规定 报销操作流程和注意事项a、 付款申请单上各项目应填列完整，作为附件的外来发票及自制单据等各种原始凭证应随付款申请一起，接受审核。每月的费用支出，应在当月报销；月末最后一天的费用，应在次月的第一个报销日报销，遇节假日顺延一天，过期将不予报销。b、 分店的电话费限额为437元/月，办公费限额根据半年度预算。c、 分店预支的费用，（如：水电费、房租等），原始单据应在一周内上交财务部，分店应作记录备案。d、分店人员交接（包括当班主任交接和经理调动），有关财务方面所有问题须有书面手续（包括备用金、电话费、水电费、房租等），接手人员如事后发现问题，责任自负。灯片35/36：设备财产规定 固定资产及贵重物品管理固定资产单价2000元以上的设备及物品。贵重物品单价200元至2000元的设备及物品。n 由负责计划保养的管理组及仓管、指定人员负责管理。n 专人负责登记工作、帐目管理。n 确定设备上固定资产标牌完整、准确，并与固定资产卡片核对无误。n 调出设备向工程部提出并填写“设备转移单”，经工程部核准后，方可将设备退库并修改帐面记录。n 原始单据应保存完整，并定期与工程部的帐面记录核对相符。n 分店每月对店内的固定资产盘点。灯片37/38：营收管理日期 解款单位 开户银行帐号 单位全称 金额大小写当班经理应对收银员交接进行监督并签字，对退单及取消单要严格审查，发现可疑现象要及时上报。各班营收必须妥善保管，每班营收款点清后封入营收袋中，当班经理交接要仔细点清后签字，保证公司营业收入的安全、完整。每天的营收款要仔细填妥四联现金缴款单（填写注意：日期、解款单位、开户银行、帐号、单位全称、金额大小写），在次日上午解缴银行。营收解入银行后，要及时将银行回单和填写完整的营收信封袋交财务部核对。灯片39：保险箱管理1、 交接交接班管理组，依照财务部所提供的保险柜交接记录表（见附）的内容，逐一核对，检查无误后，签字认可。2、 钥匙保管各分店的保险箱共有四把钥匙（保险箱外门、箱内小柜门的钥匙各两把）分别由：当班管理组和店经理、负责财务的管理组和店经理负责保管。因此在班次更换或职务变换时，须认真交接，不得遗漏。灯片40/41/42： 课程总结时间在不知不觉中过得很快，但我看大家仍沉浸在课程中，在最后结束课程前，我还要给大家分