办公自动化论文.pdf

保定职业技术学院保定职业技术学院 毕业设计报告（论文）毕业设计报告（论文） 系商务技术系 专业班级 姓名学号 题目 指导教师田月龙 完成时间2011 年 1 月 7 日 20112011 年年 1 1 月月 7 7 日日 内 容 摘 要 工作流技术是计算机支持的业务流程的全部或部分自动化，目的在于通过对业务工作 的流程化分解改造，提高企业运作的灵活性和适应性、优化并合理利用资源，使企业能集 中精力处理核心业务，跟踪业务处理过程。工作流技术的重要应用之一是办公自动化领域。 将动态工作流技术运用于业务繁杂的办公自动化系统，可以使系统具有良好的灵活性和可 扩展性，针对需求变更做出快速响应。 索引关键词：索引关键词：动态工作流 动态工作流引擎 办公自动化 目录 第一章 绪论1 1.1 动态工作流技术的发展需求1 1.2 国内外动态工作流技术发展状况.1 第二章动态工作流的相关概念及研究内容1 2.1 动态工作流的概念.1 2.2 动态工作流的相关术语.2 第三章 动态修改的分类及特征2 3.1 面向应用领域的动态修改.2 3.2 面向流程的动态修改.3 3.3 面向资源的动态修改.3 3.4 动态工作流的功能需求分析3 第四章 实现动态工作流的关键技术及方案设计3 4.1 元数据技术.3 4.2 系统方案设计.4 4.3 技术方案设计.5 4.4 引擎在办公自动化中的应用实现过程.5 第六章 结论5 后记6 参考文献7 - 1 - 动态工作流技术在办公自动化中的应用 第一章 绪论 1.1 动态工作流技术的发展需求 随着办公业务过程的复杂化、管理流程的不断优化、组织机构的不断改革，各种新技 术的涌现和新法规的出台，仅能够定义业务流程己经不能满足实际需要。同时，越来越多 的工作流都已不再是静态的流程，它们常常需要在运行的过程中进行某些修改以快速响应 需求的变化。因此，对工作流的研究迫切需要融入动态修改部分，形成动态工作流技术， 以增强工作流的应变能力。 1.2 国内外动态工作流技术发展状况 随着时间的推移和应用的深入，人们在生产实践中逐步意识到工作流技术能够有效地 协调和控制复杂过程的执行。目前，工作流技术己经融入到社会各个行业中，包括政府机 构、企事业单位、学校、银行、医院、电力、保险等。同时，工作流技术在与各行业相关 的诸多领域已得到成功的应用，典型的有办公自动化、电子商务、企业资源管理、计算机 系统集成与制造、客户关系管理以及物流、资金流等专业流程。由于动态工作流的相关理 论、规范还不成熟，因此，在各领域中应用动态工作流技术尚处于研究实验阶段，尤其在 办公自动化领域。大多数包含工作流技术的办公自动化产品并不具有对工作流程动态修改 的功能。 国内外现有的对工作流的动态修改存在三个问题:一是动态性不强。大部分模型、方法 只支持对流程、组织机构的预先定制或修改，当工作流进程在执行过程中发生外部环境改 变时，多数模型缺乏对工作流进程的扩展行为支持，难以适应实际环境下的多种变化，缺 乏流程所需的动态重构能力。二是可重用性不高。多数模型中的工作流程缺乏可重用性， 因此，用户为了调整现有的某个流程，往往需要重新设计一个新流程。在这种情况下，对 于复杂流程或需多次迭代设计的流程无疑是致命的打击， 这不仅对现有流程资源造成浪费， 更极大地降低了工作流建模效率。三是缺乏对修改操作合法性的检验。修改流程定义会给 相关进程的执行带来很多潜在问题，尤其是正在运行的进程，造成进程的不稳定。 第二章动态工作流的相关概念及研究内容 2.1 动态工作流的概念 工作流是计算机支持的业务流程的全部或部分自动化。在此流程中，文档信息或任务 - 2 - 按照预定的规则，在不同执行者之间进行传递和执行，实现组织成员间的协调工作以达到 业务的整体目标。工作流程之间可能是相互交叉，循环或是连接。一个工作流程的终点可 能就是另一个工作流程的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文 处理过程。工作流的目标就是要协调工作流中的角色、资源、事件、状态，推动工作流的 发生、发展、完成，实现全过程监控。简而言之，工作流就是一系列相互衔接、自动进行 的业务活动。一个工作流包括一组活动及它们的相互顺序关系，还包括流程及活动的启动 和终止条件，以及对每个活动的描述。 工作流在大多数的实际应用中可以描述为:在服务器和多台计算机客户端的硬件平台 上，业务过程按照预先设定的规则并借助应用程序和人对相关数据的处理而完成。本文认 为，相对于技术而言，动态工作流更像是一种思想，它是工作流技术的发展与延伸，侧重 于对传统工作流的动态修改。这里的“动态修改”包含两方面，一方面是对业务流程定义 的修改，一方面是对流程定义执行的修改，即进程的修改。 2.2 动态工作流的相关术语 下面给出动态工作流中涉及较多的术语及其解释: 业务流程:业务流程指在某企业或机构中， 能够实现业务目标和策略的相互连接的过程和任 务集，如发文流程，税收申报，保险索赔等。工作流的基本目的是处理业务流程，每个业 务流程的生命周期都是有限的。 流程定义:流程定义也叫工作流模板，是业务流程的计算机表示。流程可以分解成子流程和 活动，流程定义指出哪些活动必须执行，每个活动由谁以什么样的顺序执行。其定义主要 包括流程执行过程中涉及的各种数据和参数，如整个流程启动条件和终止条件，单个活动 的参与者，活动间的执行路由以及流程运行过程中的控制流，数据流等。 进程:进程也叫流程实例，是流程定义的一次执行，每个进程代表一个能独立控制执行、具 有内部状态的业务流程。在进程的执行过程中，工作流引擎将解释相应的流程定义生成有 关的活动实例，根据定义中的路由关系协调这些活动实例之间的流转，同时根据数据流动 关系的定义完成活动之间的数据传送。 第三章 动态修改的分类及特征 3.1 面向应用领域的动态修改 工作流技术的实用价值必将依靠于某类具体的应用系统去实现。一个实际运行系统往 往是面向某一特定的业务领域，而在这个特定的业务领域，工作流可以被认为是相对独立 的，与具体的业务逻辑无关。工作流必须能够自由配置和协调这些业务领域和组织机构之 间的关系。当某一业务领域发生变革时，必将影响到现有的应用程序的配置。因此，动态 - 3 - 工作流需要处理和整合这些领域，特别是不同领域和不同组织之间的异构性，因此就需要 在应用领域层次对工作流进行适配，以适应外部环境的变更。 3.2 面向流程的动态修改 流程层面上的动态修改主要指工作流的某一业务流程或者进程中的一个活动发生改 变，这时，我们就需要进行动态适配。这个层次上的动态适配又分为“流程演变”和进程 的设定性修改两种。前者来自于业务过程重组，一旦业务过程发生变动，那么对应的工作 流定义就需要做修改，其变化的核心内容是工作流定义的重设计，即活动的添加、删除及 次序的改变，由于改变所带来的进程的调整，版本控制等。而进程的设定性修改随机地发 生在其执行阶段，这种修改往往需要结合不同的实际情况，根据设定的修改策略来使得流 程定义保持一致性和正确性，并实时对进程的执行状态进行监控。 3.3 面向资源的动态修改 资源层面上的动态修改主要指各种工作流资源的重新分配，组织结构的变更和数据结 构的变化等，这些也间接反映在流程定义之中。这里我们简要讨论组织结构的变化和相关 数据的适配。 （1）组织机构的变化，这类变化最典型的就是人员的变动，这样会直接的影响工作流 过程的执行。人员的变动、企业组织结构的变动都会直接反映在工作流的组织资源模型上， 这时，就需要工作流模型及时有效的处理这种变化。比如大多数工作流模型都采用了用角 色来代替某一特定的员工，用组织角色来代替某一类的职能部门等。 （2）工作流数据的变化，当一个工作流流程正在运行时，其数据或数据结构可能会发 生变化。通常的讲，一个正处于运行阶段的流程是不允许被修改其相关数据的。如果这个 过程依赖于某一被详细定义的全局数据，而这个全局数据发生了变更，工作流模型就必须 作相应的变动从而使其适应这个数据的变更，因此，工作流模型必须对全局的数据结构有 相应的感知能力。 （3）系统基础组织的变化，随着工作流模型的发展，新的功能被不断的增加、新的技 术也会被不断的采用。这时反映在工作流模型的基础支持软件系统发生了变化，就需要对 工作流模型进行重配置。 第四章 实现动态工作流的关键技术及方案设计 4.1 元数据技术 元数据是数据的数据，是以计算机系统能够使用与处理的格式存在的、与内容相关的 数据，是对内容的一种描述方式。它描述了数据的内容质量、内容的属性、结构信息和其 - 4 - 它特性，其本身也可以作为被描述的对象，元数据可以出现在:数据内部、独立于数据、伴 随着数据或与数据包裹在一起。元数据帮助人们定位和理解数据。数据集是元数据所描述 对象数据的最小单元，它可以是单个文件，多个文件或者数据库数据。根据各个行业的业 务数据类型的不同，形成各种行业元数据。元数据一旦从原始内容中提取出来，就可以与 原始的内容分开，单独被处理，从而大大简化了对内容的操作过程。 元数据有不同的分类方法，一般分为:描述性元数据，结构性元数据，存取控制性元数 据，评价性元数据等。 （1）描述性元数据，描述一个文献资源的内容及其与其它资源的关系的元数据。从总 体上看，可以认为元数据都是具有描述性的，但其中直接描述资源对象属性的一些元素， 常被称为描述性元数据，例如资源的名称、主题、类型等。 （2）结构性元数据，描述数字和信息资源的内部结构，用于定义一个复杂的资源对象 的物理结构，以利于导航，信息检索和显示，例如书目的目录、章节、段落的特征等都是 描述怎样组织各个组成部分的元素。 （3）存取控制性元数据，用来描述数字化信息资源能够被利用的基本条件和期限，以 及这些资源的知识产权特征和使用权限，例如所有权权限的管理，产生/制作时间和方式， 文件类型，其它技术方面的信息，使用或获取方面的权限管理等。 （4）评价性元数据，描述和管理数据在信息评价体系中的位置。 4.2 系统方案设计 系统采用 B/S 结构模式，包括服务网站、内部局域网、维护管理和外部网络四个逻辑 部分。前三部分拥有各自的局部交换机，它们之间的通信及与外部网络的连接是通过中心 交换机完成的。内部局域网:内部局域网中的 PC 机是分布在门头沟区工业局六个科室中的 客户端， 工作人员通过这些客户端访问服务器并进行各项业务操作。 服务网站:即服务器端， 包括 WEB 应用服务器，工作流引擎运行服务器，业务数据库和工作流运行支撑数据库。其 中，工作流引擎运行服务器和工作流运行支撑数据库扩展了原系统方案，是系统中实现动 态工作流的核心部分，改进了以往办公的管理方法，负责对公文流转，用车管理，会议管 理等办公业务流程进行定义、解析、执行、监控、修改，对相关数据进行存储、查询、处 理。同时，还负责控制权限管理和工作环境状态变化的调整。服务网站是整个系统的大脑 中枢所在。维护管理:负责对服务网站中的各种服务器进行维护，只有管理员级的用户才有 权限进入维护管理。其中，动态工作流管理员是在原有系统上的一个扩充，主要通过工作 流引擎运行服务器和工作流运行支撑数据库，管理所有的工作流流程定义和进程以及组织 机构模型，对流程定义、进程和组织机构模型进行增、删、改。除此之外，动态工作流管 理员还负责监视系统中所有正在执行的进程的当前状态，根据实际需要，对某个进程进行 暂停或强行终止操作。 - 5 - 4.3 技术方案设计 工作流运行支撑数据库包括引擎定义数据库与引擎运行数据库两部分，前者存储动态 工作流的定义信息，如流程定义、活动定义、角色定义、规则定义等，属于动态工作流的 定义层面:后者存储工作流的所有进程， 是用户通过动态工作流引擎采用流程定义来驱动进 程运行时候产生的数据，属于工作流的执行层面。工作流定义与执行的分离使有易于维护 管理。 动态工作流引擎是整个方案的核心，它提供流程定义，并为进程提供执行环境，在适 当的时候按既定的路由，将特定的活动送达到相应的执行者，以实现业务流程的自动化， 同时，在工作流外部环境变化时，提供对流程定义与进程的动态修改支持。主要包括引擎 定义组件、流程解析组件、流转控制组件、动态修改组件以及进程管理。 4.4 引擎在办公自动化中的应用实现过程 动态工作流引擎在办公自动化中的应用实现，现将引擎使用过程总结如下: （1）首先由工作流管理员根据实际的办公需要定义相关活动和业务流程。并制定一 些关键活动间的约束关系，即规则。 （2）然后由普通用户根据自己的角色权限查看自己可以执行的业务流程申请，选择 其一，开启一个进程。 （3）进程相关的其它参与者继续执行相应的活动结点，直到进程正常结束或被管理 员终止。 （4）当需要对某一活动、流程、进程进行修改或删除时，工作流管理员进行相应操 作。动态工作流引擎根据修改后的情况继续控制进程执行，从普通用户角度而言，对工作 不造成任何影响。 第五章 结论 通过学习动态工作流在办公自动化中的应用课题，对动态工作流技术在办公自动化中 的应用作了具体研究，得到了更深一步的了解。 工作流管理实现了对结构化和非结构化流程的自动管理， 在众多行业得到广泛的应用。 传统的工作流管理缺乏对动态变化支持的灵活性，己经无法适应发展的需要，此时，迫切 需要能够反映业务需求动态变化的，具有适应能力的动态工作流管理。本文正是基于这种 需求背景下展开研究的。 本文给出了如何实现工作流的动态性、适应性的一系列相关技术，具体介绍了面向不 同方向的动态修改及方案的设计。从工作流的变更需求及构成元素等不同角度进行分析， 给出了实现工作流动态性的基本思路。 - 6 - 后记 随着论文的完成，三年大专学习生涯即将结束，在此，我由衷地感激三年来给予我关 怀、教诲、鼓励、帮助、支持的老师、朋友和亲人。首先衷心感谢我的导师田月龙老师， 正是在他的悉心指导下我才完成了论文的撰写。在这三年的学习期间，田老师对我严格要 求，热情鼓励，耐心指导，并为我创造了很多锻炼提高的机会，不仅