管理文秘第六章信息管理.ppt

第六章信息管理,6.1 信息工作概述 6.2 信息工作程序图 6.3 信息的收集与整理 6.4 信息的传递与存储 6.5 信息的开发与利用 6.6 信息的反馈,6.1 信息工作概述,6.1.1 信息的含义及类型 对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。 文字形态、声像形态和记忆形态。 6.1.2 信息的特点 1、客观性。 2、共享性。 3、开发性。 4、传递性。 5、时效性。 6、存储性。 7、可塑性。 8、无限性。,6.1.3 信息对秘书工作的意义 秘书人员辅助领导决策的依据； 秘书人员处理日常事务的依据。 秘书人员起草文书的基础； 秘书人员协助管理、协调关系的依据。,6.1.4 信息工作的基本要求 及时；准确；全面；适用。 6.1.5 目前最急需的信息 预测性信息。动态性信息。 反馈性信息。综合性信息。 6.1.6 秘书信息工作的特点 普遍性。 紧迫性。 开拓性。,6.2 信息工作程序图,6.3 信息的收集与整理,6.3.1 信息的收集 1、范围 政策法规信息; 社会动态信息 组织内部信息； 国际信息 同级相关信息 ；贸易信息 客户信息；交际信息,2渠道 信息网络渠道 、大众传播媒介渠道 文书渠道、调查渠道 会议渠道、图书馆渠道 关系渠道、信访渠道 档案渠道、信息机构渠道 3、方法 1)观察法 2)询问法 3)问卷法 4)阅读法 5)交换法 6)索取法 7)购置法 8)网络法 4、原则 价值性原则； 时效性原则； 层次性原则； 针对性原则； 全面系统性原则。,6.3.2 信息整理 1、分类方法 1）字母分类法；2）主题分类法； 3）来源分类法；4）地区分类法； 5）数字分类法；6）时间分类法。 2、筛选方法 1）查重法。2）时序法。 3）比较法。4）测评法。 3、校核方法 1）溯源法。2）比较法。 3）核对法。4）逻辑法。 5）调查法。6）数理统计法。,4、综合分析方法 1）点面结合法。 2）定性定量分析法。 3）预测分析法。 5、信息加工的形式 1）编写信息简报。 2）信息资料的编写。,6.4 信息的传递与存储,6.4.1 信息传递的方法 当面对话 召开会议 1、语言传递 接打电话 电台传送 电视传输 文本 2、文字传递 表格 图表,表格示例,柱状图,饼状图,折线图,框 图,组织图,6.4 信息的传递与存储,3、电讯传递 传真 电子邮件 摄影、摄像 4、实物及辅助设备传递 投影 实物展示,6.4 信息的传递与存储,6.4.2 信息的存储 1、方法 登记 编码 存放排列 检索 2、方式 手工存储、计算机存储、 电子存储、缩微胶片存储。,6.5 信息的开发与利用,6.5.1 信息的开发 1、形式 剪报、剪报、索引、目录编制、文摘简讯、调查报告、资料册和综述。 2、方法 汇集法。归纳法。纵深法。 连横法。图表法。转换法。,6.5 信息的开发与利用,6.5.2 信息的利用 1、信息利用服务的途径 （1）信息检索服务 信息复制服务。 信息发布服务。 数据库检索服务。 网络信息检索。 电子期刊利用。 (2)信息加工服务 (3)定题、查询利用服务 (4)信息咨询服务 (5)网络信息服务,6.6 信息的反馈,6.6.1 信息反馈的形式 1、 正反馈和负反馈 2、纵向反馈和横向反馈 3、前反馈 和后反馈 6.6.2 信息反馈的方法 1、口头反馈 2、书面反馈 3、通讯反馈,注意事项,既报喜也报忧 做到快准结合 做到深浅结合 做到冷热结合,信息的保密,1、注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。 （1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。 （2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。 （3）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀毒；备份； 2、保密范围 （1）文件；（2）会议；（3）科技。 （4）特定信息：人事、财务、产品、客户。,问题讨论,1、为什么说“在一定程度上，秘书工作就等于接收、变换、传输信息的工作”？ 2、秘书收集信息的渠道和方法有哪些？ 3、秘书如何做好信息整理工作？ 4、秘书如何准确、快速地传递信息？ 5、秘书如何做好利用与反