企业公文用语基础培训.ppt

2010年9月,企业公文用语基础培训,一、 认识企业公文 二、 公文书写标准 三、 合同书写标准 四、 典型案例解析,目 录,一、 认识企业公文 公文分类 公文格式,3,1. 公文分类：通用公文、专用公文,通用公文 文种,决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函 共8种,专用公文 文种,工作通报、会议纪要、会议通知、培训通知、业务通知单 共5种,4,（1） 通用公文文种,决定：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。,1,通知：发布内部规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文，传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或执行事项。（下行文）,2,通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,3,报告：向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位的询问，但不需上级单位给予批复、回复。（上行文）,4,请示：向上级单位请求指示、批准。（上行文）上行文规范案例,5,批复：答复下级单位的请示事项。,6,意见：对重要问题提出见解和处理办法。,7,函：不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（常见于系统外公文或同业之间商洽类公文）,8,5,（2） 专用公文文种,工作通报,刊发公司领导重要讲话、重大工作情况、各专项业务工作情况等知悉类事项。,会议纪要,记载、传达会议主要精神和议定的事项，需相关单位知晓或执行的议定事项。,会议通知,下发会议类通知。,培训通知,下发培训类通知。,业务通知单,用于公司专业管控部门就某一项具体业务、工作的实施，向本单位相关部门和下属单位下达任务，进行相关工作部署。,6,2. 公文格式,公文格式一般包括： 秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、抄送单位、正文、附件、附注、印章、成文日期、拟文单位、会签单位、印发单位和印发日期,7,秘密等级,涉及党和国家秘密、企业商业秘密的公文，应当标明密级和保密期限，其中国家“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。特别要注意：国家“绝密”、“机密”级公文严禁在OA系统上流转。,紧急程度,紧急公文应当标明“特急”、“急件”。,发文单位标识,应使用公司法定名称或规范化简称。公司文件发文标识为“单位法定名称全称文件”，公司函发文标识为“单位法定名称全称函”，部门文件发文标识为“单位法定名称部门文件”。,发文字号,包括公司（部门）代字、年份、序号。发文字号中的序号不编虚位。联合行文的，只标明主办单位发文字号。,签发人,请示、报告应当标注签发人姓名。其中，联合发文的应当标注所有单位签发人的姓名；同一单位多位负责人签发的，仅标注分管负责人姓名。,标 题,要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应避免重复用语和相同文种。,2. 公文格式,8,主送单位,指公文的主要受理单位,抄送单位,除主送单位外需要执行或知晓的其他单位,2. 公文格式,正 文,正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中一般不夹带图形、表格，图形、PPT。,应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件通常与正件一起装订，位置自成文日期及附注之后另一页开始，在主题词前结束。如附件与正件分别装订，应在附件左上角标注“号文件附件”字样。如果公文是印发、转发、批转某一文件时，被印发、转发、批转的文件即是正件，不能称附件，正文之后无需标注附件，但需另起一页。,附 件,附注（需要说明的其他事项），应在成文日期下行居左空字加圆括号标识。“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话，联系人应能对该公文的咨询作出答复。,附 注,9,印 章,印章上不压正文、下压成文日期。联合行文，发文单位都应当加盖印章，主办单位的印章排列在前，其他机关印章按顺序排列。,成文日期,负责人签发的，以负责人签发的日期为准，同一单位多位负责人签发的，以分管负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写为“”。,印发日期为打印完成的日期。,2. 公文格式,成文日期,二、 公文书写标准 思维方式要合理 写作思路要清晰 语言表达要缜密 逻辑结构要严谨,11,一份公文的发布，要经过拟稿人拟稿、主任签发、相关部门主任会签、秘书核稿、副总经理签发、总经理签发、文印室送拟稿人校对、分发等八个步骤。 在此，重点讲述在拟稿环节要注意的