集团EIP系统用户使用手册V5.doc

长沙房产(集团)有限公司 综合信息平台（EIP 系统） 用 户 使 用 手 册 信息中心 2012 年 5 月 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 1 / 42 目 录 第一章引言 3 1.1 简介3 第二章使用说明 3 2.1 硬件、软件环境3 2.2 EIP 平台登录地址 3 2.3 修改密码3 2.4 EIP 平台介绍 4 2.5 如何提交流程5 2.6 如何审批流程.11 2.7 如何新建新闻.14 2.8 如何新建知识文档.16 2.9 如何新建规章制度.18 2.10 如何申请办公用品.19 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 2 / 42 2.11 如何进行收发文处理.21 2.12 如何新建日程.26 2.13 如何新建会议安排.28 2.14 如何新建工作总结.29 2.15 如何新建合同管理.31 2.16 如何借用资源.34 2.17 KK（即时通讯）.35 2.18 个人设置.36 2.19 如何收藏文档.38 2.20 如何发送短信.39 第三章附 件 39 3.1 IE8 的安装 .39 3.2 IE8 的配置 .40 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 3 / 42 第一章第一章 引言引言 为了指导长房集团员工使用 EIP 平台，特制定本使用手册。 1.11.1 简介简介 EIP 用户使用手册讲叙如何提交流程、审批流程、新建新闻、新建知识文档、新建规 章制度、申请办公用品、进行收发文处理、新建日程、新建工作总结、新建合同、个人 设置、如何收藏文档、新建会议、如何进行短信发送等操作。 第二章第二章 使用说明使用说明 2.12.1 硬件、软件环境硬件、软件环境 硬件 台式电脑（256M 内存以上，30G 硬盘以上） 。 笔记本（256M 内存以上、30G 硬盘以上） 。 软件：安装 XP 操作系统、IE8 浏览器，不可使用 360、火狐、QQ 等其他浏览器。 2.22.2 EIPEIP 平台登录地址平台登录地址 登陆地址：。 用户：本人姓名拼音，如“张三”用户名为 zhangsan。 密码：初始密码为 1，本人可以在登录界面修改密码。 2.32.3 修改密码修改密码 登陆 EIP 平台。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 4 / 42 点击“修改密码“。 输入登录名、原始密码 、新密码 点击“确定“即可修改密码。 2.42.4 EIPEIP 平台介绍平台介绍 主页介绍主页介绍 导航区介绍导航区介绍 导航区分为“工作导航“和”应用导航“，工作导航罗列员工日常工作中经常用到的 相关内容，应用导航为 EIP 平台的相关模块目录。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 5 / 42 工作导航介绍： 我的工作：我的待办、我参与的流程、我的日程、我的会议、我的沟通。 我的待办：查看需要我处理和阅读的待办事宜。 我参与的流程：查看、新建我提交和需我审批的流程表单。 我的日程：按日历查看、新经济员工的每天都日程安排。 我的会议：按日历展现需我参加的会议安排，查看我录入的会议和会议纪要，待我 审批的会议和会议纪要。 我的沟通：查看我发起的沟通和接受的沟通。 应用导航介绍： 应用导航包括：审批流程、工作总结、公文管理、会议管理、车辆管理、办公用品、资源 借用、员工活动、新闻管理、知识中心、规章制度、合同管理、电子期刊、调查管理。用户 点击将进入各模块的管理界面。应用导航主要为各模块的管理员来使用。 2.52.5 如何提交流程如何提交流程 点击 EIP 主页快捷按钮中“新建流程“按钮，选择本人所在单位下的相关部门 流程，点击“确定”进入审批单。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 6 / 42 填写审批单（红色*号位为必须填写的选项） 。 点击“流程“标签可以查看流程的流向 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 7 / 42 点击“权限“标签设置权限 （1） 、 “可阅读者”:流程通过后可阅读本流程的相关人员。 （注：流程审批中的人员 系统默认为可阅读本申请单,不需要再次设置,本文后面的所讲的可阅读者皆为同理） 。 如上图所示如上图所示: :可阅读者选为信息中心，则流程通过后，流程审批中的参与人员可以 阅读此审批单,同时信息中心的人员也可以阅读。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 8 / 42 （2）附件权限 “可拷贝者”用于设置流程通过后，可以打开审批单中附件并可以拷贝内容的人员。 “可下载者”用于设置流程通过后，可以下载审批单中附件到本人电脑的人员。 “可打印者”用于设置流程通过后，可打印审批单中附件的人员。 暂存或提交填写的审批单 （1）点击“暂存”按钮，审批单将保存为草稿状态。提交者如果要找到草稿状态的 审批单需要通过“工作导航”导航来找到，如下图所示： 找到草稿状态的审批单后，可以进行编辑，删除、提交操作。 （注：草稿状态的审批 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 9 / 42 单，只有起草人可查阅，其他任何人都查阅不到） 。 （2）点击草稿状态的审批单，点击“编辑”后并“提交” （3）查看自己提交的流程，通过“工作导航”找到我提交的处于“待审”状态的审 批单。点击打开审批单，查看流程看流程目前所处的审批节点。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 10 / 42 （4）已起草身份操作流程 催办：实际工作中，当员工提交了审批单后，由于事情的紧急性，需要相关人员尽 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 11 / 42 快审批，那么流程提交人，可以通过“流程”标签中的按钮“以起草人身份操作”来完 成催办工作，催办默认催办当前流程所处节点的处理人。 撤回：实际工作中，当员工提交了审批单后，如果发现需要临时修改审批单，那么 需要点击撤回。撤回的审批单将变为草稿状态。 废弃：实际工作中，当员工提交了审批单后，如果发现此工作做错了，或者目前不 需要提交此审批单时，需要进行废弃。废弃的审批单，将不能再编辑提交和删除。 （如实 际工作中将纸质的审批单粉碎处理，只是系统中不能删除而已） 。 通知方式： 勾选“待办”系统将以 EIP 系统待办提示流程当前节点处理人。 勾选“邮件”系统将发一封邮件到当前处理人的集团邮件中，进行提示。 勾选“短消息”系统将发送一条短信到当前流程处理人的手机中，进行提示。 注：不管起草人是催办、撤回、废弃操作，如果选择了通知方式，系统都会按选择 的通知方式，提示流程当前处理人关于起草人做的相关操作。 2.62.6 如何审批流程如何审批流程 找到待处理的事情 （1）通过门户找到待办事宜 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 12 / 42 （2）通过“工作导航”找到待办事宜 查看审批基本信息 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 13 / 42 点击“流程”标签进行流程的审批 流程审批操作分为：通过、驳回、转办、沟通。 通过：点击通过，填写处理意见后提交，流程将自动通过本节点流转到 下一节点。 驳回：点击驳回后，流程将驳回相关节点。驳回动作可以选择流程通过 的任意点 进行驳回，同时驳回中勾选“驳回的节点通过后直接返回本节点”那么驳回到 的节点人处理完后提交将直接提交到被驳回人（如上例直接回来刘海清处理） 。 转办：点击转办后，需要选择转办的人员，将本审批单转办给相关的人员 来处理。 沟通：点击沟通后，需要选择沟通人员，发起相关的沟通，沟通流程审 批中不确 定的问题。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 14 / 42 流程申请中出现的几种情况： （1）提交时需要选择分支，点击“通过”时需要选择流程的流转方向，才能提交流 程。 （2）提交时需要选择分支及设置后面审批的节点的审批人，在选择通过同时选择分 支时如果系统提示为“请选择流程处理人”那么需要处理人，点击“选择”按钮冲组织 架构中选择下一结点的处理人。 2.72.7如何新建新闻如何新建新闻 进入 EIP 平台，在快捷方式中找到“新建新闻” ，点击选择自己所在公司的新闻分类 编辑新闻 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 15 / 42 注：在编辑新闻时，需要注意新闻的排版，请在将内容拷贝到新闻编辑框中后，修 改新闻的格式，选择每段文字，使用行距功能，可以让新闻的排版更清晰，建议用 200% 的行距。 设置新闻发布后的可阅读权限 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 16 / 42 可阅读者：用于设置新闻发布后，可以阅读此新闻的相关人员。 可编辑者：用于设置新闻发布后，可以编辑、修改此新闻的相关人员。 提交新闻，新闻提交后将按设置的流程进行审批。流程通过发布将出现在公司门 户中，供有权限阅读的人阅读。 2.82.8如何新建知识文档如何新建知识文档 进入 EIP 平台，通过左边的“工作导航相关工作知识中心” ，按下图所示 点击新建按钮，新建知识文档。 选择知识文档存放的分类后，点击“确定” ，开始编辑知识文档。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 17 / 42 设置知识文档的阅读权限： 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 18 / 42 提交知识文档，知识文档提交后将按照设置的流程进行审批，发布将出现在公司 门户中，供有权限阅读的人学习。 2.92.9 如何新建规章制度如何新建规章制度 进入 EIP 平台，通过左边的“工作导航相关工作规章制度” ，按下图所示 点击新建按钮，新建规章制度。 选择规章制度存放的分类后，点击“确定” ，开始编辑规章制度文档。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 19 / 42 设置规章制度的阅读权限： 提交规章制度文档，规章制度文档提交后将按照设置的流程进行审批，发布将出 现在公司门户中，供有权限阅读的人学习。 2.102.10 如何申请办公用品如何申请办公用品 进入 EIP 平台，通过左边的“工作导航相关工作办公用品” ，按下图所示 点击新建按钮，新建办公用品申请单。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 20 / 42 在申请单中“选择用品” 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 21 / 42 选择需要申请的用品分类，之后在列表中勾选办公用品，在输入中填写审批的用品 数量。 注：办公用品按部门申请，每个月部门提交一次申请，办公室统一购买后发放。 设置阅读权限 提交办公用品申请单，申请提交后将按照设置的流程进行审批。 2.112.11 如何进行收发文处理如何进行收发文处理 收文处理 （1）各单位文书登陆 EIP 平台，在待办事宜中选择需要签收的公文。 （2）签收公文 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 22 / 42 （3）签收后，将公文进行收文处理 通过“工作导航相关工作公文管理”找到刚才签收的公文。 点击刚才签收的公文，进行编辑处理 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 23 / 42 选择编辑界面中的“办件类型”选择本单位的收文流程。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 24 / 42 （4）设置公文的阅读权限 （5）提交收文之后按流程设置好的审批节点进行流转审批。 发文处理 （1）进入 EIP 平台，在快捷方式中找到“新建发文” ，点击选择自己所在公司的发文 分类。 （2）选择分类后，点击“确定” ，开始编辑公文发文文档。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 25 / 42 （3）设置公文的阅读权限。 （4）提交发文文档，之后按设置好的流程进行流转审批。 （5）分发公文 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 26 / 42 实际工作中流程通过后，如果要传递到下属单位或集团总部、平行单位，需要通过 “分发”来完成电子公文的分发，系统操作是通过“工作导航相关工作公文管理” 找到刚提交的公文，打开公文，点击“分发”按钮在弹出的对话框中选择“主送单位” ， 之后提交。那么刚才新建的发文将以电子档的形式发送到相关单位文书。 注：“分发”的动作在系统中只有一次操作的机会，需要各单位的文书，在实际工作 中要谨慎选择主送单位，不要遗留相关单位。 2.122.12 如何新建日程如何新建日程 进入 EIP 平台，通过左边的“工作导航我的日程” ，按下图所示点击新建按钮， 新建日程。 填写日程安排 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 27 / 42 查看日程 2.132.13 如何新建会议安排如何新建会议安排 进入 EIP 平台，在快捷方式中找到“新建会议” 。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 28 / 42 选择分类，点击“确定” ，填写会议安排内容 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 29 / 42 2.142.14 如何新建工作总结如何新建工作总结 进入 EIP 平台，通过左边的“工作导航我的工作相关工作工作总结 我提交的” ，按下图所示点击新建按钮，新建工作总结。 设置工作总结的发布后的权限 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 30 / 42 查看相关工作总结 2.152.15 如何新建合同管理如何新建合同管理 进入 EIP 平台，通过左边的“工作导航我的工作相关工作合同管理 我提交的” ，按下图所示点击新建按钮，新建合同。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 31 / 42 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 32 / 42 查看合同“我提交的”合同信息 按时间查看签订的合同 查询某段时间的到期后同 查询某段时间的需要付款的合同 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 33 / 42 2.162.16 如何借用资源如何借用资源 进入 EIP 平台，通过左边的“工作导航我的工作相关工作资源借用 我的借用单” ，按下图所示点击新建按钮。 点击“选择”打开借用资源，选择空闲资源，之后提交。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 34 / 42 2.172.17 KKKK（即时通讯）（即时通讯） 面板介绍 查看企业组织架构 查看待办事宜 查看工作流 查看集团新闻 查看知识文档 查看规章制度 查看常用资料 查看工作总结 在线、离线信息发送，在企业组织架构中找到相关人员，双击人员即可进行信息发送。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 35 / 42 多人会话 短信发送目前功能屏蔽中。 点击进行邮件发送。此功能需要本机默认安装收发邮件的客服短。 长沙房产（集团）有限公司 EIP 系统用户使用手册 36 / 42 2.182.18 个人设置个人设置 进入 EIP 平台，通过左边的“工作导航我的工作个人设置“ 修改我的地址本： 本功能主要将和自己业务相关的人员放到我的地址本中，在 EIP 的组织架构中可以直接选