项目管理手册第15部分.doc

第十五部分 项目财务管理燕山石化公司工程建设项目管理手册 燕山石化公司工程建设项目管理手册第十五部分项目财务管理（版本/日期：1.0/2008.10）中国石化集团北京燕山石油化工有限公司中国石油化工股份有限公司北京燕山分公司 344 目 录1 目的3332 适用范围3333 职责3333.1 项目财务管理的内容3333.2 项目财务管理和会计核算3344 项目财务管理人员设置及工作接口3354.1 项目财务管理岗位设置3354.2 项目财务与各部门的工作接口3355 项目财务成本管理和投资控制3366 项目财务资金管理和款项支付程序3377 项目财务会计核算和竣工决算3407.1 设定会计科目3417.2 项目财务竣工决算3428 项目财务文件管理工作3438.1 项目财务建立有关备案制度3438.2 项目财务档案管理343第十五部分 项目财务管理1 目的在工程项目实施过程中，项目财务管理与核算作为工程项目管理的组成部分，它将通过与各个方面的互相联系、互相协作，完成工程项目财务目标，最终完成工程项目的总体目标。2 适用范围本程序适用于燕山石化公司建设工程的项目财务管理。3 职责认真贯彻执行党和国家对固定资产投资的一系列方针、政策及有关规定，严格履行各种经济合同和协议的内容。为保证工程项目的正常开展和有效地运转，提供资金支持及组织工程项目财务管理与会计核算工作，并与工程项目管理的各个环节有机的结合起来，为工程项目提供服务。项目财务管理和会计核算采用由财务部设置专业会计主管人员（以下称项目财务主管）进行统一核算的模式。主要通过“在建工程”科目进行建设成本的核算；工程项目所需资金由财务部统筹安排，资金支付按内控审批权限执行。3.1 项目财务管理的内容3.1.1 在合同报价阶段和合同签订阶段，项目财务主管应参与的内容如下：1. 充分了解工程项目的基本情况，配合发展计划部等有关部门做好立项、评估的前期工作。2. 分析、评估工程项目资金的筹措情况及相关的财务风险。3. 积极提供财会方面的资料，配合工程主管部门做好工程项目的招投标工作。4. 审查或参与制定合同中有关价款、支付条件、支付进度等条款，与有关部门一起把关，共同搞好投资控制。3.1.2 项目财务成本核算工程项目的成本核算是反映建设工程投资效果的重要内容，要做到及时、真实、合规、全面、正确地反映工程项目投资效果。3.1.3 项目资金管理项目财务管理不但要进行项目成本管理还要加强资金的管理。1. 筹集的工程项目资金，由财务部统筹管理，工程项目所需资金由财务部拨付，分公司财务部资金由中国石化股份公司财务部按工程项目的计划、进度分期拨付。2. 积极联系项目资金并做到及时到位，控制好项目收支平衡，节约和合理使用资金，降低项目建设成本。3.1.4 合同管理项目合同是公司的重要法律文件，是项目财务主管执行对外付款的重要依据，项目合同的管理是非常重要的一个环节，必须建立合同管理辅助台账，确保合同执行到位。3.2 项目财务管理和会计核算3.2.1 项目财务管理和会计核算必须掌握以下资料1. 上级有关部门批准的项目可行性研究报告。2. 中国石化有关部门批准的基础工程设计概算。3. 中国石化建设项目的年度投资计划。4. 公司年度固定资产投资计划。5. 对外签订的进口设备、国内设备、材料合同及勘探、设计、施工和大型设备订货合同等。6. 中标通知书、招投标有关资料以及工程结算审计报告。7. 物资供应单位和工程主管部门等部门每月提供工程项目的资金使用计划。8. 工程中交相关资料。3.2.2 项目财务会计核算1.按建设项目、单项工程、单位工程核算资本支出。2.在SAP系统创建投资定单和主数据，维护工程项目投资计划，控制资本支出。3.在MPM系统维护在建工程主数据。4.对MPM系统工程物资的需求计划进行在线审核。4 项目财务管理人员设置及工作接口4.1 项目财务管理岗位设置项目财务岗位设置及人员要求项目财务管理岗位实行一人多岗制，主要设置成本管理和资金管理两大岗位。项目财务管理人员要掌握工程管理的技能，熟悉工程项目核算程序。4.1.1 成本管理岗位：主要负责项目的成本核算、控制和分析工作；同时负责项目的应收、应付往来款的管理；竣工决算报表的编制和交付使用财产的移交；及时、准确地向财务部部长和工程管理相关部门提供建设成本的信息资料，预报投资的节超；负责项目合同及会计档案的整理和归档工作。4.1.2资金管理岗位：负责项目建设年、季、月所需资金（包括外汇）计划的编制和上报工作；负责联系、落实资金筹措和资金到位及各种工程费用的付款事宜；对资金使用情况进行跟踪和监督，随时向财务部部长和工程管理相关部门报告。4.2 项目财务与各部门的工作接口4.2.1 项目财务主管与公司财务部项目财务主管系财务部的在建工程管理岗位人员，负责项目财务管理和会计核算工作。项目财务主管必须按照财务部的规定，履行财务人员的职责；项目财务主管的考核及评价由财务部负责，项目执行期间各专业部门对项目财务主管的考核及评价作为财务部人员考核评价的参考。项目财务主管必须保证会计资料合法、真实、准确、完整、及时，积极维护和执行内控制度。4.2.2 项目财务主管与发展计划部、工程管理部、审计部、物装中心、市场营销部项目财务主管定期向工程管理相关部门报告关于工程的资金筹措、资金到位和工程的建设成本情况，处理涉及工程项目的业务时要及时向工程管理相关部门通报，随时为项目管理部门提供有关财务咨询。工程管理相关部门应通过项目财务主管了解与项目有关的财务情况。物装中心、市场营销部应于每月1日前分别向项目财务主管提交国内采购用款计划、国外采购计划、关税增殖税用款计划、现场采购计划以及采购相关费用用款计划。发展计划部、工程管理部、审计部应及时将项目的有关文件资料，包括上级批准的可行性研究报告、基础工程设计概算、调整概算、工程合同、施工统计进度报表、工程结算审计报告等交给项目财务主管一份，以便财务人员顺利开展项目核算。发展计划部、工程主管部门应及时编制汇总年、季、月工程用款的资金计划，以使项目财务主管做好资金安排和到位，保证工程建设的顺利进行；勘探设计施工等款项支付中，需要工程管理相关部门严格把关和审核；发展计划部、工程主管部门在工程竣工报表编制前，应将未完工程（少量尾项）和竣工验收的应付未付的相关费用预提出来，以保证竣工决算后费用支出有资金来源。5 项目财务成本管理和投资控制项目财务主管在工程建设的每个阶段都要抓好事前、事中、事后全过程的管理，严格进行项目成本管理和投资控制。5.1 项目财务主管在固定资产投资项目的可研阶段就要积极参与，充分了解建设项目的基本情况，配合发展计划部等有关部门做好立项、评估的前期工作，并从财务角度为降低工程成本、节约投资提出建议。5.2 为了更好的控制建设投资，建设的工程项目应实行项目招投标。项目财务主管要积极提供资料，配合工程管理部的项目招投标工作。招投标要做到公开、公平、公正和合理，既要保证工程质量、工期、安全，又要降低工程造价，节省建设投资。除了按工程总价中标的以外，其它如按单价中标的，中标单位都必须编制预算，经工程主管部门审查批准后才可进行工程价款的拨付。5.3 不具备招标条件的工程要坚决执行预算管理制度。有关施工单位要认真编制预算书，工程主管部门要严格进行审定，努力做好投资控制。5.4 设备费和材料费所占工程成本的比重较大，因此在设备订货、材料采购中，采购单位要做好“货比三家”的工作，努力降低采购成本，严格限额采购，节省建设投资。5.5 工程主管部门依据批复的基础工程设计概算（或可研估算）对其它费用进行投资分解，确定各费用责任部门的投资控制限额。各部门不准突破限额所规定的指标。其它费用的支出，在限额的范围内经有关部门审核后，财务部部长和总会计师审批（按内控审批权限）后方可支付。对于出国人员费用、项目部零星固定资产购置、现场赶工费等，在相关部门及领导审批后，必须报总会计师批准。要把财务管理的监督职能和投资控制落到实处。5.6 项目财务主管要经常深入现场，参加工程建设的调度会等会议，了解工程进度、设计变更、设备到货、市场材料价格变化等情况，预报投资节超，便于领导和有关部门控制总投资，切实搞好建设项目的成本管理。5.7 项目的物资采购要贯彻“量入为出”的原则，既要保证工程需求，又要防止仓库积压。物资订货要招投标或询比价、框架协议采购，大型设备的订货和厂家选择要从技术、质量和价格几方面反复论证。项目财务主管要严格审查订货合同，做好物资采购的事前控制和监督工作。5.8 供料方式采用甲供料的原则，要求计划限额领料要准确，并且要视工程进度情况进行发料。其次，要强化施工现场的材料管理，防止丢失现象的发生。同时加强对职工的思想教育，强调科学下料，技巧下料，减少材料损耗量，降低主材成本。5.9 物装中心要认真做好设备的开箱检验工作，尤其是进口设备配件应按照清单逐一清点计量，如发现数量和质量上的问题应及时上报要求索赔。经清点无误后方可办理入库手续。发放时强调保管人员必须一一清点发放，杜绝进口物资成箱出库的做法。5.10 项目所需物资应在提报计划时严格划分设备和材料，提报的计划需由项目主管部门、发展计划部、项目财务主管进行审签，以确保工程建设设备、材料成本核算的正确性。5.11 物资计划要详细写明物资名称、规格型号、数量、单价、金额及单项工程中的单位工程名称、编号和变更单号（设计变更时）。设备还必须注明设备位号，个别设备没有设备位号的在设备位号上注明“无”。5.12 成套的进口物资配件、国内外分别购买配套形成的设备、现场制做的设备，编制物资需求计划时要将配套部分的物资跟随主机写成一个位号并将主设备名称注明，以便竣工决算时清晰地给生产厂交付使用财产。5.13 为做好技术改造项目国产设备投资抵免企业所得税工作，财务部（物装中心）根据物资采购报销发票按月、按物资类别分别进行统计，整理相关资料。5.14 工程建设的各个阶段项目财务主管要积极配合公司审计部和上级审计部门的审计，确保项目实施过程中的合规、合法，提高投资效益。6 项目财务资金管理和款项支付程序项目资金管理是项目财务管理的重要方面，必须按照国家政策和中国石化、燕山石化公司的有关规定，严格进行管理。6.1 项目的建设资金（资本金和银行贷款）均由中国石化集团及中国石化股份公司筹集，并按工程建设统筹进度计划拨付和控制。6.2 项目财务主管要及时上报月、季、年工程建设用款计划，以保证建设资金及时到位，促使项目建设顺利进行。6.3 本条款重点规定项目资金支付的程序和要求。6.3.1 工程预付款的拨付、工程进度款的拨付，根据甲乙方签订的合同规定执行，预付款的扣回原则上采用一次抵扣法，余下的5的工程尾款即工程质量保证金在工程交工验收后支付。6.3.2 拨付工程进度款要做好确认工程量和核查有关合同文件两项工作。工程量的合理确认，是控制进度款的主要依据。施工单位要依据国家有关规定，实事求是地统计完成工程量，并于每月25日前填好一式四份工程价款结算表交监理和工程主管部门确认，签署意见后转交财务部项目财务主管审核，财务主管按照内控权限规定报财务部部长和总会计师审批后办理进度款拨付。项目财务主管要经常深入现场，了解工程进展及设备安装情况，掌握第一手资料，以核实工程量完成情况。拨付工程进度款，应符合本程序中有关文件的规定，凡不符合文件要求的不得办理。6.3.3 施工单位按甲方要求，为赶工期所支付的提前工期奖及赶工费，应在合同中明确规定，还须有上级有关部门（燕山石化公司与中国石化签订的项目法人责任书）的规定才能办理。支付时要经工程主管部门和财务部部长及总会计师批准。6.3.4 进口设备和材料，由公司委托中国石化物资装备部（国际事业公司）办理。代理方要依据签订的进口设备、材料合同的支付条款，向燕山石化公司收预付款时，必须由燕山石化公司市场营销部和物装中心有关负责进口物质的管理人员确认并签字，项目财务主管审核无误后报财务部部长和总会计师签字同意后方可付款。6.3.5 中国石化物资装备部（国际事业公司）计取的进口业务代理手续费，一律不付预付款。必须在合同结算时，经燕山石化公司有关人员确认签字，经市场营销部，财务部审查同意后，才能支付。6.3.6 项目出国人员费用标准，按国家规定执行。出国人员在回国后三十天内报销完毕。6.4 款项支付的具体程序除了零星管理费用之外，其它工程建设费用的支付必须要有合同，并且已列在年度计划内和月度资金使用计划内。6.4.1 工程款支付由施工单位提出工程价款申请单，一式四份，盖章签字(施工单位存一份、工程主管部门一份、项目财务核算和财务部资金岗位各一份)项目监理审签项目经理审签工程主管部门审签项目财务主管审核财务部部长和总会计师审批项目财务主管付款项目财务主管作帐。勘查、设计费的支付同上。6.4.2 工程竣工结算款的支付程序与6.4.1相同，但强调：一是必须有施工、设计、质量管理部门、工程主管部门和接收单位（生产厂）签字盖章的工程中交证书；二是支付到结算额的95，余下的5工程尾款待交工验收后再支付。6.4.3 工程尾款的支付工程尾款的支付程序可简化，工程质量无问题后，由使用单位主管部门、工程主管部门签署意见，项目财务主管按程序办理付款即可。6.4.4 国外设备和材料款的支付受委托办理进口的单位，依据合同规定和国外供货商的委托收款通知书传真给物资供应单位和物资供应管理部门审签项目财务主管审签财务部部长或总会计师审签项目财务主管付款。6.4.5 外籍技术人员工资的支付对外合作部依据合同，提供外籍专家现场工作的考勤表项目经理确认对外合作部审批受委托单位审核外籍专家人员的应付工资、代扣个人所得税等及应付实发数项目财务主管审核财务部部长或总会计师审签项目财务主管付款。6.4.6 其它外事费用支付其它外事费用支付,如住宿、劳保、宴请、现场办公设备等，由对外合作部依据合同规定和现场实际需要提出申请项目经理审签项目财务主管审核财务部部长或总会计师签字项目财务主管付款。6.4.7 出国人员费用的支付经批准的出国人员根据批准出国文件和中国石化物资装备部（国际事业公司）预收出国费用通知单对外合作部审签工程主管部门审签项目财务审核财务部部长或总会计师审批项目财务主管付款。回国后报销：中国石化物资装备部（国际事业公司）出具费用结算清单由对外合作部审核项目财务主管核销。6.4.8 国内设备和材料款的预付财务部预付备料款（包括设备制造进度款）：物装中心依据工程进度要求，提出年、季、月资金计划（月度计划在上月的30日前）上报工程主管部门审签财务部审核财务部部长和总会计师视资金情况和对外签订的合同预付款的规定审批财务部付款项目财务主管作帐。6.4.9 零星管理费的支出需要费用的部门提出申请项目部或提出部门经办项目主管部门审签项目财务主管审核财务部部长或总会计师审签项目财务主管付款。6.4.10 生产准备费的支付生产准备费按预算提出申请项目主管部门审签项目财务主管审核财务部部长和总会计师审签项目财务主管付款。如通过会计中心驻生产厂财务分部代付的，必须向项目财务主管提供发票复印件和费用清单，以便向生产厂顺利移交资产。6.4.12 项目施工和竣工验收时政府有关部门收取的劳动安全评价、职业卫生、环境保护、消防检测验收等费用的支付，首先由公司主管部门依据规定标准提出申请，其它程序与6.4.10相同。6.4.13 项目前期工作费的支付发展计划部提出申请项目财务主管审核财务部部长或总会计师审签项目财务主管付款。7 项目财务会计核算和竣工决算项目财务的会计核算是项目财务管理的核心内容，是进行各项财务管理工作的基础。编制财务竣工决算、办理资产交付手续是工程竣工验收的重要组成部分，为确保工程竣工验收，工程项目的奖金应留20%在编制竣工验收阶段和竣工验收合格后发放。7.1 设定会计科目按照公司为中心的核算原则及项目财务核算需要，设定会计科目。项目财务核算主要是在“在建工程”一级科目下，设置建筑工程投资、安装工程投资、设备投资（需要安装设备和不需要安装设备）及待摊投资。7.1.1 建筑安装工程的投资建筑安装工程投资是指建设单位按项目概算内容发生的建筑工程和安装工程的实际成本，其中不包括被安装设备本身的价值以及按照合同规定支付给施工企业的预付备料款和预付工程款。费用发生时借方登记经有关部门签字的工程价款结算单进建筑安装工程投资，贷方记应付工程款单位。7.1.2 与建筑、安装工程有关的结算业务结算业务一般情况下要设应付工程款、预付工程款科目来核算在工程施工业务中产生的债权与债务，本科目贷方登记承包单位完成工程价款结算所应付工程款，借方登记支付价款，余额表示尚未支付的工程价款。若有预付备料款，通常情况下，核算按合同规定向施工单位预付的备料款，借方登记预付备料款，贷方登记抵扣的预付备料款，余额表示尚未扣回的预付备料款，预付的预付备料款，属于本承包单位与施工单位之间的往来款项，尚未形成工程进度，不能计入建筑安装工程投资。7.1.3 设备及材料的核算科目设置及说明设备投资是指建设单位按照项目概算内容发生的各种设备的实际成本，包括需要安装设备和不需要安装设备。需要安装设备是必须将其整体或几个部位装配起来，安装在基础上或建筑物支架上才能使用的设备；不需要安装设备是指不必固定在一定位置或支架上就可以使用的设备。7.1.4 待摊投资科目说明待摊投资支出是指建设单位按项目概算内容发生的，按照规定应当分摊进入交付使用资产价值的各项费用支出，包括：建设单位管理费、土地征用及迁移补偿费、土地复垦及补偿费、勘察设计费、研究试验费、可行性研究费、临时设施费、设备检验费、负荷联合试车费、合同公证及工程质量监理费、（贷款）项目评估费、国外借款手续费及承诺费、社会中介机构审查费、招投标费、经济合同仲裁费、诉讼费、律师代理费、土地使用税、耕地占用税、车船使用税、汇兑损益、报废工程损失、坏帐损失、借款利息、固定资产损失、器材处理亏损、设备盘亏及毁损、调整器材调拨价格折价、企业债券发行费用、其它待摊投资等。费用发生时借记：在建工程待摊投资，贷记：银行存款（或现金）。需要指出的是，建设单位管理费是指建设单位从项目筹建开始至办理竣工财务决算之日止发生的管理性质的开支。包括：不在原单位发工资的工作人员工资、基本养老保险费、基本医疗保险费、失业保险费、办公费、差旅交通费、劳动保护费、工具用具使用费、固定资产使用费、零星购置费、招募生产工人费、技术图书资料费、印花税、业务招待费、施工现场津贴、竣工验收费和管理性质开支。7.1.5 项目财务核算中，工程费用支付程序按6.3条办理。7.2 项目财务竣工决算7.2.1 竣工决算是从财务角度对工程完成情况进行的全面检查和总结，是竣工验收文件的重要组成部分，工程项目在竣工决算之前有关部门必须做好以下几项工作。(1) 物资供应单位和物资供应管理部门做好设备、材料和各种结余物资的盘点。(2) 项目主管部门、发展计划部确认未完工程的工作量。指包括在本项目概算内，但由于各种原因未完工的部分工程，经有关部门慎重提出，项目主管部门、发展计划部严格审查确认后将其投资预提列入项目投资完成额之内。(3) 项目财务主管清理应收、应付款项。(4) 项目主管部门与施工单位办理完工程结算手续。工程结算必须附有审计机构的审计报告和建设单位、接收单位（生产厂）、施工单位和质量监督部门签章的工程中交证书。(5) 项目财务予提相关费用。其中包括进口设备延期付款及应支付尚未支付的各类费用。如引进设备保证期未满，还有部分设备价款未付；再有环保、劳动安全、消防、职业卫生、防雷装置及档案验收费等其它竣工验收费；还有暂时扣下的尚有争议的工程价款等。项目财务主管会同项目主管部门等有