物资设备管理若干规定.doc

物资设备管理若干规定根据目前国际国内经济形势，铁路建设规模逐步缩减，更多的施工企业将进军城市轨道交通领域，公司面临更大更残酷的竞争；国家货币信贷政策也进一步收紧，财务成本越来越高，公司资金状况越来越严峻，甚至影响到施工生产；中国铁建股份有限公司、集团公司对物资设备管理进一步加强，已出台多个管理文件，物资设备的高度集中化管理已成为当务之急；随着公司的专业化发展不断扩大，不少单位或人员对成本控制有所放松，物资管理控制不严，与公司的发展态势和长期规划极不相称。因此，公司决定进一步加强物资设备管理，进行全过程监控，根据公司工程项目高位管理办法和相关管理制度特制定本规定，请各单位按此执行。本规定包含物资设备的审批、采购、使用（过程）、报废、报表及处罚规定。第一章 审批制度规定第一条 公司所属各单位物资设备主管人员（采购人员）必须报公司人力资源、工程部审核，经公司分管领导和主管领导审批后方可上岗；必须保持相对稳定，任何单位或个人无权调换，确因工作需要更换的单位，须按程序上报公司审批。物资设备主管由所在单位和公司工程部双重领导，业务上对公司工程部负责。第二条 所有设备、固定资产购置必须上报公司工程部，首先考虑在公司范围内统一调拨，经部门审核报主管领导批准后，由公司统一组织实施或授权实施，任何单位和个人不得擅自实施。第三条 主要生产材料、大宗物资和批量物资采购必须报公司工程部审核，报公司分管领导和主管领导审批后统一组织实施或授权实施。第四条 设备、周转材料的报废和项目批量物资（废料）的处理必须上报公司工程部，组织相关人员鉴定后形成处理方案，报公司主管领导批准后方可执行，由公司统一执行或委托执行。第二章 招标采购规定第一条 公司所有物资设备必须公开招标采购。各单位或项目根据施工生产进度及时编制需求计划，报公司审批后实施采购。需求计划分为：“物资需求总计划”（物统表2）和“每月物资采购计划”（物统表3）1、新项目开工前，要迅速根据审批的施工组织设计制定设备物资需求总计划，拟定分步实施方案，一并上报公司审批。2、在建项目或项目开工后，根据施工进度制定月需求计划，上报公司审批。计划编制要结合施工进度安排、材料价格变动、库存情况等，保证采购计划的合理性和严谨性，防止库存量过大或采购时机不佳，造成资金的占用或资金的浪费。第二条 密切把握材料市场动态价格，项目领导、物资管理人员要随时调查了解主要材料市场行情，参照当地各种价格信息网，了解材料价格变化涨幅情况，做到心中有数。项目物资主管人员及时与公司工程部汇报当地价格变动信息，共同制定采购计划和采购方案。第三条 公司所有设备、固定资产购置由公司统一招标采购，公司可根据实际情况委托项目招标采购，未经委托的单位或个人不得擅自购置设备。小金额设备或快速减值设备，项目部必须按公司要求建立固定资产或者进入当期成本，不得擅自主张。没有公司审批报告和统一固资编号，项目财务不得建立固资或账务处理第四条 主要材料、大宗材料（20万元以上）和单一品种采购批量金额5万元及以上的材料，由公司统一招标采购或授权给项目部实行招标比价采购，五金电料和零星材料由项目部自行采购。原则上优先采用公司、集团公司合格供应商名录中的单位，以及中国铁建股份有限公司内部生产企业产品。1、公司统一招标采购主要材料：钢材、水泥、黄沙、碎石、矿粉（粉煤灰）、外加剂、脱模剂、预埋件、木材、燃油、批量电线电缆、配件备件等，原则是综合价格低、产品质量优、商家信誉高，因地制宜地选择供应商。（1）华东地区由公司集中招标采购，主要两种形式：一是根据各单位采购计划集中在某一地采购后直接送货到现场；二是对一些无法跨区域采购的材料，公司直接在当地进行采购，所在单位配合。其中大额或大批量物资如钢材、砂石料、水泥、外加剂等，公司将根据各单位的资金状况采取不同的招标形式和付款方式进行采购，以降低采购价格和财务成本。该款项由公司统一安排授权，具体操作按财务规定执行。（2）其它地区的单位，原则上由公司进行集中招标采购，所在单位配合，如公司不能派人组织招标的单位，由公司委托该单位进行。授权采购的材料必须严格按照公司规定的程序进行比价、招标采购，将招标情况汇总报公司相关部门审核，经过分管领导和主管审批后，严格按照审批意见实施，不得随意改动，确系特殊情况，须再次汇报后实施。2、五金电料、零星材料暂由各单位自行采购，但必须遵循货比三家，质量达标，价格低廉者从优的原则，由项目部领导、部门评审签字确定供应商后，报公司工程部备案，供应商资质、报价单等原始资料保存备考核时检查。为保证材料、机具质量，公司将各单位的使用情况综合后选择几家材料、机具的合格生产厂家，由各单位分别采购。第五条 材料采购都应签订采购合同，委托采购的主要材料、大宗材料和批量物资的采购合同必须经项目部组织评审，上报公司复核、评审后才能签订。五金电料、零星材料也须与供应商签订合同，确保材料处于市场低价和质量可靠，公司将随时抽查各项目采购情况。原则上合同为一年一签，每年对所有合同进行整理，及时与供应商进行谈判并续签合同，价格调整必须有相关依据和双方签认手续。采购合同须及时报公司工程部备案。第六条 各单位必须上报购置报告和“招标询价汇总表”（设管审批表1和物统审批表1），经公司领导审核批准后执行，紧急情况或公司相关部门因工作原因未能及时回复的，先电话请示，过后书面批复。第三章 使用管理规定第一条 固定资产设备必须由公司统一编制管理号码，并在设备上统一装订设备管理号码牌，同时对每台固资设备要建立卡片（设管表4）。对未建立固资的设备要另外建立台帐管理，严格按固定资产管理。项目结束时，固定资产台帐和设备实物必须一一对应，并完整地移交公司工程部。第二条 设备管理人员建立“设备综合实力台帐表”（设管表1），项目部要每季度对现场设备进行清点，保证台帐与实物相符，每季度与财务对账，确保设备净值一致。长期租赁设备须建立相应的台账，纳入固定资产管理，租赁前必须向公司专题申请。第三条 设备调拨由公司统一进行，任何单位和个人不得私下进行调拨、转借和出租设备。包括小型办公设备、水准仪和全站仪。同时笔记本、照相机、摄像机等易损易丢失的办公设备，要与个人或部门签订“办公用具使用保管责任状”（设管表9），调离或报废时必须交回原单位。第四条 对大型和关键设备要填写“设备日常保养点检记录表”，将设备的安全使用、维护、保管工作落实到人，并确保设备每天必须进行检查，并由相关人员签字。各单位需建立设备维修台账，每月上报设备维修明细报表（设管表10），设备重大修理（2万元及以上）须专题报告，经审批后修理。每季度、每月要对修理费进行分析，对单机修理费用较高的设备必须加强检修；对维修费用异常的月份，各单位要认真分析总结，加强设备管理和日常保养，降低维修费用。第五条 物资日常管理必须随时关注市场价格动态变化，收集价格信息，便于业主计价和调差，同时控制供应商单价的变化。各单位每周五上报“主要材料价格对照表”（物统表5），准确反映每批材料的进货地点、时间、价格及数量。建立全年的主要材料价格对照表（物统表4），以反映每个月的平均单价。公司工程部汇总后呈送公司主管领导和分管领导，并形成通报下发各单位。第六条 原材料入库验收必须严格认真，按照产品说明书、质保书及技术要求进行质量验收，按照公司有关规定进行数量验收。制品工程项目的黄沙、碎石必须以成品数量进行计量，不得进行过磅。其他各类原材料必须通过地磅计量，即：毛重-皮重=净重，原始凭据只能通过打印，手工填写的数据无效。各单位要经常对地磅严密检查，防止被安装控制装置；加密称量系统软件，密码应掌握在单位主管手中。第七条 加强仓库和现场物资及内业资料的管理。管片厂和梁场所有材料必须在室内保管，综合工程根据实际情况分现场储存和室内保管。但仓储现场必须干净整齐、标准规范，入库、出库、点验手续齐全；材料说明书、质保书、材质证明书齐备；检验报告、报验单、报审单具备。1、材料堆放要有序，做到上盖下垫、防雨防潮、防火防盗，标识清楚，达到方便使用，防止二次倒运，对特殊物资如水泥、油料采取室内保管，并按型号、批次堆码。2、尤其是易燃易爆物品，要准确核定现场用量，领发料签字手续要齐全，用多少领多少，当天未用完必须退库保管并登记，工班不得以任何理由存放、保管易燃易爆物品。3、每月末与财务部门实行物资资金对帐制度和盘点制度，做到点验单、发料单、台帐、库存实物量一致，库存金额和财务帐面相符，每月上报原材料消耗报表（物管表1）第八条 坚持重视节超分析工作，加强材料成本核算。给单位要高度重视成本核算和材料节超分析工作，坚持每月对主要材料进行盘点，上报盘点表（物统表9）；坚持每月进行量、价节超分析，分析盈亏要查明原因，并编制“主要材料节超表”（物统表3）和分析报告。第九条 建立能源、材料超耗责任追究制，对严重超出公司定额的能源和材料进行分析，对因人为技术失误、管理疏漏和管理不作为等个人原因造成能源、材料严重浪费，给公司带来较大损失的责任人将依据公司制度进行追究；造成重大损失的单位和个人将依据公司制度进行行政处分和经济处罚。第四章 报废及处理规定第一条 对已达到报废条件并无修复利用价值的设备，项目部要根据固定资产管理规定，对设备进行鉴定，填写“机械设备报废申请表”（设管表8）报公司工程部，公司组织技术小组进行鉴定后报公司主管领导批准后执行。对已达到报废条件，技术状况良好的设备，建立报废再用设备台帐，按照在用设备进行管理。任何单位和个人不得擅自做主处理和变卖机械设备。第二条 各单位在处置批量物资或废料时，要会同生产、计划、财务等部门共同处置，并及时填写并上报“废旧物资处理情况统计表”（物统表10），任何人不得随意处置。项目竣工后的批量物资和周转材料必须立即上报，公司工程部根据实际情况调拨或处置，任何单位和个人不得处置。不按程序处置废旧材料的单位和个人，将按相关规定进行严肃的行政处分。第五章 报表规定及要求第一条 物资设备报表必须内容真实、数据准确，正确无误地反映本单位发生的物资消耗和设备状态，保证施工生产正常运行，确保安全生产、产品质量、经济效益等处于可控。第二条 物资设备报表必须及时、规范，在公司规定的时间内按时上报，使用公司规定的格式不得随意更改，发现不符合本单位的或与业主、监理冲突的规定，应及时汇报，提出相应的修改意见。第三条 物资设备报表必须根据公司的要求上报，需要报表原件的，必须本单位业务人员和单位领导签字、盖章，寄回公司工程部备案，可先发电子版本；自行保管的报表必须将原件留存本单位备查，不能全部使用电子版本。第六章 处罚规定第一条 对擅自变卖固定资产，处理批量物资，且所得款项不上交公司财务的单位，给予该单位主管领导行政处分，情节严重的给予撤职、降级处分，罚款10000元；给予主办人员行政处分并调离岗位直至解除合同，罚款8000元。第二条 对不按规定报批，擅自购置重大设备的单位，对该单位的主管领导给予行政处分，罚款10000元以上；对主办人员行政处分并调离岗位，罚款8000元。第三条 对未上报审批且未经招标程序采购主要材料、大宗物资的单位，给予该单位主管领导行政处分，罚款10000元；对主办人员给予行政处分，罚款8000元；第四条 对不经审批委任物资设备主管的单位，给予该单位主管领导通报批评，罚款5000元，如经公司审核该人员不适合的，调离本岗位。第五条 对未上报审批进行招标采购的单位，给予该单位主管通报批评，罚款5000元；对主办人员行政处分，罚款3000元。第六条 对擅自出租设备、工装和批量物资或擅自租赁大型设备、批量设备的单位，给予该单位领导通报批评，罚款5000元，给予主办人员罚款3000元。第七条 对于未按时上报报表或未按