办公室管理制度汇编.docx

目录第1章 办公室工作日程通用表格51.当天备忘的重点52.当天领导的行动掌握表63.当天部属的行动掌握表74.日程表85.一年重点实施日程表96.一周日程表107.四季日程表128.日程检查表139.每日行动管理表1410.行程表拟定法检查表1511.每月、每日行事预定表1612.领导和部属休假掌握表17第2章 办公综合管理表格191.行政办公工作说明表192.行政办公职位规范表203.公司职员签到簿224.纪律处分通知单245.员工奖惩月报表266.秘书职务说明表287.计算机操作员职务说明表30第3章 会议管理表格331.年度会议计划表332.年度例行事务会议安排表343.会议室使用申请表354.会议登记簿375.会议通告单386.会议通知397.会议议程表408.会议记录表(一)419.会议记录表(二)4210.议决事项检查表4311.会议决定事项实施管理表44第4章 出差管理表格451.员工出差申请单452.业务员出差申请单463.出国申请表474.出差通知单485.预支差旅费申请单496.业务员出差报告表507.员工出差报告表518.差旅费请领单529.差旅费支付明细表53第5章 财产综合管理表格541.财产登记表542.财产登记卡553.财产记录保管表564.财产领用单575.财产移出(移入单)586.财产移交清单597.财产请修单608.报废单619.财产减损单6210.财产增加单6311.财产增减月报表6412.财产投保明细表65第6章 办公物品管理表格661.文具用品一览表662.办公用品需求计划表673.办公物品请购单684.重要办公用品登记卡695.领物卡706.办公用品领用卡717.办公用品领用单728.办公用品耗用统计表739.办公用品盘存报告表7410.个人领用文具用品统计表7511.长途电话使用登记簿7612.影印文件申请单77第7章 涉外事务管理表格781.高层经理接待日程表782.公务联系单803.参观申请登记表814.参观许可证815.来宾出入登记表836.来宾来厂通知单847.接待用餐申请表858.接待申请及报告表86第8章 安全保卫管理表格871.员工出厂单872.外出员工时间登记表883.安全管理实施计划表894.用电安全检查表905.安全检查表916.工作安全改善通知单927.工作安全检查表938.进厂联络单949.守卫日报表9510.来访登记表9611.物品出厂放行条9712.物品出厂申请单9813.危险工作安全同意书9914.工伤报告单10015.灭火器定期检查记录表101第9章 提案管理表格1021.提案表(一)1022.提案表(二)1033.提案记录表1044.提案评定表1055.提案实施命令表1066.改善案结案报告表1077.提案改善成果报告表1088.合理化建议采用通知单1091.文件目录清单1102.收(发)文编号登记表1113.收(发)信登记簿1114.信函寄(发)记录表1115.文件传递单1126.交办事项登记簿1127.呈签单1138.内部联络单1139.内部业务便笺11410.复印文件登记表11411.公文拟稿用纸样本11512.发文稿纸样本11613.发文呈批单11714.签呈事务备查表118第11章 档案管理表格1191.备考表1192.档案索引图表1193.归档案卷目录1204.档案目录卡1205.档案明细表1216.档案内容登记簿1217.（机密）文件保管备查簿1218.作废档案焚毁清册1229.档案调阅单12210.阅档催还单12311.档案存放位置表12412.阅档催还单存根124第12章 印章管理表格1251.印章样式规定表1252.销毁印章申请表1263.印章台账登记单1274.公司印章管理登记表1285.公章使用规定表1296.公章使用登记簿1307.印章使用范围明细表1318.用印申请单132第13章 企业福利管理表格1331.员工体检表1332.福利委员会员工互助金申请单1353.员工互助金收据1364.员工工伤医药费申请单1365.员工进修申请表1376.员工进修补助申请表1387.员工子女教育奖助金申请单138第14章 企业车辆管理表格1401.车辆登记表1402.派车单1413.借车审批单1424.车辆请修单1435.领油单1446.燃油效率及耗油量结算表1447.油料库存月报表1458.车辆保养修理记录表1469.车辆费用报销单14710.车辆费用支出月报表14711.交通事故违规报告表14812.车辆事故报告表14913.车辆使用申请表150第15章 企业清洁卫生管理表格1511.上班清洁自查表1512.清洁工作安排表1523.卫生区域计划表153第1章 办公室工作日程通用表格1.当天备忘的重点月 日今天最重要的业务今天最严重的问题今天最应注意的地方今天最重要的指示命令今天最好的构想今天最该反省的事明天最重要的课题今日备忘重点2.当天领导的行动掌握表年 月 日时 间业务内容、会客地点紧急联络时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分3.当天部属的行动掌握表年 月 日姓名时间业务内容、访问对象地点紧急联络时 分时 分4.日程表日(星期)123456789101112131415161718192021222324252627282930备忘录5.一年重点实施日程表主 题上半期执行可否下半期执行可否标语【 】全年目标【 】最应强化的事项【 】重大课题【 】重大问题的克服【 】重大案例【 】最重要的自我启发【 】【 】备注6.一周日程表年 月 日 月 日目 标（一）目 标（二）目 标（三）目 标（四）目 标（五）目 标（六）目 标（七）下个目标7.四季日程表年度 科（ ）季目标执行（ ）季目标执行（ ）季目标执行（ ）季目标执行备注8.日程检查表科： 姓名：1.是否优先拟定当日(本周、当月、今年)的重要事项2.是否考虑步骤、准备程序后再拟定3.是否能在自己所有的时间内完成4.是否就其课题、目标来分配时间5.是否考虑到自己的状况6.访问或面谈时，是否把握重点7.访问或面谈时，是否提早出门8.访问或面谈时，是否预测到拖延的时间9.遇到紧急事情时，是否考虑到应对方法10.是否考虑到对方时间会变更11.时间或日程变更时，是否有人可以协助12.日程表修正后，是否仔细检查一遍13.工作进度是否有调整的余地14.是否不到最后不放弃15.是否前一天(周、月、年)决定第二天(周、月、年)的计划9.每日行动管理表月 日早上最先做的事上班时最先做的事中午前应处理的事下午最先处理的事下班前应做完的事明天的准备工作10.行程表拟定法检查表单位 姓名1.拟定时是否能掌握业务目标2.是否能正确地估计业务所费的时间3.是否明确记载访问、会客、会议的时间与地点4.是否了解确定事项、未决定事项的区别5.是否会在变更事项上标上记号6.是否会在重要事项上标上记号7.是否能在几天前就检查交货的状况8.文件提出截止期限之前，是否会检查一遍9.是否有备注栏10.备注栏上是否记载费用或资料的名称11.拟定上司的日程表时，是否特别注意重复的工作12.日程表是否经过一再的检查、确认13.记载是否易懂、简要11.每月、每日行事预定表 月日1234567891011121234567891011121314151617181920212223242526272829303112.领导和部属休假掌握表部门(科) 年 月 日姓名是否在家紧急休假（含出差）时 分时 分休假接待地点同行者记载事项第2章 办公综合管理表格1.行政办公工作说明表1.部门 2.姓名 3.职称 4.撰写日期 年 月 日 5.隶属部门 6.同职称人数 人(含本人) 7.管辖部门 次序工作概述(请分门别类扼要叙述工作内容)2.行政办公职位规范表职 位职称直接主管管辖范围直接责任主要权力职务代理人条件要求3.公司职员签到簿 月 日至 月 日部门姓 名月 日月 日月 日月 日月 日月 日上班下班上班下班上班下班上班下班上班下班上班下班总经理 经理 经办 4.纪律处分通知单编号： 日期： 姓名工作证号职位所属部门所犯过失： 发生日期：擅自旷工 屡次逃避工作屡次迟到 工作时或在公司赌博工作时打瞌睡 行为不检点故意不服从上级或拒绝接受正当命令故意不以适当方法工作处分：批评 停职 由 年 月 日至 年 月 日共 日注意：如果有重犯将受撤职处分撤职生效日期： 年 月 日请于撤职生效日期前往人事部报到备注：5.员工奖惩月报表受 奖 惩 者奖惩方式奖惩原因发表日期职工性别姓 名服务部门填表说明：各单位依照权责划分办法在授权范围内对所属员工有奖惩时，应于每月终汇填本表两份，分送总管理处人事处及主管单位备查，当月内如无奖惩事项，亦应填送此表，并于奖惩原因内注明“无奖惩”字样；奖惩方式栏应按单位主管核定之奖惩办法填入，如“书面嘉奖”、“记功一次”、“书面申诫”“记过一次”等；奖惩原因一栏叙述宜简明扼要，注意时间、地点、事物及有关人员之责任等；本表由各单位依式自行印制备用，纸张大小一律以A4为准。单位主管： 主办人员： 制表： 年 月 日填6.秘书职务说明表职务名称 秘书 职务名称编号 3326991 职务等级 等 通过日期 年 月 日 部 门 办公勤务 工作概要：秘书职务(等)的从事者为本部门经理办理秘书事务。由于秘书职务(等)的职责涉及减轻部门经理的行政管理负担，因而其相当部分工作是行政管理性的，包括监督其他办公室人员。工作职责：基本职责(占用工作日的70%以上)：笔录口授、誊写材料；安排经理会谈日程；监督其他办公室人员；协助制订办公室预算；信函的答复；保护机密材料；接待来访经理、客户和业务伙伴；回电话；准备薪金数据资料；分派工作任务；其他的职责(占用工作日的30%以下)：汇集文书材料；准备报告；设计办公室内部表格；评价下属人员；复制文书材料；保管小额现金使用的设备和工具：打字机、计算机、复印机、口授器使用的表格和报告：部门财务报表、工资报表、人事考核表、小额现金开支表以及其他所需的报表。监督者： 部门经理：与其他工作的关系：由于本职务的从事者负有给其他办公室人员分派工作的职责，因此与本职务和本部门所有办公事务均有关。本职务属本部门秘书职务的最高等级，其晋升的可能职务是总公司办公室秘书或行政管理助理。7.计算机操作员职务说明表职务名称： 职务编码：计算机操作员日期： 公司-分部：年 月 日 有限公司-总办事处填写人： 部门-科室数据处理-信息系统审定人： 级别 计分 上一级管理员职务名称： 工资等级：高级计算机操作员 美元摘要在一般监督下，操作数字计算机及外围设备，需要时执行其他任务。工作任务1.按照特定的技术和调度指令进行工作。(1)在抽样监督下，按照技术指令和分配的工作进度进行工作。(2)按规定的程序和进度表处理数据。2.操作数字计算机以及连带的外围设备。(1)监视设备，做到运行时间最大，程序错误最小。(2)分析信息错误，鉴定错误的原因。(3)将机器故障和程序错误通知有关方面。(4)在规定的权责范围内纠正错误。(5)在适当位置，存储输出信号和已定输入。(6)按规定完成预防性维修。3.检查和分析输入数据。(1)提出调度和应用方面的建议以发挥设备的最高效率。(2)调试新的应用方法。4.保存运行记录和档案。(1)分项记录每一程序的运算时间。(2)记录所有机器故障和程序错误。5.接收、储存和保管数据处理中心(DPC)的设备。(1)卸车。(2)保持储藏室井井有条。(3)保管库存记录。(4)把设备规格通知有关方面。雇用标准1.知识能力。(1)必须懂得操作一种数字计算机及连带的外围设备的基本原理。(2)必须能阅读和理解计算机操作手册。(3)必须能按照规定标准和程序工作。(4)必须能按照计算机调度指令工作。2.体力要求。(1)必须能举起和存放40公斤重的存储器。(2)必须能装、卸20公斤重的磁盘包。(3)必须能一天坚持10小时工作。3.情感要求。必须能经受得住比较强的精神压力。责任1.及时完成规定的工作任务。2.迅速判明机器故障。第3章 会议管理表格1.年度会议计划表会 议 名 称开会地点开会日期开会时间会议宗旨及议题与会单位人数主持人会议召集单位会议主要工作人员与会者应备资料会场标示资料会场拟分发资料2.年度例行事务会议安排表活 动 名 称日期内容预算单位承办人新年宴会创立纪念日新进职员之招考就职典礼新进职员训练运动会员工旅游记载事项:3.会议室使用申请表年 月 日日期时间会议名称主持人地点人数备注申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人事务科长副经理4.会议登记簿会议名称会议时间会议地点主席参与人员及人数会次主要决议事项5.会议通告单 年 月 日 编号 开会部门召集人开会日期年 月 日时间开会地点会议内容参加人员拟交费用准备资料备 注6.会议通知 :谨定于 年 月 日 午 时 分召开 会议，请准时参加为荷。随本通知送提案书壹份，若有提案请填写后于开会前提交。此致召集人提案书： 提案人：提案内容：7.会议议程表会议议事日程年 月 日序号程 序主持人时间分配备 注12345678910118.会议记录表(一)编号 开会时间： 年 月 日 时 分至 时 分开会地点：会议名称：主持人：参加人员：记录：出席人员：主持人报告：讨论事项及结论：9.会议记录表(二) 年 月 日 编号 时间 月 日 时至 月 日 时地点主持人记录人会议名称参加者主要议题对策措施期限负责人追踪情况（时间）10.议决事项检查表司仪 出席者 总务 缺席者 理由 议 决 事 项承办人完成期限追踪查核11.会议决定事项实施管理表决定事项年 月 日同意单位执行负责人实施目标实施日期等评价各部门每个月的实施检查表月实施目标评价月实施目标评价16273849510第4章 出差管理表格1.员工出差申请单部门： 年 月 日编 号出差人签章出差地点职务代理人签章起讫时间：出差事由：主 管 签 章人事部门登记2.业务员出差申请单部门： 年 月 日出差人职务职务代理人职务代理人签字姓名姓名出差拟办事项暂旅支费出差时间出地差点主管意见3.出国申请表年 月 日出差人所属部门职务出国事由预定出国日期预定回国日期实际出国日期实际回国日期年预定停留地点预定访问客户拟接洽内容月日预估旅费备注批示会计部门人事部门主管4.出差通知单年 月 日姓 名所属部门出差地点及对象预计起讫日期出差事由核 章主管主管出差人5.预支差旅费申请单编号 借款日期 年 月 日姓 名拟搭乘交通工具种类出差地点与事由拟出差日期拟借支金额人民币(大写) 千 百 拾 元整申请人签章主管意见6.业务员出差报告表访问客户报告事项订货及收据客户名称地 址电 话目 的接 洽 人客户名称地 址电 话目 的接 洽 人客户名称地 址电 话目 的接 洽 人客户名称地 址电 话目 的接 洽 人客户名称地 址电 话目 的接 洽 人备注经理 部门主管 出差人 7.员工出差报告表出差报告日期： 年 月 日姓 名所属部门出差地点起 讫日 期出差工作内容核 章主管主管出差人8.差旅费请领单年 月 日起至地点： 自 经 至出差日期： 月 日至 月 日共 天事由：月日项 目摘 要金 额合 计附： 单据 张总经理 部门主管 出差人 9.差旅费支付明细表年 月 日出差人出差日期核付金额出差事由：日期起讫时间起讫地点交通费膳食费住宿费杂费合计工作要领月日起讫起讫金额经理 财务主管 部门主管 出差人 第5章 财产综合管理表格1.财产登记表页次 使用部门登记年月日财产名称编号类别使用人取得日期取得价格修理记录家具仪器用品机器其他2.财产登记卡卡号 管理部门 使用部门 名称(中文/英文)管理编号规 格型 号制造商销售商存放地点耐用年限原 价日 期摘 要凭证号单 位增 加减 少结 存3.财产记录保管表(正面)财产分类编 号中文名称英文名称厂 商取得日期原 价原 币 值增加资本支出原值使用年数每年折旧额第一年年 年最后一年年月年月年月(背面)使用部门接管日期使用保管人签章交还经营部门日期经营部门签章4.财产领用单使用部门 类别 管理部门 年 月 日 财管字第 号编号品名及规格用途单位数量价值备 注领用人使用部门经理财产管理科总务部经理总经理5.财产移出(移入单)管理部门 使用部门 会计科目 财管字第 号编号名称及规格单位数量单价购置已提折旧减折旧后净值耐用年限已使用年限残余价值备注年月日移入(出)部门事由副总经理 管理部门 管理部门 填单 6.财产移交清单部门别 年 月 日 共 页 第 页项 目规格及说明单 位数 量备 注接受部门 移交部门 主管 科长 经办 主管 科长 经办 7.财产请修单请修部门 年 月 日 请修单号码 项次财产编号品名规格数量故障损坏说明预估修理费需要日期使用人备注经办 部门主管 制单 8.报废单 年 月 日 编号 管理部门使用部门名称中文规格耐用年限英文厂牌已使用年数购置日期数量取得价值账面价值废损原因估计废品价值处理使用实际损失额拟处理办法使用人填报人总经理财务部门使用部门管理部门厂长(经理)主管主(协)办主管主(协)办9.财产减损单管理部门 会计科目 使用部门 年 月 日 财管字第 号编号名称规格购置单位数量单价总价残余价值耐用年限已使用年限已折旧