《合同管理程序》doc版.doc

合同管理程序1. 目的：明确合同签署、审批、执行等各个环节的操作流程，以提高业务运作效率；明确相关部门责任，避免经济纠纷和规避风险，保护公司利益。2. 适用范围：除房屋买卖合同、劳动人事合同、融资合同、物业出租合同以外的公司所有需要签署合同的经济业务。3. 术语和定义：4. 职责：4.1. 经办部门：4.1.1. 负责选择确定合同单位。4.1.2. 负责起草合同文本。4.1.3. 负责办理合同报批。4.1.4. 负责合同基本信息录入信息系统。4.1.5. 负责合同交底。4.2. 成本管理部4.2.1. 负责审核合同价款合理性。4.2.2. 负责审核全部经济条款。4.2.3. 负责合同拆分的影响分析。4.2.4. 负责监督并履行工程类合同中的经济条款。4.3. 财务管理部4.3.1. 负责审核付款条款合理性。4.3.2. 负责发票处理方式和税务条款合理性。4.3.3. 审核除工程合同外其他合同的经济条款。4.4. 执行部门4.4.1. 负责代表公司执行合同条款。4.4.2. 负责合同执行中的内部和外部沟通。4.4.3. 负责对合同执行情况进行评估和总结，提出改进公司标准化合同的建议。4.4.4. 负责按合同约定向合同单位索赔。4.5. 法律部门4.5.1. 负责审核合同条文的准确性、严谨性。4.5.2. 负责协助执行部门向合同单位索赔。4.5.3. 负责除工程业务外的各类标准化合同管理。4.6. 分管领导4.6.1. 根据规定或在总经理临时授权情况下对合同行使最终审批权。4.7. 总经理4.7.1. 对合同业务的最终审批进行授权。4.7.2. 对授权以外的合同行使最终审批权。4.8. 执行部门和经办部门可以是公司的任何一个部门或公司总监级以上领导，执行部门和经办部门也可以是一个部门。5. 工作程序：5.1. 合同办理应遵循的原则：5.1.1. 合同化原则：a） 必须签订合同的三种情况：n 涉及金额在人民币1万元（含）以上的经济业务都必须通过签署合同的方式明确双方的权利、义务和经济责任；n 金额在1万元人民币以下但由于牵涉到验收、保修、肖像权等无法即时清结的情况，则此种业务也必须签署合同； n 原合同单价、业务范围、付款条件、结算时间等重要条款需要发生变化的，必须以补充协议的方式予以明确。b） 可以不签合同的三种情况：n 在原合同经济业务范围内由于数量的变化所导致合同实际结算价超出原合同价的经济业务；n 根据双方所签署的长期合作协议可以不签具体合同而直接结算的经济业务；n 不属于以上两种情况但法律室认为可以不签合同的经济业务。5.1.2. 事前签订原则：合同应在经济事项开始前签定。5.1.3. 招标原则：合同单位应通过招标方式确定，但以下情形除外：a） 某项业务或产品已经集团审批确定了长期合作伙伴；b） 政府、行业垄断或媒体广告等具有垄断性质的业务；c） 按其他程序文件要求可以直接采购的业务。5.1.4. 标准化合同原则：签署合同时应采用本公司统一的格式合同文本，除非该项业务尚未建立标准化合同，而格式文本应在与合同单位沟通时出示。5.1.5. 诉讼原则：合同条款中关于合同争议解决办法一律采用诉讼方式解决，不得选用仲裁或其他方式。5.2. 合同办理的财务要求5.2.1. 合同金额必须按具体工作内容或项目、从数量和单价两个方面明确其计算过程或提供明细清单作为合同必备附件。5.2.2. 公司办理付款时要求已经取得对方开具的合法税务发票。5.2.3. 境内付款，从具备付款条件至付出款项的时间约定不少于15天（结算款和保修款则不少于30天）；境外付款，规定2030天。5.2.4. 款项支付要求：合同类型预付款进度款结算款保修款1. 施工总承包工程无所完成工程量的80%竣工结算付至95%统一按期满付5%。（集团战略合作协议中另有约定的情况除外）2. 施工分包工程通常无。铝合金、园建、绿化工程30%形象进度至5070%时，累计支付50%；竣工时支付80%3. 工程设备材料通常无。部分战略采购产品、外贸产品及定制产品30%含安装：进度到50%时累计支付40%；验收合格后累计支付80%结算后，付至合同总价的95%不含安装：货到验收付至合同总价的75%80%4. 零星工程（5万以下）无无竣工结算付至95%5. 设计合同30%保修期满付5%6. 营销类a) 媒介设计发布无验收后一次付清b) 包装类无完工验收后付至95%保修期满付5%c) 样板房装修30%无竣工结算付至95%7. 软件开发（大于1万元）、网络布线30%无完工验收后付至90%95%保修期满付10%5%8. 其他原则：1、无预付款；2、付款进度不得超出对方履行义务的进度的80%；3、凡是质量方面需要后续保证的，均应留保修款。5.2.5. 款项结算不允许采取现金方式，要求采用转帐方式结算；特殊情况下必须采取现金结算的，应事先报财务管理部审批。5.2.6. 在合同中要明确收款银行和收款帐号，一般情况下收款户名必须和签约方完全一致；如不一致，则必须在合同中增加委托付款的条款。5.2.7. 除境外合同外，其他合同金额必须是含税的，不得出现公司另外承担税金的条款。5.2.8. 委托境外企业进行咨询、设计业务时有关税金的规定：a） 对外谈判时统一按不含税口径。b） 主合同条款中合同金额相关的条款不应涉及税款的约定，也不能注明“不含税”的说法。c） 对合同金额不含税的约定事宜需另行起草补充协议进行单独说明，该补充协议应与主合同一并报批、签署、盖章。5.2.9. 其他特殊情况，要求在办理合同审批之前与财务管理部沟通解决。5.3. 标准化合同管理5.3.1. 格式合同文本由经办部门或执行部门起草，并与法律室、成本管理部、财务管理部及经办部门认为必要的其他相关部门共同讨论后确定。5.3.2. 法律室是标准化合同的管理部门（工程性质合同除外），负责持续评审、改进格式合同文本。其他部门的意见和建议由法律室负责评审和确认。5.3.3. 工程性质标准化合同由工程管理部负责管理。5.3.4. 当政府当局有强制性规定时，应加入格式化的补充条款以充分表达与公司格式合同文本之间的差异。5.4. 合同办理和审批流程5.4.1. 办理合同应采取拟稿审批法，使公司内部各相关部门的意见在与对方沟通之前就能得到充分的沟通和解决。5.4.2. 办理合同时应根据业务性质填写相应的合同（拟稿）审批表，真实、完整地填列有关内容。5.4.3. 公司要求保存至少两份合同原件。5.4.4. 公司管理类业务其金额在人民币100万元以下的，由公司财务主管领导审批即可，100万元（含）以上的，由公司总经理负责审批；其他业务合同参照相应的作业指引执行。5.4.5. 财务管理部参与以下类型合同审批：a） 公司管理类业务合同；b） 不符合5.2条规定付款原则的合同；c） 涉及境外采购、境外劳务合同；d） 除设计装修类、工程性包装业务外的营销类合同；e） 总经理或其他部门要求需财务协助审批的合同。5.4.6. 无需成本管理部审核的合同：a） 除工程性质外的公司管理类业务合同；b） 除样板房装修、工程性包装业务外的营销类合同。5.4.7. 无需总经理和分管领导审批的情形：a） 签有战略合作协议且符合战略合作协议约定的具体业务；b） 有明确授权的情况。5.5. 合同执行要求5.5.1. 执行部门必须严格履行各项合同条款，由于不履行合同而给公司造成经济损失的，其责任由执行部