Excel的使用技巧1(名次排序).doc

Excel的使用技巧1分数并列排名公式2种重复名次(两个第一,两个第二)和不重复名次(两个第一后接下来是第三)1、 重复名次=SUMPRODUCT($A$1:$A$8A1)*(1/COUNTIF($A$1:$A$8,$A$1:$A$8)+12、 不重复名次 =RANK(A1,$A$1:$A$11)十四、Excel表格数据行列巧互换一张Excel报表，行是项目栏、列是单位栏，现在想使整张表格反转，使行是单位栏、列为项目栏，且其中的数据也随之变动。也就是想让Excel表格数据的行列互换，该怎么做呢？可先选中需要交换的数据单元格区域，执行复制操作。然后选中能粘贴下数据的空白区域的左上角第一个单元格，执行编辑、选择性粘贴命令在打开的选择性粘贴对话框中选中转置选项后，确定、返回即可。 十五、Excel文本转数值小技巧如果我们在Excel设置成文本型的单元格中输入数字，那这些文本型的数字就不能作各种排序、求和等函数运算，即使简单地把单元格格式改成数值也无济于事，这时我们需要把将它们转换成数值格式。方法一在任意一个空白单元格中输入数值1，选中该单元格，执行复制操作，然后选中需要转换的单元格（区域），执行编辑、选择性粘贴命令，打开选择性粘贴对话框，选中其中的乘选项后，确定返回即可。以上方法可用于所有版本的Excel中。方法二如果你使用的是Excel 2002或Excel 2003，则可选中需要转换单元格（区域），单元格旁边会出现一个智能标记，按一下这个智能标记，在随后弹出的下拉列表中选中转换为数字选项，即可快速完成转换。 十六、Excel排序技巧两则1 按行排列数据相信大家对Excel的排序功能都不陌生，通常数据只是按列排列。有时我们需要按行排列数据，这时只需从数据菜单中选择排序，在排序对话框中左下角选中选项按钮，在弹出的对话框中选择按行排序，并设置相应关键字即可，而且还可以更改排序的方法是按拼音还是按笔画排序或是选择自定义序列中的排序方法。2 自定义排序例如数据当中有局长、处长、科长、科员并按当前顺序排序时，Excel的现有排序功能就无法直接实现了。这时我们可以使用自定义排序来实现。具体做法是：在工具菜单选择选项，选择自定义序列，点添加按钮，在右边输入序列中按从小到大的顺序输入排序序列，或选中相应单元格后点击导入按钮。这样会在左边的自定义序列加入你刚才输入的序列，再在排序对话框选项中选择自定义序列就能够按相应的顺序排序了。十七、挽救意外损坏的Excel文档1、转换格式法就是将受损的Excel XP工作簿另存格式选为SYLK。如果可以打开受损文件，只是不能进行各种编辑和打印操作，那么建议首先尝试这种方法。2、直接修复法最新版本的Excel XP在打开窗口的打开按钮内有直接修复受损文件的打开并修复功能，这种方法适用于常规方法无法打开受损文件的情况。3、偷梁换柱法遇到无法打开受损的Excel XP文件时，也可以尝试使用Word来打开它。操作如下：(1)运行Word程序，选择需要打开的Excel文件；(2)如是首次运用Word程序打开Excel XP文件，可能会有Microsoft Word无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装，是否现在安装？的提示信息，此时可插入Microsoft Office安装盘进行安装；(3)按照Word程序的提示选择修复整个工作簿还是某个工作表；(4)先将文件中被损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜单栏中依次执行表格转换表格转换成文字命令，选择制表符为文字分隔符，将表格内容转为文本内容，然后另存为纯文本格式文件；(5)运行Excel XP程序，打开刚保存的文本文件；(6)随后根据文本导入向导的提示就能顺利打开该文件了。修复后的工作表与原工作表基本一样，不同的是表格中所有的公式都需重新设置，还有部分文字、数字格式丢失了。4、自动修复法此法适用于Excel XP程序运行出现故障关闭程序或断电导致的文件受损。重新运行Excel XP，它会自动弹出文档恢复窗口，并在该窗口中列出已自动恢复的所有文件。用鼠标选择要保留的文件，并单击指定文件名旁的箭头，根据需要选择打开、另存为、显示修复。在缺省状态下Excel XP是不会启用自动修复功能的，因此预先设置：首先在菜单栏中依次点击工具选项命令，在设置框中单击保存标签，将禁用自动恢复复选框取消，然后选中保存自动恢复信息，每隔X分钟复选项，并输入指定的间隔频率，最后点击确定完成设置。如果还没有自动弹出文档恢复窗口，可以尝试用手工的方法打开自动恢复的文件：依次执行文件打开命令，利用查找范围框定位并打开Excel XP保存自动恢复文件的文件夹，要是不知道那个文件夹的位置，可以查看自动恢复文件保存位置框中的路径，接着在文件类型选择对话框中，选中所有文件(*.*)选项，并选择要恢复的文件，最后单击打开按钮，打开文件进行自动修复。5、工具修复法如果上面的几种方法都不能修复文件，还可以借助专门用来修复受损Excel XP文件的ExcelRecovery。该软件会自动将修复程序加到Excel软件中，表现为在文件菜单下增添一项Recovery命令，它能自动以修复方式打开受损文件. 十八、Excel常见错误信息释疑老师们经常使用Excel来处理日常的教学工作，比如学生成绩的统计、评定等，Excel确实给老师们带来了很大的帮助。但用得久了，Excel有时也会闹闹脾气，摆出一些诸如#！或#VALUE！的难看脸色，会搞得你茫然不知所措。 其实，出现上述的错误信息是Excel使用过程中很难避免的，但是我们要改正这些错误也并不困难，关键是要弄清到底是出了什么错，才能对症下药。下面介绍几种常见的错误信息，并将产生这些错误信息的原因归纳如下。1、#！ 如果单元格中出现#！，这可能是因为该单元格中公式所产生的结果太长，致使该单元格容纳不下的缘故。另外这也可能是对日期或时间做减法时出现了负值所造成的。 2、#DIV/O！ 这肯定是除法公式出了问题，需要检查一下除数是否为0，或者除数是否指向了一个空单元格（以及包含空单元格的单元格）。 3、#VALUE！ 有两种原因可以导致这种信息的出现：一是因为在需要数字或逻辑值时却输入了文本；二是在需要赋单一数据的运算符或函数时，却赋给了一个数值区域等。 4、#NAME？ 顾名思义，这是在公式中使用了Excel不能识别的文本而产生的错误，也可能是删除了公式中使用的共同名称或使用了不存在以及拼写错误的名称所致。 5、#N/A 很明显，这是在函数或公式中没有可用数值时产生的错误信息。如果某些单元格暂时没有数值，可以在这些单元格中输入#N/A，这样，公式在引用这些单元格时便不进行数值计算，而是返回#N/A。 6、#REF！ 单元格中出现这样的信息，是因为该单元格引用无效的结果。比如，我们删除了有其他公式引用的单元格，或者把移动单元格粘贴到了其他公式引用的单元格中。 7、#NUM！ 这是在公式或函数中某个数字有问题时产生的错误信息。例如，在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数，或者公式产生的数字太大或太小等。 8、#NULL！ 在单元格中出现此错误信息时，这是试图为两个并不相交的区域指定交*点时产生的错误。例如，使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用等。 十九、Excel提速12招Excel是一个全能的电子表格，它功能强大、操作方便，除了可以快速地生成、格式化各种表格外，还可以对表格中的数据完成很多数据库的功能。下面向您介绍几个快速使用Excel的方法技巧。 1、快速启动Excel。若您日常工作中要经常使用Excel，可以在启动Windows时启动它，设置方法：(1)启动我的电脑进入Windows目录，依照路径Start MenuPrograms启动来打开启动文件夹：(2)打开Excel 所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到启动文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到启动文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。 若Windows已启动，您可用以下方法快速启动Excel。方法一：双击开始菜单中的文档命令里的任一Excel工作簿即可。方法二：用鼠标从我的电脑中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择在当前位置创建快捷方式以创建它的快捷方式，启动时只需双击其快捷方式即可。 2、快速获取帮助。对于工具栏或屏幕区，您只需按组合键ShiftF1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。 3、快速移动或复制单元格。先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。 4、快速查找工作簿。您可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：(1)单击工具栏中的打开按钮，在打开对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；(2)在文本属性编辑框中，输入想要搜寻的文字，最好是您认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功；(3)选择开始查找即可。在找到满足条件的文件前，打开对话框的状态栏都会显示找到了0个文件的信息，您应该耐心等待，只有当打开按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。 5、快速打印工作表。若选择文件菜单中打印命令来打印，会出现打印对话框让您选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，您可以单击常用工具栏上的打印按钮或者按下Shift键并单击打印预览按钮，Excel将使用选定工作表选项打印。 6、快速切换工作表。按CtrlPageUp组合键可激活前一个工作表，按CtrlPageDown组合键可激活后一个工作表。您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。 7、快速切换工作簿。对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作进行切换，用窗口菜单最方便。窗口菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从窗口菜单选择它的名字即可。窗口菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，窗口菜单则包含一个名为多窗口的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。 8、快速插入Word表格。Excel可以处理Word表格中列出的数据，您可用以下方法快速插入Word表格：(1)打开Word表格所在的文件；(2)打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域；(3)选中Word中的表格；(4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。 9、快速链接网上的数据。您可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接：(1)打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击编辑菜单的复制命令；(2)打开需要创建链接的Excel工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格；(3)单击编辑菜单中的选择性粘贴命令，在选择性粘贴对话框中，选择粘贴链接按钮即可。若您想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http:/www.J/filel.xls。 10、快速创建工具栏。通过工具栏您可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，您可以根据需要快速创建自己的工具栏。方法为：单击工具菜单中的自定义命令，选择工具栏选项卡，单击新建按钮，输入新建工具栏名称，然后单击确定。这时新建工具栏出现在窗口，您就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此落户。若在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。注意：不能将按钮拖到自定义对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。 11、利用模板创建工作簿。模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。创建模板方法为：(1)打开一个要作为模板的工作簿；(2)选择文件菜单中另存为命令，打开另存为对话框；(3)在文件名框中输入模板的名字，从保存类型列表中选定模板(.xlt)选项，这时保存位置会自动切换到默认的模板文件夹Templates文件夹；(4)在保存位置中选择电子表格模板文件夹，单击保存即可。这样，您就可以根据该模板快速创建新工作簿了。 12、用超级连接快速跳转到其它文件。用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若您要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击Web工具栏上的返回按钮即可 二十、巧妙处理Excel工作表表头当新建或打开一个已有的Excel工作表时，都不可避免地会遇到表格表头的创建或修改，并且在表格编辑过程中和表格输出时也涉及表头的处理问题，我们可以利用一些技巧来更好地处理Excel表头。1 让表头自动填写当前月份和日期单位电费每月公布一次，那么每月打开此表修改编辑时，都要对标题中的月份和制表日期进行修改，万一只改动了表内数据，而忘记以上两个时间的改动，会出现表头时间与表内数据的矛盾。我们采取一个一劳永逸的措施，随时打开此工作表，让表头自动填写当前月份和日期。这要借助Excel三个函数来实现，在标题单元格输入=实验中学& MONTH(TODAY()&月份电费统计表，函数MONTH(TODAY()表示当前月份，在第二行制表时间单元格输入=TODAY()。函数TODAY()表示当前日期，就出现图中结果。 完成上述设置，任何时候打开该表，我们大可放心地去做表内数据的处理工作了，不必担心表头时间会出现什么差错，无需对表头做任何改动。2 锁定表头当我们编辑过长或过宽的Excel工作表时，需要向下或向上滚动屏幕，而表头也相应滚动，不能在屏幕上显示，这样我们搞不清要编辑的数据对应于表头的那一个信息。按下列方法可将表头锁定，使表头始终位于屏幕可视区域。首先选定要锁定的表头，如果我们要将图中表头（1-3行）锁定，那么单击A4单元格，然后单击窗口菜单中的冻结拆分窗口命令，即可完成表头的冻结。假如还需锁定表格左侧第一列，那么单击第一列和第三行交*处的右下方单元格B4，以下操作步骤同上。如果要取消表头锁定，则单击窗口菜单中的撤消窗口冻结命令。3 为表格多页输出自动加表头如果我们要输出一个工作表，而此表需要输出多页，如何让第一页以后的每一页都自动加上与第一页相同的表头呢？可以这么做：单击文件菜单下的页面设置命令，弹出页面设置对话框；单击工作表选项卡，在打印标题下顶端标题行右边文本框中单击鼠标左键，出现闪烁光标后，在Excel表用鼠标左键选择表头所在行，最后选择确定即可。二十一、Excel扩展工具集本文目的：让大家使用Excel更方便，为Excel增加货币换算、改变大小写、时间提示、中文大写金额转换等辅助功能。Excel对国人来说还存在一些不便的地方，比如货币单位的换算、批量数值转换、文字大小写等，这些都严重影响了我们的工作效率。不过只要有了Excel扩展工具集之后，你的Excel数据表格之旅将会更为轻松。Excel扩展工具集小档案软件大小：77KB 软件性质：免费软件 适用平台：Win9X/2000/XP Excel97/2000/XP下载地址：/tools/et.zip将下载得到的Zip文件解压缩之后可以得到一个Excel加载宏文件，启动Excel并运行工具加载宏，在弹出的窗口中点击浏览，找到刚才那个解压过的文件之后按下确定