财务管理制度文档.doc

财务管理制度目的：为规范财务制度，统一公司内部财务工作和运行记录，特制定本制度。范围： 适用于“上海东方压缩机有限公司”、“上海思宝蓝建材有限公司”。本财务部负责上海东方压缩机厂有限公司和上海思宝蓝建材有限公司的财务工作：分别编制两公司的财务报表，并向总经理、董事长负责报告财务状况。一备用金管理：1. 备用金适用范围：1.1、 物资采购部门有关人员。1.2、 其他出差人员2. 备用金的申请程序和管理办法：2.1 申领程序：由使用人书面提出申请，交部门负责人核准，报告经理、董事长批准，方可借备用金，所借备用金不准代替现金账户。2.2 备用金只能按规定用途使用，不准借给他人和其他单位，不准个人挪用，违者以违反财经纪律论处。2.3 备用金归还时间为 至领款日期起两个月归还，逾期不结清者，借款金额在借款人工资中扣除，遇特殊情况，需经总经理、董事长批准，写情况说明书，通知财务，情况说明书由财务部门留底备查。2.4 员工借款的归还实行逐笔结清的办法，已发生借款尚未结清的，一律不准在发生新的借款。二、付款管理所有付款应由有关部门先行提出申请（即填写付款申请单），交总经理、董事长审核、财务人员复核后，始能支付。1. 付款管理原则如下：1.1 各部门提交的付款申请单，须附付款有关的购货单、税务部门正规发票（大发票、小发票、增值税发票）。1.2 出纳必须审核付款申请单上所填金额，如开具支票、汇票或网银、须审核收款单位名称和发票资料，是否符合税务局规定。如付款金额与购货订金单或合同有差异，应请采购部解说并说明，报请总经理董事长认可、签字。1.3 财务负责人须严格把关，对付款申请的准确性、凭证的完备和审批权限进行复核，并对企业收支情况随时掌握，与董事长保持联系。1.4 经总经理和董事长审核并签字的各项付款，财务部定于每周五上午报销。2 原材料2.1 原材料付款，请采购员填写付款申请单，申请单后必须附所需资料。2.2 原材料“付款申请单”附件资料：发票（含增值税发票）、入库单。入库单包括：验收时间、数量、单价、金额。3. 各项费用3.1 日常费用报销：各部门需报销的费用，请填写好申请单，并附资料齐全的单据，单据应与摘要内容相符，如有特殊情况发票与内容不符的，请在审批时告知总经理和董事长。3.2 部门出差或交际费用的使用，须事前向财务、总经理、董事长用电子邮件方式提出申请。财务审核后留存备查，总经理、董事长批准同意后回传至相应部门。如特殊情况 可电话至总经理申请，申请单及相应费用凭证可以补签。员工报销出差费，应有如实的发票并填写付款申请单，由部门经理及总经理审批、董事长批准。3.3 工资必须根据公司规章，经人事部门审核，总经理同意，董事长批准后方能支付。三、 收款管理收款管理制度原则如下：1 收款人自收到款项后，必须填写“支票（现金）收款单”，及时上交财务，财务出纳员在收款时必须校对发票金额，准确按客户对帐单所示账目明细入帐。2 实际收款与应收账款项有差异，必须查明原因，是否入账有误还是其他原因，如有特殊情况必须报总经理和董事长。3 收入的货款如为现金，必须及时解缴银行，不得坐支。4 对于客户用支票购公司产品的，必须审核客户所交支票的有效性，并将持票人身份证件复印下来，以免假支票，造成不必要的经济损失。同时，收入的支票必须立即解缴银行，待银行到帐后再发货。每月财务人员必须与销售人员进行应收账款的核对。5 一年一度应对“应收账款”科目进行清理，对三年以上老帐报请总经理、董事长审批，经董事长批准后对收不回的应收账款，财务部门向税务机关提出申请，申请要求做坏账处理，经税务部门审计并批准后，方能入帐作坏帐处理。6 凡房屋租赁收入，一律进思宝蓝建材有限公司，租赁收入所对应的水电费也应入“上海思宝蓝建材有限公司”，这样有利于帐务的清理。在缴纳房屋租赁收入时，应填写“支票（现金）收款单”。填写时，必须写明房屋名称、月份、收取的金额。并签上经办人的名字。四资金管理1. 财务出纳（东方压缩机厂出纳、思宝蓝建材公司出纳）每天必须做好现金日记帐的登记工作，做到日清月结，不准以白条抵库。2. 建立现金内部控制制度，现金保管与帐簿登记分开，即出纳人员不得监管收入、费用、帐簿的登记工作和稽核工作。3. 核定公司库存现金限额壹万元，大约在二天三天零星用量，超限额须送存银行。五、银行账户管理1 银行账户必须遵守银行规定的开设和使用，银行帐户只供本公司经营业务、收支结算使用，严禁出租帐户供外单位使用和个人使用；严禁为外单位或个人代收、代支、转套。2. 银行帐户的帐号必须保密，非因业务需要，不得外泄。3. 银行出纳应在每日付款结束后结出银行账面余额，列出在途资金明细。月末，与银行对账单核对，掌握未达帐项情况，并编制银行存款余额调节表。4. 需开具支票或网上申请支付各项款前，必须视帐面资金余额后再进行操作，如有情况即时报告总经理和董事长，不得无视此规定，违者后果、费用自理；并承担一切责任。5. 贯彻钱帐分管和章证分管要求，保证存款安全。钱帐分管就是要有专职出纳人员负责办理银行存款业务以利分清责任保证货币资金安全；章证分管是公司财务专用章和法定人私章不得由一人同时保管，并且印章也不得与结算凭证放在一起保管，以防丢失或被盗后造成公司财产的重大损失。6. 财务章、支票章、发票专用章由财务负责人保管、法人章由行政部保管。六、支票（汇票）管理1. 支票（汇票）要有专人保管，申请支票、汇票、贷记凭证时，经办人必须填写申请单，并有部门负责人、总经理和董事长签字方可开具，财务出纳对领取的支票、汇票或贷记凭证要逐笔进行登记。2. 严禁签发空白支票。3. 所开具的支票或汇票一定要写明日期、金额、用途及收款人全称，并在支票正、反两面加盖“背书不得转让”章。4. 作废支票加盖“作废”章后保存。七、财务档案管理1. 财务的帐册，现金收付款凭证、银行收付款凭证、转让凭证、报表、纳税申报表、明细账、总账等，月度终了应归到财务负责人处，财务档案应有财务负责人保管。严禁出纳人员兼管会计档案的保管工作。八、 资金调度管理 资金是公司的命脉，如何用好资金，调度好资金是至关重要的。现对资金调度规定如下：1. 两公司的资金一律由董事长掌控、调度。2. 需调度资金，由董事长通知总经理。3. 总经理以书面方式通知财务负责人：A、写明具体划款时间 ；B、金额C、从哪个公司划出；D、入哪个公司；E、什么时候归还并签上总经理姓名。4. 财务负责人接到此书面通知，即布置两公司出纳员进行操作。九、其他事项1. 对公司应付账款也应一年清理一次，把三至五年的应付账款进行整理，报请总经理、董事长审批，同意后进行帐务处理。2. 仓库进料除了办理“入库单”。在出库时，必须办理“出库单”，出库单上必须写明日期、金额、用途和收料单位。3. 需开具增值税发票和服务业发票时，必须填写“发票申请单”写明收款单位名称、内容、金额，并签上经办人姓名。4. 财务每月关帐时间定为27日，各部门需开具发票的，应于27日下班之前到财务部办理（28日后一律不准开具发票）。5. 每月，由于报表与缴纳税金的需要，采购部应送交财务部的增值税发票及增值税抵扣联发票（此两联发票必须同时上交