《采购组织管理》PPT课件.ppt

第二章 采购组织管理 本章主要介绍采购组织的结构、采购人员的配置、采购的基本模 式以及采购组织设计等。 通过内容的学习，能够对采购部门在企业中的位置有一个基本了 解；能够理解加强采购组织管理在企业管理中的地位与重要意义 。 学习目标： u掌握采购组织的内涵及功能 u掌握采购部门在企业中地位的影响因素 u掌握集中型与分散型采购组织的特点及适用范围 u掌握采购组织的基本类型 u了解采购组织设计的原则及步骤 u了解采购部门与采购员的职责 u了解未来采购组织的特点 第一节 采购组织的概述 一、采购组织的含义 组织”的两种含义 u一是指作为实体本身的组织，即按照一定的目标、任务 和形式建立起来的社会集体。 如：企业、政府、大学、医院等 u二是指管理的组织职能，即通过组织机构的建立运行和 变革机制，以实现组织资源的优化配置，完成组织任务 和实现组织的目标 采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，保证生 产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组建 的一种采购团队 二、采购组织的功能 团队凝聚功能 组织协调功能 制约监督功能 激励惩罚功能 发挥凝聚功能需做到三点：明确采购目 标及任务；良好人际关系与群体意识； 采购组织中领导的导向作用 是指正确地处理采购组织中复杂的分工协 作关系。协作功能包括：组织内部纵横向 关系协调；组织与环境关系的协调 采购组织由采购人员组成，各自由职能和 相应的权利、义务、责任，通过这些构成 结构系统，对组织的每一成员行为都有监 督和制约作用 是指在一个有效的采购组织中，应该创造 一种良好的环境，充分激发每一个采购人 员在工作中的积极性、创造性和主动性， 同时杜绝和限制采购人员的不当行为 三、建立采购管理组织的重要性（补充） 四、建立采购管理组织考虑的因素（补充） 部门设置应同企业的采购管理机制相适应 【拓展】常见的采购组织结构形式 【拓展】常见的采购组织结构形式 五、影响采购部门地位的因素 六、采购部门在企业中的隶属关系 采购组织隶属哪个部门直接体现了采购在整 个企业中的地位 采购经理的顶头上司职位高低反映了采购在 企业机制中的受重视程度 采购组织在企业中的设置主要4种： u隶属生产部门 u隶属行政部门 u隶属总经理（高级管理层） u隶属物料管理部门 采购部门在企业中的隶属关系 总经理 物料管 理部门 业务部生产部人事部行政部 采购部 隶属于物料管理部门 拓展 第二节 采购组织的类型 采购组织在企业中的类型主要有4种： 分散型采购、集中型采购、 混合型采购、跨职能采购 （一）分散型组织 即与采购相关的职责和工作分 别由不同的部门来执行 u更好满足各地独特的需求 ； u避免集中采购过程中出现 官僚主义和形式主义 （二）集中型采购组织 董事会领导下，采购部门是一个 整体，受公司总部的管理 集中型采购组织的特点 协调采购量，量大价优 采购专业化，降低采购 成本 减少工作重复，提高工作 效率 （三）混合型采购组织 混合型采购组织是在两种采购组织（分散 型和集中型）结构下，在公司一级的层次上 存在中心采购部门，同时各独立的经营单位 或分公司也进行采购活动。 主要负责战略采购部分 （分析市场、制定最高 层采购战略、统一审核 供应商资格、与供应商 谈判签订合同等） 混合型采购组织结 构 （四）跨职能采购组织 跨职能采购组织是由生产、质量、计划、 财务、市场、研发等职能部门的成员组成的 团队。通常是为了一个特定的采购项目或连 续性的采购任务而组建的。 采购组织中比较新颖的一种组织形式 IBM采购部重组（参考书P39） 跨职能采购组织结 构 1、跨职能采购组织的分类与任务 从一个项目项目到另外一个 长期在某一个小组里工作， 并面临不断变化的任务 除了负责日常工作之外，还要 支持某团队的任务，任务完成 后解散 除了负责日常工作之外，还 要不断完成支持团队的任务 人员安排 全职 兼职 有限的期限连续的 不同组织水平的采购组织 2、跨职能采购组织的优缺点 优点缺点 u减少解决问题或完成任务 所需的时间 u能够开发出创新的产品和 流程，提高创新能力，保持 竞争优势 u共有决策权，加强了部门 或组织间的交流 u实现协同效应，利于找到 解决问题更好的方法 u公司需要花费较多精力成 立跨职能采购组织 u管理难，需谨慎 u信息不流通，需要进行公 开交流 u采购组织成员素质要求高 ，需对小组目标有充分的理 解 u需要充足的的条件和环境 资源支持，否则实施起来有 某些缺陷 （五）未来采购组织架构的趋势 理想的采购组织未来包括以下特征： 未来下一个出口 垂直/关注职能 个体决策 闭环的信息流 公司协商 层级的结构 职能部门所在地 物理性社交网络 水平/关注流程 小组决策 开放的信息流 集团协商 更加扁平的层级结构 联合办公 虚拟社交网络 现在 未来 未来的采购管理组织 转向 第三节 采购组织的设计 （一）采购组织设计的原则 u1、精简的原则 u2、责、权、利相结合的原则 u3、统一的原则 u4、高效的原则 思考：建立采购管理组织的步骤？ 什么情况下企业采购需要外包？ 企业需要外包的情况 ： （二）采购组织设计的步骤 1、考虑采购管理职能 2、考虑采购任务量 3、确定采购管理组织机构 4、设计采购管理作业流程 5、设定岗位 6、为各个岗位配备适合的人员 采购组织设立流程 （三）采购组织设计的方法 某电子厂采购部组织表 例子 ： 例子 ： 4、混合式设计 5、按采购物料重要性设计 物品物品价值采购数量负责人员 A70%10%经理（重要物品） B20%30%主管 C10%60%职员 物品的价值与负责人对应关系表 采用按照物品价值建立部门的方式，主要是保障主管对重大的采购项 目能够集中精力加以处理，达到降低成本以及确保来源的目的 u有利于主管有更多的时间对采购部门的人员与工作绩效加以管理 项目重要性与负责人对应关系表 类别利润影响程度 供应风险程度负责人员 策略性项目高高总监 瓶颈类项目 低高经理 杠杆项目 高低主管 非紧要项目低低职员 项目重要性与负责人对应关系表 （补充 ） 【拓展】采购管理制度含义与作用 第四节 采购组织的职责 （一）采购部门的职责 掌握供应市场现状 评估和选择供应商 制订采购计划、设计合理的采购流程及签订合 同 作为主要联络对象和供应商进行联系 提高采购效率、控制采购风险 负责部门内部的行政管理和人事管理 （二）采购人员的职责 （8）保险、公证、索赔的督导 （8）要求供应商执行价值工程的工作 4.采购助理 （1）请购单、验收单的登记； （2）交货记录及跟催； （3）访客的安排与接待； （4）采购费用的申请与报支； （5）进出口文件及手续的申请； （6）各种采