公关协会周年酒会活动策划书.docx

华南理工大学公关协会公关文化中心公协二十周年庆酒会策划书组长：赵正宇组员：卢昱光，彭睿，官晓容，蔡子慧，方奕欣ps：本次改稿的前提是微电影结束后衔接部分按照原来的想法而不是舞队，舞队仍在第一篇就出场，标题来不及细想就保持这样先，欢迎提供建议。由于第一篇原来是小提琴舞队吉他表演，连着三个都是演出有些无聊，而且第二次自由交流的位置靠后必要性不大，因此第一篇多了一个短暂的自由交流，不过仍显得比较单调，表示我也无力了t t 求谅解。红字部分为新修改的地方，请注意。13目录一、活动介绍2二、可行性分析2三、前期准备2四、活动流程4五、应急预案7六、物资明细8一、活动概述1.活动背景及其主线: 公关协会自从1993年4月成立以来，风雨走来，亦已二十载了。20年是锐变，是从一颗扶摇小树脱胎为参天之柱，是从磕磕绊绊的走步进而稳健行走的英姿。公协如幼蝶始破茧，如雏鹰初展翅，一路上少不了一代又一代的骨干们的努力，兄弟社团的支持，会员学生的热情参与，指导老师的无私教导。with you酒会，一来旨在表达对过去的怀念及感谢支持，对一路相伴的朋友们的感谢和铭记，更是对未来的一种憧憬和信心。公协人的成长不是一个人的成长，是一群人的相互照顾相互帮助相互激励，公协的成长也不仅仅是一个协会的壮大，是每一个部门每一个成员携手奋进的成果，因为一路有你，才有今天20周年的公协，才有今天，热情向上的公协人。主线：酒会以视频形式开场，用它串联起公协的二十年经历过的点点滴滴，将来宾们带入公协的成长的历程中，让他们感受其中的酸甜苦辣。之后无论是优雅的音乐，动感的节目还是轻盈的舞姿都仿佛让我们与公协一同经历一场华丽的盛世经典，让我们惊喜地发现她悄然走向成熟的气息。觥筹交错的交流环节中，久违的朋友相互问候，不熟悉的面孔从这里搭建起友谊的桥梁。2. 活动名称：华南理工大学公关协会20周年庆“with you”酒会 3. 活动主办：华南理工大学团委、社团联合会 活动承办：华南理工大学公关协会4. 活动面向对象：华南大学公关协会会员、学生、公协内部成员以及大学城兄弟院校的公关协会代表、公关协会指导老师们，特别是一众为公协努力过的前干部们5. 活动目的：（1）庆祝公协成立二十周年之际，为新老公协人提供一个分享与交流的平台，在分享中见证其茁壮成长，在交流中促使其蓬勃发展。（2）推广公关文化，增进交流沟通，为同学们举办新颖吸引、具有较高水平的校园文化活动。7. 活动时间：2013年4月20日8. 地点：华南理工大学北校区二、可行性分析“with you”酒会主要分为“the memory with you”、“the move with you”“the joy with you”三个篇章。1.为公协庆生,为往届公协人提供一个交流的平台,对一众深爱公协大家庭的新老公协人有足够吸引力,场地亦可容纳150-200人。2.公协众多宣传平台拥有很好的人气,为酒会前的宣传提供便利。3.精细的邀请函制作给各位带去最好的期盼,使各位感受到家的温暖。4.其他各协会的祝福体现出公协在众多同学中的深入民心。5.微博墙和祝福墙的设置,能贴合潮流的同时也方便到场各位新老公协人发表自己对公协的美好祝愿以大家进行互动。三、前期准备(一) 联系酒店或餐厅，预定酒会场地（社联活动申请表+策划书）。(二) 宣传工作及微博抽奖抽取幸运会员环节。1. 详细宣传方案（详见宣传组附件）1) 海报宣传：海报内容必须包含公协的logo、本次酒会的主题、内容、时间、地点、转发微博参与抽奖的方式，转发微博参与抽奖截止时间，同时可适当添加特色内容，如加入酒会的亮点部分，在海报的背景图上做功夫，另外，海报的粘贴地为宿舍楼以及各大宣传栏（主要由物资组负责，其自行设计或联系外发援助）；2) 网络平台宣传：在公协微博、公协人人、公协微信、公协qq群内每周定期（至少三次）对本次酒会进行宣传（如可发布本次酒会海报电子版，更新酒会进展的最新消息，各小组轮流负责，每小组负责一周）；3) 邀请函+短信宣传：向全体在校公协新老干事、会员发出本次酒会的邀请函，以及以飞信的形式邀请新老干事前来参与（全体共同负责飞信群发，邀请函事宜由物资组联系综管，每位干事负责数名其他新老干事邀请函的派发以及飞信发送工作，并记录他们的参与意愿，交由策划组统计）。4）摆摊宣传：由物资组向社联申请在一二饭门口摆摊，由宣传组联系、组织公协内部干事协助摆摊宣传活动，具体方案由宣传组拟定。2.会员凭邀请函抽取酒会入场券，环节主要负责人：待定（抽奖须遵循公平、公正、公开准则，采取随机抽取方式）3.提前一周申请微博墙，负责酒会当晚微博墙管理和微博抽奖活动（由策划组负责）(三) 提前两周做好华工各社团向公协庆生视频，以及微电影的拍摄工作（由宣传组负责联系综管、外发，做好拍摄工作）。(四) 提前一周做好酒会所需的其他视频、音频、ppt、主持人、以及相关节目的准备工作。(五) 提前一周做好酒会所需物资的准备工作。(六) 前期准备工作明细表时间项目负责人备注3.3-3.24制定酒会策划策划组尽快将活动策划中的物资表以及节目内容分别通知物资组与策划组3.25-4.10确定酒会主持人、主持稿，以及各环节负责人，修改完善酒会流程，制作粘贴海报、制作派发邀请函，完成酒会所需物资前期准备（如酒会当晚所需音乐、ppt制作和器材准备等）节目组物资组应尽量将每一项工作细化，确定每项工作的负责人，将各环节的可行性完善。3.25-3.31联系12届舞队成员并组织至少两次排练；同期联系吉他协会以及其他表演嘉宾节目组节目组一定要在内部选出一位成员负责。3.11-3.24确定酒会举办场地物资组控制好场地费用。 3.25-4.15进行酒会宣传工作，包括网络平台，一二饭门口摆摊，进行酒会宣传，拍摄公协祝福视频和微电影等宣传组策划组邀请函4月15日晚发；海报4月10日晚贴。4.1-4.15记录好每位新老干事的参与意愿。待定4.11-4.16酒会全流程彩排演示节目组尽力将各个环节都进行演示，及时发现问题4.1-4.16酒会所需物资采购准备，详见物资表物资组注意货比三家，控制压缩成本4.15凭邀请函抽取参加酒会的会员，并统计参与人数策划组注意公平、公开4.17以电话形式通知参加酒会的新老干事及幸运会员全体注意礼节，每位干事负责四到五名嘉宾的通知工作4.18-4.19召开酒会前动员会议，查漏补缺，制定酒会当天工作人员安排表全体完善活动细节，及时发现问题，分配好活动当天各人工作注：由策划组跟进各组工作进度并每周群邮，各小组发现问题需及时与策划组进行联系沟通。四、活动流程当天工作流程时间项目备注负责人17:0017:40工作人员搬运物资到场清点各项物资全体17:4018:30工作人员着手现场布置（将现场布置的充满温馨情调）悬挂会旗，贴海报，调试电脑，话筒等（ppt准备），相机准备（个人）全体18:3019:00工作人员迎接新老公协人入场全体19:0021：30酒会进行节目组21：30酒会结束会员、新老干事合影，赠送纪念小礼品全体活动具体内容序：时间流程说明所需的工作准备18:4019:00新老公协人及少数会员入场阶段：工作人员在会场外迎接新老公协人，专门工作人员负责签到工作。1.活动邀请10个左右其他协会代表，工作人员引导其到入口处签到，并送上礼品一份(包括徽章，卡贴和纪念本)2.边入场新老公协人可以到入口的祝福海报上写下对公协20周年生日的祝福，也可以转发公协20周年酒会的祝福微博，即有机会再后续的微博墙抽奖环节中得到我们的奖品1. 签到本22. 笔43. 祝福海报4. 20周年庆纪念本105. 音乐 to the one who knows19:0019:05开场阶段：所有人到齐后，主持人进行简单开场。同期由主持人引导嘉宾酒会当晚的微博墙和时空明信片活动，并介绍当晚的食品区和展示区（包括时空明信片区域）19:0519:15会长以及老公协人发言（此处删除了祝福视频的播放，根据意见挪到了庆生部分）3. 邀请会长以及老公协人发言，表达对公协成立20年的祝贺，并作简单演讲。（此时屏幕上播放的是微博祝福墙）1.联系会长以及老公协代表2.微博墙第一篇：the memory with you时间流程说明所需的工作准备19:1519:20小提琴表演祝福视频播放结束后，ppt上投出第一篇：the memory with you 然后主持人上台报幕，引出下面的小提琴表演1.联系演员并确定曲目（负责人：奕欣）2.需要准备给两位演员的纪念品（纪念笔记本）19:2019:25公协里的友情小提琴表演结束后，音乐响起，十名舞队成员来到台前，给观众带来舞蹈表演，短暂的表演结束后，由主持人上台朗诵，阐述舞队成员们训练的点点滴滴，以及由此结下的深厚友谊。朗诵部分背景音乐：时光卢家宏3. 朗诵稿2舞蹈背景音乐. 3.音乐时光此处删去了吉他协会的表演，挪到了后面第三章19:25-19:35选读横幅上的祝福+第一轮微博墙抽奖1.屏幕上投放出经过筛选的微博和祝福海报上的祝语若干段。由主持人朗读。2.主持人邀请会长或其他常委上台作为抽奖嘉宾，进行第一次的微博墙抽奖：抽取一份大奖和5份幸运奖，并为抽到的幸运嘉宾颁奖（礼物会根据物资组的准备再做修改），获奖者将被邀请上台，由抽奖嘉宾为其颁奖1.微博墙负责人因尽快进行筛选2.祝福海报上的祝福由工作人员挑选后工整抄在手卡上并及时交给主持人3.抽奖时尽量公开，公正，公平19:35-19:40自由交流环节（新增环节）主持人引导嘉宾稍作休息，可以预告接下来将有大家期待的微电影环节第二篇：the move with you时间流程说明所需的工作准备19:4019:45第一次吉协表演（也就是自由交流之后都有吉协出现，第二次在第三篇）主持人上台（或在后台也行，建议上台，收回观众的注意力），邀请吉他协会的嘉宾登场表演。（演奏曲目尽量与微电影主题搭配）演出结束后，表演者退场，灯光渐暗，微电影开始播放。19:4519:50微电影播放微电影播放结束后，灯光渐亮，由主持人上台串词，（节目组觉得跟原来一下有一小段煽情的朗诵也可以）引出合唱歌曲你最珍贵。微电影的拍制，还有届时场地的布置还有微电影演员的准备19:50-19:55歌曲合唱你最珍贵（原公协中的爱情）1.联系歌手（两男两女），负责人：昱光2.准备配乐19:5020:05播放其他协会的祝福视频歌曲结束后，由舞队成员将蛋糕推到台上（此时最好有个音乐什么的），此时灯光渐暗，开始播放其他协会的祝福视频。 祝福视频拍摄关灯，现场出现1-20”视频倒计时,数到20后,蛋糕隆重登场,同时生日歌响起视频结束后，主持人邀请会长上台进行简单的演讲，之后全场嘉宾齐唱生日歌，然后请会长以及若干名常委负责切蛋糕, 最后切完的蛋糕将会被推到食品区，供嘉宾们自行取用1.蛋糕2.背景音乐：you and me雨田裕美20:0520:25自由交流时间边吃蛋糕边品酒，在高雅的环境中自由交流，以期扩大交际面，提升公关能力。1各种酒水2纯音angle springs久石让第三篇：the joy with you时间流程说明所需的工作准备20:25-20:30吉他协会第二次表演由主持人报幕引出吉他弹唱，（吉他协会有歌单，可以根据我们的需要在一定范围内选择歌曲）1.联系吉他协会，负责人：昱光2.准备背景音乐3.需要准备给吉他演奏者的纪念品20:3020:55缤纷特饮游戏环节开始，主持人介绍游戏名称、规则，通过击鼓传花的方式，每次传3朵花，共传两轮，从嘉宾中抽出六人分两轮参与游戏。每个人先掷一次骰子来决定他们游戏的先后顺序（相同的两人继续拼点），然后嘉宾按顺序投骰子。若投到2,3,4,5，嘉宾将向一个大酒杯中倒一小杯该数字对应的饮料，然后下一个人继续投，以此类推；若投到的数字是1或者6，嘉宾就要把那一大杯饮料喝掉，并被淘汰。游戏最后会根据6个人先后淘汰的顺序分为1,2,3等奖，分发不同奖励。由主持人颁奖大骰子一个，2,3,4,5分别对应为咖啡，牛奶，红茶，椰子汁（备选：红酒、雪碧）；游戏根据场上活跃程度还有时间可以适当的多进行一轮。每轮决出一等奖一名，二等奖两名，三等奖三名。20:5521:00第二轮微博墙抽奖以（自由交流环节删去）仍然是由会长进行第二次的微博墙抽奖，并为抽到的幸运嘉宾颁奖，奖品与第一次微博抽奖相同。抽奖时尽量公开，公正，公平21:0021:15一路有你第二轮抽奖结束后主持人请抽奖嘉宾和获奖观众下台。主持人进行串词同时工作人员搬出准备好的小蜡烛来到舞台前的空地（事先用荧光棒等材料摆出公协会徽的大致形状），主持人邀请现场嘉宾一起用蜡烛摆出会徽的造型并点燃（不是先点燃吗？）。蜡烛全部点燃后ppt切换，灯光渐暗，屏幕上紧接着滚动播放近几年的公协人参加各种活动、聚会等的照片，在照片开始播放的同时，四位主持人在舞台倾情朗诵那些年，公协大家庭在一起的日子1.小蜡烛可以先点过，方便活动当晚点燃2.工作人员需在布置现场时就在舞台前的空地上摆出会徽造型3.主持人应提醒现场嘉宾注意安全；工作人员应准备好急救箱尾声时间流程说明所需的工作准备21:15-21:25酒会落幕主持人宣布酒会完满结束，合影留念1.拍照2.背景音乐the truth you leave21:25-21:35嘉宾离场在嘉宾离场时安排工作人员向离场嘉宾发放公协二十周年庆小纪念品二十周年庆钥匙扣200事后工作全体嘉宾离场后由工作人员负责现场清理工作五、应急预案1、 话筒没电或故障：事先准备两支话筒，可以从酒会举办场地方租用，或者向私人借用。2、 电脑故障：事先准备多一台笔记本电脑，事发后由负责设备调试的人员及时更换电脑，保证视频和音乐的正常播放。3、 意外受伤：事先准备创可贴、药油，由专人负责携带药品和处理伤者。4、 活动进行时会场布置受损，如气球、海报掉落：安排专人负责，事先准备好胶布等进行及时修补。5、 场地设施损坏：小物品如个别杯子摔坏等，可由协会付账，若贵重物品损坏则由个人负责。（此条最终解释权属于部长）6、 个人物品丢失：责任自负，但工作人员要帮忙寻找。7、 ppt资料故障：现场播放的视频和音频资料拷贝两份，由调试人员和另一位工作人员保管。8、 酒会当晚参与人数过多或过少：由工作人员负责协调全场工作，相应疏散、联系