第二部分 公文处理发文工作指引

公文处理发文工作指引公文处理发文工作指引 一、流程一、流程 科室经办人拟稿（OA） ，需相关单位 （科室）会签的，由拟稿单位传送会签 拟稿科室负责人审阅 办公室经办人核稿 办公室经办人纸质送局领 导签署，编发文号、成文 打字室排版、套红头 拟稿科室经办人对发 文进行校对 呈局领导签发 送办公室主任审核 办公室经办人复核、缮印、封发， 并发送相关单位办理或科室传阅 OA 发文办结归档 需要修改 最后校对稿送打字室排正 式稿并送回办公室经办人 打字室将发文打印 一式两份纸质存档 - 10 - - 10 - 二、发文的基本程序二、发文的基本程序 经办人拟稿，经办单位打印，经办单位领导审阅，办公室核稿，局领导审 批、签发，办公室编发文号，经办单位校对，办公室复核、编写主题词，打字 室缮印装订，办公室用印，经办单位封装，收发室邮寄。 三、公文草拟三、公文草拟 （一）全局性、综合性公文草拟由办公室负责；专项业务公文草拟由相关 业务科室负责；涉及到多个业务科室的公文草拟由指定的主办科室负责，其他 科室会签。 （二）拟稿人应根据文稿内容和行文关系，准确使用公文种类。公文格式 应符合规范。 （三）草拟文稿首页必须使用市局统一印制的公文办文页面，并填写有关 栏目。 四、公文审核四、公文审核 各科室草拟的文稿，由本科室领导进行文字和公文格式以及内容审阅，涉 及到其他科室职能须进行会签的，由拟稿人送有关科室领导会签，然后再送办 公室主任对文字、内容、公文格式、公文种类以及行文的必要性等进行审核把 关。对不符合要求的文稿，办公室退还拟稿科室按要求重新拟稿。 需送外单位会签的文稿，按上述程序经本局有关领导签发后，由主办单位 负责送签；外单位送我局会签的文稿，办公室提出承办意见及承办时限转给承 办单位提出意见，承办单位应在规定时限内将处理意见及文稿退回办公室呈送 局领导签发。 五、公文审批和签发五、公文审批和签发 文稿经办公室主任审核后，呈局领导审批和签发。未经办公室审核把关， 各科室一律不得将文稿直接送局领导签发（领导直接交办的除外） 。 （一）下列文稿（一）下列文稿经经分管局分管局长签长签署意署意见见后，由局后，由局长审长审批批签发签发： ： 1、上报省工商局、市委、市政府的重要请示、报告。 2、颁发重大行政措施和制度的文件。 - 11 - 第二部分 公文处理发文工作指引 3、分管副局长认为需要局长签发的文件。 （二）下列文稿由分管副局（二）下列文稿由分管副局长审长审批批签发签发： ： 1、转发省工商局及市级以上党委、政府的发文。 2、与本市平级单位的联合发文。 3、向全市工商行政管理系统布置工作任务的发文。 4、其他需要副局长审批签发的发文。 六、公文校对、印发六、公文校对、印发 （一）公文校对由经办单位负责。已签发的公文文稿，经办公室登记、编 号后，由经办单位送打字室排版；校样打印出来后，经办单位要认真校对标题、 内容、标点符号及附件等，确保准确无误后由校对人签字并送回办公室；未经 局领导同意，不得擅自删改局领导审改、审定的内容和文稿。 （二）公文复核由办公室负责。以局名义制发的公文在正式印制前，由办 公室进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式 是否统一、规范，领导审改内容是否有改动等。复核后，办公室主任签上“已 复核，付印 xx 份”意见，送打字室付印。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 （三）公文缮印要坚持“五查”：一查签批手续；二查时限要求；三查格 式、用纸和印刷份数；四查文头、文号、落款、页数；五查文稿是否清晰、美 观。 七、公文封发七、公文封发 （一）公文发送的对象和数量应相对固定，经办科室在送办公室审核前应 先提出并注明，一般情况下只发到县级工商局及直属单位，因特别情况需要扩 大范围的，经办单位应事先提出理由呈送分管领导决定。 （二）公文封装由经办单位负责。封装时要做到“四查”：一查办文手续 是否合乎规定；二查是否按发送单位装发；三查附件是否齐全；四查文件是否 错页、漏页。 八、网上发送和传真八、网上发送和传真 - 12 - - 12 - （一）市局发文采取“双轨制” ，即上网和寄发。除密级、党组发文及上报、 发外单位文件外，以局名义制发的公文均可在工商信息网公文处理系统上发送。 （二）发给县级工商局的电报，可在红盾信息网公文处理系统上发送或传 真。由经办单位按程序审批签发后按系统授权办理或送办公室办理，并跟踪落 实。 九、办公自动化（九、办公自动化（OAOA）发文操作指引）发文操作指引 （一）各（一）各单单位位办办文人文人员员登登录录 OA 个人个人帐户帐户 打开 IE 浏览器输入 OA 系统网址 05:6888/oa/ ，在 OA 系统登录界面输入个人用户及密码进行登录。也可在市局内网点击链接登陆。 （二）（二）选选取取发发文登文登记记，填写好，填写好发发文登文登记记信息表、添加正文信息表、添加正文 1、填写、填写发发文登文登记记信息信息 点击 OA 系统操作界面左边菜单栏 公文管理-发 文管理-发文登记 打开发文登记信息页面，如下图： 填写相关项目。 启动流程：可以选择你想启动的流程，系统默认设置了本机构的发文流程。 编 号：系统自动生成的发文的文号。 - 13 - 第二部分 公文处理发文工作指引 拟文日期：发文的拟文日期，默认为启动发文登记的当天日期。 文件标题：发文的文件标题，为必段录入的项。 主 题 词：发文的主题词。 主办单位：一般是发文拟稿人所在单位。 拟 稿 人：发文的拟稿人员，默认为当前的操作用户。 签发人：发文签发人，取文号操作时的必须字段可以在取文号时由发文管理 员录入，同时上行文发文成文缮印后，会自动将签发人填录入正式发文。 会签部门：发文的会签部门。 公文文种：发文所指定的文种。 发文类别：发文的基本类别，可以在取文号时由发文管理员选定，在此可以 不填。发文成文后套红头模板是根据发文类别的，因此在套红头操作前发文 类别不能为空。 文件字号：发文文号，在取文号操作中指定，并由系统生成，在此不用输入。 紧急程度：发文的紧急程度，系统默认为“平件” ，可根据需要可选择“特 提” 、 “特急” 、 “急” 。 文件页数：指发文正文的页数，可不输入，待成文后系统自动获取正文的页 数作为文件页数。 文件印数：发文的份数。可不输入。 办结公开：政务公开现属于 OA 系统保留项现暂不使用，内部公开指使用 OA 系统的所有人员均能查看，不公开只有流程中指定的人员可以查看其他人不 能查看。 （机密或重要文件的发文需注意该项的选定） 秘密等级、保密时限是属于 OA 系统保留项，目前不可以在系统界面上进行 操作。 主送机关：发文的主送机关。 抄送机关：发文的抄送机关。 成文日期：发文完成审核审批环节，形成正式发文内容的日期。 （系统自动 生成） 印发日期：发文成文缮印时的日期。 （系统自动生成） - 14 - - 14 - 备注：此项主要是用来说明一些特殊情况。 输入完登记信息后单击“保存”按钮，完成登记操作，保存后办件会显示 后续可办理的操作，如下图： 注意：必须保存后才可以添加正文和相应的流程操作。 登记完发文信息后保存可以看到发文呈批表 ，如果要查看详细的发文登 记信息，可点击标签“发文登记信息”或点击左上角的编辑按钮进行发文登记 信息修改。 2 、添加正文、添加正文 点击正文按钮打开正文界面，如下图： - 15 - 第二部分 公文处理发文工作指引 打开文档编辑窗口后，基本的操作与快捷方式都与 WORD 一样，用户可以直接在 文档编辑窗口编加正或者“打开”已经起草好的 WORD 文件。正文添加完毕后点 击下一步在流程图中将发文送到科室负责人选定好人员后，按执行操作按钮。 如图： 3、科室、科室负责负责人填写意人填写意见见 科室负责人登录 OA 系统后在首页的办公桌面办公事务待办可看到拟稿人送 来的电子文件，或在我的待办的界面中可以看到更详细的待办事宜列表，同时 可以看到送件人、处理事项、内容和送件时间。点击文件标题可打开发文信息 页面。如图： - 16 - - 16 - 点击正文可以打开正文的编辑界面并可对正文进行修改，用户的添加的或 删除的记录会被记录，每个用户修改记录的颜色不同，以示区别，把鼠标放到 修改的（带有颜色、下划钱、删除线）上面，可以显示修改用户的信息，如 “某某某在什么时候修改或者删除”的信息。如点击了接受修订按钮则正文的 所有添加或删除记录会被删除，要查看原文只能通过历史版本中查看各用户对 正文的修改记录。如用户修改过正文必须要对正文进行保存操作。在确认正文 没误后点击发文呈批表，在意见输入栏中进行意见输入，然后点击保存意见按 钮或点击下一步完成操作并在流程图中将办件送办公室审核，选取下一步处理 人后点击执行操作，如需要其它部门会签的先在流程图将办件送相关科室人员， 待其填写完意见后再送办公室审核。 4、 、办办公室人公室人员对发员对发文文进进行行审审核核 办公室人员登录 OA 后在待办事宜中点击文件标题可进行审批处理。在发文 - 17 - 第二部分 公文处理发文工作指引 信息页面点击发文登记信息查看发文登记信息内容是否有误，通过点击 可对发文登记信息进行修改。点击正文可以打开正文的编辑界面并可 对正文进行修改，用户的添加的或删除的记录会被记录，每个用户修改记录的 颜色不同，以示区别，把鼠标放到修改的（带有颜色、下划钱、删除线）上面， 可以显示修改用户的信息，如“某某某在什么时候修改或者删除”的信息。如 点击了接受修订按钮则正文的所有添加或删除记录会被删除，要查看原文只能 通过历史版本中查看各用户对正文的修改记录。如用户修改过正文必须要对正 文进行保存操作。在确认正文没误后点击发文呈批表，在意见输入栏中进行意 见输入，然后点击保存意见按钮或点击下一步完成操作并将文件送办公室主任 审批，待办公室主任审批完毕后再将办件送局领导审批签署。 5、送、送办办公室主任公室主任审审批、局批、局领导审领导审批批签签署署 （1）办公室主任登录 OA 系统后在首页的办公桌面办公事务待办可看到拟 稿人送来的电子文件，建议在我的待办的界面中查看待办事宜列表，该界面查 得待办文是收文或发文同时可以看到送件人、处理事项、内容和送件时间。点 击文件标题打开发文信息页面。点击正文按钮对正文进行审阅并可对正文进行 修改，添加的或删除的记录会被记录，每个用户修改记录的颜色不同，以示区 别，把鼠标放到修改的（带有颜色、下划钱、删除线）上面，可以显示修改用 户的信息，如“某某某在什么时候修改或者删除”的信息。如点击了接受修订 按钮则正文的所有添加或删除记录会被删除，要查看原文只能通过历史版本中 查看各用户对正文的修改记录。如修改过正文必须要对正文进行保存操作。对 正文审阅完毕后点击发文呈批表，在意见输入栏中进行意见输入，然后点击保 存意见按钮或点击下一步系统会弹出提示窗口按确定按钮即完成审批。 （2）局领导登录 OA 系统后在首页的办公桌面办公事务待办可看到拟稿人 送来的电子文件，建议在我的待办的界面中查看待办事宜列表，该界面查得待 - 18 - - 18 - 办文是收文或发文同时可以看到送件人、处理事项、内容和送件时间。点击文 件标题打开发文信息页面。点击正文按钮对正文进行审阅并可对正文进行修改， 添加的或删除的记录会被记录，每个用户修改记录的颜色不同，以示区别，把 鼠标放到修改的（带有颜色、下划线、删除线）上面，可以显示修改用户的信 息，如“某某某在什么时候修改或者删除”的信息。如点击了接受修订按钮则 正文的所有添加或删除记录会被删除，要查看原文只能通过历史版本中查看各 用户对正文的修改记录。如修改过正文必须要对正文进行保存操作。对正文审 阅完毕后点击发文呈批表，在意见输入栏中进行意见输入，然后点击保存意见 按钮或点击下一步系统会弹出提示窗口按确定按钮即完成审批。 办公室主任及局领导对办文审批完毕后在发文管理员会有提示“办文传阅 完毕” 。 6、 、办办公室人公室人员对发员对发文文进进行行编编号、用印、封号、用印、封发发 发文审批完毕后发文管理员需按以下步骤进行操作： （ （1）取文号）取文号 点击打开取文号页面。点击选 择选定签发人，如在发文登记时已选定签发人该选项会自动生成。根据发文的 类别选取相应的类型，然后点击生成发文文号。如发文文号与实 际发文号不符请联系信息中心进行修改。 （ （2）成文）成文 点击，成文操作之后，系统自动获取领导批示意见栏 上最后一个意见的签署日期为成文日期，如果领导批示意见栏上为空，那么成 文日期则需要在发文的正文自行录入。另外发文正文的修改痕迹将补抹去，形 成正式的发文内容。 （ （3）校）校对对 发文管理人员在流程图将发文送校对人校对 - 19 - 第二部分 公文处理发文工作指引 ，一般是拟稿人校对发文内容，当办件流 转到校对人，系统自动录入当前用户为校对人和校对日期。校对人员对正文校 对完毕后保存正文并按下一步办文会自动转回到发文管理员。 （ （4）套）套红头红头 发文校对完毕后发文管理员将发文送打字室排版套红头 。打字室人员收到办件后对正文按发文的格式进行排版，排版完 成后点击。套红头操作是根据发文类别采用相对应的发文模板，不同 的发文类别有不同的模板，所以在套红之前发文必须要有发文类别。套完红头 后点击下一步办文会自动转到发文管理员。 （ （5） ）缮缮印印 缮印是电子印章，根据局领导签发后的定稿经过缮印制成正式 文本。在本 OA 系统中，缮印一般是在套红头之后的，而且缮印模板和发文模板 是相应的，不同的