浅析中小企业会计电算化中的问题及对策 毕业论文.docx

摘要浅析中小企业会计电算化中的问题及对策摘要随着现代经济的飞速发展，传统的手工会计核算已远不能适应当前企业管理的需要，实现会计电算化是必然趋势。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化不仅能使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来，更重要的是提高会计信息搜集、整理、反馈的灵敏度和正确度，提高会计的分析能力，为提高会计管理水平和会计信息质量提供了有效的途径。我国会计电算化事业经过近二十几年的发展，已在一定程度上取得骄人成就，但会计电算化普及率仍然很低。了解和掌握中小企业实现会计电算化的全过程，是继续推进我国会计电算化事业，确保中小企业会计工作尽快地走上会计电算化之路的有效途径，也是我国会计事业迎接21世纪新挑战的迫切要求。文章结合中小企业的特点,阐述了中小企业实施会计电算化的步骤和方法,以及实施过程中应注意的一些问题。指出只有多管齐下,营造良好氛围,才能促进我国中小企业会计电算化工作的开展,并最终推动中小企业的信息化建设。关键词：会计电算化，中小企业，实施过程iabstractabstract with the rapid development of modern economy, the traditional manual accounting far can not meet the current needs of enterprise management, the accounting computerization is inevitable. accounting is a computer-based technique of contemporary electronic technology and information applied to the accounting practice referred to, is a computer application to achieve the accounting information system. it implements a data processing automation, the traditional manual accounting information system development and evolution as a computerized accounting information systems.accounting not only make the majority of accountants from the heavy manual freed, more importantly, to improve accounting information collection, collation, feedback sensitivity and accuracy, analytical skills in accounting, management level to improve the accounting and accounting quality of information provided an effective way. our computerized accounting career after nearly twenty years of development, has achieved a great deal to some extent, but still very low penetration of computerized accounting. understanding and knowledge of computerized accounting for smes to achieve the whole process is to continue to advance the cause of our computerized accounting, as soon as possible to ensure that accounting for smes onto the road of accounting effective way, is the cause of the 21st century, chinas accounting urgent requirement for new challenges. in combination with the characteristics of small and medium enterprises, smes described the implementation of computerized accounting procedures and methods, as well as the implementation process should pay attention to some problems. pointed out that only a multi-pronged, to create a good atmosphere, in order to promote the work of small and medium enterprises to carry out computerized accounting, and ultimately promote the construction of information for smes. keywords: accounting, small and medium enterprises, the implementation process key words: accounting, small and medium enterprises, the implementation processii目录目 录摘 要iabstract（英文摘要）目 录第一章 引 言1第二章 会计电算化概论22.1会计电算化概念22.2 会计电算化特征22.2.1 覆盖范围较小22.2.2会计电算化容易成为信息孤岛22.2.3 会计理论研究的相对滞后22.3我国会计电算化的发展现状2第三章 我国中小企业会计电算化的现状43.1 对会计电算化重要性的认识不足43.1.1 社会对会计电算化认识的偏差43.1.2 政策与法规滞后43.1.3 企业领导不重视43.2 企业会计电算化基础工作薄弱53.3 选择不合适的计算机硬件和财务软件53.4 会计信息系统的安全性、保密性较差，内部控制存在问题53.4.1 会计档案管理的安全与保密意识淡薄53.4.2 口令简单，对安全性认识不足53.4.3 病毒防范意识不强63.5 会计电算化相关制度不完善63.6 会计人员素质不高6第四章 中小企业会计电算化存在问题的对策74.1 提高对会计电算化工作的重视程度74.1.1 更新认识，转变观念74.1.2 进一步完善会计电算化的配套法规74.1.3 领导重视84.1.4 专业人员的合理配备84.2 合适的电子计算机配备94.3 选购合适的电算化软件94.3.1 会计软件是否通过财政部门的评审94.3.2 会计软件是否符合本企业单位的需要104.3.3 会计软件是否安全104.3.4 会计软件公司的服务是否优良104.3.5 会计软件公司的费用是否节省104.4 加强会计信息系统的安全性104.4.1 加强会计档案的管理工作，完善管理制度104.4.2 保护计算机设备114.4.3 预防计算机病毒，保证数据安全114.4.4 形成良好的内控环境114.4.5 加大对“复合型”人才的培养11结论及展望13参考文献14致谢15iv第一章 引言第一章 引言现代电子技术和计算机技术为主导的信息技术的发展，为改革传统手工会计提供了机遇。会计电算化是会计工作的发展方向，也是促进会计基础工作规范化、提高企业经济效益的重要手段和有效措施。应该说，目前国内企业在实现会计电算化方面有了很大程度的发展，特别在一些大中型企事业单位，经济发达地区的中等以上城市，但是我国企业极大部分是中小企业，特别是一些经济不是很发达，正在发展中的地区。因此，中小企业的会计电算化发展速度决定着整个会计电算化发展的局势。每一项新的事物的产生实施，都将面临着困难和挑战，这一过程也是问题产生与解决的过程。与国际相比较，我国的会计电算化正处于实施阶段向管理信息系统阶段发展过程中。而我们首要做的就是发展中小企业的会计电算化水平，找出问题，提出解决方案，加速发展。- 1 -第二章 会计电算化概论第二章 会计电算化概论2.1会计电算化概念会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。2.2会计电算化特征 2.2.1覆盖范围较小会计电算化主要是在会计工作中使用计算机技术。其处理的对象是会计数据，处理的范围基本上局限于会计部门内部。而企业的财务信息涉及到企业中各个部门，如采购、人力资源、销售、生产、运输等部门等。正是这些部门，构成了企业财务信息的产生、传递和变化的过程。会计部门只是财务信息的最后处理者，会计电算化也只是对已经形成的财务信息进行计算机处理，满足企业对财务信息的需求。2.2.2会计电算化容易成为信息孤岛许多企业实施会计电算化后，虽然也在开展其他自动化信息化系统的建设工作，但由于缺乏整体的规划，没有用企业信息化的观点来统一指挥信息化工作，造成企业内部各个信息化系统与会计电算化系统之间数据格式不统一和不一致，使会计电算化不得不采用手工辅助的办法与外界交流，其信息化的作用也大大降低。2.2.3会计理论研究的相对滞后会计理论的研究确定了电算化会计和信息化会计信息系统的基本功能体系、运作规范及特点、审计接口、会计档案等基本要求，会计理论的基本问题研究透彻了，会计电算化软件才能更好地服务于会计工作、服务于企业，才能使会计工作在实现电算化后更加规范、效率更高、安全性更强，才能更好地为管理决策服务，以实现会计电算化的效益。2.3我国会计电算化的发展现状我国的会计电算化工作起步较晚，从20世纪70年代末才开始，经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划的稳步发展阶段，直到目前的管理型会计软件发展阶段。会计电算化是一项系统工程，利用计算机进行会计核算和会计管理，是会计工作现代化的重要组成部分。国务院关于大力发展我国会计电算化事业的意见中明确指出：到2010年，力争80以上的基层单位基本实现会计电算化，从根本上扭转基层单位会计信息处理手段落后的状况。各单位在开展会计电算化工作后，一般在3个月后大都能够实现计算机替代手工记账。另一方面，会计电算化信息处理，是一种先进的生产力，因而具有广阔的发展前景。随着经济的发展及人们对电子技术认识的加深，它必将获得普遍推广和应用；同时，随着网络技术的发展，大范围的会计信息处理网络必将建立。但随之而来，会计工作也会出现新的问题和一定程度的隐患。- 3 -第三章 我国中小企业会计电算化的现状第三章 我国中小企业会计电算化的现状企业会计电算化的实施过程，也是企业管理理念、业务流程等方面改造的过程。由于企业自身原因与外部环境的影响，现阶段我国中中中小企业会计电算化工作中存在着诸多问题，主要有以下几点：3.1对会计电算化重要性的认识不足3.1.1社会对会计电算化认识偏差我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。统计调查显示，在美国，会计电算化的普及率90%以上,而我国大中型企业的普及率有60%80%，中小型企业的普及率不及30%，并且分布极不平衡。在一些人看来，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中，减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算的速度和精度，以计算机替代人工记账。所以多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性。3.1.2政策与法规滞后目前，我国颁布的有关法规中存在着阻碍其发展的规定。例如，有些涉及软件技术开发上的具体细节规定，不能起到推动的作用，反而因规定的太死抑制了软件的自我发展，影响了会计电算化的普及。另外，由于法规的不健全使电算化犯罪的控制很困难。必须看到，对电算化会计信息系统的开发和管理，不能仅靠现有的一些法规，如会计法、企业会计准则等。因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪，为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要3.1.3企业领导不重视领导重视与否是中中中小企业能否实施会计电算化的关键。企业实施会计电算化，几乎涉及企业的所有部门和人员，同时还涉及管理机构及管理体制的变动，这都需要企业领导出面组织和协调。没有领导的重视与支持，企业实施会计电算化所遇到的问题，如：人员配置，资金问题，部门间的合作与协调，配套改革等，将很难得到解决。有些企业领导还认为会计电算化是单纯利用计算机代替手工记账，没能充分认识会计电算化系统对企业的经营管理决策所起的作用。3.2企业会计电算化基础工作薄弱会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等。会计基础工作是搞好电算化工作的重要保证，而基础工作薄弱，从而使会计电算化信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据。3.3选择不合适的计算机硬件和财务软件我国大部分的中中中小企业使用的会计软件都是各自向开发商购买的。有些企业盲目追求硬件的超前性而导致硬件购置与布局严重不符合企业规模，形成了资金的严重浪费。有些企业为节约成本而购买不成熟的会计软件，导致使用中经常出故障，严重地影响了会计电算化使用的发展。此外，由于一些财务软件的功能单一、数据共享程度不高、财务软件之间不兼容性导致了一系列的问题存在。3.4会计信息系统的安全性、保密性较差，内部控制存在问题3.4.1.会计档案管理的安全与保密意识薄弱财务数据是企业的秘密，它在很大程度上关系着企业的生存与发展。企业实现会计电算化后，没有及时制订出一套适合会计电算化档案的管理制度，明确会计档案保管人员的职责，提出造成存储会计档案的管理要求，就为人为的破坏或者自然的损害了可能。因而对电算化会计档案的管理要实行电子档案与纸质档案并存的双套管理制。3.4.2口令简单，对安全性认识不足随着越来越多的企业采用会计电算化软件，其技术的保密和安全成了人们关注的问题。操作员的权限分配与口令设置是构成软件安全性的两个重要方面。众所周知，会计电算化工作中，操作人员的职务级别不同，工作范围不同，可以操作的软件功能和访问的数据内容也不同，因此需要由最高级别的管理员对操作员进行权限分配。在财务软件中增强安全功能，会计电算化软件各层数据处理应层层设防，在软件功能上增加必要的提示功能、检验功能和限制功能，要防止操作失误造成数据破坏，操作人员进入系统要设置口令和密码，以防止无关人员非法进入。系统各模块也要设置相应的口令，并对系统操作人员进行授权，防止无关人员的操作。但有的财务人员对系统用户口令的安全性认识不足。为了容易记住，就把办公室的电话号码设为密码，失去了保密作用。3.4.3病毒防范意识不强会计电算化可能带来的安全问题还有不可控制的自然灾害、不知名病毒的侵入及用户非法读取、执行、修改、删除、扩充和迁移各种数据及程序等。实习单位使用的杀毒软件是360安全卫士实时保护系统，但打开电脑右下角就会提示所使用的杀毒软件数据库已经过期。在这种情况下，计算机很有可能被网络病毒攻击。一旦计算机感染病毒，就会降低运行速度，甚至严重破坏数据文件和应用软件，使数据丢失、混乱，使应用软件不能继续运行，最终造成计算机无法正常工作。3.5会计电算化相关制度不完善会计电算化的实施与手工会计在许多方面都是有所不同，但有的单位仍然沿用原来的手工会计管理制度。有的企业对会计电算化相关人员没有严格的权限限制，导致密码公开、财务数据保密性差、安全性差。有的企业对会计电算化档案的组成内容不甚了解，没有及时明确相应的档案保管人员职责，当计算机系统出现故障时很容易造成会计数据的丢失。3.6会计人员素质不高一个称职的财务工作者不仅需要扎实的专业知识，同时必须要熟练地掌握计算机知识。但目前，不少企业的电算化人员是由过去的会计经过短期培训而来的，即使有部分人通过会计电算化的考试也只是掌握了一些对计算机的基本应用，对计算机的软、硬件知识了解甚少，一旦遇到超出范围的问题就束手无策。虽然商家在安装会计软件时都作了系统的培训，但是部分会计人员由于接收能力差，在上机时经常出现误操作，一旦出现过错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。- 6 -第四章 中小企业会计电算化存在问题的对策第四章 中小企业会计电算化存在问题的对策为了更好的适应中中中小企业推进会计电算化工作，针对目前存在的问题点，提出以下几方面的解决对策。4.1、提高对会计电算化工作的重视程度4.1.1更新认识，转变观念在认识上要明确“会计电算化”是指一个过程，而不是目标。要高度重视会计电算化工作，必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。同时还要注意到，会计电算化应面向管理。现代管理会计从财务会计的单纯记录和反映扩展到解析过去、控制现在和筹划未来有机结合起来。管理会计给会计电算化提供了一个先进的理论依据和模型。在信息时代，只有推进计算机在会计中的深层次应用管理会计全面电算化，才能满足企业管理现代化的需要。会计要帮助企业提高管理水平，关键在于提高、分析过去，控制现在和筹划未来在实际管理中的应用程度。所以，目前财务软件需要实现管理会计的全面电算化。4.1.2 进一步完善会计电算化的配套法规随着会计电算化的普及与财务软件功能的不断增加，针对会计电算化工作出现的新问题对现有的相关法规作进一步补充和完善。通过准则类法规对会计电算化作进一步约束，使会计电算化工作走上规范化的道路。一个国家的会计规范化管理主要是通过颁布指定会计准则和具体会计准则来进行的。只有用会计准则指导会计业务才能规范会计行为。另外，国家应加大宣传力度，使人们意识到使用电算化的好处，提高企业领导人和会计人员对会计电算化的正确认识，完善会计电算化相关的管理制度。电算化会计信息系统是一个有机系统，仅有一套好的软件是不够的。必须要有一套与之密切结合的管理制度才能保证会计信息安全可靠，充分发挥电算化信息系统的作用。国家应该加大对会计电算化管理制度的研究，提供可以参考的规范化的模版。会计电算化必须建立的管理制度应包括：会计电算化岗位责任制度、电算化系统操作管理制度、计算机硬件和软件管理制度、电算化系统会计资料和档案管理制度等。进一步完善会计电算化的配套法规，针对会计电算化工作出现的新问题对现有的相关法规作进一步补充和完善。通过准则类法规对会计电算化作进一步约束，使会计电算化工作走上规范化的道路。4.1.3 领导要加强重视随着我国经济的迅速发展，管理者应高瞻远瞩，着眼于本企业的长远发展，认识到会计电算化带来的信息处理的快捷和对企业管理决策的帮助，彻底转变其思想，增强对会计电算化的认识，适当加大对会计电算化软硬件设施的投入。因此，在会计电算化工作中企业财务部门负责人应领导该项工作，有条件时还可吸收有关部门领导组成电算化领导小组，领导整个企业的会计电算化工作。4.1.4专业人员的合理配备 实施会计电算化，除了财会人员，还必须配备与电算化工作有关的专业人员，以负责会计电算化工作的管理以及项目开发和系统运行、维护等。树立以会计人员为中心开展会计电算化工作的新观念。首先，要配备会计电算化工作的管理人员，负责会计电算化工作的规划、项目开发、计划、组织和运行管理，这是会计电算化工作顺利进行的保证。然后，要配备硬件维护员，负责整个电算化系统硬件的维护、维修工作。最后，要配备既懂计算机又熟悉财会业务的会计人员，提高会计人员素质，加强会计基础工作的规范性。这项工作在实施会计电算化的过程中至关重要。配备专业人员，可以通过两种方式：一方面可以采用内部培训的方式。有关计算机操作系统的熟练使用、一般办公软件的应用、财务软件的实际运用等知识，尤其是微软办公软件中的excel内容在日常会计核算中的辅助工作以及财务数据分析等方面都要用到。所以，企业在确定培训内容、制定会计电算化人员培训计划时要注重实效，培训过程中要注意知识结构问题。对不同岗位的工作人员，应按不同内容和要求进行培训。企业应通过加强人才培训、技术交流与合作等造就一支既懂技术又懂管理、知识结构合理、技术过硬的“复合型”信息技术人才队伍，为促进会计电算化的顺利发展打下良好的基础。另一方面，可以从外部招聘合适人才。现在大学提倡素质教育的全面发展理念，在培养学生时不仅注重专业课的教授，也注重计算机和英语教学。企业可以招聘计算机和英语基础知识较好的毕业生进行培养。如果说企业领导是决定企业能否实施会计电算化系统的决定要素的话，那么配备的会计电算化人才素质高低则是决定会计电算化系统实施成败的关键。4.2.合适的电子计算机的配备合理配置计算机软硬件系统，是保证电算化系统发挥最大效用的关键环节。这里的硬件系统就是电子计算机。各单位应根据实际情况和财力状况，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备。计算机硬件配备有单机结构、对等网网络结构、国际互联网结构等多种方案。单机结构由单独一台计算机和相应的外部设备组成，具有实施方案简单，投资少，操作简便的优点，但公司内部数据共享与数据自动传递是其最大弱点。对等网网络是一种简单的网络结构，是通过网线将不同的计算机简单地联结在一起，公司内部之间能够实现数据的自动传递；国际互联网结构能够借助于网络技术将本地计算机和异地计算机连接起来，能够实现异地数据共享与交换，能够在全球范围内实现数据传递。可以说不同方案各有优缺点，企业在选择硬件方案的时候，一定要慎重。4.3选购合适的电算化软件配置会计软件是会计电算化的基础工作，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。企业单位在实施会计电算化时，所取得的会计软件其主要途径有：自行开发、定制开发、与外单位联合开发、购买商品化会计软件、使用主管部门开发推广的会计软件等。目前，我国的企业单位，特别是小型企业，主要是选购商品化会计软件。商品化会计软件，是指计算机软件开发公司或会计软件专业开发公司，设计、开发的，并经财政部门评审合格，作为商品在市场上出售的会计软件。商品化会计软件质量高、操作使用方便、投资少、省时间，因此，比较适合中小型企业购买使用。当前市场上的商业会计软件种类繁多，而且由于每个企业的经营管理模式和财务核算方式各不相同，所以企业在选用商业软件时，不应盲目追求软件的“大而全”，而应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求等方面的问题，以及软件服务的便利，软件的功能应满足本单位当前的实际需要，并考虑到今后工作发展的要求。具体说来应考虑以下几点：4.3.1会计软件是否通过财政部门的评审根据国家财政部规定，商品化会计软件必须经过省级以上财政部门的评审，合格的，方能在市场上出售。会计软件主要是符合财政部1994年6月颁布的会计核算软件基本功能规范中的相关规定和要求。所以，中中小企业应该注意选择取得商品化会计核算软件评审合格证的商品化会计核算软件。4.3.2会计软件是否符合本企业单位的需要商品化会计软件，虽然具有通用性，但是，在会计软件开发时，考虑到软件的功能，所以会对其某些方面的功能有所侧重。中中小企业在选购时，要考虑本企业的具体财务会计业务情况和核算管理的要求，在业务方面选择最适合的，才能真正发挥会计软件的作用。具体要考虑行业特点和本企业单位的核算特点。4.3.3会计软件是否安全可靠会计软件的安全可靠性，是非常重要的。所谓安全性，是指会计软件防止会计信息被泄漏和破坏能力方面的要求；可靠性是指会计软件防错、查错、纠错能力方面的要求。在选购商品化会计软件时，要考虑会计软件是否有安全可靠性设置、其设置是否可靠、是否实用，考察和购买原版商品化会计软件。4.3.4会计软件公司的服务是否优良会计软件与一般商品不同，其销售服务尤其重要。在选购时，应该考虑会计软件公司在提供人员培训、安装调试、业务咨询、软件服务、软件升级等服务方面的承诺。4.3.5费用是否节省就商品化会计软件而言，费用主要包括：软件费用、人员培训费用、安装调试费用、业务咨询费用、软件维护费用、软件升级费用等等。在对除了费用外的上述几方面考查的同时，通常对商品化会计软件的相关费用，采取“货比三家”的办法。即在能够达到相同的上述的各方面要求的基础上，选择几家会计软件公司进行洽谈，看哪一家软件公司的费用低，以决定购买。4.4加强会计信息系统的安全性4.4.1.加强会计档案的管理工作，完善管理制度1、坚持每天备份且要双重备份，即“ab备份法”进行资料的备份，备份盘上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，同时要分处、分人保管，以防意外事件导致整体资料系统的毁灭与不可恢复性。由于光盘的安全性强、容量大，故备份盘要尽量使用光盘，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的破坏而使会计档案丢失，造成无法挽回的损失。经领导同意借阅的会计档案，应严格履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁性介质上的会计资料借阅归还时，要做杀毒处理，防止病毒感染。2、对于打印出来的会计档案，一定要保证其安全，购买档案柜来存放；对于打印出来使用后已无作用的会计资料，应定期销毁，以免流落到企业外部泄露财务机密或被他人利用。4.4.2.保护计算机设备要保护计算机设备，防止各种非法指定人员操作计算机及财务软件，保证机内的程序和数据的安全。要明确规定上机操作人员对会计软件操作的工作内容和权限，对操作密码要严格管理，定期更换操作员的密码。密码是限制操作权限，检查操作人员身份的一道防线，管理好每个人的密码，对整个系统的安全至关重要。未经授权任何人员不得操作会计软件；操作人员离开机器时，应执行相应的退出命令，否则密码的防线就会失去作用，给无关人员操作留下机会。4.4.3预防计算机病毒，保证数据安