浅谈秘书工作的原则性与灵活性 毕业论文.doc

贵州警官职业技术学院 毕业设计（论文） 论文题目： 浅谈秘书工作的原则性与灵活性 年 级: 学 号: 姓 名: 专 业: 指导老师: 论文完成日期：二零一三年六月六日 第 ii 页 共 11 页 摘 要 【摘要】：本文围绕秘书工作的办文、办会、办事、办商四大项为中心，浅谈我国 秘书工作的原则性和灵活性的统一。以此树立秘书工作的基本原则性，同时还兼备 秘书工作的灵活性，并提高自身的政治素质、文化素养、技能水平、身体体质和精 明的办事能力。使秘书工作能达到全局统一、和谐效应！ 【关键词】：秘书工作； 原则性； 灵活性； 统一； 第 iii 页 共 11 页 目 录 摘 要 .ii 第一章 绪 论 1 第一节 背景和意义 1 第二节 主要方法和研究进展 1 第三节 主要内容和结构安排 1 第二章 秘书工作的原则性与灵活性 2 第一节 秘书工作的原则性 .2 （一）正面效益原则 .2 （二）以领导工作为核心原则 .2 （三）具体工作流程闭环运作原则 .2 （四）受权理事双重角色原则 .2 （五）综合协调强化整体功能原则 .3 （六）有效信息沟通原则 .3 第二节 秘书工作的灵活性 .3 原理与关系 .3 第三章 秘书工作的原则性与灵活性的统一 4 第一节 秘书工作在思想理论上的统一 .4 第二节 秘书工作在管理体制上的统一 .4 第三节 秘书工作在工作实践上的统一 .5 第四章 原则性、灵活性的统一与“和谐哲学” 6 结 论 7 参考文献 8 完 1 贵州省黔南民族职业技术学院专科毕业设计（论文） 第 1 页 共 11 页 第一章 绪 论 第一节 背景和意义 随着社会经济文化的飞速发展，使现代秘书工作的宏观环境和微观环境都发生 了很大的变化，现代秘书在错综复杂的事务工作中不仅需要强有力的业务水平能力， 还需处理好原则性与灵活性的应变矛盾关系，保障整体工作的质量与效率的高低。 关系着秘书工作可否能全局有效性的进行。 第二节 主要方法和研究进展 主要方法： 运用文献分析法、综合分析法、定性分析法和探索性研究法等进行研究。 研究进展： 2013 年 3 月 1 日至 4 月 30 日 选题、收集资料、形成提纲 2013 年 5 月 1 日至 6 月 8 日 深入研究、完成初稿 2013 年 6 月 9 日至 6 月 16 日 论文修改、定稿打印 第三节 主要内容和结构安排 主要内容：做任何工作，都需坚持原则性与灵活性的统一。原则是基础，灵活 是发展。秘书工作注重原则性与灵活性有机结合，做到“运用之妙，存乎一心” ，于 领导工作及事业建设具有十分重要的意义。 结构安排：本文以纵贯式结构方式为基础，形成中心线；以并列式结构为主， 论证中心线；以递进式结构方式为辅，推导中心线。三种结构方式交错并进，形成 一体。 贵州省黔南民族职业技术学院专科毕业设计（论文） 第 2 页 共 11 页 第二章 秘书工作的原则性与灵活性 第一节 秘书工作的原则性 在实践需要的基础上，以科学的规律为依据，形成的行为标准和衡量相应的准 则就是原则。在秘书工作实践中，遵循秘书工作的一般规律和特殊规律以及对立统 一的规律，在处理各项事务中按相应的原则办事，有利于提高工作的质量和效率， 增强工作的规范性，克服随意性，有利于避免减少疏漏失误。 （一）正面效益原则 秘书工作价值取向必须符合事业公利、组织公利，以有效补益和优化社会效益、 组织管理效益和领导工作效益为出发点，在工作效能作用指向、工作过程指向、心 理及思维指向和素质发展指向等方面，都以不断提高正面效益为目标。只有这样， 才能自觉地开拓进取，严格要求自己，规范自己的思想和行为，不断提高工作质量 和效率。 （二）以领导工作为核心原则 秘书的一切职能活动，必须围绕领导工作展开，按领导工作的需要提供全面、 周密、及时、有效的服务。与领导工作目标保持高度的一致性；以为完成领导工作 计划服务为依归；注重树立和维护领导威信，突出领导，隐蔽自己；围绕领导工作 目标出谋献策，拾遗补缺；注重对领导补益，做好铺垫、代劳、拓展等综合服务工 作；充分发挥纽带和桥梁作用，密切领导与群众、领导与社会公众、领导与上级组 织、领导与往来单位的关系和联系，代表公众利益开展领导工作，树立和维护良好 的领导形象和组织形象。 秘书工作最直接、最主要的具体任务就是为领导工作服务，只有以领导工作为 核心展开综合，才能做到全面、周密、及时、有效，才能符合领导工作的实际需要， 才有利于在领导的指导下，与领导配合默契，提高工作效率和效益。 （三）具体工作流程闭环运作原则 现代管理系统是一个开放系统，秘书工作是开放的管理系统中的子系统，但在 处理具体事务的工作流程中，必须遵从闭环运作原则。 在各项业务活动中，各秘书岗位的分工、各工作环节必须有序衔接、首尾相连， 形成“闭环回路”和连续运作的工作流程，维护工作进程的有序性、稳定性和连续 性，充分发挥整体功能。这样，就可避免迷失方向或出现差错，并有助于提高工作 效益。 （四）受权理事双重角色原则 秘书在受权办理特定工作事务中，兼有“领导代表”和“秘书”双重角色。领 贵州省黔南民族职业技术学院专科毕业设计（论文） 第 3 页 共 11 页 导者授权给秘书，指定其处理特定事务时，秘书拥有领导者委授的处理特定事务的 处置权，但其职务和身份，仍是秘书。人们在特定问题的处理过程中，把受权理事 的秘书作为领导人看待，而在相互交往中又以对待秘书的惯例待之。 所以，既要代表领导把事务处理好，又要以秘书办事的态度，忠实体现组织和 领导意图，尊重各方，协调关系，自觉地用双重身份的尺度，来要求自己，衡量自 己的工作行为。 （五）综合协调强化整体功能原则 秘书在处理协调工作中,要按照整体大于部分之和的原理,充分发挥综合部门的作 用,正确使用各种协调手段,从目标、利益、功能、节奏等多方面促进各子系统、各要 素、各相关方面协调配合，缓化矛盾，强化整体合力，维护组织协调运转。秘书协 调的基点，应是强化整体功能，维护和增强整体合力，要通过协调使有关各方服从 大局，加强共识，缓化矛盾，维护组织的协调运转。 （六）有效信息沟通原则 秘书工作要以提高信息利用的效果为出发点，在悼念信息时尽可能全面、真实、 准确，在加工处理信息时注重识别、筛选、分析、综合，在传输传输时尽可能注重 针对性、有效性、适用性，尽可能性提高信息的利用。利用在防止泛滥、信息失真、 信息干扰等。 第二节 秘书工作的灵活性 原理与关系 原则性是指规章制度、法律法规和基本规律，灵活性是指处理问题的方式方法、 艺术性。两者看似矛盾，却可以完美结合。原则是基础，灵活是发展，原则是灵活 变化的度，灵活是在原则限制范围内的灵活，又反作用于原则。当个人意见与领导 的意见不一致时，遵守纪律、服从领导这是秘书工作的基本原则。对于自己的 意见，则可以选择适当的时机，以委婉的方式向领导表达，与领导沟通，这就是秘 书工作中的灵活性了。当然，若发现有违法纪的行为或不当之处，秘书应坚持原则， 并勇于向领导提出。这也是秘书的基本准则！ 灵活性原理，指计划的灵活性越大，因未来意外事件引起损失的可能性就越小， 两者是反比例关系。灵活性原理是计划工作中最主要的原理，它主要针对计划的制 定过程，使计划本身具有适应性，要求计划的制定“量力而行，留有余地”。至于 计划的执行，则必须严格准确，要“尽力而为，不留余地”。 灵活性是有一定限度的，它的限制条件是：一、不能总是以推迟决策的时间来 确保计划的灵活性，必须考虑周全，当机立断。二、使计划具有灵活性是要付出代 价的，甚至由此而得到的好处可能补偿不了它的费用支出，这就不符合计划的效率 性。三、某些情况往往根本无法使用灵活性。如果允许其灵活处置，则可能产生极 为负面的影响。 综上所述，大事讲原则，小事讲方法，灵活性与原则性的有效处理，将会更有 利于秘书工作的开展。 贵州省黔南民族职业技术学院专科毕业设计（论文） 第 4 页 共 11 页 第三章 秘书工作的原则性与灵活性的统一 第一节 秘书工作在思想理论上的统一 原则性与灵活性是同一事物的两个方面，它们因社会客观需要而统一起来。人 是处在一定的社会关系之中的，而社会关系是复杂的。同时，社会生活、生产条件 相对于人们的需求也总是有限的。由于这种社会复杂多样的原因，单靠原则性并不 能完全解决问题，原则性不应该、也不可能把所有社会事物都规范起来。社会的复 杂多样，呼唤着人们之能动性和创造性的灵活发挥。结果，在发挥原则规范作用的 网线之间，留下了大量的空白地带，这便是灵活性的活动空间。有了“原则性”与 “灵活性”的统一，人们改造自然、创造历史的活动才得以有序并充满活力。二者 的矛盾运动，推动了历史的前进。可见，原则性与灵活性同时出现、相互间紧密结 合是必然的，不是主观人为的，是事物发展的客观需要。这是原则性与灵活性的外 在统一性。 在原则性与灵活性的辩证关系中，原则性寓于灵活性之中。可以说，每一具体 的领导工作，表现的主要是灵活性，表达的主要是原则性。原则性体现的是一种社 会意志，是被社会主导力量所推崇的主观见之于客观的东西；灵活性是人的一种能 动作用，表达的可能是客观的、符合实际的，也可能是主观的、违背实际的。由两 者的外在统一性所决定，二者的结合必须相一致，不可能原则性是客观的，灵活性 是主观脱离客观的，那样，让原则性寓于灵活性之中就会使原则性“丧失原则” 。两 方面只有同时以客观性为基础，灵活性的主观发挥只有符合了客观实际，其相互的 结合才是科学的、正确的。这是原则性与灵活性的内在统一性。 总之，原则性与灵活性的外在统一与内在统一是客观的。在外在统一上，没有 离开原则性的灵活性，也没有离开灵活性的原则性。在内在统一上，离开了客观性， 原则性就不再“原则” 、灵活性就会极端灵活化。客观性是原则性与灵活性相互结合 的根本依据。 第二节 秘书工作在管理体制上的统一 秘书工作只有同领导保持一致，才能更好地为领导服务，这是一切公私秘书部 门始终不变的基本原则。同领导保持一致，绝不是唯领导马首是瞻、对群众的呼声 充耳不闻，仅仅充当领导的马前卒、传声筒；而是在正确的信念、理念指导下，有 自己独立人格、独立思考和正确决断的保持一致。 猫比大象灵活，显然不仅仅是猫体重较轻，其身体结构也便于纵跃翻滚。组织 的灵活性、创造性与其内部体制有很大的关系。我们完全可以在保证组织性质（原 则性）的情况下，通过对其内部结构适当的变换，提高这个组织的灵活性，使原则 性与灵活性在新的组织体制下实现理想的结合。 系统论的观点认为，一个由相互联系、互相制约的若干部分组成的整体，经过 优化设计后，整体功能能够大于部分之和，产生 112 的组织效应。猫比大象灵 活就说明了这一点。当然，并不是所有系统都有这种“组织效应” ，组织效应的产生 是有条件的。系统论的核心问题，实质是研究系统的最优化问题，即如何使系统功 能整体大于部分之和。一个领导者，在将原则性与灵活性结合时，利用系统的方法， 在自己的领导领域内，适时、果敢地调整和优化管理体制，这种体制既能充分包容 贵州省黔南民族职业技术学院专科毕业设计（论文） 第 5 页 共 11 页 或增强原则性，又能大大提高灵活性，使所辖系统的机能焕发出旺盛的生机和活力。 大事讲原则，小事讲方法，将组织的灵活性与原则性处理好，将会更有利于工作的 开展。 各级党政机关,企事业单位都需要拥有大批精明能干的秘书,才能适应现代社会 高效率的管理模式和新的发展势头,因此,秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提 高各种办事能力的同时,还必须灵活自如地应用秘书工作中应具备的艺术性,最终将 秘书工作做到游刃有余。 第三节 秘书工作在工作实践上的统一 探讨原则性与灵活性的结合问题，实质上是研究在什么前提下选择灵活性的问 题。在一个工作点上，一个确定的原则性周围存在着众多个理论上的灵活性，其中 每一个灵活性都有可能与这个原则性结合。它们一旦结合，理论就成了实际。在领 导工作领域里，秘书要做的是如何使这个实际结合成为正确结合，保证事业的成功 运营，这便是我们要寻找的前提。 全局性是一种客观性，从全局出发的一切考虑归根结底都是客观的选择，是原 则性与灵活性相结合的基本依据。只有站在全局的角度，领导者才能高屋建瓴，超 脱于琐碎事务。全局性是具体的，不是抽象的，只要领导者具备了全局意识，赋予 灵活性以全局性的内涵，是很容易在工作中对众多灵活性进行取舍操作的。以往原 则性与灵活性的结合错误或失败，归根结底，都是以牺牲全局性为代价的。所以， 全局性作为实际工作中原则性与灵活性的结合点是当之无愧的。全局性本身作为一 切原则的一个“原则” ，同时又能包容灵活性在其间的创造发挥。1936 年西安事变 的和平解决促成了中国抗日民族统一战线的形成就说明了这一点。只有从大局出发， 制定或选择的策略及灵活性才能符合客观实际，才具有生命力。 秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽,有调度、协调、综合加工的作用。秘书 人员处在这样一个重要位置,就得按领导者的意图前进,服从于领导。但秘书必须明 白服从并不等于盲从和不加分析的附和(这里谈及的”分析”有两层意思:一是从分 析中加深理解领导意图,增强执行的信心;二是从分析中拾遗补缺,起进一步完善的作 用)。按领导者的意见办事,也只能是执行正确的意见,对一些不正确的、违法乱纪、 以权谋私的点子或行为,不仅不能办,还要坚决抵制和反对,只有这样才能成为名副其 实的“优秀秘书” 。 贵州省黔南民族职业技术学院专科毕业设计（论文） 第 6 页 共 11 页 第四章 原则性、灵活性的统一与“和谐哲学” 原则性与灵活性永远是一对矛盾，但没有绝对的对立，只有统一起来才能和谐。 辩证法认为，世界是多样性统一的物质世界。这个物质世界，是由相互联系、相互 作用、相互制约的各个方面、各个个体组成的有机整体。人类社会和自然是一个有 机整体，人类社会内部也是一个有机整体。我们如果承认这一点，那么就必须强调 对立的双方，在一定条件下的共生共存。这就绝对需要有“矛盾的斗争性与同一性 之间的辩证关系”的政治哲学观和自然哲学观的指导。为了和“斗争哲学”的政治 哲学观相区别，我们不妨称之为“和谐哲学”的政治哲学观。 矛盾同一性的外在表现形式，就是事物整体的和谐、合作、团结、统一、联合、 调和、均势、平衡、凝聚等。从唯物辩证法的观点来看，矛盾的斗争性和同一性的 最终目的，都是为了求得和谐。只不过前者主要是为了在新的基础上获得新的和谐。 后者主要是为了维系原有的和谐。矛盾的斗争性，之所以被认为是绝对的，这是从 “事物的发展是绝对的”这个意义上来理解的，而不应该从“斗争就是目的”这个 意义上来理解。当然，为了维系原有的和谐，也是要经过坚持不懈的努力和斗争的。 这正是矛盾同一性中斗争性，以及矛盾斗争性的同一性的真正含义 秘书工作的原则性与灵活性是辩证统一的。没有原则性,只有灵活性,工作就会 失去大方向;只有原则性,没有灵活性,工作就会失去创造性。正确处理好原则性与灵 活性的辩证关系,就要深刻理解原则的实质,善于区别原则与非原则的界限。只有对 原则有正确认识,才能确定灵活的尺度。因此,对原则性与灵活性的辩证运