关于数字档案馆的思考

关于数字档案馆的思考 浙江大学人文学院 傅荣校 一、数字档案馆的提出 目前，关于“数字档案馆”(Digital Archives)的提法，有一些不同的、但许多时候 被我们混为一谈的称呼，如电子档案馆(Electronic Archives)、虚拟档案馆(Virtual Archives)、无墙档案馆(No Wall Archives)等等。这些称呼与图书部门的关于数字图书馆 的不同称呼相互混用的情况差不多，不过图书部门比我们档案部门早认识到这个问题而已。 因而，现在我们讨论数字档案馆，就不得不先从明确数字档案馆的概念入手。 数字档案馆，目前没有一个统一的提法，而且我们还得区分与之密切有关的几个不同 提法。有些研究者是这样区分的：“电子档案馆是指各种档案信息附载于电子媒介之上； 虚拟档案馆是指档案信息已脱离了物理实体的存在；无墙档案馆强调的是档案信息的来源 和服务范围已突破本馆的收藏范围和读者范围的限制。”而“数字档案馆，则是指二进制 编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网 络检索和服务的档案信息系统。” 在这些相类似的概念中，与数字档案馆最为密切的是虚拟档案馆。在 1996年召开的第 十三届国际档案大会上，美国(档案与博物信息)杂志编辑 D比尔曼作的报告就是虚拟 档案，提出了与物理档案 (Physical archive)和实态档案库(Physical repositories of archives)相对应的虚拟档案(馆)(Virtual A，chives)的概念，引起了国际档案界的注 意。关于虚拟档案馆的认识比较一致的是它的技术层面，即虚拟档案馆是通过网络技术和 特定软件，将时空上分散的档案馆、室连结一体，使之成为一个有机的信息系统。根据图 书部门对于图书馆技术革命长期以来的认识，在 20世纪 80年代他们较多地使用电子图书 馆和虚拟图书馆的提法，而进入 90年代以来，则几乎都集中使用数字图书馆，而且各个国 家都以“数字图书馆工程”为项目建设与发展未来图书馆，我国也于 2000年 4月 5 日正 式启动了由文化部牵头的中国数字图书馆工程。不过，档案部门是否会与图书部门一样， 最后确定使用“数字档案馆”，还要随着实践的发展而定。(本文之所以采用“数字档案馆” 这一个提法，就是借鉴图书馆界对图书馆的未来模式的把握而确定的。) 尽管对于数字档案馆有不同的认识，但目前我们还是可以对“数字档案馆”的概念与 特征作一个基本概括：即所谓“数字化档案馆”是一个电子化信息的仓储，能够存储大量 各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和 用户访问不受地域限制。它是把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和 发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息。数字档 案馆还可以利用多媒体数据库技术、超媒体技术，针对数字化档案馆中各种媒体的特性， 在图象检索、视频点播和文献资料提供等方面提供有效的管理检索方案。 数字档案馆应该具备的特征，我国不少文章已经作过描述，比较共同的认识应包括以 下方面：即馆藏资源数字化、空间虚拟化、信息资源共享化、服务对象及需求扩大化和传 输网络化。可以看出，这里既包含有理念的、但更多的是技术的、方法的。当然，如果把 数字档案馆放入与其相近的事物或概念中去比较，可能更有助于我们对它全部特征的认识。 因而，本文以下把数字档案馆与其相关的五个方面进行对比说明，以引起我们对于数字档 案馆进一步的思考。 二、数字档案馆与档案馆上网 是不是档案馆上了互联网就是数字档案馆?显然可以明确，数字档案馆不等于上了网的 档案馆。档案馆上网，是将档案信息数字化之后储存起来，通过资料压缩处理以及高还原 性的显示输出，就可以给读者一个接近于真实的网上档案馆，这是互联网革命带来的优越 性。我国档案部门在与国际互联网建立联系方面表现出来的积极性是很惊人的，如 1998年 向国家档案局申报的科研项目中，涉及加入互联网的方法、规范等内容的研究课题占 30。目前，有几十个中央级、省(市)级、县级和学校、企业等档案馆已经在互联网建立 了主页，有的还提供了初步的档案信息查询服务，在一定程度上引起了社会的关注。 然而，从目前看，我国一些档案馆上网只是档案馆数字化刚刚起步。如果我们现在到 互联网上浏览一下，就会发现在这漫无边际的信息海洋里，与众多琳琅满目、精彩纷呈的 种种文化、科技、生活、娱乐等网站相比，数量少得可怜的档案网站显得那么弱小、单薄、 寒酸。归纳起来，我国目前档案馆上网主要存在着“少、慢、差、难”等诸多问题，具体 地说，“少”即上网的档案部门少、访问浏览档案网站的网民少、档案网页的内容少； “慢”即网页内容更新慢；“差”即网页制作的质量差；“难”即进入档案网站难、联网 难、沟通难。这些问题相信每一个上网进入档案网站的网民都有同感。笔者上网也经常到 档案网站逛逛，感觉页网制作和提供档案信息的水平，跟上个世纪 80年代初厂家在电视上 播出的广告差不多，与我们设想的数字档案馆的特征，尤其是与信息服务大众化与实现档 案信息共享的目标相去甚远。当然，我们都相信，随着档案网站建设的加强与国家档案信 息政策的完善，档案部门会逐步解决上述问题的。 三、数字档案馆与档案馆的数字化 数字档案馆是由传统档案馆发展而来的。从传统档案馆向数字档案馆转变过程中需要 经过三个发展阶段： 第一是档案馆工作自动化阶段。即建立本馆的自动化系统，由计算机代替手工完成的 各项业务工作，改变业务流程，提高工作效率。对于档案馆实行自动化管理，主要体现在 这几个方面、其一，档案自动编目和检索。档案计算机检索，就是利用计算机及其网络和 配套设备(如光盘)，根据档案利用者的不同目的、要求，按照一定的方法、步骤和途径， 从经过整理并储存在计算机内的机读档案目录，或已输入计算机外设上的档案信息中，获 得倍息的过程。计算机自动编目是利用计算机的检索、进行排序及打印技术，将计算机内 的档案目录信息按照一定的规则体系集合排列，打印成各种档案目录的过程。其二，档案 自动标引。档案自动标引是由计算机自动地完成对档案文件(或案卷)的题名、摘要，甚至 全文进行扫描处理，抽取反映主题内容的关键词，进而规范成主题词或分类号等标识。其 三，计算机局域网与档案信息共享。计算机局域网技术是办公自动化系统最重要的基础技 术，在现行的办公自动化系统中，利用微机十局域网模式能够实现一个档案馆内部的信息 处理与信息共享。其四，档案库房保护技术现代化，包括档案库房温湿度自动控制、档案 库房防火、防盗、自动监测、报警。 第二是单个档案馆的数字化阶段。这个阶段的核心是馆藏档案的数字化并上网。其运 用的核心技术包括：多媒体技术、海量存储技术、数据库技术和数字化信息传播技术。 运用多媒体技术，能够对多种载体形式与记录方式的档案信息如文字、数据、图形、 静态图像、活动图像和声音等信息进行处理并显示。多媒体技术在档案馆工作中应用主要 有：对多媒体的档案信息的管理，利用多媒体形式实现档案业务的管理，利用多媒体网络 功能实现档案馆文档管理一体化。馆藏档案的数字化有赖于海量存储系统，因而海量存储 技术在档案信息数字化进程中具有重要作用。海量存储技术包括两大技术，一是光盘技术， 二是缩微技术，当然，目前我们主要依赖的是光盘技术。在档案计算机管理系统中，需要 对大量、复杂的档案信息进行处理，因此，数据库技术在档案信息数字化也有着重要的意 义。档案数据库是档案计算机管理系统的核心部分，其效能往往影响到整个系统的功能和 效益。档案信息的有效传播需要依赖数据通信技术与网络技术的有效结合，这主要涉及三 个方面技术：一是信息打包技术，二是网络通信技术；三是网络系统设备的共享性技术。 第三是联合数字档案馆阶段。这个阶段就是通过网络互联技术，将个体数字档案馆联 合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息 共享。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆巨系统行动完成查找和调阅 档案信息，完全不受地理条件限制。 因而，从数字档案馆的发展看，数字档案馆首先需要各个档案馆的数字化。当然，如 果把数字档案馆仅仅看成是档案馆的数字化，显然是不全面的。数字档案馆，它更是超大 规模的档案信息资源在多媒体状态下重组和再创造的创新工程。 四、数字档案馆与传统档案馆 数字档案馆无论在技术与管理理念上都要比传统档案馆更先进。当然，两者最大的区 别是在技术层面的，即：首先，数字档案馆在工作条件上必须有高新技术支持，它完全依 赖现代通信网络基础进行管理与工作，做到馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务 快捷化、信息共享化。这是数字档案馆的独特优势，也是传统档案馆所望尘莫及的；其次， 元数据高度共享，真正实现一次加工，多次数、多场合、多用途、多角度的充分使用，这 是数字档案馆的又一独特优势，是传统档案馆无法实现的。再次，以总体信息拥有量大和 专题信息整理服务为特色，利用信息资源不局限于一馆所有而又能突出服务工作特点，拓 宽广度与深度，这是数字档案馆的显著特点，也是数字档案馆超越传统档案馆 的独特优势。 尽管数字档案馆比传统档案馆有着巨大的优势，但是数字档案馆并不完全具备传统档 案馆的功能，也不能代替传统档案馆。这在我们档案界几乎有共识。原因在于：其一，数 字档案馆由传统档案馆而来，数字档案馆的“信息空间”需要传统档案馆的信息资源相互 连接才能构成；其二，传统的档案实体与电子文件档案长期并存，仍然需要由传统的实 态档案馆加以管理；其三，传统档案馆所具有的人文、历史精神，数字档案馆不能完全体 现出来；其四，传统馆藏档案信息，还受时间与密级的限制，不能完全上网，有些用户将 不得不在传统档案馆履行一定手续才能获得利用服务。 五、数字档案馆与电子文件 从产生基础看，电子文件与数字档案馆都是现代科技带来的产物，而且两者也差不多 同时被我们研究与重视。然而，这两者的关系，并没有比我们以往所认识到的传统档案与 传统档案馆的关系，有更大的差别。 电于文件是计算机技术运用的必然结果，从形式上看，它是数字化的，以“比特”作 为文件信息和档案信息的“DNA”，比传统的纸质档案更接近于数字化的要求，以至直接能 够借助网络技术和数据通信技术进行远程传递和共享利用。因而，电子文件与数字档案馆 的特征接近了，即数字档案馆能够做到馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务快捷 化、信息共享化，其技术基础也正是电子文件管理所需要的技术支持。可以这样理解：由 于传统档案馆不可能适应电子文件的管理，于是电子文件的大量产生，更促进了传统档案 馆向数字档案馆的发展。 然而，对于电子文件的管理，现在已经开始影响数字档案馆的建设了。即我们采用不 同的电子文件保管模式，将导致数字档案馆需要有不同的技术支持。这可以从美国和澳大 利亚的电子文件保管模式争议中得到说明。美国的电子文件保管模式，有匹兹堡大学的电 子文件管理方案和哥伦比亚大学的电子文件管理方案之区别，前者主张电子文件在失去 现行价值后：应该由各形成机构分散保管，而后者则主张由档案馆集中保管。这两种模式 都集中了大量的档案学者，开展广泛的争议，各执己见，互不相让。澳大利亚则已经在国 家档案馆改变以前由联邦机构分散管理的方法，将电予文件集中在档案馆保管；而澳大利 亚新南威尔士州档案馆则倾向采用分散保管。具体是“根据协议，产生机关必须将有关电 子档案的信息提供给州档案馆；州档案馆因此可以知道某个机关保存有什么样的电子档案， 并且通过联网的网点界面将信息提供给用户。” 因而我们可以看到，电子文件采用不同的保管模式，档案馆将需要不同的技术支持， 集中保管模式，则传统档案馆则必须数字化；而分散保管模式，传统档案馆则更需要运用 更先进的虚拟技术，这种模式也使传统档案馆更接近虚拟档案馆的特征。 六、数字档案馆与数字图书馆 数字档案馆与数字图书馆，代表着档案馆和图书馆未来的发展方向，也是在电子时代 这两个部门走得更近的地方。 相比较而言，图书部门对图书馆的未来发展方向的探讨要早于档案部门对档案馆未来 发展的探讨。早在 20世纪 50年代，传统图书馆就开始了其自动化的历程。1965 年 Licklider将全部计算机化的图书馆命名为“未来图书馆”(Future Library)，进入 80年 代，“电子图书馆”、“虚拟图书馆”、“无墙图书馆”等新名词纷纷出现，90 年代以来， 则提出和集中使用“数字图书馆”这一概念。 从目前图书情报部门对数字图书馆的研究显示，如果仅仅从技术角度而言，数字图书 馆的特征非常接近数字档案馆，他们对于数字图书馆的一般描述是“数字图书馆：丰富的 数字化信息+先进的技术手段十高效的信息服务。与数字档案馆相比，所依赖的技术与理 念也几乎一样。 数字档案馆与数字图书馆的区别主要在于两个方面：一是数字档案馆对于数字档案的 真实性和原始性的维护是至关重要的，而几乎不存在版权问题；而数字图书馆则相反；二 是数字档案馆的信息提供利用受时效与密级的限制，如档案馆一些内容是不能公开的，数 字档案馆将必须分内部网和外部网两个部分，如正在建设中的深圳数字化档案馆就是如此， 单位和个人可以根据授权限度免费查阅网页所提供的档案信息；而相比之下，数字图书馆 则没有时效与密级的限制，开放利用比较自由。