会计信息系统实验7销售与收款数据库原型设计实验步骤

1 实验七 销售与收款数据库原型设计 一、实验目的 1、熟悉销售与收款数据库及表结构建立的方法，用原型测试数据验证数据库设计方案。 2、了解销售与收款数据库窗体建立的方法。 3、熟悉销售与收款数据库查询、报告建立的方法。 二、实验内容 1、销售与收款数据库设计及原型实现 （1）新建数据库 （2）数据库表结构设计 （3）表间关联 （4）用原型测试数据验证数据库设计方案 2、销售与收款数据库窗体设计及原型实现 （1）利用自动窗体维护窗体原型 （2）利用窗体向导实现输入窗体原型 3、销售系统主要查询、报告设计及原型实现 （1）利用查询向导实现其查询 （2）利用报告向导报告原型。 三、实验仪器设备和材料清单 见前言第五部分：实验环境有关说明。 四、实验要求 1、在 Microsoft Access 关系数据库系统环境下建立销售与收款过程的关系数据库原 型。 （1）新建数据库 （2）建立数据库表结构 （3）建立表间关联 （4）用原型测试数据验证数据库设计方案 2、在数据库原型的基础上，利用窗体向导或自动窗体设计并实现销售与收款数据库的 主要输入和维护窗体。 3、利用查询和报告工具实现销售与收款数据库的主要查询和报告。 五、实验过程 （一）关系数据库原型设计 在 Microsoft Access 关系数据库系统环境下建立销售与收款过程的关系数据库原型。 1、新建数据库 Microsoft Access 属于 Microsoft Office 套件的一员，可以从开始菜单启动 Microsoft Access。 2 打开 Microsoft office Access 2007 数据库系统，选择新建，空数据库，文件名： 。 单击创建，完成数据库的创建。自动打开新建数据表的窗口。 点击左上角的视图-设计视图。根据提示，将数据表另存为表名称：客户。确定。 3 2、建立数据表及表结构 表 7-2 销售与收款 数据库表结构 表 字段名称 数据类型 字段属性（字段大小、小数位数） 客户 客户代码 客户名称 城市 数字 文本 文本 长整型 30 20 参照表 7-2 建立客户表结构。修改第 1 行的字段名称为客户代码，数据类型：数字， 字段大小为长整型，第 2 行字段名称：客户名称、数据类型：文本，字段属性，字段大小： 30；第 3 行，字段名称：城市，数据类型：文本，字段大小:20。 在客户表标签上点右键，选择关闭客户表。 4 根据提示保存对表 客户的设计的更改。 通过对表: 客户 的复制和粘贴，创建表：商品。 选择表：商品，右击鼠标，选择设计视图，修改数据表结构。 5 右击商品标签，关闭商品表的设计视图窗口， 根据提示保存对表：商品的设计的修改。 继续以复制粘贴的方式，建立表 7-3 其他数据表结构。 表 7-3 销售与收款 数据库表结构（续） 表 字段名称 数据类型 字段属性（字段大小、小数位数） 商品 商品代码 品名规格 售价 期初数量 单位成本 数字 文本 货币 数字 货币 长整型 30 长整型 销售员 销售员代码 姓名 佣金率 数字 文本 数字 长整型 30 单精度型，3 位小数 销售 销售编号 客户代码 销售员代码 日期 数字 数字 数字 日期/时间 长整型 长整型 长整型 短日期 销售-商品 销售编号 商品代码 数量 数字 数字 数字 长整型 长整型 长整型 收款 收款编号 日期 客户代码 支票号 收款员代码 收到金额 销售编号 银行账号 数字 日期/时间 数字 文本 数字 货币 数字 文本 长整型 短日期 长整型 20 长整型 长整型 30 收款员 收款员代码 姓名 数字文本 长整型 30 银行账户 银行账号开户银行 文本文本 3030 6 表 字段名称 数据类型 字段属性（字段大小、小数位数） 期初金额 货币 除了定义各表的字段名称、数据类型、字段大小、格式外，还要注意每张数据表都有 主键。新建数据库时，自动新建表 1，并带一个字段 Id，该字段默认为主键。本案例中， 各表主键都是由此修改而来。若手动创建表结构，必须手动设置主键。方法如下：选择主 键属性所在行，右击选择主键，或单击工具栏上的主键按钮，一个钥匙图标 即可。注 意销售- 商品表的主键包括两个属性，需要同时选中销售编号和商品代码两行，再设置主键。 3、建立表间关联 建立表间关联前，应确保有关数据表已经建立，并且没有打开。检查有无打开的数据 表，方法是看有无活动的表标签，若有右击鼠标，关闭。 7 在销售与收款数据库主窗口中，单击菜单:数据库工具-关系，打开显示表窗口，选择 全部 8 个表，将其添加到关系窗口中，关闭显示表窗口。 调整各表位置与 REA 模型中各实体的位置相对应。如图所示。 关系窗口中的表位置 分别建立表间关系。具体如下： 建立商品与销售-商品表间关系。选择商品表的主键 -商品代码，鼠标拖动至销售 -商品 表的商品代码属性上，松开鼠标，显示编辑关系窗口，如图所示。选择实施参照完整性， 级联更新相关字段。单击创建，完成表间关联的建立。 8 商品与销售-商品表间关系 继续建立其他表间关联。销售表的销售编号与销售商品表的销售编号。 因为销售-商品是从销售表中分离出来的，二者本质上是母子关系，应选择级联删除相关记 录，删除主表的记录导致子表相关记录删除。 9 10 销售与收款数据库的表间关联如图所示。 11 销售与收款系统的表间关联 关闭活动标签：关系。根据提示保存对关系布局的修改。 4、输入原型测试数据 双击表：客户，即可打开表：客户，输入有关测试数据。 输入完毕，右击活动标签关闭表。 输入表 7-4 至 7-11 销售与收款数据库原型的部分测试数据，验证数据库设计方案。 表 7-4 客户 数据 客户代码 客户名称 城市 101 华美 上海 102 东方劝业 上海 103 方圆科技 北京 12 表 7-5 商品 数据 商品代码 品名规格 售价 期初数量 单位成本 10 个人电脑 5000+ 28 4000+ 10 2000+ 99 财务软件 2999 5 1999 表 7-6 销售员 数据 销售员代码 姓名 佣金率 101 萧何 0.1 102 萧声 0.1 表 7-7 销售 数据 销售编号 客户代码 销售员代码 日期 1 101 101 2011-12-5 2 102 101 2011-12-15 3 103 102 2011-12-22 表 7-8 销售-商品 数据 销售编号 商品代码 数量 1 10 5 1 20 5 1 99 1 2 10 3 2 20 3 3 10 5 3 99 1 表 7-9 收款员 数据 收款员代码 姓名 金鸣 表 7-10 银行账户 数据 银行账号 开户银行 期初金额 工行 10000 表 7-11 收款 数据 收款编号 日期 客户代码 支票号 收款员代码 收到金额 销售编号 银行账号 1 2011-12-10 101 21 52989 1 2 2011-12-22 102 23 10000 2 （二）销售与收款数据库的主要输入和维护窗体设计与原型实现 1、利用自动窗体生成单表窗体 13 以客户窗体为例，该窗体仅涉及客户表，可以自动建立。具体如下： 在销售与收款数据库主窗口下，选择表：客户，创建，窗体，将自动创建客户窗体画 面，如图所示。 在客户窗体中可以维护客户资料。增加新记录、修改和删除记录，通过输入客户代码、 名称、城市等线索来搜索客户。关闭客户窗体，按提示保存窗体，命名为“客户” 。 照此，可以建立商品、销售员、银行账户、收款员、收款窗体。 2、利用窗体向导交互式生成多表窗体 销售窗体是一个典型的多表窗体，涉及到销售表和销售-商品表。该窗体的建立过程如 14 下：创建：窗体向导（Access 2007 版的窗体向导在其他窗体项下） 。 在窗体向导中，首先选择表：销售，将全部可用字段加入到选定字段列表。 15 继续从表/查询组合框中选择销售 -商品，添加需要显示的字段：商品代码和数量（注 意：和主表关联的外键无需选择，系统可以自动维护） 。 16 单击完成建立一个多表窗体。如图所示。 17 销售窗体（含销售-商品子窗体） 在销售窗体中可以录入销售资料。增加新记录、修改和删除记录，通过输入销售编号、 客户代码等线索来搜索销售资料。关闭销售窗体。 （三）销售与收款数据库的查询设计 我们在 Microsoft Access 数据库环境下用查询向导工具建立有关查询的原型。 1、 查询商品资料，显示商品代码、品名规格和售价。 分析：这些信息来自商品表，且不需要汇总计算，可通过查询向导建立。 操作：从菜单选择创建：查询向导。 从新建查询窗口选择简单查询向导。 18 从表：商品，选择所需的字段。下一步。 19 查询标题默认：商品 查询。完成。 即可打开查询查看信息。 在商品 查询活动标签上点鼠标右键，可以切换到 SQL 视图。 20 点击运行，又切换到数据表视图，查看查询的运行结果。 切换到设计视图，可以方便地修改查询。 关闭商品 查询。 2、查询销售损益情况，显示商品代码、品名规格、销售数量、销售收入、销售成本和 毛利。分析：商品代码、品名规格、单位成本、售价信息来自商品表，销售数量来自销售- 商品表的数量合计。销售金额等于销售数量乘以售价，销售成本等于销售数量乘以单位成 本，因此查询涉及到两个表：商品和销售-商品，需要运用汇总查询和计算字段。过程如下： 使用向导建立查询，选择商品表的商品代码、品名规格、售价、单位成本，选择销售- 商品表的数量。 21 选择汇总查询及汇总选项，选择数量总计。 22 为查询指定标题“分商品销售损益 查询” 单击完成，建立查询。结果如图所示。 23 分商品销 售损益查询 切换到 SQL 视图，修改查询，将标题“数量之总计”改为销售数量。 运行查询。 再切换到设计视图，继续修改查询。 增加三个计算字段：销售收入、销售成本和毛利。在空白字段处分别输入计算公式如 下： “销售收入:销售数量*售价” 24 “销售成本:销售数量*单位成本 ” “毛利:销售收入-销售成本” 销售收入、销售成本和毛利字段的总计选项中均选择“Expression”(或表达式) 。 将售价、单位成本字段的显示选项去掉，使其不出现于查询结果中。 查询设计如图所示。 保存查询，选择工具栏的运行图标执行查询，结果如图所示。 分商品销售损益 查询的运行结果 关闭查询，根据提示保存对查询设计的修改。 3、查询按客户收款汇总，显示客户代码和收到金额。该查询涉及收款表，收款金额需 按客户代码汇总。过程如下： 使用向导建立查询，选择收款的客户代码和收到金额，选择汇总查询及汇总选项，按 收款额总计。 25 26 为查询命名“分客户收款 查询”并保存，结果如图所示。 分客户收款 查询 切换到设计视图，为第二个字段重命名:收到金额。 27 关闭查询并根据提示保存。 请读者考虑：为满足管理者决策需要，通过查询还能从销售系统得到哪些信息？ （四）销售与收款数据库的报告设计 运用报告工具根据数据表和查询生成报告，这些报告可以通过屏幕预览，也可以打印 输出，还可通过软盘输出、网络输出方式提供给管理者和其它信息用户。分商品的销售损 益报告和分客户收款报告的建立过程如下。 1、分客户收款报告 选择查询：分客户收款 查询，从菜单选择：创建：报表，自动生成分客户收款报告。 结果如图所示。 28 分客户收款 报告 关闭报表，根据提示保存报表为分客户收款 报告。 2、分商品的销售损益报告 同理完成分商品的销售损益报告。 销售损益报告 关闭报表，根据提示保存报表为分商品销售损益 报告。 点击左上角 Office 按钮，退出 Access。 29 在我的文档下，找到 Access 数据库文件。 压缩 Access 数据库文件为同名压缩包，提交实验 7 作业到网络课堂。 六、实验报告要求 1、说明实验的主要内容与步骤； 2、分析实验过程中遇到的主要问题及解决方法； 3、说明实验结果。 30 七、思考题 1、销售与收款数据库与 REA 模型存在怎样的关系？ 2、如何设计数据库表间关联，确保关系数据库的数据完整性？ 3、级联更新、级联删除的适用条件是什么？ 4、如何输入数据库测试数据，有无先后次序？ 5、如何设计销售收款过程的输入和维护窗体？ 6、销售与应收系统的账表输出主要有哪些？如何用于管理者决策？ 7、如何用窗体设计器设计主窗体，建立与各输入、维护窗