华炎信访管理系统系统操作手册-9

华炎信访管理系统 操作手册 2009 年 3 月第 9 版 版权所有 1999-2009，上海华炎软件科技有限公司 2 法律声明 本文档中的信息如有更改，恕不另行通知。 上海华炎软件科技有限公司对本手册不作任何担保，包括但不仅限于适销性及特定用途适 用性的隐含担保。上海华炎软件科技有限公司对本手册中包含的错误以及与其结构、性能 或使用有关的直接、间接、特殊、偶发或继发性损失不负任何责任。 使用许可声明 专用计算机软件。必须有上海华炎软件科技有限公司授予的有效许可证，方可拥有、使用 或复制本软件产品及任何相关资料的部分或全部。否则将受到严厉的民事和刑事制裁，并 在法律允许的范围内受到最大可能的民事起诉。 版权声明 版权所有1999-2009,上海华炎软件科技有限公司。 除非版权法允许，否则未经书面许可， 不得 对本文档进行复制、改编或翻译。 本手册及软件包中提供的软盘、光盘或磁带仅限于本产品使用。制作程序的其他副本只能 是出于安全和备份的目的。严禁将此程序以现有或改造的形式重新出售。 商标声明 HotOA是上海华炎软件科技有限公司的注册商标。 HotKM是上海华炎软件科技有限公司的注册商标。 Microsoft 是 Microsoft Corporation 在美国的注册商标。 UNIX 是在美国和其他国家（地区）的注册商标，由 The Open Group 专门许可。 1 目 录 1.系统 简介 .2 2.信访登记 .3 3.信访处理 .5 3.1 开始审批 5 3.2 办公室拟办 6 3.3 办理结果反馈 7 3.4 办结归档 7 4.信访统计 .8 4.1 按部门统计 .9 4.2 按类别统计 .9 5.信访管理 10 5.1 查看审批 .10 5.2 修改信息 .11 5.3 添加附件 .12 5.4 信息删除 .13 6.信访查询 14 7.自定义设置 16 7.1 内容类别设定 .16 7.2 办理结果设定 .17 7.3 信访类别设定 .17 7.4 组织机构 .18 7.5 信访拟办人 设置 .19 2 1.系统简介 信访管理系统是一套根据单位信访管理制度,对来信来访工作的统一登记、统一审批、 统一处理、统一反馈，实现信访流程的在线审批的管理系统。该系统通过采集来访来信登 记、领导批示、上级交办和下级汇报等项工作过程中的原始数据，建立了程序化、制度化、 规范化的信访案件计算机软件管理系统，为信访案件管理提供了一个现代化的管理手段， 保持了各种数据的完整性、及时性和正确性，完善了管理体系，提高了管理水平。 整个系统注重人性化设计，注重操作的便捷性和灵活性。对于领导和流程参与者的审 批工作，将采用快速签批意见栏，通过三次鼠标的点击完成一份文件的审批，对于领导的 其他常用意见也可作即时的保存，下次批阅文件随时调用，大大提高了领导操作的简便程 度。所有信访登记、审批、管理、查询相关情况清晰明了，一目了然。 其主操作界面如下图。 图：信访系统 3 2.信访登记 由专人根据来信、来电、传真、邮件、走访等不同形式信息意见来进行提交。登记人 在页面中点击【增加】按钮，输入相关信息后点击【确定】按钮即可将信访进入数据库。 如图所示： 图：信访增加按钮 图：信访信息输入 4 信息输入之后在信访台帐中即可查看信访信息，表单中的信息直接反映在台帐总表中。 鼠标双击信息即可对信息查看、编辑。如图所示： 图：输入信息查看 5 3.信访处理 根据单位信访管理制度,对来信来访工作的统一登记、统一审批、统一处理、统一反馈， 实现信访流程的在线审批：由专人登记，办公室主任审核后转交各相关部门和相关领导批 示，具体部门办理后反馈处理结果。所有处理完成之后存入档案库，以备查询。 3.1 开始审批 信息录入后，双击对应信息即可进入信息处理页面。点击上方的【开始审批】按钮， 信访登记单自动发送到办公室指定的拟办人，拟办人即可处理。如图所示： 图：信访审批 拟办人的设置请参考（本节： 7.5 信访拟办人设置） 。 6 3.2 办公室拟办 办公室拟办作为整个流程的中转站，将根据信访的实际需求传输到相关部门、相应的 领导和实际办理部门，部门办理后及时反馈办理结果。信访处理流程如图所示： 图：信访处理流程图 注：各单位可以根据单位信访处理规定自定义流程步骤，系统支持流程自定义。 处理人点击按钮即可审批，点击【批示】按钮即可批入处理意见。系统自动加上处理 人姓名和处理时间。根据需要还可以批入个性化签名和手写签名。如图所示： 图：办理审批 7 3.3 办理结果反馈 在信访办理过程中，办理信息可以及时反馈给相关领导和相关人员。相关领导在批示 栏中批入意见指导信访处理，可以多次向领导反馈办理结果，保证信访工作的顺利执行。 3.4 办结归档 在处理结果得到领导肯定后，由信访专员进行办结并归档。文件存入专用的档案夹中， 有权限人员可以在档案系统中随时调阅档案，对没有权限的人员可以借阅档案，管理员审 批通过后即可查看档案（具体参见：华炎档案管理系统使用说明书） 。 8 4.信访统计 信访管理系统可以方便的统计单位、部门应该转接的所有来访。点击左侧【信访台帐】 即可查询所有信访情况。所有信息按收信日期顺序排列，分页显示。如图所示： 图：信访总表统计 9 4.1 按部门统计 系统可以方便的按照信访责任部门统计记录。点击左侧对应的部门，即可查看责任单 位为本单位的信访情况。如图所示： 图：按部门统计结果 4.2 按类别统计 系统可以按照信访人员、类别、处理情况、责任单位、转来机关分类统计信访情况。 如图所示： 图：按类别统计结果 对于需要结合信访时间等多项条件统计的情况，请使用信访系统中的信访查询，详情请参 见（本节 6.信访查询） 。 10 5.信访管理 在主页面即可查看信访的相关情况，鼠标移动到对应的信访记录上双击即可管理对应 信访记录。如图所示： 图：信访管理 5.1 查看审批 在信访台帐中信息记录，双击左键即可进入该信息管理页面，点击上方【查看审批】 即可查看信访处理单，审批信息一目了然。如图所示： 图：查看审批按钮 11 图：查看信访审批单 5.2 修改信息 进入信访信息管理页面中，点击上方的【修改】按钮，即可编辑相应的信息。如图所 示： 图：修改信息 修改完成后，点击下方【确定】按钮完成信息修改。 12 5.3 添加附件 来信来访的附件和审批过程中形成的重要文件，可以附加在对应信访记录中。点击 【添加附件】按钮进入添加页面，单击【浏览】按钮选择对应的附件，点击【确定】按钮 后即可上传对应的附件。如图所示： 图：添加附件按钮 图：上传附件 13 5.4 信息删除 对不需要的记录，管理员可以删除。进入信息管理页面，点击记录上方的【删除】按 钮即可删除对应的记录。如图所示： 图：信息删除 注：只有授予对应权限的用户和管理员才可以删除，一般用户不可以随意删除记录。 14 6.信访查询 信访系统不仅可以分类统计，还可以按照实际需要自定义查询，系统支持多条件模糊 查询。点击左侧【信访查询】按钮，即可自定义查找项目。 可查询选项： 信访类别 转来机关 责任单位 办理结果 办结日期 限办日期 收信日期 图：信访查询按钮 图：信访查询 15 查询结果以台帐的形式显示，在台帐下方按照类别统计各项目数据，双击对应记录即 可查看、编辑信息。如图所示： 图：信访查询结果 16 7.自定义设置 用户可以根据单位实际情况，对信访管理系统中多项信息进行设定。管理员可以设定 信访单中的各个选项内容，包括： 受理形式 内容内别 信访人类别 办理结果 信访类别 转来机关 7.1 内容类别设定 以内容类别为例，点击左侧管理员设置下方的【内容类别】 ，右侧列出已有的内容类 别分类。点击上方的【增加】按钮，即可增加内别选项。如图所示： 图：内容类别分类 信访录入单中的对应类别选项内容自动增加。如图所示： 图：增加的内别选项 17 7.2 办理结果设定 点击左侧管理员设置下方的【办理结果】 ，右侧列出已有的办理情况分类。点击上方 的【增加】按钮，即可增加办理情况分类，对不需要的可以点击【删出】按钮删除。信访 录入单中的对应类别选项内容自动增加。如图所示： 图：办理结果设定 7.3 信访类别设定 点击左侧管理员设置下方的【信访类别】 ，右侧列出已有的类别分类。点击上方的 【增加】按钮，即可增加内别选项，对不需要的可以点击【删出】按钮删除。信访录入单 中的对应类别选项内容自动增加。如图所示： 图：办理结果设定 注：其他受理形式、信访人类别、信访类别、转来机关选项设定依此类推。 18 7.4 组织机构 组织机构设定的是对应责任单位的树状结构图。如图所示： 图：组织机构图 点击左侧管理员设置下方的【组织机构】 ，右侧列出已有的组织部门。