中国科学院企业档案管理工作规范

中国科学院企业档案管理工作规范 中国科学院 关于印发中国科学院企业档案管理工作规范的通知 科发办字2001416 号 院属各单位、院机关各部门、各有关企业： 为了进一步做好我院企业档案管理工作，现将中国科学院企业档案管理工作规范印发给你们，本规 范自 2001 年 10 月 22 日起施行。1995 年印发的中国科学院技术开发公司档案管理暂行办法同时废止。 中国科学院2001 年 10 月 22 日 中国科学院企业档案管理工作规范 目录 第一章 总 则 第二章 管理体制与职责 第三章 档案的收集与移交 第四章 档案管理 第五章 企业档案利用与信息开发 第六章 企业资产与产权变动时档案的处理 第七章 考核与奖惩 第八章 附则 第一章 总 则 第一条 为进一步规范我院企业档案管理工作，有效地为企业科研、生产、经营、管理等各项工作服务， 根据中华人民共和国档案法(以下简称档案法) 及有关规定，结合中国科学院企业的实际情况，制 定本规范。 第二条 本规范所称企业档案是指企业在科研、生产、经营、管理活动中直接形成的，对国家、社会和 企业具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 本规范适用于院、分院和研究所投资兴办的控股和为大股东的企业。中外核资公司，院属商业、 服务性企业可参照执行。 第四条 企业当案是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，是企业信息资源的重要 组成部分。企业档案工作是企业管理的基础性工作，也是我院当案事业的重要组成部分。企业对本单位档 案具有依法管理、保护、使用的义务和权利。任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。 第五条 院办公厅会同高技术产业局共同负责监督监察本规范的执行情况；院办公厅档案部门负责指 导企业档案业务工作。 第二章 管理体制与职责 第六条 企业档案工作实行统一领导与分级管理相结合的体制。各公司原则上应在公司章程中对档案管 理作明确规定，并将有关内容纳入相关制度与岗位责任制。 第七条 企业应当加强对档案工作的领导，明确一位负责人主管档案工作，保证档案工作所需必要条件。 第八条 企业(集团)应设置综合档案室(或档案信息管理中心)，配备具有档案专业知识的专(兼)职人员， 集中统一地管理本公司的各类档案，并对下属企业的档案工作进行监督与指导。 第九条 各分公司与子公司可设置综合档案室，也可确定专( 兼)职档案工作人员负责接收和管理本公司 各类档案。 第十条 各分院与研究所投资的企业可根据本单位情况，确定相应的档案工作人员，负责管理本企业档 案，业务上接受分院、研究所档案管理部门的指导。 第十一条 各单位应建立健全本企业档按工作规章制度。企业档案工作人员应当忠于职守，认真执行国 家有关法律、法规。 第三章 档案的收集与移交 第十二条 档案收集职责： (一)企业各部门负责收集本部门应归档的材料； (二)企业办公室或秘书负责收集企业领导在企业管理和参加重大活动中形成的材料； (三)各项目负责人( 或指定专人) 收集企业产品研发、基本建设、设备仪器等方面的材料； (四)档案工作人员协助本企业各职能部门对收集的应归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审 核。 第十三条 凡是在企业业务活动中形成的有保存价值的文件材料都应该按规定收集齐全，整理归档，具 体归档范围参见中国科学院企业文件材料归档范围及保管期限参考表(附件 1)。 第十四条 归档基本要求： (一)归档材料必须是企业在科研、生产、经营、管理等活动中形成的原始记录，有负责人签署意见； (二)归档材料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过 程； (三)归档材料应按照国家和院有关规定、标准和要求，进行整理、编目； (四)用纸、用笔规范( 不用铅笔、圆珠笔) ，字迹清晰； (五)具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。 第十五条 归档时间： (一)产品研发、基本建设、设备仪器购置等活动中形成的材料，在项目结束后(或按阶段)整理归档，产 品文件材料在产品定型后归档； (二)企业各职能部门在企业管理过程中形成的材料于第二年上半年(自然年度)归档； (三)会计文件材料可由企业会计部门保管一年后向档案部门移交。 第十六条 档案工作人员原则上应参加企业的产品定型、科研成果鉴定、基建项目竣工验收和大型仪器 设备开箱等活动，并负责有关归档材料的审核。 第十七条 档案工作人员应对各部门送交的各类档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式两 份)和检查记录上签字，正式履行交接手续。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性， 并确定其与内容相同的纸质档案的一致性，然后办理交接手续。 第四章 档案管理 第十八条 企业档案整理可分为理大类( 一级类目)，即：综合管理、经营与生产技术管理、产品及研究 开发、基本建设、设备仪器、会计档案。各企业应根据自身实际情况设立二级以下类目。档案分类类目设 置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业档案的分类体系，便于科学管理与利用。 第十九条 特殊载体档案(录像带、照片、磁盘等 )可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。 第二十条 企业在经营活动中形成的业务合同档案可单独管理(附件 2)。 第二十一条 特殊载体档案要遵照国家和院有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存， 并注明与相关纸质档案的互见号。 第二十二条 企业应配置保存档案的专用库房和保护设备，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保 档案安全。对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。 第二十三条 档案保管期限分为永久、长期(15-50 年)、短期(15 年以下) 三种。 第二十四条 根据中国科学院档案馆档案进馆暂行办法( 科发办字2001221 号)，中国科学院直属 企业(集团) 及其重点成员企业，研究所知名高新技术企业，特别是已上市公司、股份制公司(中国科学院控 股或持有大股)；中国科学院不同发展阶段中具有典型代表性的企业，国家和院级工程中心；进入整体转 制的技术开发型研究机构及后勤服务单位等企业(含以上的撤销和整合企业) 在其经营活动中形成的符合进 馆范围的档案均应进馆保存。 第二十五条 企业对保管到期的档案应进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、业务部门的管理人员与技术 人员、档案工作人员三方组成的鉴定小组负责。企业档案鉴定小组对经过鉴定后已失去保存价值的档案， 应写出鉴定报告并编制销毁清册，报企业董事会(或主管负责人) 审批。销毁档案时必须履行严格的签字手 续，由两人以上监销，销毁清册应长期保存。 第二十六条 企业应建立档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计表(附 件 3 表 12)。 第二十七条 档案工作人员调动工作时，必须办理完档案移交手续后方可离岗。 第五章 企业档案利用与信息开发 第二十八条 企业应建立和健全档案的借阅制度。借阅、复制有密级的档案，必须按照国家和院有关保 密的法律和规定办理。 第二十九条 企业档案利用中，要处理好档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密， 保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的作用。 第三十条 企业在提供利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。 第三十一条 企业档案部门应积极主动地开展企业档案信息服务工作，根据需要编制必要的检索工具和 参考资料；积极进行档案编研工作，采取多种有效的服务方式，满足企业以及其他各有关方面的需要。 第六章 企业资产与产权变动时档案的处理 第三十二条 企业应加强对资产与产权变动时档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。 第三十三条 企业应做好资产与产权变动中形成材料的收集、整理和移交工作。其档案由接收单位或原 主办单位保存。 第三十四条 依法实施破产的企业，按国家企业破产法的有关规定执行。 第三十五条 院内被兼并或整合的企业，其档案归属于兼并企业或整合后新成立的企业，由兼并方或新 成立的企业统一管理。因各种原因，不再隶属于中国科学院的企业，其隶属关系变动前形成的档案移交中 国科学院档案馆。 第三十六条 企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗。 第七章 考核与奖惩 第三十七条 企业档案的各项管理工作应纳入相关的岗位责任制，作为企业年度考核的内容之一，彬关 于奖惩挂钩。 第三十八条 根据分级管理原则，各级档案主管部门应对企业的档案工作进行考核，考核结果按企业章 程作为对公司高级管理人员业绩考核的内容之一。 第三十九条 对造成档案损失或在利用档案中给企业造成经济损失负有直接责任者，企业应根据国家档 案局档案行政处罚程序暂行规定给予相应的处分，并报院办公厅及高技术产业局备案；构成犯罪的， 依法追究其刑事责任。 第八章 附 则 第四十条 本规范凡与国家今后颁布的有关规定不符之处，以国家规定为准。 第四十一条 本规范自颁布之日起施行， 中国科学院技术开发公司档案管理暂行办法(科发办字 19950244 号)同时废止。 第四十二条 本规范由办公厅负责解释。执行过程中存在的具体问题，由办公厅会同高技术产业发展 局协调解决。 附件：1、中国科学院企业文件材料归档范围及保管期限参考表 2、经营业务合同档案管理细则与归档范围 3、企业档案常用表格 附件 1 中国科学院企业文件材料归档范围及保管期限参考表 1.综合管理类 1.1 企业组建永久 资金证明 场地证明 企业章程 法定代表人任命书 注册等级的函件及批件 营业执照正本(副本) 中外合资公司组建项目建议书 中外合资公司组建可行性报告与外方资信证明合同书 外商所在国登记注册文件复印本 中外合资公司国内工商注册登记材料 1.2 综合行政管理 股份、债券发行、转让、上市的申请及批准文件 永久 股东会、董事会、监事会、经理办公会议形成的材料 永久 其他重要会议形成的材料 长期 国家上级部门颁发关于对企业工作决定、规定等 长期 企业规划、计划、总结 永久 企业工作请示、批复、通知 长期 企业内部及分支机构调整与设置 永久 企业制定的各类规章制度 长期 企业启用印信、徽标通知 永久 上级领导视察、检查本企业工作时的重要指示、讲话、题词、照片 和有特殊保存价值的录音、录像带 永久 反映本企业重要活动事件的新闻报导材料 长期 1.3 法律监察与审计 监事会会议记录 长期 企业与外单位法律纠纷诉讼案件材料 长期 企业自查情况报告 长期 审计通知书(委托书)和结论 长期 审计调查报告与证明材料 长期 监察调查结果与处理决定 长期 1.4 劳动人事与继续教育 董事长、总裁或总经理(含副职 )、财务负责人聘任与解聘通知 永久 企业各部门经理聘任与解聘通知书 长期 企业与职工签订的招聘录用合同、担保书等材料 长期 企业职工辞退、除名、退休的通知 长期 企业职工名册 永久 人员情况统计报表 永久 企业员工守则 长期 企业制定的劳动人事管理制度 长期 企业的工资分配方案 长期 企业专业人员评聘技术职务的材料 长期 企业职工获奖材料 长期 企业为职工办理退休、养老、待业、医疗保险的材料 长期 员工考核培训方面的文件 短期 1.5 外事活动 企业组团出国考察报批文件 长期 出国考察报告 长期 企业人员出国进修参加技术交流会和商务洽谈的文件材料 长期 企业参加国际展览会材料 长期 外商来企业参观、考察材料 长期 与境外单位进行技术合作的意向书、协议书、备忘录等 永久 1.6 党群工作 党委会议纪要、决定 长期 党委及党代会的文件材料 长期 组织建设、宣传、统战的文件材料 长期 企业党员违纪处理的文件材料 长期 职工代表大会的文件材料 短期 2.经营与生产技术管理类 2.1 经营管理 2.1.1WB决策、计划、统计工作 企业改革、重大战略性决策、发展规划 永久 变更经营职责范围材料 长期 目标管理文件材料 长期 各类经营计划及总结 长期 经济责任制方案(年度经营目标责任书 ) 短期 企业统计年报 永久 企业法人年检报告书 长期 企业经营情况报表 长期 科技经营咨询年报 长期 高新技术复审表 长期 产品生产销售年报 长期 原材料消费与库存年报 长期 2.1.2 财务管理 资金管理材料 永久 企业投资和入股合同 企业资产、债务清查评估及资金信用评级的报告 企业财务状况变动表及财务说明书和资产负债、损益报表 现金流量表 资金筹集规划、利润分配、投资方案及风险抵押管理办法 成本管理材料 长期 成本形成的原始记录 内部价格结算表 成本年计划完成情况报告 经济核算及依据材料 长期 企业编制的会计年度预决算 永久 企业与其他单位的经济关系证明 长期 贷款申请书、担保书、协议、合同 长期 外汇额度管理办法 长期 财税大检查的文件 短期 劳动工资年报 长期 2.1.3 产品销售与售后服务 销售计划、总结 长期 销售网及其变更材料 长期 新技术与新产品出口的报批文件材料 长期 初期流动商品调查报告 长期 产品或技术改进与更新建议书 长期 市场调查分析报告 长期 市场与用户反馈材料 长期 技术产品质量评价材料 长期 销售记录统计表 长期 广告构思与设想材料 长期 广告实施材料 长期 技术产品展览会材料 长期 广告样册 长期 宣传报道材料 长期 各类经营业务合同(见附件 2) 2.1.4 资产管理 国有资产产权变动、注销登记和产权登记年度检查 短期 国有资产占有登记与国有资产产权证 长期 产权纠纷调处裁决书 永久 物资供应 物资供应年度计划、总结 短期 物资供应的统计、报表 短期 物资报废、处理的文件材料 短期 房地产管理及开发 土地证、房产所有权证 永久 购房购地协议、合同 永久 租赁房屋协议、合同 长期 购置房地产的报批材料 长期 物业管理有关文件 长期 固定资产管理有关文件 长期 2.1.5 股票管理 股东大会表决材料 永久 股东的股权、分利等文件材料 永久 税后利润分配决议 永久 认购股权证样本、各种股票样本 长期 内部职工认购股托管协议书 长期 内部职工认购股登记册(上市前 ) 长期 股份承销(代销或包销)的委托书、合同、协议 长期 企业与各法人股单位签订的协议、涉及股东权益的文件等 长期 2.2 生产技术管理 2.2.1 生产调度 有关生产的各种会议纪要 短期 生产情况简报 短期 协作配套单位生产管理方面的来往文件 短期 生产管理规章、制度、办法、关键措施等 长期 年度生产工作总结及其它有关文件 长期 2.2.2 质量管理 质量认证体系各个阶段材料 长期 质量管理计划、总结 长期 质量保证体系材料 长期 质量管理统计报表 长期 QC 小组活动成果材料 长期 质量事故及处理结果材料 长期 有关质量问题的会议纪要 长期 质量信息反馈材料 短期 质量管理工作的有关规定、制度、措施等 长期 质量管理奖申报材料 永久 主要的质量控制和工艺检测手段材料 永久 产品质量分析报告及有关材料 短期 2.2.3 能源管理 能源管理年度工作计划、总结 长期 能源消耗定额 长期 能源使用协议书及有关请示与批复 长期 能源管理制度、措施 长期 2.2.4 安全管理 安全生产工作计划、总结 长期 安全检查、整改措施执行情况材料 短期 安全生产承包合同 短期