档案管理工作问题分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案管理工作问题分析 【摘要】从当前档案管理状况来 看，各个行业及组织机构的管理较为混 乱，还存在很多问题需要完善，还需要 加强对档案管理形势的认识，意识问题 所在并明确其原因，根据各自的实际情 况进行必要的措施补偿，找到适合本单 位发展的档案管理办法。 中国论文网 /3/view-12993834.htm 【关键词】档案管理；问题；对 策 随着我国经济的深入发展，档案 在各项管理中的作用逐渐显现，但从当 前发展形势来看，档案管理水平还不是 很高，存在管理混乱和信息查询困难等 问题，和目前高速发展的经济需求不相 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 适应。档案是组织、机构或企事业单位 发展历史重要的信息载体，对于协调和 促进单位的有序和良性发展有着非常重 要的保障作用。在新的历史时期，推动 我国档案事业创新发展是当前时代发展 的迫切需要，对档案实施现代化创新改 革已经成为历史发展的必然要求。要不 断引入先进的信息科技技术，以及科学 的管理手段，推动档案管理工作的信息 化水平。当然这是一项需要大力经费的 复杂工程，并需要拥有较高素质的管理 人员队伍，而且需要保障档案资源具有 良好的安全性能，确保档案资源实现安 全和良好的保密功能。所以在目前我国 档案管理中还需要解决很多问题。 一、当前档案管理工作存在的主 要问题 （一）档案管理制度的缺陷。当 前档案管理中普遍存在各种不规范问题， 一是表现为档号的不规范问题，二是案 卷标题的不规范问题，再次是档案卷内 目录缺少的问题，另外还有案卷在组合 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 时随意组合。在档案资源的收集和保管、 保护方面存在一定的漏洞，在档案资源 的借阅和保密等方面还需要不断完善和 提高，相关的管理制度还需要进一步完 善和落实，提高规章制度的执行力，使 得档案资源具备应有的真实性及相应的 使用价值。 当前档案管理中偏重了文书档案 管理，而忽视了电子、音像等这类现代 化音响制品的收集和整理，使得一些重 大活动、重点工程、重点科技和设备的 更新改造项目缺乏相应的档案记录，部 分档案资料和图纸无法得到及时有效的 回收和管理，造成大量珍贵资源的丢失。 而对已经收集的文书档案，也没有安全 相应的管理规定进行分类管理，使得拒 标和内容出现严重的不符，文件缺乏目 录，没有加盖归档章等。 （二）档案管理人员的专业水平 较低。因为我国档案管理工作发展的时 间还不是很长，工作人员队伍内部的文 化程度和专业素养存在较大的差异，而 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 且不能及时有效地适应当前档案管理工 作发展的需求。在当前社会信息化已经 成为时代发展的主旋律，因此对档案管 理工作人员的文化水平和专业素质有了 更高的要求，需要这些人员具备相应的 档案信息深层开挖和研究技能，但是实 际上这方面的人才较为缺乏。从目前来 看，当前的人才队伍素质和理论水平等 都无法适应信息化发展的需求，人员队 伍素质和时代发展有着很大的差距。档 案管理工作是一项复杂的系统工作，所 起到的作用非常重要，对于一个单位来 说，是否能够有效利用档案信息资源对 于自身发展有着非常重要的影响，对于 单位经济和社会效益有着巨大影响，很 多机构或单位在档案管理方面基本是一 “藏”了事，缺乏专业的档案管理人员， 对档案管理的价值认识不足，档案利用 效益低，在档案信息资源的开发和利用 方面还需要进一步完善。 （三）档案检索效率较低。在档 案检索方面一般存在手工检索和计算机 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 检索两种方法，从当前状况来看，是 以手工检索为主，档案部门把很大的工 作精力用在了手工检索方面，研究出了 各种不同的检索工具和方法。在制作检 索工具过程中不是追求数量就是忽视质 量，很多单位错误地认为档案检索工具 种类越多则服务质量越高。另外在档案 管理方面缺乏相应的硬件设施，设备陈 旧落后，尽管目前各行各业信息技术获 得巨大发展，相应的计算机及互联网技 术应用较为普遍，但从目前档案管理状 况来看，这方面的应用还不多，手工收 集和检索较为普遍，所收集到的信息量 较小，不利于档案管理工作的快速发展， 档案资源很难得到更大范围内的开发和 利用。 （四）信息开发和编制上存在问 题。在档案信息的开发和编制方面，很 多档案部门都是为了应付检查，随意选 择几个主题进行低层次的开发和编研， 所研制出的产品缺乏实用性，使用价值 不高，尽管有些主题和时代发展有着很 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 强的关系，但是因为所需的时间较长而 缺乏实效性。 二、完善档案管理工作的对策 （一）提高档案管理人员的素质。 档案工作队伍在建设方面，需要选择有 着较高政治素质的、作风正派的、有着 很强责任心的党员干部，开展相应的教 育和培养工作，采取多种措施充分发挥 其积极性和主动性。档案工作人员的素 质高低决定着档案管理工作水平的高低， 所以档案管理工作人员需要重视自身专 业知识水平的提高，要积极参加各种培 训和学习活动，积极实践，熟悉档案管 理工作的各个环节，通过合理的工作方 式不断提高工作效率和效益，要积极探 索和应用新的管理模式，不断提高档案 管理工作的实用性能，为社会提供更加 丰富多彩的实用信息资源。 （二）健全档案管理制度。在制 定档案管理制度时需要坚持以下几个要 求：一是要坚持合理性和科学性，所制 定的规章制度需要和不同单位的实际状 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 况相适应，建立灵活的档案管理机制。 需要注意档案管理制度的具体可操作性， 使得这些规章和制度在实际执行中可以 得到有效贯彻和落实，更好地发挥应有 的指导和规范作用。二是要具备双向性， 制度是一种约束力，对于约束对象和执 行者之间要建立起有效的交流沟通机制， 从而确保档案管理工作能够得到有效开 展。 （三）改善档案功能。档案管理 还需要注意全面性、客观性及动态性， 要充分重视档案的功能，在保留原有重 要功能的基础上，要进一步丰富和扩大 其内涵，为单位发展提供必要而丰富的 信息需求及档案内容，更好地为单位的 发展提供必要的支持。 （四）利用信息化管理手段。当 前社会发展的趋势离不开信息化技术的 支撑，在推动档案管理工作发展时需要 重视信息化技术的应用，积极引入当代 最新的信息科技成果不断促进档案管理 工作水平的提高。目前国外很多国家在 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 档案管理方面都积极采用计算机技术和 互联网技术，我国档案管理方面也需要 积极引入计算机辅助技术，在人事档案 计算机辅助管理方面应用信息化技术已 经成为必然的发展趋势。如可以借助 EXCEL 表格来进行人事档案数据库的 构建和管理等。 三、结语 对于国家、政府机构、企业、社 会团体以及个人来说，档案都是一种非 常重要的信息记载原始凭证，由于其原 始性和可追溯性从而成为各种组织机构 生存与发