浅谈文秘人员如何做好归档文书材料的前期管理工作

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈文秘人员如何做好归档文书材 料的前期管理工作 摘要 本文重点探究文秘人员如 何做好文书材料的前期管理工作以促进 档案管理工作。 中国论文网 /3/view-12935350.htm 关键词 文秘工作 档案管理 问 题 建议 文秘工作和档案管理工作是息息 相关的，文秘工作的成果是文书档案归 档的对象，文秘工作是文书材料归档的 前期工作。如今，随着计算机网络技术 的发展，文秘工作和档案归档工作都面 临新的形势，新的挑战。文秘人员如何 做好本职工作，促进信息时代的档案管 理工作，实现信息共享，值得我们立足 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 本职工作，深刻分析。 一、归档文书材料前期管理工作 的重要性 文书档案，是将各类文书材料按 归档的制度进行分类、整理，由档案人 员编制索引后，装订成盒后存入库房上 架管理。文书档案的来源就是文秘工作 中形成的各类印发文件和收文材料。归 档前文书材料制作的质量、签发文审批 手续的完整、原始材料的修改痕迹；收 文材料传阅过程中领导的签发意见，传 阅对象的签字流程等都是归档原始材料。 所以，归档文书材料前期管理工作是非 常重要的，前期工作直接影响存档文书 档案的质量。 二、归档文书档案的发展变化 在无纸化办公时代来临之前，文 书材料多为纸质，不管是印发件还是收 文材料，都是以红头、红章、纸质件来 完成的，往档案室移交的也只有纸质材 料。 随着计算机的普及，现在已进入 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 互联网+的时代，无纸化办公是相当普 及。文书材料的记录载体不再拘泥于纸 质，非涉密文件、材料大多使用数字化 的方式通过网络系统传播。无纸化办公， 使用方便、快捷、及时、有效。比如四 川省煤田地质局使用的办公系统 OA 软 件，通过该软件不仅实现了无纸化办公， 还建立了内部通信平台，实现了工作流 程的自动化，既能及时有效传达各文件 精神，增强领导管控能力，还可以节约 资源，节省成本，提高了工作效率。 三、公文处理中归档文书材料存 在的问题 （一）电子文档归档的不完整性 电子公文有传达及时的优势，但 也存在在归档时不完整的现象。比如通 过四川省煤田地质局 OA 系统接收的电 子公文，没有发文单位的印章，在归档 时不能满足存档的要求，即使是将此电 子公文打印成纸质，仍然无法解决无发 文单位印章的困惑，一旦以后需要使用 此类文件作为凭证，就会出现无单位印 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 章不具有法律效力的情况。 （二）电子文档归档的失真性 现在的电子文件多采用以 PDF 等形式进行写保护，防止在传送过程中 被修改了内容，但是也有个别少数文件 用 WORD 文件格式进行传送，没有任 何写保护，这样的电子档文件就会存在 内容被修改的可能，那么这种电子版文 件是否有存档价值呢？如果因直接用没 有写保护设置的文档发送，那么还会存 在收文者在不小心的情况下更改源文件 内容的可能，这也就容易造成电子版文 件的错误。 （三）部分电子文档存档的隐患 在工作中通常会收到传真件，而 有时传真件的内容需要存档，但传真件 往往是复印件，多数时候接受的传真件 不够清晰，短期内便会变得模糊不清， 造成重要信息无法存档的隐患。 （四）部分电子版文件存档与纸 质版存档的不一致性 作为以后工作中查阅、取证的凭 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 据，文书材料特别是重要的文书材料， 通常要将电子版与纸质版同时交档案室 存档，对于四川省煤田地质局使用 OA 系统传输的文件，电子版与纸质版的命 名十分好统一，但对于部分不使用 OA 系统传送的文件，存在着电子版文件存 档与纸质版存档不一致性。如在收到一 份外来纸质公文材料时，登记保存只能 登记公文名，就没有相应的电子版文档。 此类文件如果需要下载传阅，只有打印 成纸质，因为不能用互联网电脑进行传 送，在存档的时候就需要扫描上传。 （五）公文材料归档缺乏原始性 和完整性 在公文编号的过程中，由于登记 不及时、分类不准确，发生漏号、重号 等乱号的情况，这既影响了公文的质量 又不符合立卷归档的要求。电子公文的 存储方式多样，如果不及时作保护，很 可能会因为硬件的毁坏而破坏，导致电 子文档归档的缺失。 四、做好归档文书材料的前期管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 理工作的建议 （一）强化档案意识，加强专业 培训，提高业务素质 首先一四一队各级领导特别是各 专业公司、部门的负责人应该要高度重 视档案管理工作的重要性，注重印制文 件和收文的规范性，同时全队的职工也 必然要强化归档的意识。有了档案意识， 再加强工作人员的专业培训，提高业务 水平，做到业务精而准。在信息化r 代，档案管理工作数字化、信息化要求 文秘工作者、档案管理者、文件制作收 发参与人员在接受业务培训的同时，要 深入学习计算机知识和信息技术，切实 提高自己在文件处理过程中的技能。我 队有独立法人资格的专业公司，对外可 以制发公文或各管理部门对外有书面材 料往来，我认为应该对制发公文的相关 工作人员进行公文基础培训，包括格式、 文体、印章等基本要素，提升公文质量， 对今后立卷归档的科学性和全面性打好 基础。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 （二）严把公文质量关 文书档案的价值体现于文书档案 的利用。因此，公文质量，决定文书档 案的利用价值。文秘人员在工作中，应 做到“三要”，一要及时登记接收的文件 材料，二要主动收集有保存价值的文书 档案，三要掌握公文的完整性、规范性。 例如，有些文件的附件价值比红头更高， 如果缺失，并没有保存的价值，所以文 秘人员在收文时需要主动想办法去搜集 附件，力求完整。 （三）文秘人员要加强责任心 在公文生成的整个环节里，细节 要求特别多，一不小心就容易出错，比 如编号错，比如漏了字或者错别字，再 或者序号错误，再小到标点符号出错， 等等这些都很需要文秘人员的责任心。 在文件生成时首先要十分仔细，对于公 文的 18 个基本要素，逐一检查核对， 对于文字内容最好的办法就是带着脑子 逐字逐句地反复检查。为避免编号混乱 重复，最好的办法就是及时登记，认真 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 核对。印制下发前再次复核，保证公文 的正确性。公文生成的程序虽然看起来 很花费时间和精力，但是一份高质量公 文的形成是需要如此努力的。文秘人员 养成细心的好习惯，公文质量才能得以 保证。有的公文在制发后需要返回盖章 的有效件，文秘工作人员要进行跟踪， 及时催回，保证公文的有效性和完整性。 （四）加强公文电子版与纸质一 体化的规范性 文秘人员要在公文处理完毕后对 其进行纸质电子化、电子纸质化的相互 转变，确保归档后检索方便有效，也为 档案管理的全面性和真实性提供保障。 打印和扫描都比较简单，配备相应的设 备就行，只是扫描的工作量较大，特别 是遇到页数比较多的文件，很费时费力。 文档生成保存时，要使用全称或者规范 性简称，方便在查阅时，只需输入相应 的名称就能检索。 （五）建议使用电子印章 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 在电子信息化的今天，采用电子 办公系统下发公文已是一种非常普遍的 方式，既然公文文头可以采用红头，是 否印章也可以是电子的，这样就可以保 证文件的真实性并符合法律效力。 五、结语 综上所述，文秘工作和