如何做好迎接外审的准备工作

如何做好迎接外审的准备工作 一.正确对待外审 1 每次审核都是有目的的。譬如，接受第三方审核，通过认证，获得证书；接受第二方（ 顾客）审核，希望成为他们 的供方，或者其他什么目的。准 备工作必须围绕这个目的进行。 2 立足于建立和执行符合要求的体系。通过认证、 获得顾客认可的前提是， 实际上已经 建立符合标准、相应法规条例和顾客要求的质量管理体系，组织要展示自己有能力提供顾 客满意的产品和服务。因此，要会用客观证据来证实 自己有能力，有效地 执行这个质量管 理体系。 3 积极展示自己能力。无论什么审核目的，迎接外 审都是一次展示自己能力的机会。必 须正确对待，特别要正确对 待审核发现的不符合项。不合格不是好事，但可以 变成好事。要 从正面认识。因为，不符合客观存在，这次不被发现 和纠正，将来总会带来比现在更大的损 失。 4 积极配合审核方做好审核工作。顺利完成审核是审核方和被审核方共同的任务。审核 是为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、 独立的并形成文件的过程。 审核方希望尽快能从现场取得充分的证据，从而相信被审核方 的质量管理体系是符合审核准则，是有效的；被审核方应当积极展示符合审核准则的各种 证据，证 明自己所建立的体系符合标准要求， 执行是有效的。 二.如何做好这项工作，主要把握好如下各个方面： 明确这次审核的目的和审核的范围 管理者代表和负责迎接审核工作的主管人员必须事先尽量早了解、确定以下信息： 1 审核的目的。这次审核是认证（2008 版认证审核），还是第二方审核，或者其他什么目 的。 2 审核的判别准则。不同审核目的应当用不同的审核准则。通常是质量管理体系标准、 自己的手册、程序和其他体系文件和产品文件， 还有和顾客签订的合同，以及适用的各种 法规条例等，都是审核的准则。但是，不同审核目的，侧重点是不同的。譬如第二方审核比 较侧重于与他们产品有关的要求。第三方审核侧重于过程和顾客的要求。 3 审核的范围。确定审核的地点、职能、产品等范围 （到时 SGS 会提供审核计划）。 4 审核人员数量和分组情况。通常提前一周，会接到审核方包括以上这些方面的内容的 书面通知，可以充分准备。 三.组织落实 1 公司层次确定陪同人员 公司要针对认证机构（顾客方）每个审核员各配一名陪同人员。这个（些）人应当熟悉准 则、公司机构、分工和业务，有一定的交 际和表达能力。负责公司内部向上和与各有关职能 之间的沟通。通常由有经验 的内审员担任。 2 各个层次指定接受审核人员 根据质量手册组织架构的分工，和这次审核有关的单位、部门，事先指定一个接受 审核 的人（通常是经理、主管、或者部门的主要骨干配合）。如果有必要，再指定一个候补。万一 接待人由于什么原因不能接待，或者回答不上时，候补的顶上。接受 审核人员的任务是设 法用客观证据来展示自己所负责部门符合审核准则证据，证明体系执行有效。主要是： 2.1 代表单位、部门按照审核计划，事先 选择、准备 好典型的证据材料，包括文件、 记录 、实物和 现场的介绍和接待。接受审核时主动提供，作为客观证据，证明自己的体系符合性 和有效性。 2.2 现场回答审核员提出的问题，补充提供客观证据。满足审核方的要求。 3 陪同人员和接受审核人员的培训 3.1 把审核计划事先通知以上这些人员，做简单的培训。时间不超过 1 小时。如有什么 问题，请 他们事先提出来，培训要做培训记录。(拿到 审核计划再进行培训) 3.2 认识上再统一一下职责分工。体系什么要素由谁负责代表公司提供证据。哪个职能 部门由谁负责。自己检查一下，这些准备好提供的客 观证据， 汇集起来是否能充分证明体 系的符合性和有效性。 3.2 沟通一下，实际上，建立体系的时候已经明确了本文件上面第 3.2 条内容。只是 临时 再强调、提醒一下，达到沟通的目的。同时，让大家相互知道通讯联系的方式和信息，如， 办公地点、座机和手机号码 等，以便到 时候可以有效沟通。 四.迎接评审的思想动员 1 让员工知道 在合适的时候，通过一定的方式，让全公司员工知道，某时间段内会接受什么审核。（外 审通告） 2 懂得如何接待 2.1 要求每个员工（至少接受审核时在岗位上的那些员工，包括管理和技术人员）,都要 认定自己的工作范围。准备 好前面第 3.2 条的内容。譬如,能回答自己负责的工作， 执行的 文件,说明自己工作和公司质量目标达成有什么关系。选择好典型的证据材料,证明自己所 做工作符合标准、法规和顾 客的要求,达到目标要求。事先准备好提供的证据。当 审核员要 求您展示证据时，可以提供哪些证据？譬如,标准、公司文件（质量手册、程序文件、作 业指 导书/图纸）、表格记录等。 2.2 预计审核时会提出什么问题？应当如何回答。 3 每个员工应能回答一些共性的问题 每个员工都有可能被审核到，因此，除了准备自己负责的工作范围的问题以外， 还必须 确定一些共同需要认知的问题。应当根据审核目的来确定，其中譬如： 3.1 ISO9001 标准第 5.5.2.c 要求,“确保整个组织满足顾客要求意识的提高”。员工要知 道自己做什么工作。这个工作的要求是什么？执行什么文件？ 3.2 第 6.2.2.d 条，“确保员工认识到，他 们工作的重要性和相互关系，以及他们是如何为 了实现公司质量目标而做贡献的。”员工应当知道自己所的工作的接受者是 谁？包括外部 的和内部的顾客是谁？我的工作中的关键是什么？测量什么目标？达到的情况如何？我 是如何满足这些要求的。如果没有做好，会给顾客带 来什么后果等。品管部 门员工和文员 还要结合自己工作懂得一些统计技术的基本概念。譬如，什么是变差、引起 变差的普通原 因、特殊原因，什么叫过度干涉、控制不足等。能结合以往工作实际例子加以说明更好。 3.3 要让员工知道，并不是审核员提出的任何问题都必须回答的。员工只需要回答公司 一些总的质量管理体系有关内容，譬如质量方针、自己的工作和公司目标的联系等，以及 自己职责范围内的问题。接受审核时，每个人就在本岗位上正常工作。 见面笑脸相迎。当审 核员提出问题，应礼貌而又切合实际地回答。但只回答自己所做的，或者自己 负责范围内 的问题。其他问题，礼貌地告诉他。“这不是我负责的”。如果再 问，婉言相告，“请问我的上 司”，或由陪同人员帮助解决。 五.迎接审核 1 首次会议。正常审核的第一天，会举行半小时不到的首次会议。由 审核方主持。公司 最高管理者、管理者代表、各个有关职能接待人(经 理/主管)和陪同人员要参加。会议出席 人员职务和姓名要向对方提交书面材料，作为证据。 2 按照计划执行审核。每个部门由接待人(经理/主管)负责接待。涉及其他部门需要提供 的证据，通过陪同人员沟通，及时提供。 3 搞清楚不符合的事实。如果审核员认为有不符合项时，应当搞清楚不符合的客观事实 是什么？依据什么审核准则说不符合？便于采取纠正措施。 4 在末次会议前沟通好如何关闭不符合报告。要把不符合的根本原因以及纠正措施方 案，计划完成日期（最长不超 过三个月）， 纠正措施执 行后提供哪些客观证据才能关闭不符 合报告，和审核员讨论一致。 六.组织内审员可以利用机会，向外审人员学习，提高自己。 1 几个具体问题 1.1 建议公司领导不要给员工施加任何太大的压力。不要制定一些和个人利益有关的政 策。譬如，谁吃到一个不符合报告，会如何，如何，甚至加以惩罚。实践证明，每当 员工遇到 这样的压力，往往会掩盖不符合项。只要不符合客 观 存在，将来一定会出 问题，结果可能引 起重大损失。应认识到，员工工作没做好，大多原因不在个人，而是系统。包括由于当事人 的能力、或者疏忽大意引起的质量事故，主要原因 还 在系统，不在个人。就是个人原因，还 可以追溯到，系统没有把合适的人放在合适的岗位上，还是系统值得改进的地方。 1.2 保持日常状态。不应当做专门的特殊安排。如果您已经建立和有效执行了质量管理 体系的话，任何人来检查，除陪同人员和相应满足对 方要求外，其他不需要做什么 “应急” 准备,譬如: 1.2.1 不要专门布置大扫除。因为，您平 时就这样很干净、整 洁；不需要张贴什么标语， 正说明没有什么特殊安排。 让顾客、 认证方相信， 这 就是他们所要看到的体系运行的真实 情况。 1.2.2 不需要特殊编写什么文件。更不应当编写假记录，假文件。 领导布置这样做，暗示 下属，也可以对您这样做，隐瞒错误。这样做，早晚必然会出大事故。结果往往自己害自己 。 1.3 迎接前不久发现体系有不符合问题如何办？公司的体系应当有渠道，例如，在标准 8.5.2 条纠正措施程序、 8.5.3 条预防措施程序中，应当让员工知道，如何提出 问题，或 者提出合理化改进建议的渠道。或者，公司可以安排一些有重点的内审， 针对不符合问题 开出不符合报告，按照标准要求采取纠正措施， 编制 计划，按照 计划执行。外审时，只要计 划如期执行，外审不应当开不符合报告了。 针对不符合问题，不要布置下属采取不正当手 法来应付外审，更不提倡弄虚作假。 1.4 如果发现准 备不充分怎么办？把一个不成熟的体 系展示给别人看了以后，再花十倍精力也难以挽回不良的印象。如有可能， 请求延期进行 审核。 1.5 对不符合有不同看法如何办？首先要认定客观事实。考虑是否能进一步提供客观证 据，证明符合。如果大家对客观事实认识一致，只是对是否符合审核准则的看法不能统一。 尊重对方，不要过多的争辩 ，可以先在 审核员的不符合报告上签名。事后再向 审核人员所 在认证机构提出意见，甚至可以投诉，要求他 们重新判定。 2 不要错过学习的机会。 2.1 对独立第三方审核(客户)。通常外审人员比我们要有经验，我们应该利用这次机会， 向他们请教。认证机构一般不会告诉您， 应当如何做才能满足标准要求。 这样做违反认证 的公正原则。但是，我们可以向他们请教如何正确理解标准要求。特 别当发现不符合，采取 纠正措施的方案，能详细一些好，便于关闭不符合报 告。 2.2 对第二方审核(认证机构)。更应当利用这个机会了解顾客的需求和期望，以便满足 他们要求。 3 争取一次通过审核 3.1 什么叫“一次 ”通过 检查 呢？譬如说， 检查发现一些问题。不管问题多大，数量多少 ，通常审 核方会和公司讨论 ，给出一些时间，采取纠 正措施，一般最长容许三个月。让被审 核方完善体系后把不合格项关闭掉。通常可以通过邮寄或者去认证公司展示纠正措施有效 性的证据以后，就会推荐颁发证书的。 3.2 如果检查发现系统性重大问题，认证公司有可能再来一次，这就不算“ 一次”通过了 。这样，公司不但要多花钱，更重要的是名声不好。会失去客户对公司产品质量的信任。发 展下去，定单会转给其他公司做了。 关于认真做好“迎接 2011 年质量管理体系 监核”准备工作的通知 各部门： 2011 年 6 月是亚东盛质量管理体系外审。为确保审核顺利通过，请各部 门在外审前认真做好外审前的有关准备工作，并重点做好以下准备工作： 一、通过有效途径认真组织学习有关文件资料，切实做好质量管理体系 文件的宣贯培训工作。要让部门所属人员充分认识到外审的重要意义，进一 步增强全员质量意识；要让部门所属人员充分了解我院质量管理的基本情况， 熟悉体系文件的基本内容，熟悉与本部门、本岗位履行工作职责有关的各项 文件规定。要按规定要求填写、保存好培训记录。 二、认真开展自查自纠，及时查找并解决存在问题。自查自纠的主要内容 如下：