浅谈实物档案的收集与有效利用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈实物档案的收集与有效利用 摘 要：实物档案即通过物质来 作为载体，其为档案的重要组成部分， 具有非常高的保存价值。但是对于实物 档案来说，因为其形式的特殊性，在收 集、管理以及利用方式上与常规档案资 料相比，便具有一定差异。为充分发挥 实物档案更直观且形式更多样的特点， 需要总结以往管理经验，确定收集管理 工作中存在的不足，并有针对性的采取 措施进行优化，争取进一步提高其利用 效率。 中国论文网 /2/view-12922347.htm 关键词：实物档案；收集；利用 针对实物档案特点，在对其收集 和利用方式进行研究时，一方面要求可 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 以充分发挥此类档案所具有的优势，另 一方面也需要保证实物档案的安全性与 保护性，避免为追求利用效果而造成档 案损坏。面对常见的实物档案收集管理 问题，需要有目的性的进行研究，本文 以佛山城市展览馆为对象，对各类实物 档案的收集和利用措施进行了简单分析。 1 实物档案特点分析 实物档案与纸质载体档案、电子 载体档案相比，具有很大特殊性，其主 要是以实物作为载体进行保存的档案， 通过更直观的形式来反映城市发展状态 的物品，如生活类（证章、钱币、商标 广告，建筑构件，家具） ，鉴赏类（陶 瓷，石刻，字画，木屏风，蚀刻玻璃） 等。与其他载体的档案比较来说，实物 档案具有品种多、载体丰富以及生动直 观等特点，同时也因此使得实物档案在 收集、管理以及利用过程中难度更大。 实物档案载体作为实物，其并不受形状、 材质、颜色以及大小等因素影响，且形 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 式多种多样，可以根据需要确定信息记 录形式。并且，实物档案可以利用自身 质感、颜色以及形状等，通过视觉和触 觉来向人们传递信息，与文字相比可以 表达出更细微的内容，在理解与接受上 具有更大的优势。 2 实物档案收集管理常见问题 2.1 收集范围不明确 因为对实物档案认识不足，导致 在收集和管理上无法确认作业范围，并 且因为实物档案数量多、种类杂，没有 统一的管理体系，在确定收集范围时具 有较大的难度。实物档案的收集范围制 定不明确，对比其他类型档案，实物档 案面对的受众不同，其所代表的意义上 便也存在巨大的差异。对于城市展览馆 所需的各类实物档案，需要具有明确的 历史痕迹，可以代表所处时间的特点。 但是现在随着人们对古代文物认识的提 高，更多人将具有历史意义的实物档案 看作经济物品，希望通过各种手段来获 取一定经济效益，这无非增加了实物档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 案收集的难度。同时，因为对实物档案 分类不明确，没有有效的体系来确定该 物品是否具有收集管理价值，贸然收集 不仅会加大工作量，同时还会影响后续 使用效果。另外，档案管理部门为扩充 馆藏，忽视了实物档案质量管理，一味 追求数量，对实物档案所具有的保存价 值、珍贵程度以及保管期限鉴定不全面， 但是又担心造成重要实物档案遗失，只 能将全部实物档案接收下来3。这样就 造成整个馆藏质量降低，无法体现出高 价值实物档案，导致馆藏毫无特色，为 后期实物档案的管理以及利用增大了难 度。 2.2 管理制度不全面 对于实物档案管理并没有统一的 管理体系，尤其是随着实物档案数量的 不断增多，一味的沿用原有管理体系， 势必不能满足实际工作需求。而对于部 分已经制定实物档案管理的单位，基本 上也是流于形式，实际操作性比较低， 大部分的规章制度成为一纸空文，导致 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 众多的实物档案收集不当以及管理无序。 另外，基于实物档案的特殊性，很多单 位并未配置专门的管理人员，大部分由 档案工作人员到部门兼职档案员，各类 规章制度无法有效应用到实际工作中， 收集管理工作带有很强的工作人员个人 特色，使得整个实物档案收集工作呈现 一种混y 的状态。 城市展览馆所需实物档案在历史 文化研究上具有更大的意义，无论是收 集、管理还是应用，均对工作的执行效 果有着更为严格的要求。随着城市建设 进程的加快，想要有效收集具有代表意 义的各类实物档案，就需要出台具有针 对性的规章制度，一方面可以提高广大 群众对实物档案的认知，积极配合档案 收集工作；另一方面也可以对展览馆自 身工作行为进行约束和改进，优化工作 流程，确保可以按照要求合理收集各类 实物档案，并进行科学管理和应用。现 在城市展览馆并未认识到管理制度优化 的必要性，还未建立专门的实物档案管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 理体系，导致实物档案收集管理工作进 程缓慢，无法灵活应对各种实际问题， 收集应用效果十分有限。 3 实物档案收集与利用优化措施 3.1 实物档案有效收集 对于佛山市规划城建档案馆，实 物档案主要服务于一个城市展览馆，包 括古代部分的场景还原、陶瓷、证章、 字画以及生活类等，这样实物档案收集 与管理效果，将在根本上决定了最终展 览利用质量。为满足实际工作需求，首 先要建立完善的管理制度，确定实物档 案收集范围，主要以满足展览馆应用为 目的，对任何满足应用要求的实物档案 进行收集与管理。要求制度内详细写明 收集方向、要求与方式，以及严禁出现 的行为，提高工作操作的可行性。同时 还要确定实物档案移交、保管、利用等 整个流程内的各环节要求，作为工作人 员的行为准则，减少人为因素对收集效 果的影响4。另一方面，需要提高实物 档案收集方式的灵活性，档案管理人员 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 需要密切关注相关信息，争取第一时间 掌握各类实物档案的信息，并做好信息 登记，然后主动与个人或集体进行联系， 将实物档案收集工作落实到位。尤其是 与专家、收藏爱好者等保持有效沟通， 相互形成一种工作常态，保证可以满足 实物档案收集工作需求。同时，还需要 提前将各项收集准备工作落实到位，对 收集到的实物档案做好保护，避免造成 损伤，影响其价值。 3.2 实物档案管理优化 要针对实物档案管理不规范问题 进行优化，档案馆内需要建立统一的规 章制度，明确实物档案管理的必要性与 要求，并对管理人员行为进行约束，减 少以往实物档案随地摆放、编号模糊不 清、主题性缺失等问题。一方面，要保 证随收随归。对于可用于城市展览馆的 实物档案，大多每件实物为一件，归档 工作灵活性比较高，可以达到随收随归 目的。对于收集且移入到馆内的实物档 案，需要及时编一个档号，然后放置到 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 相应位置保管，以免实物档案的大量积 压，并且在后期应用到展览时，可以有 效降低工作量。其中，要对归档的实物 档案进行拍照，且将照片纳入馆内照片 档案管理系统，在两者间建立准确可靠 的标识关系，便于后期利用时有效检索。 另一方面，提高数字化管理效率。积极 应用数字化技术，对实物档案拍照后， 数字扫描形成 JPEG 图像，按照片档案 方法管理，还可以将实物档案放置位置 信息输入数据库内，在后期利用阶段可 以通过编码的检索快速确定，减少后期 工作量。 3.3 实物档案高效利用 用于展览的实物档案，可以为人 们提供各种城市相关信息，保证人们可 以通过更直观的形式了解城市发展史， 人们能通过对实物的观察、分析和推测 进一步获得某种更深层次的信息。另外， 还要深度挖掘实物档案所具有的价值， 例如古代场景的还原，可以展现出