浅析文书档案管理存在的问题及对策探析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析文书档案管理存在的问题及对 策探析 摘 要：作为文书档案管理人员， 需要不断提升文书档案科学管理水平， 提高文书档案管理的工作效率，从而在 最终意义上实现文书档案管理工作的高 效化、规范化、科学化发展。本文就文 书档案管理存在的问题及对策进行了探 讨。 中国论文网 /2/view-12900302.htm 关键词：文书；档案管理；问题； 对策 1 引言 文书档案主要是指单位发展中记 录人事管理、业务管理和财务管理等活 动的文件。通过文书档案管理能够为单 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 位管理者提供有效的信息，促进单位科 学决策。为此，文章在阐述新形势下文 书档案管理特点的基础上，针对现阶段 文书档案管理工作存在的问题，从文书 规范管理、完善管理制度、提升人员素 质等方面就如何做好文书档案管理工作 进行策略分析。 2 文书档案管理中存在的问题分 析 2.1 文书工作与档案工作的衔接 还不到位 在我国各行业不断发展的情况下， 文书档案管理发挥的作用愈发重要。根 据文书工作和档案工作的开展情况来看， 两者之间有着一定的相互联系，也有一 些不同之处。因此，文书档案管理工作 的有序开展，必须正确处理两者之间的 关系，才能真正提高文书档案管理工作 的质量。但是，我国文书工作与档案工 作的衔接还不到位，相关管理机制和制 度还不够完善，从而影响了文书档案管 理的科学性和规范性，给文书档案管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 工作水平全面提升造成了严重阻碍。 2.2 文书档案管理人员的综合素 质不够高 在新形势下，文书档案管理的重 要性越来越明显。因此，文书档案管理 人员的综合素质必须有效提升，才能满 足各种工作需求。但是，很多单位的文 书档案管理人员都没有达到较高的专业 水平，基础知识和综合素质都不够高， 从而给文书档案管理的有效性造成非常 大的影响。在实践过程中，部分文书档 案管理人员无法熟练完成相关操作，致 使文书档案管理工作出现不规范、不标 准的问题，给文书档案的有效利用带来 极大影响。所以，随着我国档案管理工 作的不断改革和创新，全面提升文书档 案管理人员的综合素质，对于促进我国 档案管理工作进一步发展有着重要意义。 2.3 文书档案管理工作尚未得到 高度重视 在各单位的档案管理工作中，领 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 导必须充分发挥指导作用和监控作用， 才能真正保障档案管理工作质量。但是， 很多单位的文书档案管理工作都没有得 到领导的高度重视，其主要原因是我国 档案管理工作发展时间不够长，从而无 法引起社会的重视，并且大家对文书档 案资源的重要性也没有比较全面的认识， 进而降低了文书档案管理的实际效果。 在实践过程中，文书档案管理的投入力 度不够强，由于无法为单位直接产生效 益，从而得不到全面落实，以致最终影 响到文书档案管理的工作效率和工作质 量。 3 做好文书档案管理工作的对策 3.1 完善制度，规范工作程序 制度是为使各项工作按计划达到 预期目的、需要人们共同遵守的一种行 为准则，规范着人们的行为。在进行文 书档案管理工作时，企事业单位要始终 以制度为规范，掌握档案法等各类公文 处理办法，根据部门公文管理的实际， 制订出相应的管理办法，综合以往规定， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 建立统一规范的一体化管理策略。同时 要将文书档案管理办法纳入单位部门规 章，进一步提高管理人员对档案管理执 行程序的统一性，提高办事效率和办事 质量，减少工作复核量。制定出规范统 一的文书档案管理办法，有利于使文书 管理工作做到有据可依，有章可循。制 定出相应的文书档案管理办法后，档案 管理人员应当在文件形成之初，对文件 进行鉴定、分类和归档编号，完成档案 管理的相关工作，以减少重复工作量， 保证文书与档案的统一、协调；其次， 档案管理人员要全面普查案卷，剔除无 用文件，重新整合案卷，尽量将存在某 种联系的文件整合在一起，使案卷规范 化；最后管理人员应规范题名，填写时 机构简称时必须规范有效，以提高检索 资料的精准性。在进行文书管理工作时， 完善的规章制度和规范的工作程序能使 管理人员做到有章可循，规范文书管理， 提高文书档案管理的工作效率。 3.2 优化管理结构，提高人员综 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 合素质 影响强化文书档案管理工作的两 大因素分别为程序制度和队伍素质。一 个单位档案管理人员的素质直接影响了 该单位档案管理事业发展的好坏，档案 管理人员作为档案管理的基础，如果其 基础良好，档案管理水平自然而然就会 比较高。因此，提高文书档案工作者的 素质水平，是推动档案事业发展的关键 点。档案管理是一项繁琐、复杂的工作， 因此，对档案管理人员要有相应的工作 要求。首先，档案管理员要有较高的政 治素质与思想觉悟，作风正派，责任心 强；其次，档案管理员要有一定的奉献 精神，能苦中作乐，在单调枯燥的工作 中找到乐趣，同时单位要多关心、照顾 档案管理人员的生活，以提高其工作积 极性、创造性；第三，单位在要求档案 管理人员加强学习，不断丰富自身管理 水平的同时，要积极引进一些具备专业 知识、岗位技能的人才充实档案管理队 伍。企事业单位还可以实行档案管理人 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 员系统内的岗位轮换制，以提高档案管 理人员的综合能力。档案管理人员只有 树立现代化管理档案理念，拓宽视野， 不断学习新的管理知识，才能推动文书 档案管理向规范化、现代化、网络化方 向发展。 3.3 运用先进媒体手段，加强档 案的现代化管理 在过去，各机关单位、社会团体、 企事业单位大都采取传统式的档案管理 方法，但随着科技的日益进步，传统文 书档案管理方法在一定程度上阻碍了档 案事业的发展。不可否认，传统档案管 理方式在很大程度上保持了文件与文件 之间的有机联系，使单份文件不易遗失、 磨损，保密性和安全性都能得到保障。 但是，随着计算机的普遍使用和办公自 动化系统的应用推广，传统立卷方法的 缺点也逐渐显现出来案卷质量难以 保证，影响档案的利用、鉴定和销毁工 作，而且不适应计算机管理的需要。因 此，运用先进多媒体手段，加强现代化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 档案管理显得十分必要。 在选择软件上，文书档案管理人 员应选用适合本单位档案管理的软件， 利用计算机对档案进行整理、立卷、编 号，建立检索和查阅利用的引擎，对接 好 OA 系统软件和档案管理软件，实现 档案系统和 OA 系统的无缝对接，保证 电子文件数据能顺利进入档案系统。同 时要做好纸质文件与电子文件的对应整 理，保持信息的一致性。其次，提高档 案的检索速度。档案计算机检索工具的 多样化，可以使档案从文件级依次向案 卷级、档案专题等级发展，这样多层次、 多角度的检索体系，能提高检索工具覆 盖率，使检索工具能迅速、嗜范 系 统地提供档案，以提高档案利用的工作 效率。 加快文书档案管理的信息化、现 代化进程，应利用计算机建立起档案管 理网络系统，规范化管理文书档案，做 到迅速、高效的检索、统计和处理文档 资料。同时还可以利用档案系统在不同 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 的单位、部门进行文件和资料传递和沟 通，实现资源共享。 4 结束语 文书档案管理工作能够对单位工 作情况进行真实的记录，对促进单位管 理者的科