浅析企业档案检索方法的发展

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析企业档案检索方法的发展 摘要企业档案检索是企业员工对 企业管理下的涵盖企业职能的各类档案 信息进行系统存储和根据实际业务需要 进行查找的档案管理工作。档案检索是 档案利用工作的基础和先决条件，企业 的档案管理部门通过专门的检索工作， 解决了档案保管的一般体系和广泛的特 定的查找利用之间的矛盾。随着信息化 技术的普及，企业档案检索方式也随之 不断发展，以适应现代化企业档案管理 的大趋势。 中国论文网 /3/view-12938503.htm 关键词企业档案 检索办法 一、传统的档案检索方式案 卷和卷内目录检索 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 最初的企业档案检索工具由案卷 目录、卷内目录两部分组成。其中案卷 目录是案卷题名，揭示卷内文件的来源、 内容等，固定卷内文件顺序，统计卷内 单份文件数量。卷内目录是卷内每份文 件的摘要。在没有信息化检索工具的 质档案管理时期，这种“ 案卷和卷内目 录检索”是企业档案信息检索的标准工 具。这样组成的检索方法，在过去按文 件材料的内容、时间、作者、类别组卷 时，由于每个案卷件数很多，案卷题名 不可能具体、详尽地把每份文件材料的 内容囊括进去，因而需要再有一个卷内 文件目录，在检索时，如果没能在案卷 目录中查到所需要的内容，再查本卷的 卷内目录就可以找到。卷内目录在此起 到补充和说明的检索作用。 但这种“ 案卷+卷内目录” 的检索 方式也存在局限性。随着企业业务不断 积累，档案的立卷方式由最初的一件一 档发展为一事一档，这样一来，案卷目 录和卷内目录基本是一致的。卷内目录 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 的内容就显得冗余，甚至与案卷目录完 全无二。因此，卷内目录部分有很相当 一部分比例不需要体现为检索内容，卷 内目录的检索工具制作变成无用功。 二、信息化的检索方式主题 词法 随着第三次工业革命的发展，信 息技术的普及成为决定企业稳步发展前 进的决定性要素，计算机的推出直接带 动企业档案管理，特别是档案检索技术 迈上了一个巨大的台阶。计算机的使用， 大大节省了传统检索方式耗费的时间、 人力、物力，也是档案检索发展过程中 的伟大创新。 主题词是直接以表达主题内容的 语词作为检索标识，以字顺为主要检索 途径，并通过参照系统等方法揭示词间 关系的标引和检索信息资源的方法。最 初，档案检索在计算机上的运用方式， 是由原来图书馆查阅图书的检索方 式主题词法直接搬用来的。在美国， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 “主题词法（ Subject-terms- controlled vocabulary） ”最先产生。美国 国会图书馆十九世纪后期开始编制过会 图书馆主题词表，并于之后多次增补修 订。主题词法在我国的创立开始于 1975 年，由中国科技信息研究所和北京图书 馆主编，历时 5 年时间，于 1980 年在 科学技术文献出版社正式出版汉语主 题词表 。 汉语主题词表一部大型的 综合性中文叙词表，它包括了人类知识 的所有门类，分 3 卷 10 个分册出版， 共收叙词 11 万条。该词表的建立，对 于国家机关、企事业单位及其他社会组 织利用计算机系统存储和检索文献利用 起到了开拓、推动作用。 目前，主题词检索在档案信息化 利用中仍然占据主导地位，究其原因在 于该检索方式具有以下五点特性： 1.直接性：即直接用自然语言名 词术语作为标识符号，最直观、最方便， 一目了然； 2.专指性：是指解释和查找文献 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 主题的深度而言； 3.集中性：主题检索语言对反映 同一主题的各个方面的文献可以达到高 度集中的效果； 4.多元性：是指对文献主题内容 采用多个主题词进行组配标引和检索， 揭示与查找该文献的途径多，从而提高 对文献的揭示能力和利用率； 5.适应性：通过增补新的主题词 或通过组配，主题检索语言在表达新概 念的文献和新的研究课题的资料时具有 很强的适应能力。 使用主题词法建立信息检索，可 以引导借阅者对各类档案根据文献存储 与检索的要求，对文献内容进行分析， 从中提炼主题概念，确定主题类型、剖 析主题结构和确定概念间的关系。使用 主题词法标引和检索档案，解决了用词 规范问题，这为企业档案信息化管理提 供了一条稳妥可靠的途径。 三、网络时代下的检索方式 关键词检索 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 关键词源于英文“keywords”，特 指单个媒体在制作使用索引时，所用到 的词汇。关键词是图书馆学中的词汇。 关键词搜索是网络搜索索引主要方法之 一，就是访问者希望了解的产品、服务 和公司等的具体名称用语。关键词是计 算机术语，在企业档案的计算机检索系 统中，用来作为标识和查找一个档案条 目（记录）的依据，计算机的一些内部 处理，如分类合并等也是以关键词为依 据。由于它不依赖于词表“自由” 确定， 因此也叫自由词。 关键词最早使用在情报检索中， 后来被档案检索借用。比起主题词，关 键词在检索过程中的优点有： 1.标引迅速、容易、方法简便， 无需查阅词表，减少了确定检索词、查 找词表的工序； 2.由于各同义词都可以标引同一 主题概念的文献，对于同一篇文献内抽 提出来的关键词又可轮流作为索引标题， 这样大大增加了检索点和入口，使得信 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 息检索方便灵活； 3.使用关键词有利于标引信息资 料、编制索引等信息加工过程的信息化， 从而可降低企业对信息加工人员业务水 准的要求，可以节约人力。档案管理利 用计算机编制关键词索引既可替代人工 劳动，又十分迅速。 虽然在当今信息化时代，由于网 络的普及，以关键词为主要工具的检索