建筑工程档案管理的问题与解决办法探析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 建筑工程档案管理的问题与解决办 法探析 【摘要】档案管理的最高目标是 实现管理现代化、规范化。建筑工程档 案管理是建筑施工企业生产经营活动中 的重要组成部分，工程档案是工程建设 的真实记录，对工程质量监控、工程基 础设施维修、查明事故原因、追究事故 责任以及日常管理都发挥着不可替代的 作用。基于此，本文就建筑工程档案管 理的问题与解决办法进行了探讨。 中国论文网 /3/view-13004813.htm 【关键词】建筑行业；档案管理； 方法 一、建筑工程档案管理存在的问 题 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 （一）重建设，轻管理。工程建 设中，对于档案管理方面的意识淡薄， 存在重工程建设，重经济效益，档案管 理投入不足，尤其是档案的信息化和电 子化管理尚未普及，普遍存在档案管理 滞后于工程项目建设。工程档案管理属 于一项基础性、长期性工作，在整个建 设中属于非营利性的，不会直接产生巨 大经济效益，因此，工程建设部门和相 关管理部门更多的把人力、物力投入项 目建设的进度上，忽视了对工程档案的 管理，尤其是一些重要的归档资料未能 及时收集归档，很多建筑工程项目的档 案归档率不足 80%，等项目完工后才匆 忙收集，容易造成施工图纸、建设单位 资质等重要档案的遗失。工程档案基础 工作如档案的收集、整理、立卷、著录、 检索等未按相应标准规范操作。 （二）档案管理不规范。许多单 位工程档案的立卷、编目、检索等未按 国家标准规范操作。内业资料文字篇幅 多，而影像图片少，尤其是一些隐蔽工 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 程没有影像图片而仅有文字记录，难以 令人信服，使内业资料不能真正反映建 设项目的实际情况。部分项目的竣工图 归档不完整，竣工图的修改不到位，造 成竣工图与工程实际不相符，竣工图中 相关项目及技术负责人签名常常漏缺不 全，有些竣工图编制不规范、标识不统 一，无设计与竣工数量对照表，由于变 更执行程序的不规范，极易导致竣工图 误差和失真。某些工程项目不重视平时 的资料积累，资料内容制作缺乏真实性， 施工中有些材料已经使用，而材料质量 证明后来才到，造成质保资料与施工进 度不同步，极易出现工程质量漏洞。 （三）管理人才缺乏。社会不断 发展，现代化、科学化和信息化的建筑 档案管理方法层出不穷。但是，现阶段 部分建筑档案管理人员依然没有掌握新 的技术手段，甚至有的建筑企业档案管 理人员并不是专业档案管理人员，仅仅 是兼职而已，这就给档案管理带来了很 大的弊端。究其本质而言，管理人才的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能， 科学化的建筑档案管理更是无从说起。 二、建筑工程档案管理存在问题 的解决办法 （一）革新管理意识。革新建筑 档案管理意识首先需要加强建筑企业领 导的认识，提升企业对于档案管理的重 视程度。这是因为只有建筑企业领导认 识到建筑档案管理的重要性，才能逐步 进行改善。所以，各建筑企业应当建立 以企业领导为核心的档案管理小组，加 强对建筑档案管理的重视，重新构建档 案管理意识。其次，各部门应当就建筑 工程档案管理人员进行管理意识强化和 管理思想的培训。另一方面，科学合理 构建建筑工程档案管理的制度，确保建 筑档案管理能够在既定标准和制度之下 才行。 （二）加强人力物力和财力投入。 加强重视变革建筑工程档案理念之后， 企业应当加强人力物力和财力的投入， 逐步将建筑工程档案管理放在项目管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 中的重要位置。所以，需要将建筑工程 档案划入一个单独部门，与项目建设同 步发展和建设。同时，保障建筑工程档 案管理的现代化建设，逐步实现办公自 动化。针对档案管理也应发放专项资金， 避免管理经费不足。有条件的企业还可 以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、 摄像机等现代化档案管理设备。 （三）加强档案管理的规范性、 严谨性。在项目的几个阶段中，要加强 档案管理的规范性及严谨性，施工技术 文件资料是形成于施工过程中的，因此 需要施工单位明确责任，在施工过程的 各个阶段同步进行编制、收集、整理与 保管。内容上要具备完整性、准确性、 系统性；外观上要字迹清楚、图样清晰、 图表整洁，竣工图及声像材料要标注清 楚，图章、签字要齐全，标准统一。 工程档案的内容主要包括在工程 建设过程中形成的各种形式的信息记录， 包括决策立项文件、征地拆迁文件、勘 测设计文件、承包合同、工程开工文件、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 监理管理资料、施工管理资料、施工技 术资料、施工测量记录、施工物资资料、 施工记录、试验记录、质量验收记录、 竣工验收资料及竣工图等。在已经具有 上述完备的纸质档案的同时，还应有电 子、图片、影像等资料，隐蔽工程必须 以图片影像等作为佐证。明确规定编制 工程档案的份数，保证施工过程中文件 的形成、积累、整理、归档，有据可依， 职责明确。严格原始文件管理，确保法 律责任明确无误。为确保形成文件资料 的真实性、准确性，就必须做到：要求 必须由责任人签字的一律由责任人本人 签字，绝不允许代签，确因特殊原因， 责任人必须出具委托授权书，由受托人 代签，授权委托书应连同竣工文件一并 保存，这就明确了法律责任，提高了档 案管理的严肃性。如果因失误造成的文 字表达或数据错误，要求责任人必须对 其进行修改，并在修改处加盖修改人印 章，确保档案资料的真实性，使归档文 件具有保存价值。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 三、结束语 建筑工程档案与工程质量之间的 关