办公室工作人员的素质

办公室工作人员的素质要求 国之废兴，在于政事；政事得失，由乎辅佐”。自古以来，人们都十分重 视辅佐政务工作。办公室是单位的枢纽，起着参谋助手、督促检查、承 上启下、联系内外和协调左右的服务作用。随着我国政治体制改革和经 济体制改革的不断深入，新世纪需要的是适用型、技能型、复合型的高 素质综合性人才。可以说，办公室工作人员是否拥有站起能说、坐下能 写、出去能干、进来能谋的综合素质，决定着办公室的作用能否得到有 效发挥。下面，我从三个方面谈谈对新时期办公室工作人员要求的看法。 一、办公室工作人员的基本素养 （一）忠于自己的事业，热爱办公室工作。办公室是一个单位的神经 中枢，是建设和谐团队、和谐单位、和谐社会不可缺少的重要部门，其 工作优劣直接影响到本单位事业的兴旺与否。办公室工作既要专才，更 要通才，既要面对群众，又要服务领导，既能学习领导的执政能力，又 能学习群众无限的创造力。办公室工作是磨练自己、提升自己、实现自 己人生价值的最好平台。所以，我们不论是为自己，还是为单位、国家， 都要有对党和人民高度负责的态度，全面落实科学发展观，忠于自己的 事业，热爱办公室工作，围绕区委提出的“产业立区、工业强区 ”经济发展 战略，努力工作，为实现资阳新崛起添砖加瓦。 （二）具有任劳任怨的孺子牛精神。办公室工作环境艰苦，工作人员 辛苦，生活待遇清苦，经常加班加点，既要主动服务，更要被动服务， 甚至有时费力不讨好，招人误解和怨恨，甚至有时还被当作出气筒，我 们都只能以好的心情、好的心态进行面对。办公室人员要守得住清贫， 耐得住寂寞，不浮躁，不急功近利，好象一支蜡烛，燃烧自己，成就事 业。 （三）保持一种昂扬向上的精神状态。办公室人员是政府形象的代言 人，要充分发挥青春活力，要易于接受新事物，做事、办文、办会要利 索麻利，动作快，效果好。要保持良好的心态，保持对事业的向往，保 持良好的精神状态。 （四）永葆学习的热忱。很多成年人慢慢地被时代淘汰的原因，不是 年龄的增长，而是对学习的热情减退。要衡量一个人是否可靠，不是看 他职位高低、收入多少，而是看他是否学习。一离开学校就停止学习的 人，不会有光明的未来，若要保持发展后劲，就要把学习作为工作的一 部分，把学习作为生活的一部分，把学习作为生命的一部分。平常我们 敬重的两种人，一种是有能力的人，一种是品行端正的人。能力和品德 修养的提高，无一不是后天学习锻造的结果，一个办公室工作人员，要 践行自己的工作职责，在事业上有所作为，不仅需要埋头苦干的工作态 度，还必须要有适应本工作岗位的全面素质，也是我们经常说的上知天 文地理、中知人情事故、下知鸡毛蒜皮，要做到办文是高水平，办会是 能手，办事是巧手。总之，素质提高的有效办法就是学习。一是苦读有 字之书，强调学习书本知识。书籍是人类进步的阶梯，今天虽然有电视， 有网络，但书是智慧的主要载体，书的作用是不能被替代的。办公室工 作人员在读书过程中，要根据工作的特点、要求和工作经历，选择好的 书籍进行精读，在时间上要善于见缝插针，做到工作、学习两不误。二 是要读无字之书，强调的是学习实践知识。实践知识对于机关办公室是 最重要的知识。正如毛泽东同志说，读书是学习，使用也是学习，并且 是更重要的学习。办公室人员想要提高自己，平时就要多挑重担，一定 不要怕多干事，不怕干别人不愿干的事。从科学的角度来看，抢挑重担 是充分挖掘自身潜能、提升自身能力的最有效途径。处处留心皆学问， 善于学习的人不论什么环境和条件，都能学习到知识。三是善于总结， 认真把握事物的规律。善于总结也是一种重要的学习方法。我们通过读 有字之书、无字之书和善于总结来锻造自己的工作能力，提高自己的品 行修养，那么我们的工作就会如鱼得水，就能顺利开展。 （五）守住为人的底线。办公室人员要树立正确的世界观、人生观和 价值观，为人要正直，对上坚决服从，对下倍加爱护，努力塑造具有人 格魅力的新型办公室人员形象，其中包括责任感、同情心、包容、感恩、 分享、分担，既能干事，又能与同事和谐相处。 二、办事做到滴水不漏 办事是办公室工作的重要职能，在办公室工作必须锻炼自己的办事能 力，无论办任何事情，上级指示的，领导交办的，下级请办的，同事委 托办的，都要办得明明白白，不能办得稀里糊涂，都要雷厉风行，不能 拖拖拉拉，都要严谨细致，不能粗枝大叶，都要有始有终，不能虎头蛇 尾，都要严格有序，不能杂乱无章，总之一句话，办事要滴水不漏，做 到“快、准、细、严” 。 （一）快急事急办，特事特办，有事速办。 急事急办。办公室工作有其内在的规律性，一般是按计划有序运转， 不需要、也不可能天天处于高度紧张状态。而一旦遇上紧急事情，就要 加快节奏，加班加点，不怕疲劳，连续作战，在规定的期限内圆满完成 任务。大凡急事，都具有突发性和时效性强的特点，这就要求处置果断、 快速、准确、稳妥，按部就班、不紧不慢就可能误事。我们常说“关键时 刻展示自己”，应急任务就是展示个人才华的平台之一。有的办公室工作 人员平时工作不错，就是办事缺乏弹性，不急的事情按部就班，紧急的 事情还是按部就班地办，该急的时候急不起来，关键时刻冲不上去，所 以，始终成不了机关工作的台柱子。 当然，我们说的“急事急办 ”，绝不是遇事急躁，处事毛糙，乱了章法， 慌了手脚。应该是，越在紧急的情况下，越要追求办事的一次成功率。 清人王庭奎讲：“遇到急事，先不要急，要先慢慢想清楚。一旦考虑成熟， 就一定不要拖延，而要迅速行动。”也就是说，遇事不慌，稳中求进，稳 中求快，实现速度和效益的统一。 特事特办。“特事” 指的是特别的事情 ;或者是新出现的问题，过去没有 遇见过；或是不解决不行的问题，但领导的法规条文没有明确规范；或 是几个部门职能有交叉的问题，但领导指示让你牵头解决，你解决后可 能在人力、物力、财力诸方面要“吃些亏” ，等等。也就是说，特事都是超 常规的事情，按常规的办法办不了，办不好。这就需要在办事时灵活处 置，用特别的措施、特别的手段来办理。“特殊情况特殊处理 ”，是办公室 人员应该把握的一条办事原则。不论有多少“特殊 ”的理由，也要把事情办 好再说，许多情况下都是“先办事后区分责任” 、 “先办事后完善制度”。“ 特 事特办”的基本要求是原则性与灵活性高度统一。 有事速办。办公室工作多数是程序性的工作，有些事情只有大致阶 段划分，没有严格的时间要求，早一天完成晚一天完成关系不大。有的 人就因此放慢了节奏，领导不过问不去干，不到最后期限不去干。有的 因为事情不急，一拖再拖，最后竟然把它给拖忘了，时间过去一年半年 还没有办。 （二）准理解意图准，掌握情况准，反映问题准，处事站位准。 “失之毫厘，差之千里 ”，用这句话来比喻办公室关工作，特别是高级机 关的工作是非常贴切的。无数经验证明，在办公室工作必须精益求精， 处理问题不能出丝毫差错，那种不求甚解、似是而非、模棱两可、粗枝 大叶的办事作风，是不符合机关工作要求的。 理解意图准。办公室工作人员要完整准确地领会领导的意图，对领导 的指示和要求，要清楚明白，不能糊里糊涂，似懂非懂；要全面领会， 不能片面理解，走向极端；要真正弄清本意，不能为我所需，断章取义， 把好经给念歪了。 掌握情况准。当今社会确实复杂，真真假假，虚虚实实，什么事情都 可能发生。办公室工作人员在了解和掌握情况的时候，一定要考虑得复 杂一些，不能道听途说，轻信他人之言，要尽量掌握第一手材料；不能 浅尝辄止，要打破砂锅问到底，切实搞清问题的来龙去脉；不能从个人 好恶出发，偏听偏信，要注重客观实际，全面搜集各种意见反映；不能 搞表面现象的罗列，要进行深入辩证的分析，把握事物的本质。 反映问题准。反映情况不出现差错，说到底是上通下达要准确。上通 下达无非是文字、口头、图像三种形式。无论采取哪种形式，都要做到 三个准确把握：一要准确把握上通下达的内容，应该向上级报告的一定 要如实报告，应该向下级传达的一定要不折不扣地传达；二要准确把握 上通下达的范围，该向哪一级报告就报告到哪一级，该传达到哪一级就 传达到哪一级，不随意扩大缩小；三要准确把握上通下达的时机，向上 报告要及时，向下传达要造时。 处事站位准。毋庸讳言，办公室工作人员说话办事找不准位置，把握 不准身份，越权越位的现象并非鲜见。那么，这里面首先有一个认识问 题，办公室工作人员确实需要积极主动的精神，既能办文、办会、办事， 又能出谋献策，为领导拾遗补缺，为下面排忧解难。但是，办公室工作 是服务领导，而不是实行领导；是辅助决策，而不是做出决策，发挥主 观能动性和创造性绝不是可以越权行事。所以，什么时间办什么事，什 么场合说什么话，要做到心中有数。总的来讲，在领导面前，未经核实 的情况不能乱讲，没有依据的意见不能乱提；在机关不能炒作未公开的 领导意见，不能背后说三道四；到基层讲话办事也要注意分寸，不能盲 目迎合一些消极情绪。具体工作中，要注意把握好这么几个环节：一戒 场合越位；二戒工作越位；三戒表态越位；四戒决策越位；五戒谈话越 位。 （三）细大事不糊涂，小事不马虎，熟事不大意，生事不自我。 老子说：天下大事，必作于细。求细，就是心细如发，一丝不苟。刘 伯承元帅经常要求参谋人员必须做到：研究上级批示要细，研究敌情要 细，检查工作要细，草拟军事文书要细，下达任务、传达指示要准，不 可含糊其辞。 大事不糊涂。人们常说：“重大问题，万无一失。 ”办公室工作人员在 承办重大事情的时候，一定要慎之又慎，确保周全。在重大问题上，稀 里糊涂办“砸了锅 ”，后果是不堪设想的。所以，在重大问题的承办上要能 经受住考验，受得起重托，担得起大任。 小事不马虎。首先要高度重视小事。做好一两天小事不难，做好一两 件小事也不难，难的是坚持不懈地把每一件小事都做得精巧得体，万无 一失。其次，要认真关注小事。在通常情况下，一项大任务在主要环节 的部署安排上，领导抓得比较紧，大家都很重视，而一些细微之处都得 靠办公室工作人员去完成。许多小事情，看上去都是举手之劳，但最容 易出错，所以要予以更多的关注。再次，要耐心做好小事。小事并不等 于简单，有些小事干起来非常麻烦，有时很小的一件事，返工好几次还 办不利索。 熟事不大意。办公室工作不少是常识性的和程序性的，年复一年，周 而复始。许多事实证明，越是对自己很熟悉的事情，越容易产生麻痹心 理。不少事情出纰漏，恰恰是因为对它太熟悉而掉以轻心所致。俗话讲 “河里淹死会水的” 、“小水沟里翻大船”，就是警告人们对熟悉的事情千万 不要大意，大意就要出问题。办公室工作人员对待自己熟悉的工作，应 注意做到如下“三心” ：一是专心。就是专心致志做好自己所担负的工作； 二是精心。就是精益求精地做好自己的工作；三是诚心。就是诚心实意 地做工作。 生事不自负。每一个人都会遇到这种情况，你不可能老是在自己熟悉 的领域打转转，总要有工作岗位的转换或工作任务的转换。到达新的岗 位，接受新的任务，必然会面对陌生的事物。而一个人无论多么聪明， 多么有才华，他的知识和本领也是非常有限的；一个人无论经验多么丰 富，在错综复杂的客观事物面前，对问题的认识和处理也难免失于偏颇。 所以，涉足陌生的领域，处理陌生的事情，应谨慎从事，扎实行事，切 忌自负轻率，鲁莽冒失。 （四）严按法规办事，按程序办事，按规则办事，按职责办事。 按法规办事。现实生活中，不论是法律规定、纪律规定，还是有其他 规定，有时看起来与道德、人情相违背，但必须严格遵守，不能背道而 施。实践一再证明，只要能够坚决按法规办事，许多难办的事情反而不 难了，许多矛盾反而好解决了。 按程序办事。程序是科学，程序是规律，程序是经验，程序是经验的 总结。按程序运转，分层次处理，是做好办公室工作的重要一环。从一 定意义上讲，按不按程序办事，不仅是工作原则问题，也是一个严肃的 政治问题。办事坚持按程序，可以减少矛盾，事半功倍，否则会贻害无 穷。办公室工作可概括为“办文、办会、办事” 三大类，不论哪一类都有其 特定的程序和要求，工作中应认真遵守。 按规则办事。游戏有游戏规则，办事有办事规则。规则就是大家共同 遵守的具体规定。有的规则有明文规定，有的规则没有明文规定，是人 们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种规则，都是应该严格遵守 的，否则，就很难把事情办圆满。 按职责办事。调查发现，在不少办公室都存在着“两个不均” 的现象： 一是忙闲不均，一是苦乐不均。有的人经常加班加点，超负运转，也有 的无所事事，混天度日。按理说，办公室都是因事设位，因责设岗，也 就是说，担负什么样的责任，设多少岗位，需用多少人员，都是经过反 复论证、科学编配的，只要各级都干好各级的事，人人都尽好自己的责， 就不会出现“两个不均” 的问题，也不会出现工作不落实的问题。 三、锻造做好办公室工作的看家本领。 （一）提高文字表达能力。文字表达能力是办公室工作人员的看家 本领，没有这个本领，在办公室工作是没有发展余地的，起码不是个合 格的办公室工作人员。办公室工作人员没有较高的观察问题、表达问题 的水平，是写不出好文章。要有地位，就得有作为。练就看家本领，是 有作为的首要前提。会写机关公文、领导讲话、总结材料、典型材料、 调查报告，是对办公室工作人员的起码要求，也是办公室工作人员的基 本技能。 在办公室工作，必须要有很强的文字表达能力，这是看家本领，没有 这个本领，在办公室工作，是没有发展余地的，起码不是个合格的办公 室工作人员。 办公室工作人员的文字表达能力，是指用撰写公文的方式，贯彻党的 路线方针政策，传达首长的指示命令、部署任务、反映情况、确保领导 机关行使职权的能力。 从现实情况看，机关多数人对公文写作是重视的，但也有的态度不够 端正。有的不在乎，甚至鄙视写作，认为做具体工作是务实的，写文章、 耍笔杆子是务虚的，搞文字游戏，做表面文章，没有什么意思。有的在 评价一个人时竟然把会写作看作是素质单一，认为“他不就会写点东西嘛！ ”实际上，存有这些偏见的人，多数并不是不知道公文写作的重要性，而 是自己没有这个能力，为自己解脱找台阶。有的不刻苦，害怕拿笔杆子， 遇到写的差事躲得远远的，从而失去了锻炼机会。有的不谦虚，草拟的 文件明明不怎么样，还自以为是，别人看不上他，他还看不上别人。 由此可见，提高文字表达能力，首先的还是端正思想认识。要切实看 到，文字表达能务是办公室工作人员综合素质的反映，没有较高的观察 问题、分析问题、综合问题、表达问题的水平，是写不出好文章的。为 了比较形象地阐述文字表达能力的重大意义，这里先讲个故事：一个是 曾国藩修改“报告” 的故事。当年，曾国藩率湘军与太平天国军队作战，开 战之初，被太平军打得一败涂地，有几次差一点掉了脑袋，因此，师爷 给清朝中央政府写战况报告时，如实汇报战争之惨烈，声称时常处在“屡 败屡战，屡战屡败”的境地。曾国藩一看，惊出一身冷汗，朝廷看到这个 报告，必定认为自己指挥无能，湘军打仗无能，这还了得！曾国藩毕竟 是文坛高手，他用笔轻轻一勾，把两个词的顺序颠倒了一下，变成了“屡 战屡败，屡败屡战”。这真是妙笔生花，湘军不怕牺牲、前赴后继、顽强 作战的英雄气概和形象跃然纸上，果不然，朝廷看过战况报告后，并没 因为他们打了几个败仗而怪罪，反而对他们“屡败屡战 ”的顽强精神大加赞 赏。 会写机关公文。机关公文是各级办公室实施领导、处理公务的具有特 定效力和规范格式的文书，是传达党的路线方针政策，指导、布置和商 洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。依靠文件指导工作， 是办公室的重要方法之一。机关公文是一面镜子，代表着办公室的工作 水平。会写机关公文，是对办公室工作人员的起码要求。 公文的主要功能：传令功能；教育功能；沟通功能；协调功能；办事 功能；凭据功能；史料功能。 公文的主要种类共有 14 种：包括决议、决定、指示、意见、通知、通 报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、纪要。 会写领导讲话。领导讲话都是用来指导工作的，是以领导的个人身份 来表达的。起草领导讲话的最大特点，可以说是“代人立言” ，而不是“为 己立言”。在体现领导指导工作总体意图的前提下，要符合领导个人的思 路，符合领导特定的身份，符合领导的语言风格。 领导讲话的具体特点有如下三个：一是内容上的指导性；二是风格 上的个性；三是效果上的二重性。 起草讲话的具体要求有五个：一是要有思想；二是要实在；三是要 准确；四要丰满厚实；五是要有个性。 会写总结材料。总结性的文字工作，是办公室工作人员经常承担的一 项重要工作，会写总结材料，也是办公室人员必备的基本功。要注意把 握这么四点：一是领导意图把握准；二是把全面情况了解清；三是把总 体思路研究透；四是把概括手法运用好；五是把“重头戏” 唱精彩。 会写典型材料。运用典型指导工作，是各级领导机关的重要方法，是 办公室工作人员义不容辞的责任。要注意几点技巧：一是层次安排要严 谨；二是选择事例要典型；三是使用语言要生动；四是写作形式要新颖。 会写调查报告。有针对性地或有目的地开展深入的调查研究，掌握第 一手的资料，形成得出结论、说明观点和提出解决问题的文字，就是调 查报告。应遵循以下原则：一是“七分调查，三分写作 ”；二是“动脑第一， 动笔第二”；三是 “有虚有实，虚实相生 ”；四是“不走极端，防止片面” 。 （二）提高口头表达能力。“上情下达，下情上报 ”，是办公室工作人 员的家常便饭，必须具有很强的口头表达能力，才能将上级的指示、下 级的请示和自已的思想观点、意见、建议，及时、准确、有效地传递给 他人，以便采纳和推广。如果没有良好的口头表达能力，是很可悲的事， 就像鸟儿没有翅膀不能飞翔一样痛苦。要想飞得高远，就要苦练口头表 达艺术。口头表述总的要求，是言之有理，即提出问题，又分析问题， 要有推理，既能说服人，又能感动人，要有公理，既要观点正确，又要 符合现实，要言之有物，言之有据，言之有策，言之有度。 （三）坚持服务第一。领导就是服务。建设服务型机关是现代社会之 必需。台湾一名学者指出：“为人民服务，这不是一句口号，这是成功的 秘诀。我们经常在很多政府机关看到这几个字，可是不经常注意到它。” 办公室工作人员应把“服务第一 ”记在心里，落实到行动上，坚决杜绝 “门 难进，脸难看，话难听，事难办”的衙门作风。切实做到：服务要热情， 服务要周到，服务要到位，服务要真诚。 （四）广泛吸纳信息。当今社会是信息社会谁最先占有信息，谁就可 能争取主动，成为赢家。办公室工作人员必须眼观六路，耳听八方，广 泛吸纳各种信息，成为信息灵通人士。只有做到要什么资料有什么资料， 工作起来才能得心应手，游刃有余。 要养成关注上情的习惯。上情主要是指党中央、国务院、中央军委制 定的路线、方针、政策、法规和一些指示，以及上级党委和领导机关贯 彻落实的方案、要求等。只有时刻关注上情，对当前的形势任务有个明 确的了解，才能保证工作方向。这就要求办公室工作人员在工作中做到 以下几点：一是多看文件；二多参加会议；三是多接触上级。 要养成关注下情的习惯。下情主要指下属单位、特别是基层单位的情 况，它就包括诸如单位编制、地理环境、人员数量、历史背景等自然的 客观情况，又包括班子建设、干群关系、人心士气、思想情绪、敬业精 神等主观情况。通俗地讲，既有动态的“死情况 ”，又有动态的“活情况”。 这就要求做到如下六点：一是身到；二是眼到；三是耳到；四是口到； 五是心到；六是手到。 要养成关注内情的习惯。所谓内情，就是本级办公室的情况。主要包 括：一是对本级办公室的工作要很清楚。二是对本级领导的情况要很了 解。三是对本职业务工作要很精通。对内情的关注的熟悉，一要靠学习。 凡涉及办公室的工作思路、规划、部署、规范，涉及本职工作的政策规 定、专业知识等，要经常学习，温故而知新。二是靠多交往。内部的领 导关系、同事关系、工作关系等，要靠在不断的交往之中逐步加深，增 进理解、增进友谊。 要养成关注外情的习惯。外情是指外单位的、外系统的。关注外情， 了解外情