smart原则 时间管理四象限

SMART 原则简介 目标管理是使经理的工作变被动为主动的一个很好的手段，实施目标管理不但是有利于员工更加明确 高效地工作，更是为未来的绩效考核制定了目标和考核标准，使考核更加科学化、规范化，更能保证考核 的公开、公平与公正。毕竟，没有目标你是无法考核员工的。 目标管理由管理学大师 Peter Drucker 提出，首先出现于他的著作 管理实践（ The Practice of Management）一书中，该书于 1954 年出版。 根据 Drucker 的说法，管理人员一定要避免“ 活动陷阱” （Activity Trap），不能只顾低头拉车，而不抬头看路，最终忘了自己的主要目标。 MBO 的一个重要概 念是企业战略规划不能仅由几个高管来执行，所有管理人员都应该参与进来，这将更有利于战略的执行。 另一个相关概念是，企业要设计一个完整的绩效系统，它将帮助企业实现高效运作。 由此，可以将目标 管理视为 Value Based Management（价值管理）的前身。 制定目标看似一件简单的事情，每个人都有过制定目标的经历，但是如果上升到技术的层面，经理必 须学习并掌握 SMART 原则。 所谓 SMART 原则，即是： 1. 目标必须是具体的（Specific） 2. 目标必须是可以衡量的（Measurable） 3. 目标必须是可以达到的（Attainable） 4. 目标必须和其他目标具有相关性（Relevant） 5. 目标必须具有明确的截止期限（Time-based） 无论是制定团队的工作目标还是员工的绩效目标都必须符合上述原则，五个原则缺一不可。 制定的过程也是自身能力不断增长的过程，经理必须和员工一起在不断制定高绩效目标的过程中共同 提高绩效能力。 SMART 原则详解 编辑 SMART 原则一 S（Specific）明确性 所谓明确就是要用具体的语言清楚地说明要达成的行为标准。明确的目标几乎是所有成功团队的一致 特点。很多团队不成功的重要原因之一就因为目标定的模棱两可，或没有将目标有效的传达给相关成员。 示例：目标“增强客户意识 ”。这种对目标的描述就很不明确，因为增强客户意识有许多具体做法， 如：减少客户投诉，过去客户投诉率是，现在把它减低到或者。提升服务的速度，使用 规范礼貌的用语，采用规范的服务流程，也是增强客户意识的一个方面。 有这么多增强客户意识的做法，我们所说的“增强客户意识” 到底指哪一块？不明确就没有办法评判、 衡量。所以建议这样修改，比方说，我们将在月底前把前台收银的速度提升至正常的标准，这个正常的标 准可能是两分钟，也可能是一分钟，或分时段来确定标准。 实施要求：目标设置要有项目、衡量标准、达成措施、完成期限以及资源要求，使考核人能够很清晰 的看到部门或科室月计划要做哪些那些事情，计划完成到什么样的程度。 编辑 SMART 原则二 M（Measurable）衡量性 衡量性就是指目标应该是明确的，而不是模糊的。应该有一组明确的数据，作为衡量是否达成目标的 依据。 如果制定的目标没有办法衡量，就无法判断这个目标是否实现。比如领导有一天问“这个目标离实现 大概有多远？”团队成员的回答是 “我们早实现了”。这就是领导和下属对团队目标所产生的一种分歧。原因 就在于没有给他一个定量的可以衡量的分析数据。但并不是所有的目标可以衡量，有时也会有例外，比如 说大方向性质的目标就难以衡量。 比方说，“为所有的老员工安排进一步的 管理培训” 。进一步是一个既不明确也不容易衡量的概念，到 底指什么？是不是只要安排了这个培训，不管谁讲，也不管效果好坏都叫“进一步” ？ 改进一下：准确地说，在什么时间完成对所有老员工关于某个主题的培训，并且在这个课程结束后， 学员的评分在分以上，低于分就认为效果不理想，高于分就是所期待的结果。这样目标变得 可以衡量。 实施要求：目标的衡量标准遵循“能量化的量化，不能量化的质化” 。使制定人与考核人有一个统一的、 标准的、清晰的可度量的标尺，杜绝在目标设置中使用形容词等概念模糊、无法衡量的描述。对于目标的 可衡量性应该首先从数量、质量、成本、时间、上级或客户的满意程度五个方面来进行，如果仍不能进行 衡量，其次可考虑将目标细化，细化成分目标后再从以上五个方面衡量，如果仍不能衡量，还可以将完成 目标的工作进行流程化，通过流程化使目标可衡量。 编辑 SMART 原则三 A（Attainable ） 可实现性 目标是要可以让执行人实现、达到的，如果上司利用一些行政手段，利用权利性的影响力一厢情愿地 把自己所制定的目标强压给下属，下属典型的反映是一种心理和行为上的抗拒：我可以接受，但是否完成 这个目标，有没有最终的把握，这个可不好说。一旦有一天这个目标真完成不了的时候，下属有一百个理 由可以推卸责任：你看我早就说了，这个目标肯定完成不了，但你坚持要压给我。 “控制式” 的领导喜欢自己定目标，然后交给下属去完成，他们不在乎下属的意见和反映，这种做法越 来越没有市场。今天员工的知识层次、学历、自己本身的素质，以及他们主张的个性张扬的程度都远远超 出从前。因此，领导者应该更多的吸纳下属来参与目标制定的过程，即便是团队整体的目标。 定目标成长，就先不要想达成的困难，不然热情还没点燃就先被畏惧给打消念头了。 实施要求：目标设置要坚持员工参与、上下左右沟通，使拟定的工作目标在组织及个人之间达成一致。 既要使工作内容饱满，也要具有可达性。可以制定出跳起来“摘桃”的目标，不能制定出跳起来“摘星星”的 目标。 编辑 SMART 原则四 R（Relevant）相关性 目标的相关性是指实现此目标与其他目标的关联情况。如果实现了这个目标，但对其他的目标完全不 相关，或者相关度很低，那这个目标即使被达到了，意义也不是很大。 因为毕竟工作目标的设定，是要和岗位职责相关联的，不能跑题。比如一个前台，你让她学点英语以 便接电话的时候用得上，这时候提升英语水平和前台接电话的服务质量有关联，即学英语这一目标与提高 前台工作水准这一目标直接相关。若你让她去学习 6sigma，就比较跑题了，因为前台学习 6sigma 这一 目标与提高前台工作水准这一目标相关度很低。 编辑 SMART 原则五 T（Time-based）时限性 目标特性的时限性就是指目标是有时间限制的。例如，我将在年月日之前完成某事。 月日就是一个确定的时间限制。没有时间限制的目标没有办法考核，或带来考核的不公。上下级之 间对目标轻重缓急的认识程度不同，上司着急，但下面不知道。到头来上司可以暴跳如雷，而下属觉得委 屈。这种没有明确的时间限定的方式也会带来考核的不公正，伤害工作关系，伤害下属的工作热情。 实施要求：目标设置要具有时间限制，根据工作任务的权重、事情的轻重缓急，拟定出完成目标项目 的时间要求，定期检查项目的完成进度，及时掌握项目进展的变化情况，以方便对下属进行及时的工作指 导，以及根据工作计划的异常情况变化及时地调整工作计划。 总之，无论是制定团队的工作目标，还是员工的绩效目标，都必须符合上述原则，五个原则缺一不可。 制定的过程也是对部门或科室先期的工作掌控能力提升的过程，完成计划的过程也就是对自己现代化管 理能力历练和实践的过程。 编辑 SMART 原则举例说明 1.关于“量化” 有的工作岗位，其任务很好量化，典型的就是销售人员的销售指标，做到了就是做到了，没有做到就 是没有做到。而有的岗位，工作任务会不太好量化，比如 R&D（研发部门），但是，还是要尽量量化， 可以有很多量化的方式。 行政的工作很多都是很琐碎的，很难量化。比如对前台的要求：要接听好电话这可怎么量化、怎 么具体呢？ 那么解决方法是：接听速度是有要求的，通常理解为“三声起接” 。就是一个电话打进来，想到第三下 的时候，就要接起来。不可以让他再响下去，以免打电话的人等的太久。 前台的一条考核指标是“礼貌专业的接待来访 ”，做到怎么样才算礼貌专业呢？有些员工反映，前台接 待不够礼貌，有时候来访者在前台站了好几分钟也没有人招呼但是前台又觉得尽力了，这个怎么考核 呢？ 前台有时候非常忙，她可能正在接一个三言两语打发不了的电话，送快件的又来让她签收，这时候旁 边站着的来访者可能就会出现等了几分钟还未被搭理的现象。 那么前台应该先抽空请来访者在旁边的沙发坐下稍等，然后继续处理手中的电话，而不是做完手上的 事才处理下一件。这才叫专业。 又比如什么叫礼貌？应该规定使用规范的接听用语，不可以在前台用“喂” 来接听，早上要报：早上好， 某某公司；下午要报下午好，某某公司；说话速度要不快不慢。 所以，没有量化，是很难衡量前台到底怎么样算接听好电话了，到底接待来访了没有。 2.关于“具体” 前台的电话系统维护商告诉她，保证优质服务。什么是优质服务？很模糊。要具体点，比如保证对紧 急情况，正常工作时间内 4 小时响应。那么什么算紧急情况，又要具体定义：比如四分之一的内线分机瘫 痪等。 如果不规定清楚这些，到时候大家就会吵架了。 3.关于“可达成” 你让一个没有什么英语程度的初中毕业生，在一年内达到英语四级水平，这个就不太现实了，这样的 目标是没有意义的；但是你让他在一年内把新概念一册拿下，就有达成的可能性，他努力地跳起来后能够 到的果子，才是意义所在。 4.关于“相关性” 毕竟是工作目标的设定，要和岗位职责相关联，不要跑题。比如一个前台，你让她学点英语以便接电 话的时候用得上，就很好，你让她去学习六西格码，就比较跑题了。 5.关于时间限制 比如你和你的下属都同意，他应该让自己的英语达到四级。你平时问他，有没有在学呀？他说一直在 学。然后到年底，发现他还在二级三级上徘徊，就没有意思了。一定要规定好，比如他必须在今年的第三 季度通过四级考试。要给目标设定一个大家都同意的合理的完成期限。 时间，是人类最珍贵的资源，每个人每天只有小时，而且还要吃饭睡觉，因此实际有 效时间不超过小时，如何可以利用好时间就成为一个恒久的话题。下面收集整理了一 些关于新的时间管理理念“四象限”方法的资料： 传统的时间管理观念是以事件的紧急程序来划分事件的优先级，只要是“紧急” 的事 情，就要先处理，因此就会出现一种怪现象，管理者每天都忙于处理那些“急事” ，天天在 到处救火，一面忙得焦头烂额，但一面却因为忙而觉得很有成就感，难道这种单纯的、不 分轻重的忙是越多越好？这种“忙”越多就表示收获的结果越多？答案是否定的。紧急的 事件有很多种，有重要的和不重要的，有能带来创造价值的和不能的，还有可做的和可不 做的，如果你都在忙一些不重要的、不能带来价值事件，那你就算一天忙个小时，也 会颗粒无收，因此，力应该用在关节眼上。 “四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和 紧急两个不同的程度进行了划分，分为四个“象 限”：既紧急又重要（如客户投诉、即将 到期的任务、财务危机等） 、重要但不紧急（如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等） 、紧急但不重要（如电话铃 声、不速之客、部门会议等） 、既不紧急也不重要（如上网、 闲谈、邮件、写博客等） 。 按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要 的，最后才是既不紧急也不重要的。 “四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必 须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者 能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。 以下是四个象限的具体说明： 1、第一象限是重要又急迫的事。 举例：诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。 这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们 很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备 不足，而变成迫在眉睫。 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转 变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙” 。 2、第二象限是重要但不紧急的事。 案例：主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向 上级提出问题处理的建议等等事项。 荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。 反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。 做好事先 的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力 量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把 80%的精 力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙” 。 3、第三象限是紧急但不重要的事。 举例：电话、会议、突来访客都属于这一类。 表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际 上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其 实不过是在满足别人的期望与标准。 4、第四象限属于不紧急也不重要的事。 举例：阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。 简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、 三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分 范围倒不 见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。