交通建设工程监理档案管理信息化建设的思考

交通建设工程监理档案管理信息化建设 的思考 近些年来，我国经济得到了飞速的发展，信息化的 发展给人们生活带来了更多的便利。在国家大力倡导发展 交通建设事业的形势下，交通建设工程监理单位作为承载 高速公路建设的监理部门，不断承接了高速公路、桥梁、 水运码头的工程监理任务，大量的工程监理档案资料，更 需要运用档案信息化管理。随着社会以及经济的不断发展， 档案管理信息化已经成了社会发展的必然趋势与需求，交 通监理档案管理信息化发展，一方面能够有效地实现交通 监理档案安全管理以及准确了解交通建设的过程，另一方 面能够提高交通监理档案管理服务水平。信息化的发展在 很大程度上提高了交通建设工程监理的工作效率，使交通 监理档案管理工作逐步地朝着信息化管理的方向发展。 一、交通监理档案管理信息化建设内容 档案数字化革命的推进，极大地促进了档案信息化 的发展，使得档案信息化理念逐步地渗入到社会发展的各 个领域，所以当今社会信息化的发展和管理体制的出现从 根本上改变了社会大众对传统档案管理方式的理解和思维 方式。随着社会的进程，电子信息化技术以及互联网技术 的发展和引用，给人们的工作以及生活提供了各种便利条 件，当然对经济社会的发展也产生了巨大的影响，下面针 对交通监理档案管理信息化建设的具体内容进行详细的分 析： （一）交通监理档案管理信息化基础设施建设 现代化以及信息化档案管理最基本的条件就是软硬 件基础设施的建设，对于交通监理来说，档案信息化基础 设施建设具体指的就是档案信息资源的开发利用以及信息 技术的应用，这两方面是档案信息网络的核心环节，同时 信息化基础设施建设还包括了信息传输、交换、存储、利 用以及信息资源的共享使用。交通工程建设监理的项目多、 周期长、跨度大，交通监理文件资料收集整理的时间周期 随之也加长，因此交通监理单位建立交通监理信息化的档 案管理是顺应时代的需求，监理公司利用 OA 网络技术连接 各项目总监办、驻地办的监理档案，可以及时了解各项目 监理活动的进展速度与过程，达到质量控制与档案信息化 同步的目的，同时监理档案信息化的建设还可以让各总监 办、驻地办信息相互沟通、交流，为工程监理技术资源共 享提供便利。 （二）档案管理信息化的信息资源建设 从国家层面来讲，档案信息是整个国民经济以及社 会发展的重要战略资源，档案信息的开发和使用是档案信 息化建设的关键点，它在很大程度上关系到档案信息化建 设的具体成效。从交通工程建设监理的角度来看，档案信 息资源建设关系到交通建设工程监理档案管理信息化建设 工作的成败。因此监理单位要积极投入资金，增设计算机 等设备，建立交通监理档案数据库，建立公司与各驻地办、 总监办的内部局域网、建立今目标办公群，为交通监理的 档案资源信息化工作创造条件。 （三）档案管理信息化标准以及建设规范 交通监理的档案信息从社会角度来看属于社会资源 信息，所以信息化建设的标准以及规范非常重要，同时也 是交通监理档案管理信息化建设的重要内容，具体来说， 主要包含了电子信息文件收集整理、归档处理以及电子档 案管理三个方面。标准完善的档案信息化规范体系主要包 括档案信息的资源标识、信息描述、资料存储、文件查询、 信息交换管理以及信息资源使用等方面。 （四）档案管理信息化应用系统建设 交通监理档案信息化应用系统是档案信息资源开发 利用以及信息网络建设的技术保证，交通监理的信息档案 管理工作量比较大，同时涉及到的行业比较广，如涉及到 公路规划、设计、招投标、设备采购、工程建筑、监理、 检测等等；应用到专业知识比较全面，如环境知识、气象 知识、桥梁知识、隧道知识、道路知识、水运知识、机械 知识、化工知识、物理知识等等，所以交通建设监理档案 管理应用系统能够为信息化建设提供强大的技术支持，保 证档案信息化建设的质量和速度，提高信息化建设效率。 （五）档案管理信息化人才队伍建设 档案信息化系统尽管是依托计算机信息技术运行， 但是还需要专业人才进行系统管理和维护，所以只有信息 化人才队伍建设，才能给交通监理档案信息化建设提供坚 实的基础，在信息化建设过程中起到决定性作用。交通建 设工程监理档案信息数据库所容纳的数据量非常大，需要 的专业知识也非常广泛，因此需要各类专业知识的技术团 队来操作和维持信息应用与体系的运转，维持信息化管理 系统，所以说人才队伍建设至关重要。 二、交通监理档案管理信息化建设措施 （一）建立交通监理档案综合管理系统 首先要面向各个工程建设总监办、驻地办，逐步地 建立交通监理档案信息化资源开发利用工作的领导体系， 因为交通监理档案信息化建设工作的最终目的是为了更好 地提供档案资料使用，通过便捷的档案使用来体现档案资 料的使用价值，所以必须建立严格的领导组织和网络体系， 通过领导来指导、协调相关交通监理职能部门，实现档案 信息资源的开发和利用： 1.交通监理档案信息资源库建立后，首先在已登记 的档案资料库上，重新整合利用率高的信息资源，逐步退 化落后的系统和档案编目工作，保证档案资料的关联性， 包括档案来源、时间以及内容的联系； 2.做好档案研究性整理工作，通过交通监理档案信 息编辑加工，提升档案信息的价值； 其次做好各类档案的分类，在确定交通监理档案密 级的基础上，将交通监理单位的机关、各监理驻地办、总 监办、实验室的档案资料进行收集整理，统一输入计算机 网络系统，通过计算机网络技术系统来保证交通监理档案 管理工作的标准化和规范化。 再者信息化网络档案系统主要包含了交通监理内部 信息服务网、社会公众服务网，通过内外部信息服务网络 的结合，形成综合信息网络管理体系。促进交通监理档案 现行文件信息化标准建设，同时根据档案信息化建设的具 体要求，选择合适的软硬件设备，为系统管理运行提供设 备基础，提供档案管理工作技术以及应用水平，更好地实 现交通监理档案信息交换和共享。 （二）规范交通监理档案信息化管理工作 首先要根据交通监理单位实际发展状况和工作情况， 逐步建立健全档案信息管理制度。 1.建立健全交通监理档案管理人员的岗位职责，逐 步建立档案人员岗位责任制，按照工作岗位的分工，合理 规划和负责交通监理的文件资料的收集、整理以及归档工 作； 2.逐步健全交通监理档案信息文件归档制度，及时、 完整、规范地处理交通信息资料归档工作； 3.制定严格的交通监理档案资料保管、利用以及保 密制度，强化交通监理档案资料的保管制度，严格维护档 案资料安全，使档案资料发挥应有的价值，同时及时地做 好档案资料登记以及借阅、归还工作。 其次建立健全交通监理档案电子文件管理体系。因 为电子文件载体本身稳定性比较差，非常容易受损坏，仅 仅凭借档案管理部门很难实现电子文件的安全管理，所以 需要交通监理单位借助信息化管理网络，如我们单位借助 了省交通技术通讯总站，在业务管理机构和档案管理部门 之间建立电子文件归档专用网络，依托信息管理系统建立 电子文件共享传输体系。同时还要做好电子文件归档处理 技术工作，负责整个系统数字化系统管理。档案管理工作 人员具体工作要逐步地渗入到现行交通建设工程监理档案 文件工作领域，对交通监理档案电子文件的处理和存储进 行专业化指导，对电子文件的原始档案信息进行合理保护。 为了提高电子文件保护工作整体效率，需要逐步地 提高交通档案管理人员的综合素质，现阶段交通建设工程 监理档案管理专业人员缺少，整体业务素质不高，普遍存 在档案管理人员兼职现象，严重地制约了档案信息化建设 的发展。所以需要从政治素质、思想素质以及专业素养等 方面逐步地提高档案管理人员团队的整体素质，提高档案 保密工作效率，加快信息化建设的步伐，为档案管理信息 化建设提供坚实的人才基础。 再者坚持技术与管理并行的体制，逐步推动交通监 理档案信息化建设步伐，提高交通建设工程监理的创新能 力，提高档案信息的参考价值，要具体地结合交通监理档 案管理的难点与重点，逐步地启发档案信息化管理人员的 创新灵感，为交通建设工程监理档案发展提供技术服务支 持。 （三）建立完善的交通档案安全体制 交通建设工程监理档案信息化管理，除了需要注重 信息网络建设以及电子文件管理体系建设以外，还需要逐 步地建立健全各类档案信息资源的安全保障体系，所以需 要建立完善的档案安全体制，制定有效的应对措施，保护 档案电子文件的安全。交通建设工程监理档案所含的科技 知识量很大，很多方面都涉及到国家机密，为了防治国家 机密外泄以及网络非法侵入导致的信息外泄，需要在利用 信息网络进行交通监理信息档案传输的过