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项目沟通制度篇一:项目沟通汇报管理制度项目沟通汇报管理制度 1. 项目建设日报 总体要求 项目建设期间,现场项目经理(现场工程师)需以日报的形式向局方汇报项目建设进展,同时还要向本部门工程项目经理汇报。 工程项目经理在整个项目建设期间,需及时汇总各省项目建设进展,并以周报形式向产品线项目经理汇报。需要特别注意的是:对于项目建设期间紧急重要关键性的问题,需及时向产品线项目经理汇报,并根据上级指示及时向现场传达工作要求。 汇报流程 项目建设日报的内容包括但不限于以下内容:(1) 当天项目建设完成情况,如: ? 硬件到货情况 ? 硬件部署情况 ? 软件部署情况 ? 软件验证情况 ? 系统上线情况 ? 系统初验情况 ? 系统终验情况 (2) 项目建设过程中遇到的关键问题及处理情况; (3) 需局方或者公司协助的事宜; (4) 第二天计划完成的建设任务。 汇报形式 项目建设日报汇报形式要求如下: ? 以书面邮件为主; ? 以电话沟通或当面沟通为辅。 项目建设日报需每日汇报,汇报时间要求如下: ? 每天工作完成后 ? 第二天局方上班前 以上两个时段二选一即可。 2. 工作周报 总体要求 现场项目经理(现场工程师)每周需向本部门工程项目经理汇报每周工作情况;工程项目经理每周需向本产品线项目经理汇报每周工作情况。 工作的内容包括项目建设情况及项目运维情况。 汇报流程 工作周报的内容包括但不限于以下内容:(1) 对于处在建设阶段的项目: ? 当前周项目建设完成情况; ? 当前周项目建设过程中遇到的关键问题及处理情况;? 需局方或者公司协助的事宜; ? 下一周工作计划。 (2) 对于处在运维阶段的项目: ? 项目运维过程中遇到的关键问题及处理情况。 汇报形式 工作报汇报形式要求如下: ? 以书面邮件为主; ? 以周例会汇报为辅。 汇报时间 项目建设日报需每日汇报,汇报时间要求如下: ? 每周例会会议前 3. 项目周例会 总体要求 工程项目经理每周需组织现场项目经理(现场工程师)召开项目周例会;同时每周还需参加产品线项目部的周例会。 在现场周例会之前,现场项目经理(现场工程师)需提前准备好工作周报;在产品线项目部周例会之前,工程项目经理需提前准备好工作周报。所有的工作周报都必须在规定的时间内以邮件形式发送至相应的主管领导处。具体要求参考本文第“2.工作周报”节的要求。 会议组织 现场工程项目周例会,由工程项目经理组织发起,该项目所有现场项目经理如无特殊情况务必准时参加。 ? 参会人员包括: ? 工程项目经理 ? 现场工程项目经理(现场工程师) ? 会议形式可采用两种方式: ? 电话会议 ? QQ 会议 篇二:项目信息沟通和管理规定项目信息沟通和管理规定 项目在实施过程中会产生大量繁杂的信息,信息同时以不同的方式存在,为更好地收集、整理、存贮和运用工程中产生的信息,特作如下的规定。 一、 信息管理的重要性: 项目实施过程中会产生巨大的信息量,信息内容及其来源十分复杂,能否有效地做好信息的沟通与管理将直接影响项目管理工作的成败。如每一个阶段会产生大量的信息,每一个参与单位会产生大量的信息,每一个专业也会产生大量的信息,这些信息突出地表现为报表、函件、图纸等文档资料。就建设工程而言,立项阶段就会产生大量的政府审批文件;设计阶段会产生大量的方案设计图纸、初步设计图纸、施工图设计图纸;施工阶段会产生大量的施工记录、材料设备及检查报告、工程变更文件等;建设单位会产生业主函件、业主评审意见,施工单位会产生现场签证、工程款支付申请等等;同时项目实施过程中,所涉及的组织众多,包括政府主管部门、市政部门、设计单位、监理单位、施工单位、设备及材料供应商、咨询单位等。项目目标的管理有赖于这些组织的共同努力、协同工作,而项目信息是组织间联系的纽带,是组织之间交流的桥梁,所以项目管理的许多工作也就是项目信息的收集、整理、加工、存储、传递和运用的工作,需要对项目信息进行良好而有效的沟通和管理,所以,信息管理当之无 愧地成为项目管理的重要工作内容。 二、 信息管理的内容:信息管理是指对信息的收集、加工、整理、存储、传递与应用等一系列工作的总称,信息管理的目的是通过有组织的信息流通使决策者能及时、准确地获得相应的信息。对于建设工程项目而言,信息管理主要是指在建设项目决策和实施的全过程中,对工程建设信息的获取、存储、存档、处理和交流进行合理的组织和控制,通过有效有组织的信息流通,使项目管理人员能够及时掌握完整、准确的信息,了解项目实际进展情况并对项目进行有效的控制,同时为公司高层的科学决策提供可靠依据。 三、 信息分类与编码体系: 项目信息分类和编码体系的建立是信息管理规划实施的基础、统一的项目信息分类与编码体系,能够在所有的项目参与方之间形成所谓的“共同语言” 。这样就可以使项目参与方在同一信息平台使用这一通用的“项目语言” ,达到项目信息的统一管理与各参与方的自主管理。这二者的信息管理主要有以下二方面的表现: (1) 、统一管理是指统一的项目信息分类和编码系统,这样会给项目信息的统一管理以及完全共享提供了可能。 (2) 、项目参与方也可以根据自身的项目信息管理水平以及项目信息特点实现自主管理。 在统筹考虑国家及地方城建归档资料和竣工资料验收的因素,通过这一纽带有序地将各阶段产生的信息串起来,即可保证文档资料的 完整、准确性,又可以避免目前由于在项目建设竣工期整理归档时的种种弊端。 1)信息编码体系 有了项目的信息分类,为便于检查和查找,需要对分类后的信息进行统一的编码。一般来说,存取项目信息编码由四部分组成。如图所示: / /附加信息 顺序号 信息类(信息子类) 信息大类(2 位编码) .项目总信息:包括年份、项目名称等。如“盛明国际广场”XX 年度可编为 XXSMG .信息类别是项目信息编码的主体内容。前两位为信息大类,后两位为信息类。信息大类第一位表示信息总分类,第二位表示子分类;第三四位表示信息子类。随着项目的进展可适当增加信息大类和信息类编码以适应项目发展需要。 .顺序号:即流水号 001、002999 顺序编号。 .附加信息:根据项目的功能需要补充说明的信息,如签发部门、签发人等。 2) 项目信息编码: “盛明国际广场”项目信息编码篇三:项目沟通与信息管理程序和制度 项目沟通与信息管理程序和制度 第一章 总则 第一条 制定本制度的目的: 为了加强各个部门的信息沟通工作,及时、准确的完成信息传递,以确保信息沟通的通畅。 第二条 信息管理原则 一、及时 (一)信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。 (二)信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。 二、真实 信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性,在加工过程中必须防止和减少各种干扰,保证信息不失真。 三、适用 信息的处理必须适合项目管理的需要,便于利用。 (一)收集阶段:信息必须完整。 (二)加工阶段。必须根据管理的需要进行分类整理,以便于传输和利用。 (三)传输阶段。必须本着项目的要求和情况,选择相应的高效的媒介手段。 (四)存贮方面。应对信息进行分类、登记、编码等工作,使档案能便于今后的查询和利用 。 五、经济信息的处理必须考虑经济和社会效益。 (一)要求以最低的费用获得更多的信息。 (二)要求以最低的费用获得更有价值和有效的信息。第二章 一般规定第三条 信息收集原则 一、信息源开发要广。要从全面联系来认识事物,在信息收集上,就必须广辟信息来源。 二、信息流行的分析要加强,信息流向反映事物的发展变化,应对信息作科学分析,从中抓住内在的必然联系。要把握住信息流向,及时收集信息。对重大信息变动,应早做准备,具备主动性。 三、信息量值的区分要准确。应将量值大的信息作为收集的重点。 四、信息收集的主动性要增强。收集者应主动、自觉,培养积极主动精神和一丝不苟的作风。 五、信息收集 (一)制定计划。收集之前,要根据所需信息的内容、范围和时限作出安排,明确步骤,并在数量、时间、作用、种类上加以具体限定。 (二)信息识别。收集真实的、有用的、关键的信息,减少信息处理工作;信息管理人员必须根据意义、作用、时限、流速和需要,有选择地收集信息、识别信息。 (三)信息检验。对信息进行严格的正确性检查,防止信息尤其是数据有差错、重复和遗漏。 六、信息的传递必须及时和准确,避免因传递迟缓或失真造成的决策失误、组织失控与指挥失利。 (一)保持信道畅通,除去不必要的环节,层次设置应合理;在每一层次或环节中,接收、反馈、中转的职责要分明。 (二)传递如实。不论是接收或传递,都应实事求是,保证信息可靠,不能任意取舍或歪曲。(三)体制健全。这包括组织系统和法制健全,统一指挥、依法行政、令行禁止。 七、信息存贮 一、建立数据的逻辑组织,按数据的内在联系和使用方式,组合成合理的结构,以便存取。 二、选择合适的存储设备和介质,并对载体采取如加密等保护措施,以防丢失、盗用和破坏,保证其机密性和安全性。 三、双向沟通伴随反馈过程,使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解,使受讯者得以表达接受时的困难,从而得到帮助和解决。为此,要做到: (一)为项目成员提供多种渠道,能随时提出心中的疑问。项目经理应该提供渠道,保证每个成员能顺畅地提出意见并得到答复。沟通时往往是综合运用多种方式进行,如在语言沟通时辅之以表情、手势;又如会议结束时有个纪要,与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪要,就可使会议精神更完整地被会外人员所理解。只有这样,才能提高信息沟通的整体效应。 (二)管理人员应亲自向所属成员传达管理层的目标。传递资讯不是一个简单的事件,而是一个提出和采纳意见的过程。很少有什么建议一提出来就立刻被大家接受,这中间包括倾听他人的意见,对主张进行测试,提出新主张,再测试,直至达成协定等一系列内容。 (三)定期匿名调查,了解成员对项目、管理人员的看法。管理人员在汇集调查结果之后,就调查结果进行讨论,分析员工的关注点,找出解决问题的办法,并积极付诸实施。第四条 信息加工 一、原则 (一)去粗取精,去伪存真。整理大量初始性的消息、资料、数据,使其获得精确的定性和定位,并对实质内容加以鉴别,以求真实准确地反映行政管理的活动、对象及变化。 (二)由此及彼,由表及里。要反复进行分析、综合,剖其表象,究其内涵,力求所有信息之间的联系在信息系统中符合逻辑地再现。 (三)物尽其用,细大不捐。加工信息应根据使用价值的时效性与条件性,分大小、轻重、缓急区别处理。不论价值大小的信息都应认真处理,不得随意废弃 二、要使用精确的表达方式,要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来,而且在使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。 三、要进行信息的追踪与反馈,信息沟通后必须同时设法取得反馈,以弄清下属是否确已了解,是否愿意遵循,是否采取了相应的行动等。 四、要言行一致地沟通,经理人员必须以自己的行动支持自己的想法和说法,而且更有效的沟通是“行重于言” 。五、沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼于未来,大多数的沟通, 均要切合当前情况的需要,但是,沟通也不应忽视长远目标的配合。例如,一项有关如何改进绩效与促进士气的沟通,固然是为了处理眼前的问题,但同时也应该是为了改善长远的组织改革。六、要注意倾听,经理人员在听取他人的陈述时,应专心致志,成为一个“好听众” ,才能明确对方说些什么。 第五条 项目信息管理主管的工作责任制度 一、为规范项目信息管理中心责任人工作职责,强化信息支持,特制定项目信息管理主管的具体职责如下: (一)在项目经理领导下,有目的地组织收集、整理、分析、传递、研究、处理、贮存与本项目相关的经营管理、科技

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