离线客户端使用手册

国家电网公司档案管理信息系统工程参建单位使用手册修订历史记录版本 日期 AMD 修订者 说明1.0 2009-03-26 A 魏东2.0 2010-04-19 A,M 许崇峰2.0 2011-06-12 A,M 李谦（A-添加，M-修改，D-删除）档案管理信息系统参建单位使用手册 第 2 页 共 87 页目 录1. 概要信息 .41.1. 概述 41.2. 使用授权许可 41.3. 支持和服务 41.4. 手册的组织 41.5. 名词定义及缩略词 52. 系统概述 .62.1. 使用配置要求 62.2. 数据流 62.3. 用户访问级别 72.4. 意外情况及备选运作模式 73. 业务流程描述 .84. 离线客户端录入准备工作 .104.1. 从系统平台中导出工程项目配置文件 105. 离线客户端软件的安装配置及录入操作 .145.1. 软件安装 145.2. 软件配置 175.3. 导入工程项目配置文件 185.4. 数据收集整理移交 215.5. 项目甲方档案管理员的数据汇总 285.6. 在系统平台中导入离线客户端的数据文件 315.7. 上传数据至其他单位档案管理系统 325.8. 各功能点描述 365.9. 备注 646. 参建单位录入员在线录入方式 .656.1. 参建单位录入员用户的获得 656.2. 参建单位录入员用户登录 656.3. 参建单位录入员用户操作 676.3.1. 功能说明 676.3.2. 界面说明 676.3.3. 操作说明 747. 离线客户端通用安装程序 V2.0 的使用 .877.1. 离线客户端通用安装程序 V2.0 的用途 .877.2. 离线客户端通用安装程序 V2.0 的使用方法 .87档案管理信息系统参建单位使用手册 第 3 页 共 87 页1. 概要信息1.1.概述本手册面向四川公司档案系统工程项目参建单位录入员用户提供其使用权限范围内本系统各功能模块的详细操作步骤与流程，如有本文档未尽事宜请随时拨打本系统公布的技术服务热线电话或以邮件方式与本系统维护人员取得联系。1.2.使用授权许可此系统由清华紫光集团授予国家电网公司全权使用许可。1.3.支持和服务1.3.1. 支持信息本系统将由清华紫光集团负责根据合同提供相应服务与响应。1.3.2. 协助信息本系统需要 Oracle 公司、BEA 公司等提供必要技术协助。1.4.手册的组织本手册将以国家电网公司档案管理信息平台项目试点单位为例进行描述。本手册共分为以下六部分： 概要信息 系统概述 业务流程描述 离线客户端软件的安装配置 离线客户端软件的使用档案管理信息系统参建单位使用手册 第 4 页 共 87 页 参建单位录入员在线录入方式1.5.名词定义及缩略词缩写、术语 解 释AMS Archive Management System，档案管理系统JMS Java Message Service，Java 环境下的消息服务器CMS Content Management System，内容管理系统UMS User Management System，用户管理系统档案管理信息系统参建单位使用手册 第 5 页 共 87 页2. 系统概述国家电网公司档案管理信息平台是档案管理的综合系统，覆盖了从总部、区域电网公司、省电力公司、地市供电局到县级供电局五级单位，具备管理各类档案的功能，能将公司的各类档案按照档案的标准和规则进行分类存储、集中控制、统一查询，做到对各类档案数据的收集、整理和充分利用。本系统主要包括标准业务设置、业务设置、全宗管理、权限管理、档案业务管理、个人待办事项和档案信息查询 7 个子系统。另外档案平台系统还提供了离线客户端软件，此软件专门提供给工程项目参建单位档案录入人员进行离线的档案数据录入整理工作需要的。2.1.使用配置要求系统对于普通用户的机器环境要求建议为浏览器 Microsoft Internet Explorer6.0 以上，操作系统WINDOWS 2000 WINDOWS XP 以上。2.2.数据流如图 2.2-1 所示，系统通过文件管理（文件库） 、收集整编（整编库） 、档案管理（档案库）3个数据库来完成档案的业务流程。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 6 页 共 87 页图 2.2-1 系统业务流程2.3.用户访问级别系统管理员 可以使用全宗管理子系统高级档案管理员 可以使用标准业务设置子系统全宗档案管理员 可以使用除全宗管理和标准业务设置外的其它子系统操作本全宗的数据兼职档案管理员 可以使用除全宗管理和标准业务设置外的其它子系统操作本全宗本机构部门的数据普通用户 可以使用档案信息查询、个人待办事项和档案业务管理 3 个子系统录入员 可以使用档案业务管理子系统内的部分模块进行归档数据的录入参建单位录入员 可以使用本系统平台自带的离线客户端软件进行工程项目归档数据录入2.4.意外情况及备选运作模式本系统的数据库 Oracle 实现定期备份，此外如遇外界不可抗力因素影响使得系统无法运行，解决办法详见四川省电力公司档案管理信息平台系统安装部署手册。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 7 页 共 87 页3. 业务流程描述档 案 系 统 平 台项目甲方档案管理员的离线客户端2 、 甲 方 档 案 管 理 员 导 出 自己 所 需 的 X M L 配 置 文 件参 建 单 位 1参 建 单 位 3参 建 单 位 23 、 甲 方 档 案 管 理 员 导 出 各参 建 单 位 的 X M L 配 置 文 件参 建 单 位 1参 建 单 位 3参 建 单 位 24 、 各 参 建 单 位 录 入 员 录 入并 整 理 自 己 的 归 档 数 据5 、 各 参 建 单 位 录 入 员 将 自己 整 理 好 的 数 据 交 给 甲 方档 案 管 理 员 汇 总6 、 甲 方 档 案 管 理 员 将 汇 总的 项 目 档 案 数 据 导 入 档 案系 统 平 台 中1 、 甲 方 档 案 管 理 员创 建 参 建 单 位 和 用 户图 3-1 离线客户端软件业务流程图如图 3-1 所示为离线客户端软件在系统中的详细业务实现流程，整个流程分为以下几步：1、 首先由项目甲方的档案管理员在档案系统平台中创建参与此项目的各参建单位，并给每个参建单位创建至少一名档案数据的录入员，即定义此录入员的登陆用户名和密码。完成此步骤后如果在施工现场具备网络环境则参建单位的录入员可以用上述定义好的用户名密码直接登录档案系统平台进行数据的录入整理，如果不具备则需要用上述的用户名和密码登陆离线客户端软件进行如下所述的操作。2、 项目甲方的档案管理员从档案系统平台中导出自己所需要的 XML 配置文件，此配置文件中包含相应项目的所有配置信息（项目名称、项目代号、此项目的全部参建单位、此项目所用的整个分类表或归档模版等） 。3、 由项目甲方的档案管理员从系统中导出各参建单位的 XML 配置文件（文件中包括项目名称、项目代号、该参建单位对应的分类表或归档模版节点、该参建单位登陆的用户名和密码等） ，并通过网络或存储介质分别发送给各参建的档案录入员。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 8 页 共 87 页4、 各参建单位的档案录入员在项目施工现场用得到的用户名和密码登陆离线客户端软件进行该项目本单位职责范围内的档案数据收集整理工作，保证数据收集的完整性和准确性。5、 各参建单位的档案录入员在项目结束后陆续将本单位收集整理的项目归档数据导出成文件形式，通过网络或存储介质移交给项目甲方的档案管理员，由甲方档案员进行项目归档数据的汇总整合。6、 由项目甲方的档案管理员将汇总整理好的项目归档数据通过离线客户端软件内提供的功能导入档案系统平台中继而归档进入正式的档案库进行保存。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 9 页 共 87 页4. 离线客户端录入准备工作从系统平台中导出工程项目配置文件离线客户端软件的使用者,分为项目甲方档案管理员和参建单位录入员。甲方档案管理员从系统平台中导出工程项目配置文件,也要相应的导出两类配置文件。项目甲方档案管理员对应的配置文件包括所有参建单位的信息,参建单位录入员对应的配置文件只包括所在参建单位的信息。导出项目甲方档案管理员对应的配置文件使用者:项目甲方档案管理员 首先,用档案管理员的身份登陆档案系统，选择“档案业务管理”菜单,单击“年度项目管理”菜单项,如图 6.1.1-1图 4.1.1-1在页面左侧树内档案类型中选择科技档案,并选择一种具体的工程项目类型，系统会显示选择工程项目类型下的所有项目，如图 4.1.1-2档案管理信息系统参建单位使用手册 第 10 页 共 87 页图 4.1.1-2在某个要使用离线客户端的工程后，单击“离线导出”后,弹出离线 xml 文件下载提示信息，如图 4.1.1-3。这里注意导出离线 xml 之前，该工程的单位信息一定要已在“单位管理”里配置完成才能使用。图 4.1.1-3单击“打开”按钮,打开该配置文件。单击“保存”按钮,配置文件被保存到本地指定位置。单击“取消”按钮,取消下载。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 11 页 共 87 页4.1.2. 导出参建单位录入员对应的配置文件使用者:参建单位录入员如上 4.1.1 节所述，进入“年度项目管理”选项，选择某个要使用离线客户端的工程后，单击“单位管理”按钮,如图 4.1.2-1图 4.1.2-1单击“单位管理”后,弹出单位管理页面,如图 4.1.2-2图 4.1.2-2在左边的全宗选择里选择一个具体的单位类型,在右侧的归档部门中选择一个具体条目。如图4.1.2-3档案管理信息系统参建单位使用手册 第 12 页 共 87 页图 4.1.2-3单击“操作”中的“离线导出”按钮,会弹出“文件下载”界面，如图 6.1.2-4图 4.1.2-4档案管理信息系统参建单位使用手册 第 13 页 共 87 页单击“打开”按钮,打开该配置文件。单击“保存”按钮,配置文件被保存到本地指定位置。单击“取消”按钮,取消下载。5. 离线客户端软件的安装配置及录入操作软件安装双击离线客户端安装程序 setup.exe，打开安装界面窗口，如图 5.1-1图 5.1-1单击“下一步”按钮。弹出“选择程序文件夹”窗口，这里可以更改本程序安装后的文件夹的名称，如图 5.1-2图 5.1-2档案管理信息系统参建单位使用手册 第 14 页 共 87 页单击“下一步”按钮。弹出“安装路径选取”窗口，这里可以选择要安装的路径，如图 5.1-3 所示图 5.1-3单击“下一步”按钮。系统会开始安装，如图 5.1-4 所示图 5.1-4安装过程中，会弹出“用户许可协议”窗口，如要继续安装，请点选“是” ，我接受上面许可协议中的所有条款”选项，如图 5.1-5档案管理信息系统参建单位使用手册 第 15 页 共 87 页图 5.1-5单击“下一步”按钮，安装程序会自动检查磁盘空间等安装条件是否符合，检查完成后，会弹出“安装 Microsoft Data Access Components 2.6”窗口。Microsoft Data Access Components 2.6 是为离线客户端提供数据库服务的一个组件，点选“完成”选项就会自动安装，如图 5.1-6图 5.1-6在 Microsoft Data Access Components 2.6 安装完成后，窗口上提示有“关闭”选项，如图 5.1-7档案管理信息系统参建单位使用手册 第 16 页 共 87 页图 5.1-7单击“关闭”按钮，程序继续安装，安装完成后，窗口下有“完成”选项，如图 5.1-8图 5.1-8单击“完成”按钮，窗口关闭，离线客户端安装完成。除此之外也可以直接使用免安装版的离线客户端，若使用免安装版的离线客户端则跳过 5.2 节直接进行离线客户端软件的使用。5.2.软件配置系统安装完成后，会在桌面上创建快捷图标，还会在系统“开始-程序”中有程序图标和卸载选项，如图 5.2-1档案管理信息系统参建单位使用手册 第 17 页 共 87 页图 5.2-1系统对于普通用户的机器环境要求建议为，操作系统 WINDOWS 2000 WINDOWS XP 以上。5.3.导入工程项目配置文件使用者:项目甲方档案管理员、参建单位录入员双击离线客户端执行程序或离线客户端快捷方式,打开程序初始界面,如图 5.3-1图 5.3-1选择“系统”菜单下,“选择工程”按钮, 或者单击工具栏“ ”按钮,如图 5.3-2。进入工程选择界面，如图 5.3-3档案管理信息系统参建单位使用手册 第 18 页 共 87 页图 5.3-2图 5.3-3如果是新的工程,单击“添加”按钮,添加新工程的 xml 配置文件。如图 5.3-4项目甲方档案管理员添加档案管理员对应的配置文件,参建单位录入员添加参建单位对应的配置文件。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 19 页 共 87 页图 5.3-4添加新工程成功后,所选工程会显示在工程选择窗口上。如图 5.3-5，在这一窗口上点选“退出”，即完成了工程的添加。图 5.3-5档案管理信息系统参建单位使用手册 第 20 页 共 87 页5.4.数据收集整理移交界面描述界面描述,如图 5.4.1-1界面最上面是菜单栏,菜单栏下面是工具栏,工具栏下面是数据区,数据区左部分是分类树,包含所有需要的分类号。数据区中间部分是案卷,卷内文件数据。数据区右部分是散文件数据。数据区下面是状态栏。图 5.4.1-15.4.2. 数据录入整理5.4.2.1. 录入散文件使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员首先，在“散文件”区任意位置单击，再点选“数据编辑”选项中的“添加”选项，或可点选工具条上“ ”选项，如图 6.3.2.1-1，另外，也可以选择数据区左边部分分类树上的分类号,然后，再按之前描述添加数据，这样在添加数据时，分类号选项就会自动写入。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 21 页 共 87 页图 5.4.2.1-1系统会进入散文件录入窗口,如图 5.4.2.1-2。图 5.4.2.1-2在录入案卷窗口中，输入文件相关信息。单击“保存”按钮,即完成一条文件信息。可一次添加多条文件信息。窗口左下角的“第一条” ， “上一条”等选项，用户可以查询已添加的数据。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 22 页 共 87 页单击退出按钮,退出录入文件窗口。点选“浏览”按钮，可以浏览已挂接的电子原文。添加某条数据，点选“电子文件”按钮，会打开电子文件窗口，如图 5.4.2.1-3图 5.4.2.1-3在电子文件操作窗口上，可以点选“浏览”选项，会弹出“打开”窗口，在这一窗口里，通过浏览方式找到要挂接电子原文。选择好文件后，在窗口上点选“打开”选项。这个电子原文就被选中。选好电子原文后，点选“提交”选项。如图 5.4.2.1-4，这样电子原文就被挂接成功。按以上方法，可为某个文件挂接多个电子原文。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 23 页 共 87 页图 5.4.2.1-4电子文件挂接成功后，显示如图 5.4.2.1-5图 5.4.2.1-5在添加电子原文成功后，可以点选任意一条已挂接成功的电子文件，再点选窗口下“删除”选项，就可以成功删除某条电子文件。在这一窗口点选“清空”选项。可清空该文件下已挂接的所有电子原文。在这一窗口点选“退出”选项。退出这一窗口。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 24 页 共 87 页在添加电子原文后，文件增加窗口里，会显示出本条数据已添加原文。而且通过“上一条” 、“下一条”等查询选项，可以查看文件数据已挂接的原文件。如图 5.4.2.1-6图 5.4.2.1-65.4.2.2. 录入案卷使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员首先，在案卷区任意位置单击，再点选“数据编辑”选项中的“添加”选项（或可点选工具条上 选项） ，如图 5.4.2.2-1，另外，也可以选择数据区左边部分分类树上的分类号,然后，再按之前描述添加数据，这样在添加数据时，分类号选项就会自动写入。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 25 页 共 87 页图 5.4.2.2-1系统会进入录入案卷窗口, 如图 5.4.2.2-2图 5.4.2.2-2档案管理信息系统参建单位使用手册 第 26 页 共 87 页在录入案卷窗口中，输入相关案卷信息。单击“增加”按钮,即完成一条案卷信息。可一次添加多条案卷信息，全部数据添加完成后，点选“保存”选项，保存信息。窗口左下角的“第一条” ， “上一条”等选项，可以用户查询已添加的数据。单击退出按钮,退出录入案卷窗口，注意：如已添加多条数据而不点选“保存”选项，直接点选“退出”按钮，所添加数据将不会被保存。5.4.2.3. 录入卷内文件使用者:项目甲方档案管理员 ,参建单位录入员首先，确定要添加文件属于哪一个案卷内，在案卷区内点选所需存放的案卷。然后在卷内文件区任意位置单击，再点选“数据编辑”选项中的“添加”选项或可点选工具条上“ ”选项，如图 5.4.2.3-1，另外，也可以选择数据区左边部分分类树上的分类号,然后，再按之前描述添加数据，这样在添加数据时，分类号选项就会自动写入。图 5.4.2.3-1系统会进入录入卷内文件窗口, 录入方法与录入散文件相同，这里不再冗述了。档案管理信息系统参建单位使用手册 第 27 页 共 87 页5.4.3. 参建单位移交工程项目数据文件使用者:参建单位录入员参建单位录入员,工程项目数据录入完成后,用数据存储设备,如光盘,移动硬盘等拷贝数据,该数据位于离线客户端软件安装目录下的 programs 文件夹。形式如图 5.5-1, 其中要移交的是图中的所有文件，直接把包含这些文件的文件夹拷贝到存储设备。把数据存储设备交给项目甲方档案管理员,准备数据汇总。图 5.4.35.5.项目甲方档案管理员的数据汇总使用者:项目甲方档案管理员 项目档案管理员非常重要的一项工作就是将参建单位的数据导入和上传到系统，这里我们先讲解数据导入5.5.1.数据导入界面描述理员导入工程的离线 xml 文件，会有该工程的所